房瑩瑩

（江蘇省地質(zhì)勘查技術(shù)院，南京210049）

1 行業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀及需求

科技的高速發(fā)展不僅會(huì)促進(jìn)企業(yè)加速工作方式轉(zhuǎn)型，亦將加速企業(yè)管理與運(yùn)營(yíng)模式的變革。地質(zhì)行業(yè)的野外工作的特殊性，為日常管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。而數(shù)字化、智能化的協(xié)同辦公行業(yè)將推動(dòng)行業(yè)的快速發(fā)展。

隨著我國(guó)信息化發(fā)展戰(zhàn)略和信息化“十五”“十一五”專項(xiàng)規(guī)劃的貫徹實(shí)施，我國(guó)地質(zhì)行業(yè)中企業(yè)的信息化發(fā)展已取得重要成效和突出進(jìn)展，信息化工作的建設(shè)日益完善，但大部分僅限于建立自己的官方門戶網(wǎng)站，擁有一定的現(xiàn)代化信息手段處理業(yè)務(wù)，如信息公開、新聞動(dòng)態(tài)、黨群工作、意見征集等。

然而，信息技術(shù)與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作沒有達(dá)到真正的融合，機(jī)構(gòu)管理體制仍然存在基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和信息資源的共享水平低、重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)的問題，還存在對(duì)某些業(yè)務(wù)的監(jiān)控力度不夠，涵蓋不全的現(xiàn)象。

目前，地質(zhì)行業(yè)的信息化建設(shè)仍存在以下難點(diǎn)和重點(diǎn)：（1）如何高效實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)、外電子公文的上傳下達(dá)；（2）如何建立統(tǒng)一的資源共享平臺(tái)；（3）如何解決人事、行政、財(cái)務(wù)的網(wǎng)上辦公；（4）為領(lǐng)導(dǎo)決策管理提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息支持；（5）如何建設(shè)項(xiàng)目管理。

“十二五”規(guī)劃中，國(guó)家對(duì)推進(jìn)信息化建設(shè)提出了新的要求，為了更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，加強(qiáng)科技創(chuàng)新，加速成果轉(zhuǎn)化，解決條塊分割、分散重復(fù)、效率不高等問題，將信息技術(shù)與單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作真正融合，構(gòu)建一套網(wǎng)絡(luò)化、集成化、人性化的辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)尤為必要[1]。

2 信息化管理平臺(tái)架構(gòu)

系統(tǒng)規(guī)劃了一個(gè)平臺(tái)、四大功能的總體建設(shè)架構(gòu)，并且以人為中心、流程為基礎(chǔ)、用業(yè)務(wù)協(xié)同貫穿整個(gè)信息平臺(tái)?？傮w架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1總體架構(gòu)圖

系統(tǒng)整體的技術(shù)架構(gòu)圖如圖2所示。在技術(shù)架構(gòu)上，采用B/S（Browser to Server）的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中Web 2.0架構(gòu)模式與Ajax結(jié)合，大大增強(qiáng)基于瀏覽器的Web應(yīng)用的用戶應(yīng)用功能。支持主流各種瀏覽器，如IE、Firefox、Chrome、Safari等，從而簡(jiǎn)化對(duì)客戶端的配置要求。采用先進(jìn)成熟的J2EE技術(shù)平臺(tái)，它的開放性、穩(wěn)定性和易用性能夠?yàn)閼?yīng)用系統(tǒng)建立一個(gè)穩(wěn)定、高效的運(yùn)行環(huán)境，為整合現(xiàn)有各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和拓展未來(lái)新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用打下良好的技術(shù)基礎(chǔ)[2]。

3 功能模塊設(shè)計(jì)

3.1 公文管理

建設(shè)公文管理系統(tǒng)建設(shè)的具體目標(biāo)是：建設(shè)一個(gè)以工作流平臺(tái)為基礎(chǔ)的辦公環(huán)境，在實(shí)現(xiàn)公文管理的同時(shí)，為現(xiàn)在或?qū)?lái)各種需要流程支撐的業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)環(huán)境。OA系統(tǒng)公文管理遵循規(guī)范的收發(fā)文、交換和文檔管理一體化等制度，并針對(duì)電子公文的特點(diǎn)提供相應(yīng)的電子用印、加密控制、流程控制、權(quán)限控制和備份等應(yīng)用，使發(fā)文、收文、交換和公文檔案庫(kù)管理環(huán)環(huán)相扣；系統(tǒng)控制、安全防范和電子印章緊密相連。公文管理流程如圖2所示。

