羅仁芳/衢州市清泰環(huán)境工程有限公司

對企業(yè)期滿檔案進行鑒定銷毀，可優(yōu)化企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)、提高企業(yè)檔案工作效率。一直以來，企業(yè)期滿檔案鑒定銷毀工作都是企業(yè)檔案管理工作中的難點。筆者所在的衢州市清泰環(huán)境工程有限公司經(jīng)歷了水泥廠、鋼建分廠、建化公司等發(fā)展階段，形成了數(shù)量龐大、種類豐富的檔案。隨著時間推移，公司保管的檔案逐年期滿，很多期滿檔案沒有及時進行鑒定銷毀，長期滯留在檔案庫房，占用了大量辦公面積，浪費了檔案管理經(jīng)費，也嚴重影響了公司檔案室建設(shè)。2017年開始公司著手對文書、基建、會計等多門類期滿檔案進行鑒定銷毀，至2019年共銷毀文書檔案800余件、基建檔案400多卷、會計檔案5000余冊。本次檔案鑒定銷毀工作，節(jié)省了檔案庫房面積約300平方米，降低了公司檔案管理的成本，優(yōu)化了公司檔案室室藏結(jié)構(gòu)，為檔案管理健康發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。筆者結(jié)合此項工作，分析了企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的難點，并介紹了具有可行性的對策。

1 企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的難點分析

一是檔案鑒定銷毀缺乏工作標準。新修訂檔案法規(guī)定：“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案主管部門制定?！睂嶋H工作中，企業(yè)保存的檔案情況往往比較復雜，很難制定可供企業(yè)遵循的、可操作性強的檔案鑒定銷毀工作規(guī)范。清泰公司在新中國成立初期的磚瓦廠、鋼鐵廠階段形成的檔案，因當時沒有制定“文件材料歸檔范圍及保管期限表”或其他類似文件，現(xiàn)在開展鑒定銷毀缺乏必要依據(jù)；若完全按照存放期限進行鑒定和銷毀，很可能導致有些有價值的檔案被銷毀。二是檔案鑒定銷毀工作滯后。如最早建成的磚瓦廠、鋼鐵廠在破產(chǎn)、清算之后，一直沒有組織專業(yè)的檔案鑒定小組，大量保存期滿但無價值的檔案長期留存在檔案庫房內(nèi)，造成“脹庫”，企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)難以得到優(yōu)化；也使得有利用價值的檔案查找起來十分困難，造成檔案利用率下降。三是有關(guān)人員對檔案鑒定銷毀工作存在畏難情緒。檔案鑒定責任重、難度大，新修訂檔案法更是明確要求“禁止篡改、損毀、偽造檔案。禁止擅自銷毀檔案”，工作人員害怕承擔責任，鑒定銷毀工作能不干就不干、能拖就拖。

2 做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的有效舉措

第一，加強檔案鑒定銷毀工作的領(lǐng)導。首先是成立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導小組。清泰公司成立以后，根據(jù)母公司巨化集團《關(guān)于清算單位鑒定與銷毀意見》的要求，迅速成立了檔案鑒定銷毀領(lǐng)導小組。領(lǐng)導小組迅速印發(fā)《關(guān)于建化公司檔案鑒定與銷毀的通知》，明確檔案清算的內(nèi)容、范圍和要求；并及時召開全體動員大會，強調(diào)檔案鑒定銷毀工作的重大意義、職責分工、工作進度安排，特別強調(diào)了鑒定銷毀的后續(xù)事項，要求妥善保管經(jīng)過鑒定仍有保存價值的檔案，如各種年報、賬本、工資清冊等。其次是重新劃分檔案保管期限。依據(jù)現(xiàn)在的標準明確早年部分被初步鑒定為短期保管的檔案，保管期限為30年；針對某些具有歷史價值的資料，如“文革”期間各部門產(chǎn)生的文件，雖然當初被認定為短期保存，現(xiàn)在明確延長保管期限；還有一些涉及職工利益的檔案，如1987年以前的臨時工工資復印件，相關(guān)職工憑此可享受公司制定的優(yōu)惠政策，如果按照當時規(guī)定的15年保管期限進行鑒定，勢必要銷毀這部分檔案，影響相關(guān)職工享受公司福利，所以延長了這部分檔案的保管期限。

第二，明確鑒定銷毀的主要工作步驟。第一步，檔案管理員提出檔案鑒定申請，報綜合科領(lǐng)導審核、分管副總批準。第二步，成立檔案鑒定小組，主要職責是根據(jù)有關(guān)檔案管理規(guī)定和巨化集團關(guān)于檔案鑒定銷毀的意見要求，審核各相關(guān)科室提出的檔案鑒定與銷毀意見。第三步，各專業(yè)科室根據(jù)鑒定結(jié)果，對無保存價值、可以銷毀的檔案編制銷毀清冊，報鑒定小組負責人審查并形成終審意見。第四步，銷毀清冊及終審意見經(jīng)專業(yè)科室負責人審批后，報上級主管部門審核批準。第五步，經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，送到龍游造紙廠化為紙漿。銷毀時應指派科室工作人員負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人在檔案銷毀前必須對檔案進行清點核對。

第三，加強業(yè)務指導和培訓。因企業(yè)期滿檔案鑒定銷毀缺少可以直接借鑒的經(jīng)驗，公司專門邀請省、市鑒定銷毀方面的專家進行現(xiàn)場指導和舉辦業(yè)務培訓，組織檔案管理人員、專業(yè)科室、公司負責人等相關(guān)人員參加培訓，通過學習檔案鑒定銷毀書面知識、觀看視頻材料等，進一步提升相關(guān)人員的業(yè)務能力。