■ 吳 警

人力資源檔案可以為企業(yè)求才、個(gè)人求職提供大量豐富、生動(dòng)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。它是記述和反映著一個(gè)人的出生日期、參加工作時(shí)間、文化程度、工作表現(xiàn)、專業(yè)技術(shù)職稱等各方面內(nèi)容的文件材料，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考。因此管好用好人力資源檔案，可以使企業(yè)的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、高效化，為各項(xiàng)事業(yè)產(chǎn)業(yè)的持續(xù)、健康、穩(wěn)健發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文就人力資源檔案管理工作作一粗淺的探討，并提出相應(yīng)策略。

一、人力資源檔案管理的重要意義

（一）記載人生軌跡的重要依據(jù)

人事檔案收存工作人員的履歷、自傳、鑒定、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，記錄工作人員個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史。能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容。它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的原始記錄憑證，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

（二）人的檔案最重要

人事檔案非常全面和詳細(xì)地記錄了個(gè)人的經(jīng)歷、德才表現(xiàn)和發(fā)展過(guò)程，通過(guò)人事檔案?jìng)€(gè)人信息的篩選，解決了人才被埋沒(méi)的問(wèn)題。通過(guò)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)長(zhǎng)避短、各司其職，最大限度地發(fā)揮人才的作用。在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變將提高工作效率，助推人力資源管理向精細(xì)化轉(zhuǎn)變。人事檔案是工作人員個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，它概括地反映工作人員的個(gè)人全貌。人事檔案為人力資源管理提供人才的可靠的基本情況，是選拔人才和重用人才的重要依據(jù)和保障，是做好人力資源管理的基礎(chǔ)保障。因此，在檔案管理中人的檔案最重要。

（三）組織認(rèn)可的個(gè)人材料

以人事檔案為基本參考，對(duì)員工進(jìn)行工作上的安排，保證員工能夠各盡其職，發(fā)揮員工所長(zhǎng)，避免因信息與數(shù)據(jù)的缺失，致使員工的才能得不到有效的發(fā)揮，造成企業(yè)人才流失的嚴(yán)重問(wèn)題。對(duì)人事檔案進(jìn)行分析整理，是了解員工過(guò)往工作經(jīng)驗(yàn)與工作表現(xiàn)的有效途徑，同時(shí)能對(duì)員工的能力做出一個(gè)大致的評(píng)估，并簡(jiǎn)要分析員工的潛力。人事檔案是人力資源管理工作獲取有效信息與數(shù)據(jù)的重要方法，提高了人力資源管理工作的效率，優(yōu)化其基本結(jié)構(gòu)。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，提高人事檔案管理工作的水平，是發(fā)揮人力管理資源優(yōu)勢(shì)的基本方法。一個(gè)檔案袋就是一個(gè)人一生或一個(gè)階段集中的實(shí)況資料。

（四）體現(xiàn)對(duì)人的關(guān)懷

自古至今，因由各種緣故，懷才不遇、生不逢時(shí)而埋沒(méi)才華者何止萬(wàn)千。因此，作為檔案人以人為本之舉就首先應(yīng)該在于愛(ài)人、知人，用心尋覓人才。多長(zhǎng)幾個(gè)耳朵以聽(tīng)八方，多設(shè)幾個(gè)視角以觀上下。如此多方關(guān)注必不難發(fā)現(xiàn)忠賢能人信息，而后匯編成新型人事資料，以備提供舉薦。從這個(gè)層面來(lái)說(shuō)，企業(yè)對(duì)人事檔案的有效分析，是獲取有效信息與數(shù)據(jù)的基本方法，也是企業(yè)在發(fā)展之中招攬所需人才的必然需求。對(duì)人事檔案進(jìn)行合理而有效的分析管理，能夠切實(shí)地對(duì)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程之中的人才需求進(jìn)行精確的把握，分析企業(yè)需要哪些人才，企業(yè)又缺少哪些人才，并以此作為基本的參考，制定一個(gè)可行的人力資源計(jì)劃。

