馬雪君/杭州電子科技大學(xué)檔案館

為貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神，落實(shí)省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》，根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《浙江省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》等要求，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案工作數(shù)字化、規(guī)范化水平，省檔案局、省教育廳決定開展全省高等學(xué)校數(shù)字檔案室（館）建設(shè)測(cè)評(píng)工作。杭州電子科技大學(xué)檔案館圍繞檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求，在省檔案局、省教育廳的指導(dǎo)下，較早地開展了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的先行先試。后期通過(guò)三個(gè)階段的持續(xù)建設(shè)，于2019年5月底通過(guò)省高校示范數(shù)字檔案館現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，成為省內(nèi)首批通過(guò)驗(yàn)收的高校。期間，通過(guò)數(shù)字檔案資源建設(shè)、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全管理及數(shù)字檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)了高校檔案工作和檔案利用方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在數(shù)字檔案館測(cè)評(píng)驗(yàn)收過(guò)程中，學(xué)校受到省檔案局、省教育廳領(lǐng)導(dǎo)及檔案業(yè)界同行的高度贊譽(yù)，尤其對(duì)校檔案館在省內(nèi)高校中首次引入“檔案查檔接待系統(tǒng)”“數(shù)字檔案雙活容災(zāi)系統(tǒng)”，首家實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)憑證數(shù)字化及基建圖紙全部數(shù)字化，提供面向校內(nèi)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化自助查詢“免跑”服務(wù)等，給予高度評(píng)價(jià)。

1 高校創(chuàng)建示范數(shù)字檔案館的主要做法：基于杭州電子科技大學(xué)的實(shí)踐

1.1 制訂科學(xué)的數(shù)字檔案館的總體規(guī)劃

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的過(guò)程，需要學(xué)校的各個(gè)部門聯(lián)合推動(dòng)，因此學(xué)校層面需要進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，給出科學(xué)合理的總體規(guī)劃。學(xué)校數(shù)字檔案館建設(shè)分為三個(gè)階段。

1.1.1 2011年底，省檔案局下發(fā)了《浙江省檔案局關(guān)于第二批省級(jí)單位開展檔案與電子文件登記備份工作的通知》，將學(xué)校納入第二批檔案與電子文件登記備份的省級(jí)單位。校檔案館及時(shí)制訂了《館藏檔案數(shù)字化工作計(jì)劃》，提出每年安排20萬(wàn)元的經(jīng)費(fèi)，根據(jù)“利用優(yōu)先，分步實(shí)施”的原則，對(duì)館藏的黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、財(cái)務(wù)、設(shè)備、外事、出版、照片類檔案進(jìn)行分批數(shù)字化。

1.1.2 2014年，為貫徹落實(shí)省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》文件精神，同時(shí)結(jié)合學(xué)校檔案信息化建設(shè)的實(shí)際，校檔案館制訂了《杭州電子科技大學(xué)檔案數(shù)字化工作方案》，提出了檔案數(shù)字化的總體目標(biāo)：全面推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作，健全館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、建立館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并依托檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的檔案管理和利用服務(wù)，構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)。至2020年，各種門類載體的館藏檔案全部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上全文檢索，初步完成數(shù)字檔案館的建設(shè)。

1.1.3 2017年，學(xué)校下發(fā)了信息化建設(shè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃，提出要加大檔案信息化建設(shè)力度，構(gòu)建起電子檔案接收、管理、存儲(chǔ)和利用的數(shù)字檔案館體系。經(jīng)學(xué)校統(tǒng)一部署，電子文件管理和檔案信息系統(tǒng)建設(shè)逐步推進(jìn)，貫穿各層級(jí)、覆蓋全校業(yè)務(wù)的檔案大數(shù)據(jù)體系初步建立。結(jié)合學(xué)校信息化規(guī)劃，校檔案館制訂了《杭州電子科技大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)方案》，明確在做好館藏檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新。通過(guò)建設(shè)檔案館信息化系統(tǒng)，建立對(duì)外公開利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，提升學(xué)校信息資源共享交換平臺(tái)質(zhì)量，強(qiáng)化各類信息資源的整合共享。

