文·王如景

隨著人類(lèi)文明和科技不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案記錄方式和載體形式也在發(fā)生深刻變革，進(jìn)而影響著檔案管理、保護(hù)和利用的方式方法。從當(dāng)今發(fā)展看，檔案管理已進(jìn)入信息化時(shí)代，新生電子檔案影響和改變著傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)、方法和手段。電子檔案已逐步占據(jù)檔案主體，成為當(dāng)今信息化條件下一種新的檔案形態(tài)。同時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理也產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，使傳統(tǒng)實(shí)體檔案有了信息化的管理、保護(hù)、利用手段。傳統(tǒng)檔案信息能夠轉(zhuǎn)換成電子或數(shù)字影像、圖片等形式而存在，并可進(jìn)入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)來(lái)管理和共享?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)使傳統(tǒng)實(shí)體檔案處在深刻變革之中。應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)實(shí)體檔案與電子檔案是檔案存在的兩個(gè)不同檔案形態(tài)，二者有明顯區(qū)別，但它們的對(duì)象都是檔案信息，具有潛在的統(tǒng)一性。從歷史的觀點(diǎn)看，電子檔案替代傳統(tǒng)實(shí)體檔案是必然趨勢(shì)，二者或?qū)㈤L(zhǎng)期并存。下面，筆者就如何對(duì)實(shí)體檔案和電子檔案進(jìn)行管理和保護(hù)工作，淺談管窺之見(jiàn)。

一、厘清實(shí)體檔案管理保護(hù)的歷史發(fā)展及其特征

（一）檔案記錄方式和載體的發(fā)展

在人類(lèi)歷史長(zhǎng)河中，檔案作為有文字記錄以來(lái)的文明成果已存在五千多年。我國(guó)商代殷虛甲骨文字、青銅銘文開(kāi)啟了人類(lèi)檔案的新紀(jì)元。這些檔案形成年代久遠(yuǎn)且較少，留存下來(lái)的可謂彌足珍貴，是人類(lèi)實(shí)體檔案管理保護(hù)的先河。后來(lái)的竹木簡(jiǎn)牘和金石檔案、布帛絹綢檔案、紙質(zhì)檔案，還有膠片、照片及模擬的、數(shù)字的不同載體形式的電子檔案（包括視頻、聲像、多媒體檔案），都是人類(lèi)文明進(jìn)步不斷取得的檔案記錄、載體選用、管理保護(hù)的科技文明成果?？偟膩?lái)說(shuō)，可分為能夠用肉眼識(shí)別文字信息實(shí)體檔案和不可用肉眼直接識(shí)別的電子數(shù)字檔案。我們通常把能夠從載體上直接用肉眼識(shí)別（或借助縮放、投影工具）圖文的檔案稱(chēng)作實(shí)體檔案，需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備才能顯示閱讀的檔案稱(chēng)之為電子數(shù)字檔案。電子數(shù)字檔案標(biāo)志著人類(lèi)在檔案記錄方式和管理手段上發(fā)生了更高層次的新變革。

（二）傳統(tǒng)實(shí)體檔案與電子數(shù)字檔案的真實(shí)安全性和法律效力

“立案為卷，白紙黑字”說(shuō)明了檔案的憑證價(jià)值和法律效力重要性，真實(shí)安全性尤為重要。人類(lèi)在歷史發(fā)展中，為了記憶事件，留存歷史，歌功頌德，維護(hù)事實(shí)，保障權(quán)益，不斷發(fā)展并選擇適合的檔案記錄方式、載體形式和制度措施，有效推進(jìn)了檔案科技進(jìn)步。檔案圖文就是因人類(lèi)記事傳承而產(chǎn)生，這是檔案形成的先決條件，文字在檔案形成中發(fā)揮著不可替代的作用。與其同時(shí)期形成的檔案及管理保護(hù)手段，都是為了確保檔案信息的真實(shí)安全和法律效力，并有著一個(gè)共同的目的，就是確保其實(shí)體安全性和檔案孤本的唯一性、權(quán)威性。

