魏士妮

摘要：當(dāng)前，我國建設(shè)工程檔案管理工作仍然存在著一定的不足與缺陷，致使工程檔案管理的實際效能未能得到有效發(fā)揮。本文中，筆者就建設(shè)工程檔案管理在民航專業(yè)工程建設(shè)中的重要性、工程檔案科學(xué)化管理的相關(guān)措施與手段進(jìn)行初步的分析與探討，希望借此可對相關(guān)從業(yè)人員起到一定的借鑒和參考價值。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目;民航工程;工程檔案;檔案管理

隨著交通運輸行業(yè)的不斷發(fā)展，人民生活水平的不斷提高，人們對交通出行的需求越來越高。在這樣的背景下，各地機場不斷開展新建、改建、擴建工程，加大民航交通運輸能力。此外，民航業(yè)在當(dāng)今經(jīng)濟體系中占據(jù)重要地位，而其自身在整個建設(shè)行業(yè)中競爭也愈發(fā)激烈，民航建設(shè)企業(yè)所面臨的生存壓力也愈發(fā)巨大。民航建設(shè)企業(yè)自身的發(fā)展，不僅要時刻面對市場競爭，更要面對在管理與建設(shè)過程中所存在的各項弊端，而工程檔案管理正是整個內(nèi)部管理過程的關(guān)鍵節(jié)點。以當(dāng)前民航發(fā)展機制與背景角度分析，工程檔案管理是確保民航建設(shè)企業(yè)實現(xiàn)自身經(jīng)濟利益長遠(yuǎn)發(fā)展，提高建設(shè)整體安全質(zhì)量，提高民航機場整體形象與口碑的重要手段。針對其進(jìn)行更為具體的措施分析，具有極高的現(xiàn)實意義。

一、工程檔案管理的重要性解析

（一）工程檔案是民航建設(shè)工程各項技術(shù)工作的基礎(chǔ)

工程檔案是建設(shè)工程的全面總結(jié)與分析，真實反映了建設(shè)過程中從立項批復(fù)、施工過程到工程竣工驗收各個環(huán)節(jié)所進(jìn)行的各類操作與技術(shù)工藝產(chǎn)生的相關(guān)記錄和資料。在合理的管理機制條件下，工程檔案可以全面細(xì)致地反映工程整體過程。從民航機場建設(shè)發(fā)展角度來看，工程檔案是整個民航進(jìn)行行業(yè)內(nèi)部建設(shè)，發(fā)展自身特色與文化的歷史記錄。因此，工程檔案無論對建設(shè)企業(yè)還是對民航自身，都有著非常高的價值。檔案管理過程所形成的技術(shù)展示與積累，有效促進(jìn)了建設(shè)企業(yè)對自身各項資源的完善與優(yōu)化。

（二）全面促進(jìn)建設(shè)工程學(xué)內(nèi)容的研究與統(tǒng)計

企業(yè)實施工程檔案管理，可大幅度提高建設(shè)工程相關(guān)學(xué)科對建設(shè)工程項目研究與統(tǒng)計的精準(zhǔn)性，全面推動相關(guān)學(xué)科資源與技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展。同時，工程檔案管理對民航建設(shè)工程項目從多角度進(jìn)行細(xì)致整合與研究，極大地豐富了建設(shè)工程學(xué)科的研究資料素材，推動相關(guān)學(xué)科發(fā)展合理化、規(guī)范化。

（三）促進(jìn)工程技術(shù)的發(fā)展和工程經(jīng)驗的有效積累

工程檔案，是工程技術(shù)和工程經(jīng)驗的結(jié)晶，是民航機場建設(shè)與發(fā)展極為寶貴的工程資料，對后續(xù)機場建設(shè)工作有著重要借鑒作用。后續(xù)工程實施時，善用建設(shè)工程檔案，有利于掌握安全要素與技術(shù)要點，使工程建設(shè)更加成熟;有利于各項技術(shù)的快速應(yīng)用與實踐，讓相關(guān)技術(shù)的發(fā)展更為科學(xué)，及時彌補技術(shù)自身所可能存在的缺陷與漏洞。

二、現(xiàn)階段建設(shè)工程檔案管理的問題

（一）工程檔案管理體系難以構(gòu)建

工程檔案管理過程中，需要簽發(fā)大量的文件，而多數(shù)文件又歸屬不同的單位、部門，文件類別與來源極為復(fù)雜，直接導(dǎo)致檔案難以進(jìn)行集中管理，員工在對檔案進(jìn)行查閱與分析過程時，面臨資源調(diào)取困難等問題。例如，很多建設(shè)工程企業(yè)為了加快自身的建設(shè)進(jìn)度，對審核與確認(rèn)文件沒有進(jìn)行規(guī)范處理，有的未走簽字蓋章流程，造成檔案失去價值。另外，很多部門特別是施工單位，在進(jìn)行建設(shè)文件存放時，也沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的制度與方案，檔案存放雜亂無章，造成檔案查找利用極為不便。想要充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案實際效能，亟須解決上述問題，建立更為全面的檔案管理體系。加快檔案信息化領(lǐng)域的快速進(jìn)步與提升，是實現(xiàn)檔案自身價值，推動自身在激烈市場競爭環(huán)境下立足發(fā)展的重要根本，因此，加強工程檔案管理具有重要戰(zhàn)略意義。

