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農(nóng)機(jī)檔案管理的現(xiàn)狀與新方式探索

2020-12-07 05:55:13何彬
農(nóng)機(jī)使用與維修 2020年11期
關(guān)鍵詞:現(xiàn)狀信息化優(yōu)化

何彬

摘?要:農(nóng)機(jī)檔案管理是農(nóng)機(jī)監(jiān)理部門的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,現(xiàn)階段農(nóng)機(jī)檔案管理工作由于信息量大、工作任務(wù)重,存在著與農(nóng)機(jī)化快速發(fā)展不適應(yīng)的問題。從現(xiàn)階段農(nóng)機(jī)檔案管理的實(shí)際情況出發(fā),分析了農(nóng)機(jī)檔案管理科學(xué)發(fā)展的新方式。

關(guān)鍵詞:農(nóng)機(jī)檔案管理;現(xiàn)狀;新方式;信息化;優(yōu)化

中圖分類號(hào):S22?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

doi:10.14031/j.cnki.njwx.2020.11.026

0?引言

現(xiàn)階段,我國(guó)農(nóng)業(yè)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了機(jī)械化生產(chǎn)作業(yè),隨著農(nóng)機(jī)市場(chǎng)的快速發(fā)展,農(nóng)業(yè)機(jī)械的使用量呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)的趨勢(shì),隨著農(nóng)機(jī)數(shù)量的不斷增多,為進(jìn)一步做好農(nóng)業(yè)機(jī)械的監(jiān)管工作,制定科學(xué)合理的農(nóng)機(jī)管理工作方式十分重要。農(nóng)機(jī)檔案作為農(nóng)業(yè)機(jī)械關(guān)鍵信息的記錄,能夠通過農(nóng)機(jī)信息的匯總獲得眾多的實(shí)用數(shù)據(jù),用以對(duì)現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)機(jī)械的資源調(diào)配、作業(yè)能力查詢、責(zé)任追究提供依據(jù),并為農(nóng)業(yè)機(jī)械的發(fā)展提供預(yù)測(cè)和決策,農(nóng)機(jī)檔案管理為現(xiàn)階段的農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法工作提供了強(qiáng)有力的保證,因此,在傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理方式之上,探索適合新時(shí)代特點(diǎn)的農(nóng)機(jī)管理方式具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1?農(nóng)機(jī)檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段的農(nóng)機(jī)檔案管理工作是在農(nóng)機(jī)事業(yè)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上建立起來的,由于我國(guó)的農(nóng)機(jī)化產(chǎn)業(yè)研究和起步較晚,導(dǎo)致農(nóng)機(jī)檔案管理工作在工作形式和經(jīng)驗(yàn)方面存在一定的落后問題,隨著農(nóng)機(jī)檔案管理工作的逐步開展,近年來檔案管理的流程逐漸理順,對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械的建檔工作也取得了顯著的進(jìn)展。就現(xiàn)階段來看,農(nóng)機(jī)檔案管理工作主要包括以表1所示三方面的工作內(nèi)容。

(1)農(nóng)機(jī)信息類檔案建立與管理。主要針對(duì)現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中使用的農(nóng)業(yè)機(jī)械進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)與記錄,包括農(nóng)業(yè)機(jī)械的購(gòu)置年限、主要應(yīng)用方向、動(dòng)力參數(shù)、適用范圍、上牌情況、保有人信息、主要作業(yè)位置等,用于對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械后期管理的參照。

(2)執(zhí)法信息的記錄與管理。在農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法過程中,需對(duì)農(nóng)機(jī)執(zhí)法的過程做真實(shí)的記錄,并以表格、數(shù)據(jù)、照片、音頻、視頻等形式形成執(zhí)法過程的完整備案,并為復(fù)雜農(nóng)機(jī)事故或違章等案件提供數(shù)據(jù)支持,有利于督促使用者依法對(duì)農(nóng)機(jī)進(jìn)行年檢,規(guī)范農(nóng)業(yè)機(jī)械的使用過程。

(3)其他輔助信息的記錄。農(nóng)機(jī)檔案管理作為重要的基礎(chǔ)性工作,通常面對(duì)更多復(fù)雜的農(nóng)機(jī)化信息,檔案管理往往還需對(duì)農(nóng)機(jī)宣傳活動(dòng)、農(nóng)機(jī)應(yīng)用中的重大問題、農(nóng)機(jī)財(cái)政情況、農(nóng)機(jī)監(jiān)理日常工作等數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄,從而形成系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。