圖2公文管理流程圖

3.2 業(yè)務(wù)流程管理

人事管理：?jiǎn)T工檔案庫(kù)、人員入職、培訓(xùn)管理、請(qǐng)休假管理、崗位調(diào)整、出差申請(qǐng)、人員退休等工作流程，如常見的“請(qǐng)休假審批單”。

行政管理：車輛管理、辦公用品管理、計(jì)劃管理、檔案管理等。

辦公管理：辦公管理是通過信息電子數(shù)字化的技術(shù)，完成企業(yè)各個(gè)部門、各下屬單位的日常工作，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作、事件及時(shí)響應(yīng)和完成。包括：領(lǐng)導(dǎo)日常辦公、個(gè)人日常辦公、請(qǐng)示報(bào)告、工作任務(wù)下達(dá)等。

日程安排：本次項(xiàng)目建設(shè)針對(duì)院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、員工有完善的日常安排管理功能，通過日常安排管理，用戶可建立個(gè)人事件或共享事件，從而安排日常的工作事項(xiàng)。此外，用戶還可通過日常安排將事件委托給他人。對(duì)于已經(jīng)確定日常事件，用戶可通過日、周、月等不同的視圖進(jìn)行查看，從而確定日程安排。

3.3 辦公用品管理

辦公用品管理主要解決院內(nèi)工作人員落實(shí)留痕管理資產(chǎn)，加強(qiáng)使用者的責(zé)任感，權(quán)責(zé)落實(shí)，減少損失，節(jié)省費(fèi)用。

3.4 會(huì)議管理

會(huì)議管理提供一組以會(huì)議為中心的資源管理，包括會(huì)議室查詢、會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議室管理、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議查詢、人員查詢、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議歸檔等功能。用戶可通過系統(tǒng)提供的功能，根據(jù)實(shí)際需要安排會(huì)議以及對(duì)會(huì)議記錄等進(jìn)行綜合管理，查看會(huì)議情況，如出席情況、會(huì)議紀(jì)要等。

3.5 資源共享

不斷把各方面企業(yè)制度、流程、案例等有用的信息轉(zhuǎn)變成組織的知識(shí)，然后又從不斷擴(kuò)大的組織知識(shí)庫(kù)增加到個(gè)人知識(shí)，形成一種有效機(jī)制。資源的共享就是從“沉淀”“共享”“學(xué)習(xí)和應(yīng)用”“創(chuàng)新”這4個(gè)知識(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)層層遞進(jìn)的。

3.6 文化建設(shè)

旨在通過表達(dá)和宣揚(yáng)組織文化營(yíng)造一種開放的文化氛圍，同時(shí)討論區(qū)的設(shè)置為員工進(jìn)行溝通交流提供方便的平臺(tái)，有利于增強(qiáng)員工的凝聚力。

3.7 項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理主要以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、監(jiān)管為目的，以項(xiàng)目過程管理為核心，計(jì)劃驅(qū)動(dòng)和流程管理為主線對(duì)組織間、組織內(nèi)的項(xiàng)目資源和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行集成化管理，達(dá)到上級(jí)管理單位和下級(jí)單位間科研項(xiàng)目全生命周期管理的項(xiàng)目流程管理目的。通過系統(tǒng)立項(xiàng)、計(jì)劃進(jìn)度、節(jié)點(diǎn)監(jiān)控、過程管理、結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收和各種統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的流程化、可視化、可控化的管理需要，為項(xiàng)目管理者對(duì)項(xiàng)目信息的查詢統(tǒng)計(jì)提供信息、數(shù)據(jù)決策分析的依據(jù)[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化平臺(tái)為企業(yè)數(shù)字化提供基礎(chǔ)化、全方位的管理平臺(tái)，以流程為載體，為組織賦能，以人為中心，提升工作效率。工程地質(zhì)行業(yè)因野外工作較多，使日常管理效率大打折扣。因此，辦公自動(dòng)化平臺(tái)，特別是移動(dòng)辦公的形式，可以充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)運(yùn)行知識(shí)積累、工作留痕、決策有依。