（蘇州大學社會學院 蘇州 215021）

關鍵字：文件運動；文件價值；階段運動

文件生命周期理論作為檔案學基礎理論之一，它描述并概括了文件價值運動這一客觀現(xiàn)象，揭示了文件生命運動過程及其變化規(guī)律。然而社會實踐活動的復雜性決定了文件的運動形式不會是單一的，而應是多元的?！拔募\動周期的非完全式”是否存在？它揭示了怎樣的文件運動特征？它是否承認了文件運動能發(fā)生跳躍？本文從文件價值和文件運動視角為切入點，通過對不同文件運動周期的深入剖析來試圖回答這些問題。

1 文件運動周期的完全式、非完全式的涵義及其意義

1.1 文件運動周期的完全式的涵義

“文件生命周期”是指“文件從其形成到銷毀或作為檔案永久保存這一整體運動過程的時間跨度”，前美國國家檔案與文件局局長詹姆斯·B·羅茲認為：“文件生命周期是指從文件的產(chǎn)生，經(jīng)過作為履行組織職能的工具進行活動和工作的階段，一直到其現(xiàn)實效用的消失，或者當其全部使用目的已經(jīng)達到時，對其進行銷毀，或者因為它們具有值得永久保存的價值，而把它們作為檔案，賦予新的任務的整個周期”。這一“文件生命周期”概念明顯反映出文件運動周期存在著不同的情形。我們把“文件從其形成到作為檔案永久保存這一整體運動過程的時間跨度”稱之為“文件運動周期的完全式”，因為它描述并概括了一種最為完整的文件運動周期形式，即文件生命周期理論通常給我們所展示的文件線性運動全過程，由文件的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期以及非現(xiàn)行期三個運動階段所組成。文件運動周期的完全式揭示了文件生命周期的最完整的自然變化規(guī)律，展示的是文件價值變化將沿時間軸逐個前行、依次推進的最完整的全過程運動形式。因此，文件運動周期的完全式表述的是文件在價值轉化和生命運動過程中的一般的、最為完整的運動周期形式。

1.2 文件運動周期的非完全式的涵義

相對于“文件運動周期的完全式”，我們創(chuàng)造性地把“文件從其形成到銷毀這一整體運動過程的時間跨度”稱之為“文件運動周期的非完全式”，因為它所描述和概括的是一種非完整的文件運動周期形式，其時間跨度并不是由完整的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期以及非現(xiàn)行期三個運動階段所組成，文件在其整個生命運動過程中并沒有按照文件生命周期理論所描述的三階段運動依次前進，而是在其生命過程中缺失了某些運動階段，文件運動周期相應縮短，具體包括了去頭式的非完全文件運動周期和掐尾式的非完全文件運動周期兩種形式。

較完全式的文件運動周期而言，非完全式的文件運動周期雖被縮短，但它同樣屬于“文件運動周期”所描述的情形。這是因為，“文件運動周期”描述的是文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存的一個整體運動過程。它著重強調的是“周期”這一概念，也就是說，在一份文件“從生到死的整個時間跨度”中，它所經(jīng)歷的全部運動階段及運動形式都應當歸屬于它的文件運動周期之中。文件運動周期的非完全式，雖未能按照完整的三階段依次推進，但它描述的依舊是一份文件從形成到最終銷毀的“整個生命周期”中全部的運動階段及形式，自然應當歸屬于文件運動周期的概念范圍。因此，文件運動周期的非完全式揭示的則是文件在價值轉化和生命運動過程中的特殊的、并不完整的運動周期形式。

1.3 劃分文件運動周期完全式和非完全式的意義

劃分完全式和非完全式兩種不同的文件運動周期的價值在于，文件運動周期的非完全式?jīng)]有局限于文件生命周期理論，它既揭示了與完全式的差異性，又與完全式一同補充和完善了文件運動周期概念，充分體現(xiàn)了文件運動周期的多樣性，極大地豐富和發(fā)展了文件運動理論。此外，研究文件運動周期非完全式的意義在于，它對檔案管理實踐工作中客觀存在又長期被忽略的現(xiàn)象做出解釋，從實踐的客觀需要出發(fā)，解決了傳統(tǒng)理論與實踐工作之間的矛盾，關注到了在不同社會實踐活動中形成的檔案之間的差異，通過理論創(chuàng)新，更好地指導檔案實踐工作的開展。

