章喻龍 羅壯強(qiáng)

摘要：在大型電力規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè)中，迫切需要一種可以保障科研項(xiàng)目盡可能在指定期限內(nèi)完成的信息化手段。應(yīng)對(duì)這個(gè)問(wèn)題，一種較優(yōu)的管理方法是層層分解落實(shí)責(zé)任、實(shí)時(shí)跟蹤落實(shí)成果、統(tǒng)計(jì)分析落實(shí)管理。通過(guò)逐步分析三個(gè)“落實(shí)”的具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程，給出了一個(gè)針對(duì)科研項(xiàng)目管理的信息化平臺(tái)構(gòu)建方法。該信息化平臺(tái)已在一個(gè)大型電力規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè)中上線運(yùn)行，效果顯著。

關(guān)鍵詞：進(jìn)度管理;科研項(xiàng)目;信息化平臺(tái);電力規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè);軟件設(shè)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）28-0248-03

Abstract： In the large electric power planning and design enterprises， it is urgently needed to ensure that scientific research projects can be completed within the specified time limit. To deal with this problem， a good management method is decomposing the project level by level to implement the responsibility， real-time progress tracking to ensure the implementation of the result， statistical analysis of progress to ensure the implementation of management. By analyzing the implementation process of the three "implementation" step by step， a construction method of information platform for scientific research project management is proposed. The information platform has been put into operation in a large power planning and design enterprise， and the effect is remarkable.

Key words： progress management; scientific research projects; information platform; power planning and design enterprises; software design

1 背景

科研項(xiàng)目工期超期已經(jīng)成為目前大型電力規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目管理中的一個(gè)突出問(wèn)題。導(dǎo)致科研項(xiàng)目不能按規(guī)定完成的一個(gè)重要原因是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一般不是專(zhuān)職的科研項(xiàng)目管理者[1]。通常情況下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要在項(xiàng)目管理中掌控項(xiàng)目進(jìn)度，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃的偏離，這樣可以及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施[2]，進(jìn)而保證項(xiàng)目按時(shí)完成。但實(shí)際上，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人往往只是普通的科研工作者，通常使用松散式的管理方式[3]來(lái)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度管理的理論知識(shí)掌握不全面，同時(shí)也較少使用專(zhuān)業(yè)的工具來(lái)管理項(xiàng)目進(jìn)度[1]，進(jìn)而極容易造成項(xiàng)目的延期。然而使用專(zhuān)業(yè)的進(jìn)度管理工具，如甘特圖[4-5]、橫道圖[6]和里程碑圖等[7]對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理對(duì)于項(xiàng)目能夠按期完成又是必不可少的。因此如何利用信息化平臺(tái)糅合適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度管理工具，幫助項(xiàng)目經(jīng)理在其不是專(zhuān)業(yè)管理者的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)度的科學(xué)管控進(jìn)而提升整個(gè)科研團(tuán)隊(duì)的效率，對(duì)于確保項(xiàng)目能按期完成至關(guān)重要。本文以筆者主要參與開(kāi)發(fā)的某大型電力規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新平臺(tái)為例，分三個(gè)章節(jié)詳細(xì)介紹了如何利用信息化平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)落實(shí)責(zé)任、成果及管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度科學(xué)管理的方法。

2 層層分解落實(shí)責(zé)任

在科研項(xiàng)目的進(jìn)度管理中，可以通過(guò)層層分解的辦法來(lái)劃分責(zé)任范圍、明確責(zé)任目標(biāo)，以此保證項(xiàng)目進(jìn)度。在上述技術(shù)創(chuàng)新平臺(tái)中，系統(tǒng)通過(guò)分解科研項(xiàng)目、劃分里程碑節(jié)點(diǎn)以及分解工作包三個(gè)步驟來(lái)落實(shí)責(zé)任。這三個(gè)步驟是層層分解落實(shí)責(zé)任的主要環(huán)節(jié)。

2.1 分解科研項(xiàng)目

系統(tǒng)通過(guò)分解科研項(xiàng)目為各級(jí)管理人員劃分了責(zé)任范圍。在這個(gè)過(guò)程中，項(xiàng)目?jī)?nèi)容被逐層分解，責(zé)任被逐級(jí)下放。這個(gè)過(guò)程包含三個(gè)階段：首先項(xiàng)目經(jīng)理將項(xiàng)目分解為課題并為課題指定課題牽頭單位及課題負(fù)責(zé)人;然后課題負(fù)責(zé)人將添加課題參與單位并指定單位牽頭人;最后單位牽頭人根據(jù)被安排的任務(wù)指派項(xiàng)目組成員參與科研項(xiàng)目的研究。