二、人力資源檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)階段的人力資源檔案管理服務(wù)體系仍處于傳統(tǒng)的運(yùn)作模式，由于檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。

（二）主動(dòng)服務(wù)意識(shí)薄弱

人力資源檔案管理工作在思想認(rèn)識(shí)上缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，還存在一些認(rèn)識(shí)不到位的方面。

（三）服務(wù)質(zhì)量不高

檔案管理技能欠缺，影響了檔案管理水平。在整理過(guò)程中大部分依靠人工操作，僅能提供基礎(chǔ)的檢索服務(wù)，耗時(shí)費(fèi)力，服務(wù)質(zhì)量不高。

三、人力資源檔案管理的主要內(nèi)容

（一）收集

人事檔案材料覆蓋范圍廣，跨度時(shí)間長(zhǎng)，有些材料很難搜集，因此更加凸顯了人事檔案管理的重要性。人事檔案管理工作人員要定期收集歸檔材料，及時(shí)去掉沒(méi)有必要保存的檔案材料，對(duì)重要的、必需的、有價(jià)值的材料進(jìn)行重點(diǎn)保存，防止丟失，防止蟲(chóng)蛀，防止潮濕。

（二）整理

在人事檔案整理的傳統(tǒng)模式中，歸檔范圍不變。人事檔案材料主要分為10 大類。首先要根據(jù)這10 類的特點(diǎn)認(rèn)真鑒別分類，然后看每一類型的材料是否完整，并按時(shí)間先后順序排好，分別標(biāo)上類號(hào)頁(yè)號(hào)，其次是寫清卷內(nèi)目錄，最后把整理好的人事檔案裝訂成冊(cè)放入人事檔案盒。通過(guò)規(guī)范整理使每卷人事檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、實(shí)用的要求，并學(xué)會(huì)利用本人的檔案信息資源為自己成長(zhǎng)和事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

（三）鑒定

人事檔案管理在人力資源管理中占有很重要的地位，要嚴(yán)格按照程序和規(guī)范存檔，嚴(yán)防造假材料出現(xiàn)。要求人事檔案管理人員必須廉潔正派，深入學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)來(lái)提升個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，謹(jǐn)慎細(xì)致地鑒別材料真?zhèn)我约皼Q定材料取舍。人事檔案材料記錄著工作人員從事工作產(chǎn)生的工齡、工資、職位等重要信息，是培養(yǎng)和選拔干部的重要依據(jù)。如果在人事檔案中出現(xiàn)一份造假的信息記錄，將會(huì)對(duì)當(dāng)事人產(chǎn)生一定的影響，對(duì)用人單位的選人、用人、任人造成錯(cuò)誤的判斷。

（四）保管

在人力資源檔案管理活動(dòng)中，做到人檔相符，在材料收集上必須做到及時(shí)完整。在材料的鑒定上必須做到去偽存真，在歸檔內(nèi)容上必須做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊，在利用檔案時(shí)必須做到遵章辦理，在提供周到熱情的服務(wù)時(shí)，更要確保檔案的安全和保密。唯有如此，才能逐步建立更加科學(xué)合理的檔案管理體系。

（五）利用

在交接人查閱檔案前，確保檔案是密封和加蓋公章，并做好查閱的簽字手續(xù)，要按照人事檔案管理辦法執(zhí)行，確保人事檔案完整與安全。人事檔案借閱要按照規(guī)章制度所界定的程序來(lái)辦理手續(xù)，要注重辦理手續(xù)的存檔、留存以及定期處理。

四、人力資源檔案管理工作的相應(yīng)策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視

檔案工作人員也要增強(qiáng)責(zé)任心，主動(dòng)作為，積極向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理政策，及時(shí)溝通匯報(bào)，爭(zhēng)取上級(jí)支持。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人力資源檔案管理工作，將其納入議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的依據(jù)

