趙 躍/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 段先娥/四川電力設(shè)計咨詢有限責(zé)任公司

公共檔案館是檔案館發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，在提升行政效率、表達(dá)公民意識、追求經(jīng)濟(jì)效益等方面發(fā)揮著不可替代的作用[1]。隨著數(shù)字轉(zhuǎn)型的縱深，國內(nèi)外檔案界開始思考公共檔案館的未來方向，國際檔案理事會2019年年會的主題為“設(shè)計21世紀(jì)的檔案館”，表現(xiàn)出了對公共檔案館發(fā)展的關(guān)注。很多國家也圍繞公共檔案館的未來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和探索，澳大利亞國家檔案館（National Archives of Australia，NAA）制定了“2020年發(fā)展愿景：成為數(shù)字時代世界領(lǐng)先的檔案館”[2]；美國國家檔案與文件署（National Archives and Records Administration，NARA）制定的“2018—2022年戰(zhàn)略規(guī)劃”明確了未來檔案館發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)和具體策略[3]；英國國家檔案館（The National Archives，TNA）在2015—2019年戰(zhàn)略規(guī)劃總結(jié)中重申了其在檔案領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)地位，并表示未來需要建立新的學(xué)術(shù)和研究合作伙伴關(guān)系，與新的受眾群體建立聯(lián)系，建立21世紀(jì)的檔案館[4]。以上規(guī)劃都體現(xiàn)出國外公共檔案館在發(fā)展理念和發(fā)展方式上的新趨勢和新方向。本文主要以上述文本為研究對象，結(jié)合國外一些典型公共檔案館的發(fā)展實踐，對國外公共檔案發(fā)展趨勢進(jìn)行解讀與分析，以期在“十三五”規(guī)劃的收官之年和“十四五”規(guī)劃研究的關(guān)鍵時間節(jié)點上，為國內(nèi)公共檔案館的發(fā)展提供一些啟發(fā)。

1 國外公共檔案館發(fā)展趨勢分析

1.1 進(jìn)一步推動檔案資源開放獲取

為了做好檔案開放和公眾獲取工作，各國檔案館從多個方面進(jìn)行了努力，包括加速檔案資源的處理、拓寬公眾獲取檔案資源的渠道、加強檔案開放過程中的安全保障等。

首先，檔案資源處理包括檔案數(shù)字化、整理、錄入和維護(hù)等，處理后的檔案在利用及時性和便捷性方面具備優(yōu)勢。NARA已對78%的傳統(tǒng)（模擬）文件進(jìn)行了數(shù)字化，對89%的電子文件進(jìn)行了整理，并計劃到2024財年完成5億頁文件的數(shù)字化[5]。澳大利亞政府向NAA提供了1000萬澳元經(jīng)費，用于在未來四年內(nèi)將二戰(zhàn)的服務(wù)文件數(shù)字化。確保澳大利亞人更輕松地訪問相關(guān)檔案，了解二戰(zhàn)時期的故事[6]，此外NAA 還建立了電子文件與檔案管理系統(tǒng)（EDRMS）和數(shù)字檔案在線描述工具[7]。通過上述努力，NAA開放期檔案向公眾開放比例總體已達(dá)到了98%[8]。

其次，經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案資源需要借助一定的渠道才能為公眾獲取利用，很多檔案館都在探索公眾獲取平臺的改進(jìn)和創(chuàng)新。如NAA數(shù)字檔案館中正在建設(shè)一個多功能平臺，讓所有的澳大利亞人都可以獲取檔案服務(wù)、活動和展覽[9]；NARA升級了國家檔案館的目錄，以解決可擴展性問題[10]，還建立了創(chuàng)新中心，負(fù)責(zé)開發(fā)檔案共享工具，方便社會各界進(jìn)行數(shù)字獲取和檔案研究[11]。

此外，在開放獲取過程中，對檔案內(nèi)容和公眾隱私的安全保障是不可忽視的部分。國外檔案館既通過制度來保障檔案安全，如美國《信息自由法》《私人信息法》《陽光政府法》等規(guī)定了檔案的開放期限和利用限制，英國《公共檔案法》《信息自由法》規(guī)定了檔案公開的豁免時限，澳大利亞《澳大利亞聯(lián)邦檔案法》《隱私法》強調(diào)檔案公開過程中公民隱私保護(hù)等。同時，利用技術(shù)對開放獲取中的數(shù)據(jù)安全進(jìn)行保障，如ARCHANGEL通過區(qū)塊鏈技術(shù)保障公共檔案中數(shù)字文檔的完整性和透明度，創(chuàng)建了一個去中心化的內(nèi)容證據(jù)存儲庫，通過對區(qū)塊鏈的共識檢查對檔案庫進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)[12][13]，還有學(xué)者探索基于貝葉斯方法建立檔案安全風(fēng)險預(yù)測模型[14]。