通過(guò)上述三個(gè)階段，科研項(xiàng)目被層層分解，形成如圖1所示的科研項(xiàng)目結(jié)構(gòu)：一個(gè)項(xiàng)目包含一個(gè)或多個(gè)課題;一個(gè)課題包含一個(gè)或多個(gè)參與單位;一個(gè)參與單位又包含一個(gè)或多個(gè)參與人。同時(shí)，項(xiàng)目各級(jí)管理人員按照項(xiàng)目結(jié)構(gòu)被劃分了管理范圍，形成如圖2所示的科研項(xiàng)目各級(jí)人員角色關(guān)系：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理課題負(fù)責(zé)人，課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理課題參與單位的牽頭人，課題單位牽頭人負(fù)責(zé)管理單位成員。

2.2 劃分里程碑節(jié)點(diǎn)

里程碑節(jié)點(diǎn)是指項(xiàng)目中的重大事件。根據(jù)電力規(guī)劃設(shè)計(jì)行業(yè)科研項(xiàng)目特點(diǎn)，里程碑節(jié)點(diǎn)被劃分為兩級(jí)。一級(jí)里程碑節(jié)點(diǎn)固定為“工作大綱及評(píng)審”“項(xiàng)目執(zhí)行”“送審稿及評(píng)審”“報(bào)批稿及歸檔”四項(xiàng)。二級(jí)里程碑節(jié)點(diǎn)是管理者對(duì)一級(jí)里程碑節(jié)點(diǎn)的細(xì)分。它可以輔助各級(jí)管理人員對(duì)項(xiàng)目和課題進(jìn)度進(jìn)行更精細(xì)化的管理。因而節(jié)點(diǎn)內(nèi)容可以隨時(shí)根據(jù)需求而變更。唯一的限制是它的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間必須在其所屬一級(jí)里程碑節(jié)點(diǎn)的時(shí)間范圍內(nèi)。

劃分里程碑節(jié)點(diǎn)可以監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，為項(xiàng)目的執(zhí)行提供指導(dǎo)。項(xiàng)目和課題負(fù)責(zé)人可以分別為科研項(xiàng)目及其子課題劃分里程碑節(jié)點(diǎn)。這個(gè)過(guò)程一般包含三個(gè)步驟：1）設(shè)置項(xiàng)目或課題的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn);2）明確節(jié)點(diǎn)主要工作內(nèi)容和成果文件;3）擬定節(jié)點(diǎn)的開(kāi)始和截止時(shí)間。通過(guò)這三個(gè)步驟，管理人員為整個(gè)項(xiàng)目定下了目標(biāo)。這個(gè)目標(biāo)可以提醒項(xiàng)目的全體成員抓緊時(shí)間，注意自己工作計(jì)劃中的節(jié)點(diǎn)。

2.3 分解工作包

工作包是項(xiàng)目中參與者可以完成任務(wù)的最小單位。每一個(gè)工作包都和一個(gè)里程碑節(jié)點(diǎn)進(jìn)行關(guān)聯(lián)：工作包的任務(wù)內(nèi)容是里程碑節(jié)點(diǎn)任務(wù)內(nèi)容的再分解;工作包的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間均在其所屬里程碑節(jié)點(diǎn)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間范圍內(nèi)。通過(guò)工作包，項(xiàng)目參與者除了可以查詢(xún)自身任務(wù)內(nèi)容以及開(kāi)始和截止時(shí)間外，還可以提交成果文件、匯報(bào)任務(wù)的完成情況。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人和單位牽頭人均可以根據(jù)里程碑節(jié)點(diǎn)來(lái)分解工作包。這個(gè)過(guò)程一般包含三個(gè)步驟：1）選擇里程碑節(jié)點(diǎn);2）設(shè)置工作包名稱(chēng)、工作內(nèi)容和成果提交方式;3）指定責(zé)任人并設(shè)置開(kāi)始和截止時(shí)間。

3 實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度落實(shí)成果

系統(tǒng)通過(guò)任務(wù)列表、系統(tǒng)通知和項(xiàng)目動(dòng)態(tài)三個(gè)模塊，輔助項(xiàng)目各級(jí)負(fù)責(zé)人和其他參與者實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度情況，進(jìn)而保證了項(xiàng)目成果的落實(shí)。

