郭雅萱

（內(nèi)蒙古自治區(qū)呼和浩特市非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

進(jìn)入信息時(shí)代，事業(yè)單位中對(duì)于文書(shū)檔案管理中所需數(shù)據(jù)的初步收集、完成儲(chǔ)存、進(jìn)一步對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理及進(jìn)行數(shù)據(jù)分析等工作已經(jīng)成為其發(fā)展的重要手段。本文將對(duì)當(dāng)下的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行一定總結(jié)，指出目前存在于文書(shū)檔案管理工作中的顯著問(wèn)題，再結(jié)合相關(guān)文書(shū)檔案管理原則提出有效建議及相關(guān)措施，以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新，并在此過(guò)程中認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的真正價(jià)值。

一、文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視。文書(shū)檔案管理工作并不能夠直接為事業(yè)單 位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，故而在很多單位內(nèi)文書(shū)檔案管理工作始終無(wú)法得到重視，全體員工都對(duì)文書(shū)檔案管理持有不在意的態(tài)度，使得文書(shū)檔案管理工作無(wú)人配合、難以進(jìn)行，進(jìn)一步導(dǎo)致文書(shū)檔案管理信息難以完整、數(shù)據(jù)難以準(zhǔn)確、無(wú)法進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)整，以此惡性循環(huán)造成文書(shū)檔案管理工作遲遲無(wú)法推進(jìn)或升級(jí)。

（二）文書(shū)檔案管理制度尚不健全及人員缺乏。雖然理論上而言文書(shū)檔案管理是事業(yè)單位中十分重要的環(huán)節(jié)，但實(shí)質(zhì)上并未針對(duì)文書(shū)檔案管理形成有序高效的制度，使得文書(shū)檔案管理工作無(wú)法與企業(yè)需求相適應(yīng)。而事業(yè)單位內(nèi)部通常也并不會(huì)為文書(shū)檔案管理設(shè)置專(zhuān)職人員，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員十分缺乏，而兼顧文書(shū)檔案管理的工作人員通常也并不具有文書(shū)檔案管理工作所需的知識(shí)體系及業(yè)務(wù)能力。

（三）信息技術(shù)及文書(shū)檔案管理之間發(fā)展不平衡。在信息爆炸的當(dāng)今社會(huì)文書(shū)檔案管理工作日益繁雜，且不斷出現(xiàn)電子信息等新的信息形式，而傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式仍未改變，使得龐大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)難以得到有效收集、儲(chǔ)存及管理。

二、完善文書(shū)檔案管理工作的原則

（一）完整性原則。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理只能夠滿足從前數(shù)量少、關(guān)聯(lián)性弱的信息完整性，而進(jìn)入信息化時(shí)代，信息的數(shù)量及種類(lèi)大幅增加，要繼續(xù)保證文書(shū)檔案管理的完整性無(wú)疑難度更大。而保障文書(shū)檔案管理的完整性是發(fā)揮文書(shū)檔案管理效用的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，只有確保文書(shū)檔案管理的完整性，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)歷史及未來(lái)發(fā)展中不同類(lèi)別信息的進(jìn)一步管理，實(shí)現(xiàn)通過(guò)文書(shū)檔案管理協(xié)助公司決策，最終促進(jìn)公司發(fā)展。

（二）保密性原則。該原則是信息化時(shí)代對(duì)文書(shū)檔案管理的重要要求。信息化時(shí)代來(lái)臨，各項(xiàng)信息實(shí)現(xiàn)有效互助，但對(duì)于公司內(nèi)的重要檔案信息務(wù)必要保障其安全性及保密性。為最終能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)檔案管理的功能，文書(shū)檔案管理本身即會(huì)涉及公司的重要數(shù)據(jù)，所以務(wù)必要完善數(shù)據(jù)安全策略，并全面提升公司內(nèi)成員的安全意識(shí)。

（三）可讀性原則。由于電子信息的不斷增加，信息的類(lèi)別不斷豐富，單一的文書(shū)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足文書(shū)檔案管理的最終需求，所以在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中要為每一項(xiàng)信息采取更為合適的展現(xiàn)方式，以便后期檢索查閱。

（四）穩(wěn)定性原則。信息化技術(shù)雖有其優(yōu)越性，但因其易操作性十分容易被刪改，在一定程度上影響了信息的完整性，從而會(huì)進(jìn)一步影響信息的真實(shí)準(zhǔn)確，最終導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。因此需要為文書(shū)檔案管理工作設(shè)置相應(yīng)的審查制度，保障其穩(wěn)定性，做好數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)措施。

三、如何完善文書(shū)檔案管理工作

（一）提高對(duì)信息化文書(shū)檔案管理的重視程度并完善制度。首先需要全面提升事業(yè)單位內(nèi)員工自身對(duì)信息化文書(shū)檔案管理的重視程度，使其形成較為良好的工作秩序，在完成信息化文書(shū)檔案管理工作方面形成良好配合。其次需要將信息化文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化、制度化，對(duì)信息的收集、儲(chǔ)存及管理等工作制定具有針對(duì)性的程序及制度，有效保障信息的完整性、穩(wěn)定性及可讀性，并在此基礎(chǔ)上能夠更好地發(fā)揮出信息化文書(shū)檔案管理工作多樣化、個(gè)性化等特征。

（二）加大信息化文書(shū)檔案管理技術(shù)及設(shè)備投入。除提升全體意識(shí)、全面完善制度以外，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)投入，將現(xiàn)代化信息技術(shù)靈活運(yùn)用于信息化文書(shū)檔案管理之中，使得信息化文書(shū)檔案管理工作更加高效，促進(jìn)信息化文書(shū)檔案管理的內(nèi)容更加真實(shí)準(zhǔn)確、清晰可讀，保障信息化文書(shū)檔案管理過(guò)程更加安全，并在此基礎(chǔ)上將信息化文書(shū)檔案管理有效地運(yùn)用于公司發(fā)展的每一個(gè)環(huán)節(jié)之中，從而實(shí)現(xiàn)信息化文書(shū)檔案管理功能最大化。

（三）強(qiáng)化對(duì)信息化文書(shū)檔案管理人才的培養(yǎng)。提升對(duì)信息化文書(shū)檔案管理重視的同時(shí)加大對(duì)信息化文書(shū)檔案管理人才的培養(yǎng)力度，提升其信息收集能力、信息整理技巧、信息管理能力等，全面增加信息化文書(shū)檔案管理人才資源，使得信息化文書(shū)檔案管理工作整體更加專(zhuān)業(yè)化。進(jìn)一步加強(qiáng)信息化文書(shū)檔案管理人員的信息管理知識(shí)體系及思維習(xí)慣，使其能夠順利建立完整化、可讀化、穩(wěn)定化的文書(shū)檔案，并在此基礎(chǔ)上更加科學(xué)高效地做好文書(shū)檔案管理工作。

四、完善信息化文書(shū)檔案管理工作的價(jià)值

（一）規(guī)范文書(shū)檔案管理模式。信息化文書(shū)檔案管理能夠幫助文書(shū)檔案管理的過(guò)程更加規(guī)范，幫助各部門(mén)之間統(tǒng)一信息化文書(shū)檔案管理模式，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。（二）提高文書(shū)檔案管理整體效能。通過(guò)信息化手段能夠快速對(duì)信息進(jìn)行收集整理，且能夠運(yùn)用更少的人力物力對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存，更方便后期的信息檢索與閱讀，提升文書(shū)檔案管理整體可用性。（三）保障文書(shū)檔案管理內(nèi)容準(zhǔn)確。通過(guò)信息化技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行整理分析，能夠得出更加準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)。