1.2 加速人工智能在檔案工作中的運用

隨著海量的、非結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)持續(xù)增加，檔案的分類、整理、著錄、鑒定、檢索等工作變得更加復(fù)雜，尋求新技術(shù)來支持檔案工作的正常運行已成為迫切需求，自動化、智能化成為公共檔案館的新目標(biāo)，其中人工智能在檔案工作中的運用成為關(guān)注焦點。當(dāng)前，國外公共檔案館中人工智能的應(yīng)用主要集中于檔案整理、檢索和服務(wù)方面[15]。

首先，人工智能技術(shù)可以通過自然語言處理和機器學(xué)習(xí)將數(shù)據(jù)資源按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，保證檔案的準(zhǔn)確有序。澳大利亞新南威爾士州檔案館借助內(nèi)部試點項目，利用機器學(xué)習(xí)技術(shù)，解決了州政府部門大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集的分類問題[16]。澳大利亞維多利亞公共檔案館基于Proof of Concept（PoC）項目，運用機器學(xué)習(xí)實現(xiàn)了對維多利亞州政府大量非結(jié)構(gòu)化電子郵件的鑒定、處置和敏感性審查；而NAA的團(tuán)隊研究了實體和自動元數(shù)據(jù)提取、語義分析、分類法、本體構(gòu)建以及關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)方法，并建立了檔案館處置授權(quán)的概念模型和語義分析模型。下一步將在機器學(xué)習(xí)和人工智能專家的建議下，評估各類機器學(xué)習(xí)的創(chuàng)建和實施，包括自動分類、聚類和索引工具。預(yù)計這一階段將成為所有文件管理機構(gòu)未來數(shù)字方法的試點[17]。

其次，人工智能技術(shù)在運用于檔案檢索過程中出現(xiàn)了對古老的手寫檔案識別精度不夠的問題，為此，各檔案館開始尋求對其的升級改造，其中梵蒂岡秘密檔案館就嘗試與高校及社會力量合作，創(chuàng)建了一個新項目In Codice Ratio，結(jié)合使用人工智能和OCR軟件搜索文本并提供結(jié)果，它不僅更準(zhǔn)確，而且轉(zhuǎn)錄速度快。其創(chuàng)新之處在于拼圖分割，將單詞分解成更接近每個筆劃的東西，也就是通過將每個單詞分成一系列垂直和水平帶并尋找局部最小值來達(dá)到對古老的手寫檔案更精準(zhǔn)快速識別和檢索的目的，成功后該技術(shù)將在所有的檔案館中被通用[18]。

最后，隨著公眾對個性化服務(wù)和用戶體驗的要求持續(xù)提高，檔案館通過自然語言處理技術(shù)、智能代理檢索技術(shù)、專家系統(tǒng)、智能機器人等來提供檔案個性化定制系統(tǒng)[19]。還有檔案館用語音指令來簡化搜索，可謂是對視力障礙者的特別關(guān)照，極大改善了用戶使用體驗[20]。當(dāng)然，正如安西婭·賽勒斯所言，機器學(xué)習(xí)有其固有的局限，無法完全達(dá)到人類對檔案數(shù)據(jù)理解分析的精確性，需要檔案人員在進(jìn)行人工智能與檔案工作融合測試時注意測量精度，調(diào)整算法，確保檔案工作自動化系統(tǒng)算法透明[21]?；诖耍琓NA對人工智能與機器學(xué)習(xí)系統(tǒng)進(jìn)行測試，認(rèn)為檔案行業(yè)需要修訂相應(yīng)規(guī)范和準(zhǔn)則應(yīng)對可能存在的風(fēng)險。同時發(fā)揮人與機器的不同優(yōu)勢，以人的主觀能動性克服人工智能和機器學(xué)習(xí)的局限性[22]。并提出進(jìn)一步保存人工智能分析過程中的數(shù)據(jù)和記錄，以保證人工智能技術(shù)下檔案的真實性[23]。NAA也提出，要使技術(shù)增強檔案信息的描述性和互操作性，需要更改檔案過程本身[24]。

1.3 加強公共檔案館與公眾的聯(lián)系

英、美、澳等國家檔案館都將“加強與公眾的聯(lián)系”作為未來幾年的發(fā)展目標(biāo)，一方面是各國構(gòu)建開放政府、透明政府的需要，另一方面也是加強公眾對檔案工作參與度的重要手段。當(dāng)前這種聯(lián)系的加強主要通過檔案館自上而下改善檔案服務(wù)方式和公眾自下而上參與檔案館建設(shè)兩種途徑進(jìn)行。

