（長(zhǎng)春市北湖科技開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì)，吉林 長(zhǎng)春 130000）

前言：對(duì)處于轉(zhuǎn)型關(guān)鍵期的各部門(mén)而言，要想使工作價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是對(duì)人力資源進(jìn)行管理，此項(xiàng)工作所強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)便是檔案管理，在日常工作中，有關(guān)人員應(yīng)將重心放在及時(shí)、系統(tǒng)收集材料，促使管理制度向著更加科學(xué)的方向前進(jìn)上，本文所研究?jī)?nèi)容的意義，自然不言而喻。

一、政府人事檔案的收集歸檔情況

（一）現(xiàn)行制度有漏洞存在

研究表明，針對(duì)人事檔案所制定制度，仍舊有較為明顯的漏洞存在，具體表現(xiàn)為：有關(guān)人員未投入足夠精力，用來(lái)對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行優(yōu)化，導(dǎo)致后續(xù)工作的開(kāi)展，缺少能夠參考并遵循的規(guī)章和原則，工作質(zhì)量自然會(huì)受到影響。由此可見(jiàn)，要想提高工作效率，關(guān)鍵是優(yōu)化現(xiàn)有制度。

（二）尚未對(duì)此項(xiàng)工作引起重視

檔案所特有屬性決定對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔或其他工作，均需要花費(fèi)一定時(shí)間才能初見(jiàn)成效，正是因?yàn)槿绱瞬艑?dǎo)致此項(xiàng)工作始終難以引起有關(guān)部門(mén)的重視，無(wú)論是設(shè)備更新，還是人員培養(yǎng)，所投入精力均十分有限，由此而引發(fā)的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為管理人員知識(shí)、能力無(wú)法達(dá)到預(yù)期，后續(xù)工作自然難以取得應(yīng)有成效。

（三）人員能力參差不齊

由上文分析可知，有關(guān)部門(mén)尚未給予此項(xiàng)工作足夠的重視，所制定薪資標(biāo)準(zhǔn)及其他條件，對(duì)人員吸引力有限，這便是導(dǎo)致人員頻繁更換的主要原因，若從事此項(xiàng)工作的人員，缺少應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)性、責(zé)任感，無(wú)論是收集、歸檔還是管理檔案，均會(huì)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的問(wèn)題[1]。

（四）操作不具備應(yīng)有規(guī)范性

部分檔案存在缺失材料的問(wèn)題，正常情況下，人事檔案由學(xué)歷、考核表、職稱(chēng)等資料組成，但是，部分人員更傾向于由自己對(duì)材料進(jìn)行保管，這樣做的出發(fā)點(diǎn)是保證材料安全，卻導(dǎo)致了材料缺失的問(wèn)題，這便是操作不具備規(guī)范性的直接體現(xiàn)。

二、收集歸檔人事檔案的有效策略

（一）建設(shè)工作制度

政府人事檔案所展現(xiàn)出特點(diǎn)以復(fù)雜性為主，很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，用來(lái)對(duì)其進(jìn)行收集的方法均為被動(dòng)收集，所取得效果和預(yù)期存在較大差距。事實(shí)證明，要想使所開(kāi)展工作取得應(yīng)有成效，關(guān)鍵是建設(shè)行之有效的制度，由此可見(jiàn)，要想使收集、歸檔人事檔案的工作，發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值，建設(shè)制度是前提，只有將制度所特有指導(dǎo)性、權(quán)威性進(jìn)行發(fā)揮，才能使相關(guān)工作所具備法制化、正規(guī)化水平得到顯著提高。

一方面，管理人員應(yīng)以現(xiàn)行制度為依據(jù)，完成收集和歸檔相關(guān)材料的工作，而可供參考的制度，主要有保密制度、收集制度、借閱制度等。

另一方面，對(duì)登記、傳遞人事檔案的工作引起重視，在傳遞材料時(shí)，參與傳遞的人員應(yīng)以現(xiàn)行制度為依據(jù)，詳細(xì)、準(zhǔn)確地登記相關(guān)材料，待嚴(yán)密封包后，方可向有關(guān)部門(mén)或單位進(jìn)行傳遞，由接收檔案的部門(mén)或單位，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，再將蓋章后回執(zhí)單向原部門(mén)進(jìn)行郵寄，這樣做可使出現(xiàn)問(wèn)題的概率降到最低。