2 文件運動周期非完全式的本質探索

2.1 文件價值是文件運動的內(nèi)在動力與源泉

文件運動是一種概念性的運動，它是指由于文件能夠呈現(xiàn)價值或者說由于文件擁有生命而導致的抽象的無形的運動形式。文件運動源于文件生命，而文件生命又源于文件價值，可以說，文件運動正是由文件所能呈現(xiàn)的價值決定并推動的。當文件在某一時間跨度內(nèi)始終呈現(xiàn)出同一種價值類型，則該文件的運動狀態(tài)沒有發(fā)生變化，始終處在這一運動階段之中；而一旦當文件的價值類型產(chǎn)生變化時，該文件的運動狀態(tài)則隨之發(fā)生改變，文件便從上一運動階段跨入到下一運動階段之中。[1]由此，我們可以根據(jù)文件所呈現(xiàn)的價值類型判斷文件所出的運動階段，也可根據(jù)文件是否會呈現(xiàn)某種價值類型判斷出文件是否會經(jīng)歷與之相對應的運動階段。正是由于文件運動與文件價值二者之間存在的特殊的內(nèi)在聯(lián)系，這也成為我們探究文件運動，判斷文件運動周期屬于完全式，亦或者屬于非完全式的理論支撐和思想基礎。

2.2 去頭式的非完全文件運動周期的本質探索

所謂“去頭式的非完全文件運動周期”是指文件在其整個生命運動過程中缺失了前期運動階段，文件并未經(jīng)歷現(xiàn)行期的情形。實際上，它是跨過了現(xiàn)實使用階段直接進入到暫時保存階段，其生命運動周期被劃分成了“半現(xiàn)行期—非現(xiàn)行期”兩個階段。既然說文件價值是文件運動的內(nèi)在動力與源泉，那么，在文件運動周期非完全式中現(xiàn)行階段的缺失，是否是由于該文件現(xiàn)行價值的缺失導致的呢？對于這一問題，需要從“現(xiàn)行價值”和“現(xiàn)行期”的內(nèi)涵出發(fā)，進行解讀。

何嘉蓀和傅榮校教授對“現(xiàn)行價值”做出的解釋是“文件內(nèi)容針對的活動正在進行之中，文件對原形成者（包括文件接收者）的初始價值”。[2]這一概念強調了文件在發(fā)揮“初始價值”的同時，其內(nèi)容針對的活動“正在進行之中”，然而，隨著社會的不斷進步與發(fā)展，伴隨社會實踐活動所產(chǎn)生的文件也更為復雜多樣。我們發(fā)現(xiàn)存在有某種文件在發(fā)揮初始價值時，其內(nèi)容所針對的活動并非正在進行的情況，例如：照片、錄音、錄像等文件在形成之時，其內(nèi)容所針對的活動卻同時結束。對比“現(xiàn)行價值”的概念，這些文件的初始價值并非是現(xiàn)行價值。其次，文件的初始價值脫離不開文件的形成目的。我們需要文件，是因為文件擁有區(qū)別于其他事物的特殊屬性，能夠在人類社會實踐活動中發(fā)揮價值，因此文件的制作形成一開始就被賦予了強烈的主觀需要，具有很強的目的性。根據(jù)文件形成目的看文件運動過程，這強調了人的主體需要在文件價值中的重要影響，也為去頭式的非完全文件運動周期的存在作出補充解釋。人類社會實踐活動的開展離不開與之目標意圖相匹配的文件，通過制作文件“對現(xiàn)行社會活動進行管理，要求文件發(fā)揮控制功能和依據(jù)功能”[2]，并利用文件這樣的功能作用，實現(xiàn)直接推動相關活動開展的目的，并由此導致現(xiàn)行文件成為依據(jù)其開展的社會實踐活動的真實的歷史記錄。[3]但在某些特殊情況下，我們制作并形成某類文件的目的不在于“辦”，而在于“記”，我們形成這類文件的主觀需要是希望這些文件能夠再現(xiàn)某一過去的社會實踐活動的真實原貌，這便也成為了這類文件的初始價值。正是由于這種特性，該類文件在形成時就被賦予了“檔案”的價值屬性，能在事后發(fā)揮憑證價值。例如，我們常說的“建檔”概念，為貧困家庭建檔、為工作調動建檔等。創(chuàng)建貧困檔案的第一步就是首先要收集貧困人群信息，其內(nèi)容是建檔前已存在的貧困信息，其內(nèi)容所針對的社會活動是早已發(fā)生了的。這類檔案雖能在日后成為精準扶貧工作的依據(jù)，重新發(fā)揮現(xiàn)行價值，但此時的現(xiàn)行價值是文件發(fā)生橫向運動基礎上呈現(xiàn)出的，即已有的貧困事實是建檔的信息來源，而這種記錄了貧困事實的扶貧檔案又成為了日后指導扶貧工作的依據(jù)，它橫跨了兩個先后開展的、不同且又相關的社會實踐活動[4]，這與文件運動周期所指代的文件縱向運動完全不同。對于這些精準扶貧檔案來說，它們在一形成時就成為檔案，在證明貧困家庭的貧困事實發(fā)揮出應有的憑證價值和法律價值，并有可能在日后展現(xiàn)歷史研究價值，卻并未經(jīng)歷現(xiàn)行期。由此可見，文件作為人類社會實踐活動的一種產(chǎn)物，它無法擺脫人類的主觀需要獨立存在，文件運動也無法脫離文件的客體屬性與人們的主觀需要之間的相互作用關系。因此，我們強調根據(jù)文件形成目的看文件運動過程，正是把文件作為一種社會產(chǎn)物的角度來研究文件運動周期的表現(xiàn)。