注重電子檔案實(shí)體保護(hù)，更要注重電子信息安全。電子數(shù)字檔案的載體也是實(shí)體，同樣需要保護(hù)，這是確保檔案安全的首要條件。無(wú)論是傳統(tǒng)實(shí)體檔案還是電子數(shù)字檔案，其真實(shí)性和法律效力都應(yīng)由法權(quán)機(jī)構(gòu)認(rèn)可，只有法律認(rèn)可的實(shí)體檔案信息，才能被認(rèn)為是真實(shí)的。但電子數(shù)字檔案不像傳統(tǒng)檔案那樣肉眼可直接識(shí)別，它是“0”和“1”二進(jìn)制數(shù)碼形式的信息組合，并具有完全克隆備份、復(fù)制和遷移的特性，甚至可無(wú)痕篡改，給信息真實(shí)性增加了鑒別校驗(yàn)難度，也由此產(chǎn)生了法律效力上的疑問(wèn)。不過(guò)也因這些特性的存在，使電子檔案安全上卻具有了更為廣闊的技術(shù)空間，信息可完整克隆備份并遷移到其他相關(guān)載體上，安全性也有了更好保障，這是實(shí)體檔案所不能比擬的。

信息技術(shù)條件下，傳統(tǒng)實(shí)體檔案信息可以進(jìn)行電子化，實(shí)現(xiàn)另一種形式的檔案信息安全。就此而言，信息技術(shù)既是電子數(shù)字檔案形成和記錄的手段，也是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)實(shí)體檔案進(jìn)入信息數(shù)字化管理的新技術(shù)，同樣能夠確保傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行電子復(fù)制，這是以往任何一種形態(tài)的實(shí)體檔案所不具有的作用功能。

（三）傳統(tǒng)實(shí)體檔案與電子數(shù)字檔案的穩(wěn)定性與價(jià)值性

一是實(shí)體檔案具有肉眼可以識(shí)別圖文信息的原始價(jià)值性，看得見(jiàn)、摸得著。若遇有局部損毀，其殘片剩字還能夠具有一些考證價(jià)值。而電子數(shù)字檔案一經(jīng)損壞則信息可能消失殆盡，不易恢復(fù)。二是電子檔案穩(wěn)定性差，容易受磁、光、電環(huán)境影響或改變其信息的存在，任何物理的、化學(xué)的載體性質(zhì)改變，都有可能造成不可彌補(bǔ)的損失和影響，保存條件要求更高。三是電子數(shù)字檔案離不開(kāi)電。遇有電荒、斷電、設(shè)備損毀等極端情況，電子檔案將無(wú)可提取。雖然我們相信有高度的電力保障，但若有不可防患和預(yù)判的災(zāi)難發(fā)生，依然存在安全上的潛在威脅，即便是多重備份和異地保存。四是電子數(shù)字檔案越來(lái)越廣泛，成為檔案記錄形成的新形態(tài)，取代實(shí)體檔案的趨勢(shì)日益明顯。五是電子數(shù)字檔案存貯載體空間占用極小，卻容量巨大，可實(shí)現(xiàn)掌上攜帶，這是實(shí)體檔案所無(wú)法比擬的。六是電子數(shù)字檔案已深度影響人們生產(chǎn)生活，可隨時(shí)隨地查閱利用。手機(jī)就是一臺(tái)電子檔案信息終端，手機(jī)銀行、網(wǎng)上支付、信息交流、共享單車(chē)等等，與人人息息相關(guān)。七是電子數(shù)字化成為實(shí)體檔案管理的必備手段，實(shí)體檔案信息的電子數(shù)字化是現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然，電子數(shù)字檔案所帶來(lái)的影響是深遠(yuǎn)的。

二、弄清檔案館（室）在實(shí)體檔案保護(hù)與信息化管理中的角色定位

檔案館（室）作為檔案保管的基地，是記憶的宮殿，利用的中心，面對(duì)實(shí)體檔案與電子檔案的不同特征，其功能與角色如何定位，將直接影響并決定著其能否長(zhǎng)久生存下去的問(wèn)題。可見(jiàn)，適應(yīng)人類(lèi)文明進(jìn)步、信息科技進(jìn)步和檔案技術(shù)進(jìn)步，是檔案館（室）事業(yè)發(fā)展的必選項(xiàng)。

（一）弄清并把握好檔案管理“雙軌制”和“雙套制”，更好地適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展需要