首先，檔案館主動調(diào)查公眾對自身服務(wù)的滿意度，并根據(jù)反饋加以改進(jìn)。NARA在其工作計劃中將未來發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行明確和量化：到2020年，逐步滿足93%的用戶的不同要求，同時在博物館、外展、教育和公共項目活動中獲得90%的滿意度。并為此目標(biāo)的實現(xiàn)制定新的標(biāo)準(zhǔn)以及時有效地響應(yīng)用戶的需求[25]。NAA也表示要增加滿意客戶和訪客的數(shù)量[26]。此外，很多檔案館通過改進(jìn)服務(wù)方式來擴大服務(wù)的受眾范圍和影響力，如NAA建立新的體驗式檔案網(wǎng)站，提供全國性的展覽巡回節(jié)目和引人入勝的公共節(jié)目來增加訪客和公眾滿意度。NARA推出“銘刻印跡：簽名里的故事”展覽，通過“簽名”將美國歷史上的重要事件直觀地呈現(xiàn)給觀眾。這些體驗活動都增加了檔案館與公眾的互動，吸引了更多關(guān)注[27]。

其次，鼓勵公眾轉(zhuǎn)變角色，將自己從“接受者”變成“參與者”是當(dāng)前更為普遍的趨勢[28]。其中公眾參與又以公眾自發(fā)性參與和檔案眾包兩種模式為主。前一種模式表現(xiàn)為公眾通過網(wǎng)站主動地進(jìn)行意見反饋，如公眾通過TNA網(wǎng)站首頁的用戶調(diào)研問卷，表達(dá)自身的訪問需求，推動檔案館服務(wù)質(zhì)量的提升[29]。這種參與模式對公眾的專業(yè)性要求不高，可以根據(jù)自身利用情況進(jìn)行反饋或是根據(jù)興趣愛好參與檔案館建設(shè)，公眾參與門檻較低。

而眾包模式更具專業(yè)性，它的核心理念是檔案館在互聯(lián)網(wǎng)平臺發(fā)布有關(guān)任務(wù)，公眾自由自愿地承接。最終通過匯聚公眾的力量與智慧完成檔案收集、文本轉(zhuǎn)錄、著錄、標(biāo)引等工作[30]。近幾年隨著眾包項目普遍發(fā)展。NARA、NAA等將其作為加強檔案館與公眾聯(lián)系的重要策略寫入工作計劃中：NARA通過向在線國家檔案目錄提供獨特的內(nèi)容，鼓勵公眾添加“標(biāo)簽”并抄錄文件，以改善搜索結(jié)果；到2025財年，公民對國家檔案目錄的貢獻(xiàn)使手寫或難以閱讀的文字可供更廣泛的受眾使用。澳大利亞作為檔案眾包發(fā)展最為迅猛的國家，諸如“目的地：澳大利亞——分享我們的戰(zhàn)后移民故事”項目；“強制收養(yǎng)”歷史項目；“發(fā)現(xiàn)米爾登霍爾的堪培拉”項目；“蜂巢”轉(zhuǎn)錄等項目正在如火如荼進(jìn)行。當(dāng)前國外公共檔案館的眾包模式呈現(xiàn)出了以下特點：一是依托于多樣的技術(shù)和平臺，既有通過檔案機構(gòu)網(wǎng)站也有通過社交平臺發(fā)起的眾包項目。有檔案館開發(fā)搜索工具，不僅向用戶呈現(xiàn)的描述性信息，還允許用戶創(chuàng)建和分享標(biāo)記和虛擬列表集合[31]，還有檔案館通過與其他聯(lián)邦機構(gòu)，私營部門和公眾合作，將諸如檔案館、圖書館、博物館等機構(gòu)的數(shù)據(jù)源進(jìn)行連接，以提高數(shù)據(jù)的可檢索性和可用性[32]；二是類型多樣且貫穿于檔案管理工作的全過程，從檔案資源眾包、檔案整理與組織眾包、檔案鑒定眾包到檔案利用與傳播眾包，公眾得以更全面地參與整個檔案工作中；三是檔案工作者自身定位的轉(zhuǎn)變，由之前的信息提供者變成了公眾參與的指導(dǎo)者、系統(tǒng)者和監(jiān)督者，檔案管理員也在努力以開放的態(tài)度承擔(dān)新角色[33]。