對于“現(xiàn)行期”的理解，阿根廷教授曼努埃爾·巴斯克斯提到：“現(xiàn)行期是文件用作指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具，或從一般意義上說為完成其內(nèi)容規(guī)定的任務或其為之而形成的目標而發(fā)揮作用的階段。”[5]其中，文件被“用作指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具”，這同樣指代了文件的現(xiàn)行價值，這與上文對于文件的“現(xiàn)行價值”的理解有異曲同工之處。因為只用當文件的形成超前于其內(nèi)容所針對的社會實踐活動時，才能成為相應社會實踐活動開展的依據(jù)，發(fā)揮“指揮、命令、批準、允許和傳遞信息”的現(xiàn)行價值。同樣的，對于那些照片、錄音、錄像檔案，它們在形成時，其內(nèi)容所針對的社會實踐活動并非正在進行，又如何能在活動中發(fā)揮“指揮、命令、批準、允許和傳遞信息”的作用呢？

文件運動形式是復雜多樣的，許多學者也發(fā)現(xiàn)了文件的生命運動并非必須按部就班地依次推進，而“有時又會發(fā)生某些文件跳過某一運動階段而直接進入后面幾個運動階段的現(xiàn)象”，并稱之為“文件運動的跳躍形式”。[6]針對這一問題，吳品才教授在《論文件運動跳躍與文件管理跳躍》一文中也已說明，“文件運動是不能跳躍的”，因為承認文件運動存在“跳躍”現(xiàn)象，“不僅有檔案可以編造之說，而且本身也與文件運動動力理論相矛盾”。[7]但吳品才教授同時提到“文件的這種線性運動必須按部就班地逐個前行，不應也不可能出現(xiàn)跳躍，這是普遍規(guī)律，而不是一般規(guī)律，無一例外?！盵7]針對這兩個問題，結合本文上述觀點，筆者認為，包括去頭式在內(nèi)的文件運動周期非完全式不同于文件運動的跳躍形式，文件運動周期非完全式符合文件運動動力理論，它是由文件價值形態(tài)的呈現(xiàn)及其轉化而引起的文件運動。但文件的這種階段式線性運動并非是“普遍規(guī)律”，也并非“無一例外”，它僅僅代表了文件運動周期中一種完全式的運動形式，文件運動周期的非完全式描述的便是并非需要“按部就班地逐個前行”的其他特殊運動形式，這也是對已有的文件運動理論進行的補充和完善。

2.3 掐尾式的非完全文件運動周期的本質探索

所謂“掐尾式的非完全文件運動周期”是指文件在其整個生命運動過程中缺失了中后期運動階段，文件不曾進入到半現(xiàn)行期或非現(xiàn)行期的情形。對于這樣的文件來說，它的生命提前終止于半現(xiàn)行期或非現(xiàn)行期，因此，其生命運動周期被劃分為了“現(xiàn)行期—半現(xiàn)行期”兩階段或僅僅只能有“現(xiàn)行期”這一個運動階段。