（二）檔案專業(yè)人員儲備匱乏，無法滿足檔案管理需求

我國建設(shè)工程檔案管理起步相對較晚，并受到工程建設(shè)周期緊、觀念意識的淡薄等多種因素的影響，很多檔案管理崗位人員少且人員專業(yè)技能與管理素養(yǎng)不夠，尤其是基層建設(shè)部門的檔案管理人員，對國家、地方對工程建設(shè)檔案管理的要求不熟悉，對檔案管理規(guī)范性、科學(xué)性缺少足夠的認(rèn)知，很多工作人員對建設(shè)工程檔案內(nèi)部的各類文件無法區(qū)分，不能有效辨別不同類型文件之間的區(qū)別。很多資料在進(jìn)行保存后既無法進(jìn)行二次分類，也不能為后續(xù)檔案處理工作提供支持。同時，隨著信息通信技術(shù)的快速發(fā)展，建設(shè)工程檔案管理呈現(xiàn)信息平臺化發(fā)展態(tài)勢，但是，很多檔案管理人員對計算機基礎(chǔ)操作不夠熟練，相關(guān)檔案平臺的使用更是缺少必要的保障。

（三）建設(shè)工程檔案完整性與準(zhǔn)確性難以保證

工程檔案管理需要將建設(shè)過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效記錄，需要有完備的原始資料作為參考。檔案管理人員在進(jìn)行原始資料收集時，一是受工程在施工作業(yè)期間受制于很多種不同作業(yè)環(huán)境與作業(yè)過程的限制;二是很多檔案管理人員對資料收集過程不夠重視，造成檔案資料缺失的狀況時有發(fā)生，甚至出現(xiàn)檔案丟失。長此以往，工程檔案管理不僅無法發(fā)揮自身應(yīng)有的效能，甚至?xí)?yán)重打亂建設(shè)工程相關(guān)技術(shù)與學(xué)科的發(fā)展。

三、促進(jìn)建設(shè)工程檔案科學(xué)化管理的措施

（一）全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，如今很多工作與領(lǐng)域為了提高管理效率與質(zhì)量，以信息技術(shù)為抓手，廣泛建設(shè)更為高效且安全的信息化管理平臺。在此背景下，為了構(gòu)建規(guī)范高效的建設(shè)工程檔案管理體系，推動工程檔案管理科學(xué)化發(fā)展，企業(yè)需要針對建設(shè)過程，全面推進(jìn)檔案管理信息化，建設(shè)更科學(xué)規(guī)范，便捷高效的信息化管理平臺。平臺建設(shè)過程中，企業(yè)需注重基礎(chǔ)設(shè)施的完善性與有效性，完成企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建與優(yōu)化，并對數(shù)據(jù)中心機房及服務(wù)器的相關(guān)配置進(jìn)行有效分析與嘗試，確保檔案資源數(shù)字化處理時，整個信息平臺不會出現(xiàn)任何異常與錯誤。檔案工作人員在信息平臺的支撐下，完成對檔案信息及原始資料的有效采集與分析，并完成檔案管理各個環(huán)節(jié)之間的整合。信息平臺需注重提高自身的兼容性，開發(fā)過程需配備必要的數(shù)據(jù)接口，使其可與企業(yè)其他系統(tǒng)進(jìn)行有效對接。以大興機場為例，大興機場指揮部在工程開工前期，率先開發(fā)并引入了檔案信息化管理系統(tǒng)和建設(shè)項目信息化管理系統(tǒng)，通過自身技術(shù)的改革和創(chuàng)新，將紙件檔案與電子檔案一一對應(yīng)，實現(xiàn)“下上線下”雙軌道歸檔，將各類信息與資源的快速收集與處理，并最終生成電子檔案數(shù)據(jù)，為后續(xù)檔案資源開發(fā)利用提供充足便利。