1. 弄清什么是“雙軌制”?！半p軌制”是指實(shí)體檔案工作與電子檔案工作并存開(kāi)展，既進(jìn)行實(shí)體檔案管理，又進(jìn)行電子檔案管理。強(qiáng)調(diào)的是相應(yīng)實(shí)體檔案管理，必須盡可能建立起與其對(duì)應(yīng)的電子檔案管理體系。路徑之一，在接收實(shí)體檔案時(shí)，接收相對(duì)應(yīng)的電子檔案。路徑之二，對(duì)沒(méi)有電子檔案的實(shí)體檔案，對(duì)其數(shù)字化。同樣，如果接收的電子檔案沒(méi)有實(shí)體檔案，也需將其印制成紙質(zhì)實(shí)體檔案。也就是說(shuō)在“雙軌制”下，實(shí)體檔案及其電子檔案并行收存，可以減少安全上的憂(yōu)慮和擔(dān)心。

2. 弄清什么是“雙套制”?！半p套制”，一是指必須實(shí)體歸檔的依然按實(shí)體進(jìn)行保管為主，也就是凡需要用肉眼直接識(shí)別才能確定其價(jià)值的檔案，依舊對(duì)其實(shí)行實(shí)體管理。這往往是出于更高保密或更高價(jià)值或相當(dāng)稀缺的情況。比如親筆信、翰墨書(shū)畫(huà)、機(jī)密文書(shū)等。若有需要再形成一套相應(yīng)電子檔案。二是指辦公自動(dòng)化形成的電子檔案，不需要形成實(shí)體就能安全利用，實(shí)行電子檔案管理模式。比如電信通訊信息、銀行存貸款電子賬戶(hù)信息等。在無(wú)紙化辦公條件下，若因需要就同時(shí)存一套紙質(zhì)檔案。這就是“雙套制”?！半p套制”是針對(duì)不同方法形成的檔案，遵循其形成的特點(diǎn)進(jìn)行保存，不追求實(shí)體與電子同生，是根據(jù)需要再形成相應(yīng)的另一套。

（二）弄清實(shí)行檔案管理“雙軌制”或“雙套制”要制定哪些相應(yīng)的接收進(jìn)館規(guī)定和要求

對(duì)于檔案館（室）來(lái)說(shuō)，無(wú)論是實(shí)體檔案還是電子檔案，都要接收進(jìn)館。既要繼續(xù)做好實(shí)體檔案的接收進(jìn)館工作，也要開(kāi)展電子檔案接收進(jìn)館工作。在當(dāng)今機(jī)構(gòu)改革給檔案事業(yè)發(fā)展重新定位的新形勢(shì)下，檔案館在檔案收、管、用上也應(yīng)重新定位和思考。比如，一些相關(guān)檔案、信息、數(shù)據(jù)部門(mén)的設(shè)立，就意味著檔案館（室）不再獨(dú)占鰲頭，并遇到了沖擊，像大數(shù)據(jù)中心、電子信息中心等都會(huì)與檔案館（室）分一杯羹。因此，無(wú)論是實(shí)行“雙軌制”還是“雙套制”，檔案館（室）都要增強(qiáng)憂(yōu)患發(fā)展意識(shí)，積極向現(xiàn)代新型發(fā)展轉(zhuǎn)變，既要發(fā)揮好傳統(tǒng)實(shí)體檔案的基礎(chǔ)作用，也要做好迎合大數(shù)據(jù)、多媒體發(fā)展的新文章。

（三）弄清在實(shí)行“雙軌制”或“雙套制”中，如何推進(jìn)傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變

當(dāng)今，已進(jìn)入信息化社會(huì)，電子信息充斥在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的角角落落。這些分秒劇增、海量存貯的電子數(shù)據(jù)，時(shí)刻影響工作生活。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案觀念，走向大數(shù)據(jù)時(shí)代，適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展，已成為廣泛共識(shí)。

1. 檔案館（室）要對(duì)現(xiàn)存實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，讓傳統(tǒng)檔案信息從實(shí)體走向電子，遷移到電子載體之中，既能以電子模式更好保護(hù)利用檔案信息，又能夠更好地與信息社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。

2. 檔案館（室）要適應(yīng)無(wú)紙化辦公條件下檔案管理模式的新變革和新要求。建立電子檔案管理體系，穩(wěn)固檔案管理基地和中心地位，走出傳統(tǒng)檔案管理體制影響，接受新時(shí)代大數(shù)據(jù)環(huán)境下新挑戰(zhàn)。