掐尾式的非完全文件運動周期，同樣是由文件所能呈現(xiàn)的價值形態(tài)及其變化情形決定的。出于各自社會活動的需要，各類社會組織機構在其生產(chǎn)、工作中會制作和形成許多的文件材料、技術文件等作為指導其開展社會實踐活動的依據(jù)，當這些文件處理完畢后，它們作為各社會組織機構生產(chǎn)和工作的工具或憑據(jù)被繼續(xù)保留。這些曾發(fā)揮過現(xiàn)行價值的文件最終成為了社會實踐活動的真實記錄，即文件可以轉化為檔案而被保存，這是文件的內(nèi)在屬性和檔案形成的客觀規(guī)律所決定的。然而，引起文件階段性變化的根本原因在于文件價值形態(tài)的規(guī)律性變化。[8]文件從現(xiàn)行期到半現(xiàn)行期的過渡，源于文件完成其內(nèi)容所規(guī)定的任務或目標，文件現(xiàn)行價值的消失、憑證價值的顯現(xiàn)。但是，并非所有現(xiàn)行文件的歸屬都是檔案，當一份文件不足以為其形成者提供充分的業(yè)務憑證或法律價值時，這份文件便不具備憑證價值，自然也無法經(jīng)歷半現(xiàn)行期。同樣的，文件從半現(xiàn)行期到非現(xiàn)行期，源于文件歷史研究價值的呈現(xiàn)。但現(xiàn)實狀況是，絕大多數(shù)的半現(xiàn)行文件因第一價值的衰退而徹底喪失現(xiàn)行作用，只有一小部分文件才能在日后逐漸顯現(xiàn)出長遠的歷史價值，進入非現(xiàn)行期，成為非現(xiàn)行文件而被永久保存。鑒定工作的作用之一便是通過對文件價值的評價和預測，剔除和銷毀那些喪失價值的文件。而對于那些被剔除和銷毀的大多數(shù)文件來說，它無法在現(xiàn)在和將來的時空范圍內(nèi)呈現(xiàn)出任何一種價值，也就是說喪失了文件生命，便也已無運動可言。[1]正是由于文件價值形態(tài)的呈現(xiàn)及其變化貫穿于文件的整個生命過程，文件生命的連續(xù)性取決于文件價值呈現(xiàn)的連續(xù)性，所以在文件無法繼續(xù)呈現(xiàn)出價值的那一刻，文件的生命與運動隨之終止。因此，對于這些文件來說，它們或因不具備憑證價值而無法進入半現(xiàn)行期，或因不具備歷史研究價值而只經(jīng)歷現(xiàn)行期和半現(xiàn)行期卻無法進入到非現(xiàn)行期。

由此可見，文件運動周期的非完全式符合文件價值與文件運動的內(nèi)在聯(lián)系。在社會實踐活動中，確實存在有一些文件，在其被制作形成之后，它們或不能經(jīng)歷前期運動階段，或生命提前終止于中后期運動階段，并不能按照文件生命周期理論所描述的三階段線性運動依次前進。因此可以說，“文件運動周期的非完全式”是客觀存在的，且它符合文件價值與文件運動的內(nèi)在聯(lián)系。

3 文件運動周期非完全式的實例分析

3.1 去頭式的非完全文件運動周期實例：會議記錄

會議記錄是在會議過程中，由記錄人員根據(jù)會議真實的組織情況和具體內(nèi)容形成的會議實錄。如同照片、錄音、錄像等文件一樣，會議記錄也屬于過程性文件，它們伴隨著相對應的社會實踐活動同時產(chǎn)生，真實記載和反映了社會實踐活動的開展過程。

會議記錄與現(xiàn)行文件不同。會議結束時會議記錄的制作形成隨之結束，會議結束的同時也代表著會議記錄已成為此次會議真實的歷史記錄。在此過程中，會議記錄并未呈現(xiàn)現(xiàn)行價值，未經(jīng)現(xiàn)行階段就直接進入半現(xiàn)行期，具備了“檔案”的價值屬性。這是由于，我們制作和形成會議記錄，其目的并不在于推動會議的開展，發(fā)揮“指揮、命令、批準、允許和傳遞信息”的現(xiàn)行價值，而是希望它在真實的記錄和反映此次會議的歷史原貌后，能夠成為日后再現(xiàn)會議原貌的依據(jù)，發(fā)揮事后憑證、依據(jù)和參考的作用。[9]會議記錄是會議真實的歷史記錄這一客體屬性，與會議記錄的形成目的在于日后發(fā)揮憑證、依據(jù)和參考價值的主觀需要，決定了會議記錄在經(jīng)歷了制作產(chǎn)生階段后并未呈現(xiàn)現(xiàn)性價值，而是跨過現(xiàn)行階段直接進入文件運動周期的下一階段，作為檔案繼續(xù)存在。由此可見，會議記錄的生命運動是文件運動周期非完全式的一個典型案例。