（二）完善建設(shè)工程檔案管理制度

制度是確保各項工作有效開展與落實的根本，因此，企業(yè)在進(jìn)行建設(shè)工程檔案管理時，需首先完成檔案相關(guān)制度建設(shè)工作。以實際工作效率以及工作過程入手，對制度自身的完善性與科學(xué)性進(jìn)行分析，既要保證每一項環(huán)節(jié)均有對應(yīng)的規(guī)定與說明，也要確保制度自身對整體管理工作起到積極促進(jìn)作用。建設(shè)工程檔案管理制度嚴(yán)格約束每一位人員的工作過程，檔案所需的各項資料與文件需要進(jìn)行嚴(yán)格的確認(rèn)與審核，相關(guān)責(zé)任人員要進(jìn)行簽字，通過制度審核后方可錄入到數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)之中。民航專業(yè)工程具有特殊性，不僅有常規(guī)的房建工程、市政工程，還有民航獨有的民航專業(yè)工程，特別是跑道、助航燈光等。面對800億工程，100多家總包，1000多家分包，如何同設(shè)計、施工、監(jiān)理等100多家總包單位、1000多家分包溝通，明確檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)、歸檔制度及操作規(guī)范非常困難。面對這些問題，檔案管理者集思廣益，通過建章立制、頂層設(shè)計來牽住項目檔案管理的“牛鼻子”，以規(guī)章的形式明確分類方案、整理要求、培訓(xùn)計劃，并構(gòu)建工作網(wǎng)絡(luò)圖，適時向相關(guān)參建單位宣傳貫徹，通過不斷的培訓(xùn)、指導(dǎo)及現(xiàn)場檢查，最終大興機場工程檔案順利通過驗收。

（三）針對檔案管理全過程實施高效管控

建設(shè)信息檔案管理工作的各個流程具有差異性，對實際崗位人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和工作能力有著較高的要求。因此，在實施建設(shè)工程檔案管理時，各類流程與環(huán)節(jié)的崗位責(zé)任需足夠明確，并確定良好的過程監(jiān)督與審核，確保各類文件資料收集有序進(jìn)行。建設(shè)信息檔案管理可借助現(xiàn)代化信息工具，如甘特圖等，切實增強管理人員業(yè)務(wù)能力，提高管理精細(xì)程度與效率。

（四）強化建設(shè)工程檔案質(zhì)量的控制

確保工程檔案資源質(zhì)量是管理工作最為基礎(chǔ)的要求，只有全面提升工程檔案的完整性與精準(zhǔn)度，才能充分發(fā)揮工程檔案的作用與價值，提高其對民航機場建設(shè)過程的推動效果。檔案所屬各類原始資料與文件需保持無縫對接，并建立對應(yīng)的信息反饋機制，方便檔案管理人員對各類資料進(jìn)行確認(rèn)與審核。同時，在工程檔案利用過程中，企業(yè)可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與應(yīng)用，全面挖掘工程檔案內(nèi)部價值，并對檔案內(nèi)部各類信息的合理性進(jìn)行有效分析，最終提升整體檔案資源的質(zhì)量。以大興機場為例，大興機場在建設(shè)過程中采用了很多先進(jìn)的做法和管理模式。例如，大興機場指揮部在建設(shè)前期，將檔案驗收結(jié)果與工程尾款掛鉤。將專業(yè)工程檔案工作經(jīng)費納入工程預(yù)算管理作為竣工結(jié)算的一個重要環(huán)節(jié)，通過合同約束各參建方按照要求整理檔案資料，包括檔案管理職責(zé)、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理移交標(biāo)準(zhǔn)、移交檔案套數(shù)、移交時間及違約責(zé)任等。通過構(gòu)建頂層設(shè)計，嚴(yán)抓規(guī)章、嚴(yán)抓標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合工程合同這一抓手，提高了參建單位檔案意識，增強了檔案人員收集歸檔的自覺性，強化了項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性。

四、結(jié)語

綜上所述，建設(shè)工程檔案管理過程是現(xiàn)代建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展與進(jìn)步的有效手段，其不僅可全面提高建設(shè)工程自身的質(zhì)量，也會對工程技術(shù)以及相關(guān)工程學(xué)科的發(fā)展起到良好經(jīng)驗積累與促進(jìn)作用。各建設(shè)企業(yè)在實施工程檔案管理時，應(yīng)高度重視，積極建設(shè)信息化平臺，完善管理制度，并全面提升工作人員的綜合能力與素養(yǎng)，強化檔案質(zhì)量控制，并最終推動企業(yè)自身的進(jìn)步與發(fā)展，推動我國建設(shè)領(lǐng)域邁向更高層次。

參考文獻(xiàn)

[1]李彩虹.建設(shè)工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理對策[J].四川水泥，2020（03）：215.

[2]梁珊珊.建設(shè)工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：147–148.

[3]林瓊.建設(shè)工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施探討[J].地產(chǎn)，2019（15）：95.

[4]李艷紅，劉萬瑞.建設(shè)工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理措施[J].門窗，2014（10）：150.