3.1 任務(wù)列表

任務(wù)列表作為個(gè)人的待辦事項(xiàng)清單和所有任務(wù)的入口，對(duì)于所有項(xiàng)目參與人來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。參與人可在任務(wù)列表中查看自己所有的待辦信息。待辦信息包括任務(wù)的名稱(chēng)、具體內(nèi)容、發(fā)布時(shí)間、截止時(shí)間、發(fā)布人員等。同時(shí)參與人還可以通過(guò)點(diǎn)擊待辦任務(wù)轉(zhuǎn)跳到對(duì)應(yīng)頁(yè)面，來(lái)完成如表單填寫(xiě)、文件提交等基本操作。

3.2 系統(tǒng)通知

系統(tǒng)通知模塊提供了豐富的通知渠道和完善的觸發(fā)機(jī)制輔助項(xiàng)目各級(jí)負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，落實(shí)項(xiàng)目成果。其中，系統(tǒng)主要的通知渠道包括站內(nèi)短信、手機(jī)短信、釘釘、企業(yè)微信、手機(jī)App等。這些渠道可以通過(guò)配置的方式進(jìn)行選擇，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)地將通知傳達(dá)給參與人。

系統(tǒng)通知又分為主動(dòng)通知和被動(dòng)通知兩種。其中，主動(dòng)通知是由項(xiàng)目管理人員發(fā)起的通知。在通知發(fā)起過(guò)程中，項(xiàng)目管理人員首先填寫(xiě)通知標(biāo)題和內(nèi)容，然后批量選擇接收人，最后選擇通知渠道點(diǎn)擊發(fā)送。這種通知類(lèi)型可以幫助項(xiàng)目管理人員在不用確認(rèn)被管理者聯(lián)系方式的情況下批量發(fā)起，很好地幫助其實(shí)現(xiàn)對(duì)被管理者進(jìn)行催交、核對(duì)、提醒等多種落實(shí)進(jìn)度的工作。

被動(dòng)通知是由系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度自動(dòng)觸發(fā)的通知。它會(huì)在以下情況下自動(dòng)觸發(fā)：1）任務(wù)執(zhí)行人在收到任務(wù)的時(shí)候或者任務(wù)即將超時(shí)的時(shí)候;2）項(xiàng)目各級(jí)負(fù)責(zé)人在其所布置的任務(wù)被執(zhí)行人完成的時(shí)候或者其所布置任務(wù)即將超時(shí)的時(shí)候;3）項(xiàng)目各級(jí)負(fù)責(zé)人在其所負(fù)責(zé)的里程碑節(jié)點(diǎn)的截止時(shí)間到達(dá)以后還存在未完成的任務(wù)的時(shí)候。這種通知類(lèi)型可以幫助項(xiàng)目管理人員利用盡可能少的時(shí)間實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目人員的管理工作。

3.3 項(xiàng)目動(dòng)態(tài)

項(xiàng)目動(dòng)態(tài)模塊以時(shí)間為軸、任務(wù)標(biāo)題為刻度，動(dòng)態(tài)地展示了項(xiàng)目中每個(gè)參與者完成的任務(wù)的信息。項(xiàng)目下的每個(gè)參與者都可以通過(guò)點(diǎn)擊任務(wù)標(biāo)題下的超鏈接來(lái)查看任務(wù)詳情。對(duì)于不適合展示詳情的標(biāo)題（如項(xiàng)目費(fèi)用），則不設(shè)置超鏈接進(jìn)行轉(zhuǎn)跳。項(xiàng)目動(dòng)態(tài)模塊一方面作為日志幫助管理者追溯每一個(gè)項(xiàng)目操作;另一方面作為標(biāo)尺激勵(lì)參與者盡快完成自己被分配的任務(wù)。

4 統(tǒng)計(jì)分析進(jìn)度落實(shí)管理

系統(tǒng)通過(guò)項(xiàng)目進(jìn)度模塊統(tǒng)計(jì)分析項(xiàng)目進(jìn)度，輔助項(xiàng)目管理者落實(shí)項(xiàng)目管理。項(xiàng)目進(jìn)度的統(tǒng)計(jì)按照科研項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)，被有序地劃分了三個(gè)部分：項(xiàng)目進(jìn)度統(tǒng)計(jì)、課題進(jìn)度統(tǒng)計(jì)以及單位進(jìn)度統(tǒng)計(jì)。通過(guò)點(diǎn)擊如圖3中左側(cè)的樹(shù)形結(jié)構(gòu)，可以方便地在項(xiàng)目、課題、單位三個(gè)統(tǒng)計(jì)維度間進(jìn)行切換。