3. 檔案館（室）要成為集實(shí)體檔案與電子檔案為一體的檔案基地和中心。當(dāng)今，大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)已快速占據(jù)社會(huì)信息存貯、共享的高地，區(qū)域性大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)建設(shè)如雨后春筍。若大量電子檔案數(shù)據(jù)被新生的大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)所占領(lǐng)或控制，檔案館（室）將抱著逐年沉睡的傳統(tǒng)實(shí)體檔案被弱化，甚至被取代。因此，檔案館（室）要樹(shù)立憂(yōu)患發(fā)展意識(shí)，不能在大數(shù)據(jù)時(shí)代落伍。

當(dāng)然，信息大數(shù)據(jù)環(huán)境條件下，不同行業(yè)系統(tǒng)有著不同的大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)存貯模式。而電子檔案信息記錄龐大，并不是所有大數(shù)據(jù)信息都可以作為檔案來(lái)收存的，同樣應(yīng)與傳統(tǒng)檔案一樣，要制定相應(yīng)的收存范圍，形成線(xiàn)上線(xiàn)下工作機(jī)制，建立起適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的平臺(tái)和機(jī)制，以確保電子檔案數(shù)據(jù)有效收存。

三、檔案館（室）應(yīng)在實(shí)體檔案管理與信息化管理交互并存中贏得主動(dòng)

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館（室）作為檔案保管的基地和中心，業(yè)已收存了較長(zhǎng)歷史年代的檔案，這些檔案多以紙質(zhì)實(shí)體檔案為主體。除綜合性檔案館（室）外，還建立了一些專(zhuān)業(yè)檔案館（室），諸如城建檔案館、影視聲像檔案館等。無(wú)論什么性質(zhì)的檔案館（室），在信息化環(huán)境里都要適應(yīng)著信息化條件下檔案記錄新模式——電子檔案記錄。因此，要想在實(shí)體檔案管理與電子化檔案管理交互并存中贏得主動(dòng)，控制住各種形態(tài)的檔案信息，保住檔案館（室）的基地中心地位，應(yīng)認(rèn)清并把握好以下四點(diǎn)。

（一）認(rèn)清檔案記錄方式的歷史性發(fā)展變化趨勢(shì)

不同時(shí)代有不同時(shí)代不同技術(shù)條件下的檔案記錄方式方法和手段。無(wú)論是甲骨檔案、青銅銘文、金石檔案、竹木簡(jiǎn)牘、絹帛文書(shū)、紙質(zhì)檔案，還是磁記錄、光記錄、芯片記錄，包括模擬的、數(shù)字的檔案，都是不同的檔案記錄方式方法。而這些不同時(shí)代的檔案記錄方式和載體選用，都代表著人類(lèi)記錄檔案的文明程度，反映著檔案信息存貯、管理、利用技術(shù)的不斷發(fā)展變化。

人類(lèi)社會(huì)發(fā)展到今天，不同形式載體的檔案都有所保存，得益于人類(lèi)形成檔案的制度和手段，也得益于檔案載體物質(zhì)的發(fā)明和選用。

（二）要打牢檔案館（室）在檔案基地中的基礎(chǔ)地位

檔案館（室）是檔案得以保存的主體，它是基于紙質(zhì)卷（冊(cè)、簿、典籍、文案等）檔案這個(gè)基礎(chǔ)，不像博物館那樣以存放實(shí)物為特征，而是更多的體現(xiàn)在圖、文、表、符等信息記錄體上。當(dāng)然，檔案館與博物館也存有一定的交叉，有的是檔案也是文物，有的是文物也是檔案。強(qiáng)調(diào)的是，檔案信息要向先進(jìn)現(xiàn)代的技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)變，建立起相適應(yīng)的電子檔案體系。同時(shí)，要融入信息檔案管理模式，建立起與信息化相適應(yīng)的檔案接收管理模式。既要保障傳統(tǒng)檔案安全，也要適應(yīng)信息化，收存電子載體檔案，打牢檔案館（室）在信息數(shù)據(jù)環(huán)境中的基地中心地位。