在履行嚴(yán)格的人事檔案管理制度后，要按照現(xiàn)有的環(huán)境，制定可行的、安全的、保密的人事檔案管理制度。建立和完善檔案的歸檔、登記、整理制度，提升人事檔案管理水平，確保人力資源管理部門及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的依據(jù)。在制度上要強(qiáng)化管理，加強(qiáng)防范，及時(shí)建立和健全人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性和時(shí)效性鑒定的一系列系統(tǒng)性制度。人事檔案管理工作要做細(xì)做實(shí)，要確保干部職工人事檔案及時(shí)、完整、真實(shí)的歸檔。

（三）為人力資源管理的發(fā)展保駕護(hù)航

人事檔案是選拔人才和重用人才的重要依據(jù)和保障，對(duì)人力資源管理起到推動(dòng)作用。大力提高檔案管理工作者的管理意識(shí)、工作責(zé)任心、職業(yè)道德修養(yǎng)。培養(yǎng)出作風(fēng)過(guò)硬的檔案管理專業(yè)人員，通過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使他們具備過(guò)硬的檔案管理理論和技能。因此，在當(dāng)前階段的人力資源檔案管理工作發(fā)展中，一定要重視制度建設(shè)和人才建設(shè)，同時(shí)要結(jié)合更加科學(xué)化的系統(tǒng)管理方案，促使人力資源檔案管理能夠發(fā)揮出更高的價(jià)值，為人力資源管理的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

（四）檔案查詢規(guī)范化

健全檔案查詢和收集等方面的制度建設(shè)，實(shí)行制度上墻、賬簿成冊(cè)，全面按照規(guī)定制度以及程序去管理。履行檔案查詢規(guī)范化，無(wú)介紹信不能查詢，涉及本人的材料方面不能進(jìn)行查詢，對(duì)牽涉親屬方面的禁止查詢。為切實(shí)提高人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性和公信力，促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范有序，要嚴(yán)格對(duì)照人事檔案相關(guān)規(guī)定和要求，扎實(shí)開(kāi)展人事檔案整理和規(guī)范化管理工作。

（五）推進(jìn)電子化建設(shè)

人事檔案電子化管理，是互聯(lián)網(wǎng)+檔案的電子化體現(xiàn)。人事檔案一直處于材料增加不及時(shí)、歸檔整理不規(guī)范、調(diào)閱審查無(wú)制度狀態(tài)。原始檔案分散、缺失問(wèn)題突出，檔案材料散裝、混裝、錯(cuò)裝現(xiàn)象普遍。為適應(yīng)人員流動(dòng)，緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代，推進(jìn)人事檔案電子化管理，有利于提升人力資源管理水平。以查各類會(huì)議紀(jì)要、查崗位變動(dòng)調(diào)整文件、查黨員組織關(guān)系的三查為切入口，認(rèn)真核對(duì)材料內(nèi)容和有關(guān)信息，進(jìn)而保證了檔案材料完整齊全，確保人事檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)檔案中涉及個(gè)人出生時(shí)間、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間和學(xué)歷學(xué)位、工作簡(jiǎn)歷等信息前后記載不一致問(wèn)題，按照有關(guān)政策規(guī)定予以確認(rèn)，確保人事檔案資料真實(shí)可靠。督促專業(yè)單位在人事檔案整理歸檔中，梳理目錄，分類審核，逐一篩選，查漏補(bǔ)缺，確保人事檔案資料完整和電子化錄入工作，永久保存。

（六）檔案管理規(guī)范有序

為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案管理目標(biāo)考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)人、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，嚴(yán)防人為因素造成檔案泄密、涂改，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的，實(shí)行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此企業(yè)人力資源管理部門，必須建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔、移交入庫(kù)以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度和規(guī)范的操作流程，為利用者做好服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色。人事檔案管理工作是人力資源管理工作的基礎(chǔ)，為人力資源管理工作提供了一定的便捷性，同時(shí)優(yōu)化了人力資源管理工作的結(jié)構(gòu)，使人力資源管理工作能夠更加精準(zhǔn)地預(yù)測(cè)與配置企業(yè)的人力資源。