1.2 建立完善的數(shù)字檔案館的規(guī)章制度

長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)校檔案管理規(guī)章制度主要是針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的，難以有效解決電子文件在歸檔、收集、整理及利用中出現(xiàn)的問(wèn)題。因此在示范數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，學(xué)校對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行了重新修訂和完善。根據(jù)國(guó)家檔案局、省檔案局頒布的有關(guān)數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化的法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際，學(xué)校制訂了《杭州電子科技大學(xué)電子文件歸檔與電子檔案管理實(shí)施辦法》《杭州電子科技大學(xué)數(shù)據(jù)安全與管理實(shí)施辦法》《杭州電子科技大學(xué)電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度》《杭州電子科技大學(xué)檔案數(shù)字化安全管理制度》等規(guī)章制度，對(duì)電子文件歸檔、數(shù)字檔案資源安全和保密、檔案數(shù)字化外包管理做出詳細(xì)、明確的規(guī)定，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了制度保障。

1.3 做好傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作

傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容之一，學(xué)校檔案數(shù)字化工作分步驟推進(jìn)。第一步，健全館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，包括案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保建校以來(lái)的所有館藏檔案都有電子目錄，并確保檔案實(shí)體與電子目錄一一對(duì)應(yīng)、數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。第二步，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)校根據(jù)利用為先的原則確定檔案數(shù)字化順序，優(yōu)先對(duì)查詢量大、利用頻繁的黨政檔案、科研檔案、校友檔案進(jìn)行數(shù)字化，并對(duì)能反映學(xué)校發(fā)展歷史、具有重要保存價(jià)值，或因年代久遠(yuǎn)、利用頻率較高且已經(jīng)出現(xiàn)細(xì)微破損的檔案進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化。2013年以來(lái)，學(xué)校以外包形式完成了學(xué)校建校以來(lái)（1956年至2017年）保管期限為永久、長(zhǎng)期（或30年）館藏紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化掃描，并進(jìn)行了OCR全文識(shí)別，共計(jì)29656卷、375419件，完成的全文數(shù)字化達(dá)到85%以上，特別是成為省內(nèi)首家完成基建圖紙和財(cái)務(wù)憑證檔案數(shù)字化的省屬高校。第三步，建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。校檔案館完成了歷年照片檔案數(shù)字化工作，并接收了歷年數(shù)碼照片及數(shù)碼視頻進(jìn)行歸檔，健全和建立了照片數(shù)據(jù)庫(kù)及音視頻數(shù)據(jù)庫(kù)。第四步，建立實(shí)物數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)建校以來(lái)的實(shí)物、舊印模等進(jìn)行拍照，以圖片形式上傳至檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一管理。第五步，建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)。校檔案館根據(jù)學(xué)校工作的需要，建立歷年教職工年度考核、教職工職稱晉升、科研獲獎(jiǎng)、科研專利、軟著、干部任免等專題數(shù)據(jù)庫(kù)，方便日常查閱和使用。

1.4 強(qiáng)化數(shù)字檔案館的安全保障體系建設(shè)

安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案館運(yùn)行的有力保證。根據(jù)國(guó)家檔案局組織制訂的有關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)法律規(guī)章和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，學(xué)校制訂了《杭州電子科技大學(xué)檔案數(shù)據(jù)安全保密制度》，在數(shù)字檔案館的創(chuàng)建與運(yùn)行中，嚴(yán)格落實(shí)文件的相關(guān)規(guī)定。為確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全，學(xué)校檔案館的服務(wù)器由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心托管，由專業(yè)人士負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)。學(xué)校在省內(nèi)高校中最先引入數(shù)字檔案雙活容災(zāi)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)將檔案管理系統(tǒng)存量數(shù)據(jù)和活動(dòng)數(shù)據(jù)自動(dòng)備份到備用數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)字檔案絕對(duì)安全。同時(shí)按照省檔案登記備份工作相關(guān)規(guī)定，建立了數(shù)字檔案安全保管和備份制度，歸檔數(shù)字檔案一式三套，一套封存保存保管，一套提供利用，一套向省檔案登記備份中心進(jìn)行異地登記備份。

2 高校創(chuàng)建示范數(shù)字檔案館的若干思考

2.1 進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)