（三）對(duì)傳統(tǒng)檔案不能輕言放棄和弱化

隨著電子檔案的普及，實(shí)體檔案今后將愈顯重要和珍貴，說(shuō)不定就像挖掘出甲骨檔案、青銅銘文一樣。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行管理是人類(lèi)社會(huì)文明進(jìn)步的必然，是檔案管理的革新進(jìn)步。實(shí)體檔案電子化不是對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體檔案的簡(jiǎn)單代替，況且電子檔案也永遠(yuǎn)代替不了實(shí)體檔案，因?yàn)檫@只是不同形態(tài)的檔案記錄、保存管理模式。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子數(shù)字檔案，都是檔案記錄和保存的一種形式，只是電子記錄方式可以取代紙質(zhì)載體記錄方式，使檔案信息可以轉(zhuǎn)移到電子載體。傳統(tǒng)檔案電子數(shù)字化后，只是其檔案信息轉(zhuǎn)成電子數(shù)字載體之中后，可代替原件使用，并不影響傳統(tǒng)檔案的存在和價(jià)值，就像電子檔案輸出一份紙質(zhì)件一樣，只是代替電子檔案使用，也改變不了電子檔案的價(jià)值。

四、結(jié)論

總之，探討檔案記錄方式和載體形式對(duì)檔案管理工作的影響，其實(shí)就是研究實(shí)體檔案保護(hù)與信息化管理的方式方法，找到適應(yīng)信息技術(shù)條件下、信息社會(huì)環(huán)境中檔案管理新途徑，達(dá)到運(yùn)用新技術(shù)、采用新手段，管理不同形式不同載體檔案的目的。關(guān)于實(shí)體檔案管理和檔案信息化管理，當(dāng)今傳統(tǒng)檔案與電子檔案已進(jìn)入長(zhǎng)期并存階段，電子數(shù)字檔案是檔案記錄方式新的里程碑，它影響和改變著傳統(tǒng)檔案管理保護(hù)的理念、技術(shù)和手段。

要強(qiáng)調(diào)的是，傳統(tǒng)檔案不應(yīng)因數(shù)字化后而放松管理，更不能束之高閣，而要更加妥善保管和開(kāi)發(fā)利用，因?yàn)檫@些傳統(tǒng)檔案具有它所在歷史文明階段印跡，原始性、價(jià)值性無(wú)可替代。同時(shí)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到，我們只是在檔案管理技術(shù)手段上有了電子的、數(shù)字的、大數(shù)據(jù)的新方法，步入了信息化電子檔案新時(shí)代，不能因?yàn)橛辛讼冗M(jìn)的檔案記錄管理手段，就不再需要傳統(tǒng)檔案的存在和支持。只是傳統(tǒng)形式的檔案將會(huì)越來(lái)越少，新生電子檔案越來(lái)越多，在信息數(shù)字文明發(fā)展的當(dāng)今和將來(lái)，電子檔案將成為檔案的主體。

當(dāng)然，我們也不能因電子檔案空間占據(jù)較小，而忽視檔案館（室）建設(shè)。檔案館（室）建設(shè)不僅不能弱化，反而更應(yīng)該加強(qiáng)。需要的是建設(shè)適應(yīng)信息化數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化需要的檔案館（室）新格局，以適應(yīng)檔案文明進(jìn)步發(fā)展的需要。當(dāng)然，若有新的技術(shù)出現(xiàn)，電子數(shù)字記錄檔案的地位也有可能會(huì)被取代。因?yàn)?，人?lèi)文明是不斷發(fā)展進(jìn)步的，當(dāng)然這要有待歷史文明前進(jìn)的車(chē)輪在長(zhǎng)久歷史運(yùn)轉(zhuǎn)中去探索和發(fā)現(xiàn)。

縱貫人類(lèi)檔案發(fā)展歷史，任何一種檔案記錄形式、檔案載體選用和檔案存在的形態(tài)，都是人類(lèi)文明進(jìn)步的結(jié)果，是隨社會(huì)發(fā)展而不斷發(fā)展的，電子記錄檔案取代紙質(zhì)記錄檔案是歷史的必然和趨勢(shì)，但不同時(shí)期不同記錄方式形成的檔案都具有重要的價(jià)值，反映了人類(lèi)文明與科技的不斷進(jìn)步。