2 國外公共檔案館發(fā)展趨勢對我國的啟示

2.1 加大檔案開放力度

改革開放以來，我國在檔案開放和公眾對檔案的利用服務(wù)中已經(jīng)進(jìn)行了卓有成效的探索。2019年《政府信息公開條例》的重新修訂，對檔案開放以支持政府治理提出了更高要求。2020年6月20日新修訂檔案法不僅將檔案開放期限從30年改為25年，還要求檔案館通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，為檔案的利用提供便利。目前，我國在檔案開放和公眾獲取過程中仍存在一些問題：檔案工作人員害怕?lián)?zé)，“重藏輕用”意識依舊強烈；檔案服務(wù)渠道單一，法律制度中有關(guān)開放期限界定和利用之間存在矛盾[34]。要想解決上述問題需要從以下方面努力。首先，要樹立政治和文化自信，重新認(rèn)識檔案開放。嚴(yán)格按照新修訂檔案法對檔案開放的新要求，充分尊重公民追求自由、平等獲取信息的權(quán)利，做到依法且合規(guī)地開放檔案。其次，要做好檔案開放的政策與制度設(shè)計?；谛滦抻啓n案法明確并細(xì)化檔案開放政策，改進(jìn)完善檔案開放制度，使檔案開放工作有據(jù)可依。在檔案安全保密責(zé)任制、問責(zé)制的基礎(chǔ)上，應(yīng)適當(dāng)考慮責(zé)任豁免的情形，解決好保密與開放之間的矛盾；另外，需要在保障安全與隱私的基礎(chǔ)上改進(jìn)檔案開放形式，推進(jìn)檔案開放向檔案數(shù)據(jù)開放的轉(zhuǎn)變，探索實現(xiàn)開放目錄、開放元數(shù)據(jù)到開放內(nèi)容數(shù)據(jù)的路徑。

2.2 擁抱智能技術(shù)

我國公共檔案館運用人工智能技術(shù)還處于起步階段[35]。2018年4月，科大訊飛與國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所簽署了戰(zhàn)略合作協(xié)議，重點從檔案的智慧收集、管理、存儲、利用等方面促進(jìn)人工智能在檔案管理中的應(yīng)用[36]；太倉市檔案館通過智能 Agent 進(jìn)行檔案檢索，通過人工智能技術(shù)模擬人的感官及思維方式，對人臉、聲音、指紋、視網(wǎng)膜、虹膜等信息進(jìn)行識別和加密，在利用者和實體檔案資源間建立起了一道安全屏障[37]。但相比國外，國內(nèi)人工智能技術(shù)的應(yīng)用明顯滯后，在檔案管理具體環(huán)節(jié)的應(yīng)用探索還需要加強。首先，需要在正確處理人工智能技術(shù)和檔案人員參與檔案工作的基礎(chǔ)上，注重與相關(guān)技術(shù)機構(gòu)的合作，提高人工智能技術(shù)水平，逐步從理論研究向?qū)嵺`運用的轉(zhuǎn)換。其次，需要加強人工智能技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用深度，以項目為導(dǎo)向，將人工智能技術(shù)運用于檔案整理、檢索和利用等具體的實踐階段，進(jìn)一步推動檔案管理和服務(wù)效率的提高，為智慧檔案館的建設(shè)提供技術(shù)支持。

2.3 鼓勵公眾參與

近年來，國內(nèi)公共檔案館在吸收公眾參與方面取得了一定進(jìn)展。很多檔案館網(wǎng)站都設(shè)置了局長信箱、咨詢投訴和網(wǎng)上調(diào)查等欄目，還有檔案館通過眾包吸納公眾參與，如沈陽市檔案館建立的家庭檔案網(wǎng)站。其鼓勵公眾上傳分享自己的家庭檔案，具有檔案征集和展示眾包色彩，但仍停留在檔案征集層次，未涉及館藏公共檔案資源的開發(fā)利用。今后的公眾參與，首先需要豐富參與類型，提高參與廣度，注重機構(gòu)間合作。其次，要提升公眾參與深度，檔案人員在過程中作為監(jiān)督者和指導(dǎo)者，需要對公眾參與進(jìn)行引導(dǎo)和幫助，以更好幫助公眾發(fā)揮潛力和創(chuàng)造性。最后，要讓眾包在國內(nèi)檔案部門落地，不僅需要技術(shù)和平臺的搭建，更關(guān)鍵的是敢于開展眾包項目的意識和魄力。如果仍在檔案開放層面“畏首畏尾”，不解放思想，做好安全保障，眾包項目將難以實現(xiàn)。因此，需要進(jìn)一步完善相關(guān)政策法規(guī)，保障檔案眾包各方合法權(quán)益和檔案信息安全，加強檔案館自身眾包理念、資源和能力建設(shè)。