（二）給予工作足夠的重視

本文所研究政府人事檔案較其他檔案相比，所涉及單位、部門(mén)數(shù)量更多，因此，負(fù)責(zé)管理檔案的部門(mén)，應(yīng)對(duì)此項(xiàng)工作引起重視，通過(guò)聯(lián)系其他部門(mén)共同展開(kāi)工作的方式，保證所取得成效達(dá)到預(yù)期。對(duì)政府人事檔案進(jìn)行收集與歸檔，強(qiáng)調(diào)以現(xiàn)有原則為依據(jù)，收集、整理人事材料，使檔案管理所具備實(shí)效性得到凸顯。若以流程為切入點(diǎn)，本文所討論收集、歸檔工作，可被視為保證后續(xù)工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，因此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)人事檔案的收集、歸檔及相關(guān)工作引起重視，給予管理人員足夠的尊重，通過(guò)制定并落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制的方式，對(duì)其積極性進(jìn)行激發(fā)，為工作效率的提高奠定基礎(chǔ)。

（三）定期組織人員培訓(xùn)

近幾年，各地區(qū)均出現(xiàn)了人口頻繁流動(dòng)和變更的情況，收集、歸檔檔案的工作，所面臨問(wèn)題不斷增加。若有關(guān)部門(mén)仍以傳統(tǒng)觀念為指導(dǎo)，而未對(duì)此項(xiàng)工作所強(qiáng)調(diào)的全面性、動(dòng)態(tài)性與真實(shí)性引起重視，不僅無(wú)法保證檔案管理效率，還會(huì)帶來(lái)不必要的問(wèn)題。研究表明，政府對(duì)人員素質(zhì)所提出要求較其他企業(yè)更高，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行管理的人員，所面臨挑戰(zhàn)也較過(guò)去更加嚴(yán)格。有關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)人員培訓(xùn)工作引起重視，通過(guò)定期組織培訓(xùn)的方式，為管理人員提供接收新知識(shí)、新方法的平臺(tái)，使其能力得到顯著提高[2]。事實(shí)證明，要想達(dá)到上述目標(biāo)，研討會(huì)、培訓(xùn)班都是可供選擇的培訓(xùn)形式，有關(guān)部門(mén)可將人員訴求作為主要參考，選擇或開(kāi)辟新形式，使培訓(xùn)活動(dòng)具備應(yīng)有價(jià)值。

（四）提高工作規(guī)范水平

首先，建立對(duì)人事檔案進(jìn)行收集的系統(tǒng)，以檔案形成所表現(xiàn)出的特點(diǎn)為依據(jù)，通過(guò)定向、定時(shí)收集的方式，為歸檔效率提供保障。認(rèn)真辨別所收集檔案，保證檔案滿足對(duì)人員全貌進(jìn)行準(zhǔn)確、真實(shí)反映的要求。其次，加大歸檔力度，以層次清楚和分類(lèi)精準(zhǔn)為原則，鑒別所收集檔案，有選擇性地剔除部分材料，保證所保留材料均有無(wú)法被替代的價(jià)值，若在清查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有缺少材料的情況存在，工作人員應(yīng)及時(shí)對(duì)所缺少部分進(jìn)行索要，避免帶來(lái)更嚴(yán)重的影響。最后，在對(duì)檔案目錄進(jìn)行登記時(shí)，應(yīng)將計(jì)算機(jī)作為主要輔助工具，保證規(guī)格統(tǒng)一、美觀大方。除此之外，對(duì)檔案進(jìn)行審核也是需要引起重視的部分，審核重點(diǎn)應(yīng)是檔案是否完善，對(duì)缺少部分進(jìn)行補(bǔ)齊，保證歸檔檔案擁有完整、齊全的內(nèi)容。

結(jié)論：通過(guò)上文的敘述能夠看出，檔案管理是推動(dòng)各單位、部門(mén)發(fā)展的主要力量，這就要求有關(guān)部門(mén)對(duì)收集、歸檔各類(lèi)檔案的工作引起重視，以完善管理制度為基礎(chǔ)，從信息化、標(biāo)準(zhǔn)化及制度化等角度出發(fā)，對(duì)人員素質(zhì)與能力進(jìn)行強(qiáng)化，這樣做可使此項(xiàng)工作發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。