雖然校數(shù)字檔案館已通過(guò)驗(yàn)收，但仍屬于數(shù)字檔案館初級(jí)階段，離數(shù)字檔案館中級(jí)、高級(jí)階段還有很大差距，特別是在數(shù)字資源建設(shè)方面。目前省內(nèi)高校的數(shù)字檔案資源仍是館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案數(shù)字化后的全文數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)，以及一部分從OA系統(tǒng)采集的電子公文及數(shù)碼設(shè)備拍攝的數(shù)碼照片、視頻為主。在“存量數(shù)字化、增量信息化”的原則和要求下，隨著雙套制逐漸退出歷史舞臺(tái)、單套制漸行漸近，我們首先要做好數(shù)字檔案資源的實(shí)時(shí)采集，將學(xué)生系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)中形成的具有存檔價(jià)值的電子文件及時(shí)收集、整理和歸檔，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)接或者人工干預(yù)的方式錄入高校檔案管理系統(tǒng)，提升高校數(shù)字檔案館的信息量。其次要做好網(wǎng)站信息的自動(dòng)捕獲。高校除了建有整個(gè)學(xué)校的網(wǎng)站，各二級(jí)學(xué)院、機(jī)關(guān)職能部門、研究機(jī)構(gòu)也都建有本單位的網(wǎng)站，二級(jí)學(xué)院網(wǎng)站上的學(xué)院概況、學(xué)科建設(shè)、本科生教育、研究生教育、科學(xué)研究、學(xué)生天地等欄目?jī)?nèi)的信息，以及機(jī)關(guān)職能部門、研究機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作動(dòng)態(tài)等欄目?jī)?nèi)的信息，都具有歸檔價(jià)值，應(yīng)注重這一類信息的收集歸檔。此外，在學(xué)校推進(jìn)“最多跑一次”改革過(guò)程中，校檔案館要根據(jù)最新情況，及時(shí)靈活地調(diào)整歸檔范圍，踐行“能歸盡歸”的原則，豐富數(shù)字檔案資源。

2.2 進(jìn)一步構(gòu)建多元化的數(shù)字檔案資源服務(wù)模式

建立學(xué)校數(shù)字檔案館，最重要的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案利用的便捷化，因此需要開通多種數(shù)字檔案信息服務(wù)渠道。如為方便畢業(yè)校友查詢高校錄取名冊(cè)、學(xué)籍成績(jī)記載卡、學(xué)業(yè)成績(jī)表、畢業(yè)名冊(cè)、研究生成績(jī)、學(xué)位申請(qǐng)材料等，可構(gòu)建教學(xué)類檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺(tái)，支持校友異地注冊(cè)，通過(guò)身份認(rèn)證等方式檢測(cè)真實(shí)性，為校友提供相關(guān)電子檔案的閱讀、下載甚至檔案復(fù)印件快遞寄送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案異地查詢；可利用檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)用戶授權(quán)的方式，為校內(nèi)職能部門開通網(wǎng)上自動(dòng)檔案信息查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)查檔“零跑腿”；可利用檔案信息發(fā)布系統(tǒng)，教職員工通過(guò)校園身份認(rèn)證方式自助查詢獲獎(jiǎng)證書、專利、軟件著作證書、校報(bào)，以及可公開的校內(nèi)文件、照片、視頻、實(shí)物等的目錄、相關(guān)內(nèi)容。

2.3 進(jìn)一步強(qiáng)化特色專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

建立高校檔案數(shù)字檔案館，最重要的目標(biāo)之一就是根據(jù)用戶需求實(shí)現(xiàn)檔案利用的便捷化。因此可以通過(guò)加大電子檔案編研力度，建立多種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享共用。如將高校教學(xué)檔案中利用頻率較高的招生錄取名冊(cè)、學(xué)籍卡、成績(jī)單進(jìn)行二次加工，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)直接掛接到本人信息條目之下，實(shí)現(xiàn)單人單條單頁(yè)模式，極大地方便查找和利用；將黨政類檔案中校發(fā)文件進(jìn)行編研，形成歷年教學(xué)類、科研類、人事類等規(guī)章制度專題庫(kù)，滿足學(xué)校內(nèi)部職能部門查閱利用檔案的需求；將基建檔案中高校每幢建筑物的圖紙進(jìn)行編研，形成基建圖紙專題庫(kù)，方便后勤部門在樓宇維護(hù)及改造辦公場(chǎng)地、實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所時(shí)使用。