4.1 項(xiàng)目和課題進(jìn)度統(tǒng)計(jì)

其中，項(xiàng)目進(jìn)度在項(xiàng)目和課題維度上的展示方法完全相同：都是通過(guò)使用如圖3所示的表格，分別顯示項(xiàng)目或者課題下所有里程碑節(jié)點(diǎn)進(jìn)度進(jìn)而展示其總體進(jìn)度情況。

項(xiàng)目和課題的進(jìn)度按照以下規(guī)則進(jìn)行計(jì)算：首先每個(gè)一級(jí)或二級(jí)里程碑節(jié)點(diǎn)的進(jìn)度通過(guò)其下分解的工作包完成情況來(lái)計(jì)算，如：里程碑節(jié)點(diǎn)A下分解了5個(gè)工作包，其中4個(gè)已經(jīng)完成，則該里程碑節(jié)點(diǎn)完成了80%。然后若一級(jí)里程碑節(jié)點(diǎn)下分解了二級(jí)里程碑節(jié)點(diǎn)，則其進(jìn)度通過(guò)其下屬里程碑節(jié)點(diǎn)進(jìn)度平均值求得。再然后，子課題的總進(jìn)度通過(guò)其下屬的一級(jí)里程碑節(jié)點(diǎn)進(jìn)度平均值求得。最后項(xiàng)目的進(jìn)度通過(guò)計(jì)算其子課題的進(jìn)度平均值求得?？紤]到每個(gè)節(jié)點(diǎn)所占項(xiàng)目的權(quán)重不一致，系統(tǒng)內(nèi)置了里程碑節(jié)點(diǎn)調(diào)節(jié)系數(shù)λ，將具體節(jié)點(diǎn)完成進(jìn)度與系數(shù)λ相乘后，得到的數(shù)值計(jì)入項(xiàng)目總進(jìn)度的計(jì)算。

4.2 單位進(jìn)度統(tǒng)計(jì)

在單位維度上，項(xiàng)目進(jìn)度如圖4所示，主要通過(guò)項(xiàng)目課題里的參與單位被分配的工作包的完成情況來(lái)進(jìn)行展示。工作包按照完成階段可劃分為“尚未開(kāi)展”“正在研發(fā)”和“研發(fā)完成”。如果多數(shù)工作包處于“尚未開(kāi)展”狀態(tài)，且已經(jīng)超過(guò)對(duì)應(yīng)里程碑節(jié)點(diǎn)截止時(shí)間，說(shuō)明參與單位的工作效率有待提升;相反如果多數(shù)工作包的完成階段處于“研發(fā)完成”則說(shuō)明該參與單位的工作是卓有成效的。

工作包的完成階段主要通過(guò)系統(tǒng)根據(jù)人員操作自動(dòng)進(jìn)行更新。當(dāng)項(xiàng)目各級(jí)負(fù)責(zé)人創(chuàng)建了新的工作包后，工作包的完成階段將被更新為“尚未開(kāi)展”。當(dāng)執(zhí)行人完成了上傳文檔、更新表單數(shù)據(jù)或其他操作后，工作包的完成階段將被更新為“正在研發(fā)”。當(dāng)執(zhí)行人提交任務(wù)后，工作包的完成階段將被更新為“研發(fā)完成”。

5 結(jié)束語(yǔ)

本文以筆者參與開(kāi)發(fā)的技術(shù)創(chuàng)新平臺(tái)項(xiàng)目為例，對(duì)電力規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè)的科研項(xiàng)目進(jìn)度管理方法進(jìn)行了研究，提出了利用信息化系統(tǒng)，分別從落實(shí)責(zé)任、落實(shí)成果和落實(shí)管理三個(gè)方向?qū)?xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行精細(xì)化管理的方法。

目前平臺(tái)已上線運(yùn)行一年，運(yùn)行效果良好。系統(tǒng)有效提高了企業(yè)科研項(xiàng)目項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的管理水平，提升了整個(gè)科研團(tuán)隊(duì)運(yùn)作效率。該系統(tǒng)的進(jìn)度計(jì)算方法具備良好的穩(wěn)定性及通用性，可進(jìn)一步在行業(yè)內(nèi)推廣。

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