3.2 掐尾式的非完全文件運動周期實例：不必歸檔的文件及無需進館的檔案

正如上文所述，并非所有的現(xiàn)行文件都能轉化為檔案，只有那些文書處理程序完畢、原始記錄性強且查考價值高的部分文件才能夠轉化為檔案。對于那些辦理完畢，現(xiàn)行價值消失卻無法顯現(xiàn)出其他價值的文件，如重份或內(nèi)容相同的文件、未生效文件、純事務性文件、與主管業(yè)務無關的文件、未成文草稿及一般文件的修改稿等，這些文件都是沒有保存必要的，應當剔除出來劃入不歸檔文件范圍。因此，區(qū)分文件歸檔和不歸檔范圍對于各機構組織來說是非常重要的，一方面，它確保了持續(xù)的檔案來源，儲存了有價值的檔案資源，為開展各項業(yè)務工作提供了條件；另一方面，它剔除了大量無保存價值的文件，保證歸檔文件質量，避免了人財物方面不必要的浪費和消耗。

與此同時，我國還存在著大量的短期檔案和長期檔案，它們的數(shù)量占比甚至遠高于永久檔案。我國專門針對永久檔案制定了獨立的評價體系，并對永久檔案實施比例控制法，以進一步完善和優(yōu)化文件進館范圍，力求確保進館檔案質量。國外同樣如此，據(jù)加拿大學者庫蒂爾統(tǒng)計，一個單位內(nèi)所形成的文件最終只有5%-10%能進入非現(xiàn)行期，而存入歷史檔案館進行永久保存。[10]歐洲的文件進館比例控制在10-15%左右，也就是說只有這些10%的檔案作為歷史檔案而被永久保存。美國的文件進館比例則更低，被嚴格控制在3%左右。[11]這些事例及數(shù)據(jù)均說明了并非所有文件都能經(jīng)歷完整的三階段文件生命運動周期，存在有文件不能轉化為檔案或被永久保存，甚至于絕大多數(shù)文件的價值運動都屬于文件運動周期非完全式的范疇。

4 結語

文件運動周期的完全式，描述了文件沿著時間軸，依次按照現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期及非現(xiàn)行期進行階段式線性運動。它展示的是完整的文件價值運動形式，為揭示文件運動形式和研究文件運動理論提供了一條完整路線，但卻不能代表所有的文件運動形式。文件運動周期的非完全式揭示的便是并沒能按照完整的三階段運動依次前進的情形，表現(xiàn)為出去頭式或掐尾式的非完全的文件運動周期形式。

文件運動周期雖是豐富多樣的，但它始終都是由人的主體需要與文件客體屬性之間的矛盾決定并推動的，因此，文件運動的研究要緊緊圍繞文件價值的呈現(xiàn)及其形態(tài)變化展開。現(xiàn)行文件在履行現(xiàn)行價值之后極有可能因無法呈現(xiàn)出其他價值而被淘汰，進入半現(xiàn)行期文件也會應無法呈現(xiàn)出歷史研究價值而被銷毀，即不歸檔文件和不入館檔案它們都屬于掐尾式的非完全文件運動周期，這在檔案學理論及檔案工作實踐中已十分常見。但更重要的是，我們要意識到文件在其整個生命過程中也可能會缺失現(xiàn)行階段，即去頭式的非完全文件運動周期同樣存在。文件本就是人類社會實踐活動的產(chǎn)物，我們制作并形成的每一份文件，都帶有強烈的人的主體需要。倘若我們形成文件的目的不在于使其成為推動社會實踐活動開展的依據(jù)，而是要求它能夠直接作為社會實踐活動真實的歷史記錄，發(fā)揮憑證價值，并在將來發(fā)揮歷史研究價值，此時的現(xiàn)行價值本就不是我們所需，該文件也就無現(xiàn)行階段可言。而會議記錄、照片、錄音、錄像等文件就是這樣的存在，這也從現(xiàn)實社會生活中證明了文件運動周期的非完全式的客觀存在。文件價值的呈現(xiàn)及其形態(tài)變化是文件運動的內(nèi)在動力與源泉，透過文件形成目的也讓我們更加直觀地看到了文件生命運動過程，這便是研究文件運動周期的非完全式的思想基礎。

社會是不斷發(fā)展進步的，我們的思想認識也應不斷創(chuàng)新進步，檔案學的研究也同樣如此。文件運動周期是復雜多樣的，除文件生命周期理論所揭示的內(nèi)容外，還客觀存在有其它類型的運動周期形式。文件運動周期的非完全式便是從文件價值和文件運動的角度，為檔案學理論研究提供了一個新的研究視角和研究方法，也為更好的開展檔案工作實踐提供了理論支持，推動檔案事業(yè)的不斷進步與發(fā)展。