2?現(xiàn)階段農(nóng)機(jī)檔案管理存在的問題

2.1?對(duì)檔案管理工作的重視度不足

現(xiàn)階段,農(nóng)村地區(qū)的基層管理工作任務(wù)多,很多的工作重點(diǎn)都放在農(nóng)機(jī)推廣、農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、生產(chǎn)優(yōu)化等方面,農(nóng)機(jī)檔案管理作為輔助性的工作所受到的重視程度不足。由于基層對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理工作的忽視,導(dǎo)致農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作過程中缺少數(shù)據(jù)和信息的依據(jù),造成實(shí)際工作過程難度加大,合理性降低,加之缺乏系統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案信息,很多農(nóng)機(jī)存在不參與年檢、超期使用、肇事逃逸等問題,不利于農(nóng)機(jī)使用環(huán)境的優(yōu)化。

2.2?農(nóng)機(jī)檔案缺乏及時(shí)性和系統(tǒng)性

由于農(nóng)業(yè)機(jī)械的更新?lián)Q代速度快,傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理方式較為落后,存在對(duì)農(nóng)機(jī)信息更新不及時(shí)的問題,這種滯后性削弱了農(nóng)機(jī)檔案工作的實(shí)際效能,使農(nóng)機(jī)數(shù)據(jù)存在不準(zhǔn)確問題,對(duì)農(nóng)機(jī)檔案的參照性降低,不利于相關(guān)工作的開展。同時(shí),由于工作量大和工作方式落后,導(dǎo)致很多農(nóng)機(jī)檔案的信息填寫不全面、不規(guī)范,為后續(xù)檔案信息使用造成困難。

2.3?專業(yè)管理和技術(shù)人員缺乏

農(nóng)機(jī)檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作,這一工作需要大量的管理學(xué)人才和農(nóng)機(jī)技術(shù)人才共同參與,而現(xiàn)階段的基層農(nóng)機(jī)檔案管理工作,因工作環(huán)境不佳、薪資待遇差,很難吸引高端人才的加入,導(dǎo)致檔案管理工作的水平難以快速提升,加之上級(jí)部門缺乏政策和資金支持,現(xiàn)有工作人員所獲得的培訓(xùn)與指導(dǎo)也明顯不足,這不利于農(nóng)機(jī)檔案管理的有效開展。

3?農(nóng)機(jī)檔案管理的新方式

3.1?利用信息化技術(shù)替代傳統(tǒng)管理方式

隨著時(shí)代的進(jìn)步,信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)行業(yè),將信息化技術(shù)應(yīng)用于農(nóng)機(jī)檔案管理中,能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)信息和資源的快速整合,有利于形成標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的農(nóng)機(jī)檔案管理模式。信息技術(shù)的應(yīng)用主要在以下幾個(gè)方面加以實(shí)施。

(1)建設(shè)完善的電子檔案管理系統(tǒng)。以傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理工作為基礎(chǔ),針對(duì)現(xiàn)階段存在的不足有針對(duì)性地建設(shè)電子化的檔案管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)建立程式化的通用信息錄入模塊,使農(nóng)機(jī)檔案信息錄入從傳統(tǒng)的手寫錄入或計(jì)算機(jī)文字錄入逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)轫?xiàng)目選擇式的錄入,既提升檔案信息的錄入速度,又有效避免了檔案錄入過程中的錯(cuò)誤問題。

(2)做好信息化管理技術(shù)的普及。良好的信息管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)有效運(yùn)行必須要具備良好的工作執(zhí)行能力,針對(duì)現(xiàn)階段的工作條件,應(yīng)對(duì)現(xiàn)有工作人員做好信息化辦公的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),幫助工作人員更好地適應(yīng)電子化的檔案管理模式,通過培訓(xùn)、講座、參觀、咨詢等多種形式,提升人員工作能力,從而更高效地完成電子檔案管理工作。

(3)做好傳統(tǒng)檔案的電子化轉(zhuǎn)存工作。利用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù),將傳統(tǒng)檔案以照片、文字的形式轉(zhuǎn)存為數(shù)據(jù)模式,可嘗試?yán)梦淖肿R(shí)別軟件配合人工檢驗(yàn)的方式轉(zhuǎn)存文字,或?qū)⒗吓f檔案拍照存儲(chǔ),從而有效避免紙質(zhì)檔案易受潮、發(fā)霉等問題,同時(shí)還應(yīng)做好農(nóng)機(jī)檔案的備份工作,避免電子系統(tǒng)故障導(dǎo)致檔案資料損失。

3.2?建立多終端的數(shù)據(jù)錄入平臺(tái)

網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代下,農(nóng)機(jī)檔案基本信息的錄入工作已經(jīng)不需要像過去一樣必須由工作人員在計(jì)算機(jī)面前錄入,檔案管理工作應(yīng)利用現(xiàn)代化的軟件技術(shù),建立網(wǎng)站終端和手機(jī)APP,使購(gòu)機(jī)和用機(jī)的農(nóng)民能夠通過軟件選擇或輸入自己的農(nóng)業(yè)機(jī)械信息,直接將其上傳至農(nóng)機(jī)檔案管理端,檔案管理工作人員只需對(duì)檔案錄入信息進(jìn)行核驗(yàn),并補(bǔ)充其他相關(guān)信息,便能實(shí)現(xiàn)快捷準(zhǔn)確錄入。同時(shí),在農(nóng)機(jī)監(jiān)理執(zhí)法工作過程中,對(duì)于事故、違章等處罰或處理的信息,也可通過手機(jī)軟件或?qū)S迷O(shè)備快捷上傳至檔案管理端,便于將執(zhí)法、管理過程中的數(shù)據(jù)、視頻、照片快速歸檔。

3.3?建立科學(xué)分類管理模式

對(duì)農(nóng)機(jī)的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類有利于農(nóng)機(jī)管理的快捷運(yùn)行,傳統(tǒng)的農(nóng)機(jī)檔案管理中,分類不夠細(xì)化,而在現(xiàn)代化的農(nóng)機(jī)檔案管理中,由于專業(yè)化軟件的應(yīng)用,使分類的標(biāo)簽設(shè)計(jì)更為簡(jiǎn)潔,很多復(fù)雜的農(nóng)機(jī)檔案信息應(yīng)通過類似關(guān)鍵詞的形式建立分類標(biāo)簽,以便于檔案使用時(shí)快速查詢和提取,將農(nóng)機(jī)檔案分成若干層次和類別,例如駕駛操作人員檔案、農(nóng)機(jī)事故檔案、農(nóng)機(jī)科技情報(bào)檔案、文書檔案等,根據(jù)實(shí)際的需要和工作內(nèi)容,形成系統(tǒng)科學(xué)的檔案歸類形式。

3.4?結(jié)合智能農(nóng)機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)農(nóng)機(jī)檔案實(shí)時(shí)更新

現(xiàn)代化的農(nóng)機(jī)裝備配備了更豐富的電子信息技術(shù),能實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械狀態(tài)、工作情況等信息的實(shí)時(shí)獲取,農(nóng)機(jī)檔案管理工作在與電子檔案管理技術(shù)結(jié)合后,可通過信息網(wǎng)絡(luò)與先進(jìn)的農(nóng)機(jī)裝備相結(jié)合,實(shí)時(shí)獲取農(nóng)業(yè)機(jī)械的多種信息,例如農(nóng)機(jī)裝備的行駛里程、保養(yǎng)情況、工作位置、機(jī)具的異常狀態(tài)等,并在系統(tǒng)中自動(dòng)化地更新農(nóng)業(yè)機(jī)械的實(shí)時(shí)信息,幫助農(nóng)機(jī)管理、監(jiān)理執(zhí)法、資源調(diào)配等工作實(shí)現(xiàn)有序開展,并進(jìn)一步減少農(nóng)機(jī)檔案管理工作的勞動(dòng)強(qiáng)度,使農(nóng)機(jī)檔案的信息獲取途徑更為豐富。

4?結(jié)語

農(nóng)機(jī)檔案管理工作作為農(nóng)機(jī)化事業(yè)的重要工作,應(yīng)該受到更多的重視與支持,只有在社會(huì)各界的配合下,農(nóng)機(jī)檔案管理的規(guī)范化和信息化工作才能快速建立并實(shí)施,從而有效利用信息技術(shù)和先進(jìn)管理理念來加強(qiáng)和豐富農(nóng)機(jī)檔案管理工作,保證農(nóng)機(jī)檔案管理早日實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,為農(nóng)機(jī)工作的有序開展提供有力的信息支持。

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