王志英

莆田市城市基本建設(shè)檔案館，福建 莆田 351100

檔案是在社會(huì)的發(fā)展中直接形成的原始記錄，它在繼承了文化的原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性。它對(duì)于社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)起到了關(guān)鍵性的作用。人們可以通過檔案來了解歷史，分析問題，進(jìn)而進(jìn)行思考探究，尋求更好的方法途徑，來建設(shè)中國(guó)。這就要求檔案管理人員提高自身的專業(yè)化程度，適應(yīng)時(shí)代的需要，做到既能便捷高效地為社會(huì)提供利用服務(wù)，又能確保檔案不失密、泄密。

一、檔案保管利用中的保密問題的必要性

（一）構(gòu)建國(guó)家安全體系

國(guó)家安全體系是一個(gè)龐大的整體，檔案雖然是其中的一個(gè)分支，但是它對(duì)于整體的發(fā)展，存在形式是不容小覷的。對(duì)于檔案的保管問題，從中央到地方各級(jí)政府都高度重視，為確保檔案得到妥善保管，檔案工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)，中央頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》，《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律、法規(guī)、規(guī)范，要求各檔案部門、各級(jí)行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位提高檔案意識(shí)，制定和完善檔案保管保密制度，做到不泄漏國(guó)家的機(jī)密，不違反法律法規(guī)，從而構(gòu)建國(guó)家的安全體系。

（二）保障國(guó)家的利益和公民的合法權(quán)益不受侵害

做好檔案的保密工作，是中華人民共和國(guó)的每一位公民應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，各級(jí)檔案主管部門應(yīng)通過加強(qiáng)宣傳，不斷增強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案保密工作的責(zé)任感和使命感，維護(hù)國(guó)家的權(quán)益不受到侵害，在使用的過程中嚴(yán)格做好防護(hù)措施，對(duì)于紙質(zhì)版的檔案，應(yīng)保持檔案的原始性，嚴(yán)禁隨意篡改，嚴(yán)格按照檔案利用權(quán)限和程序提供服務(wù)，杜絕徇私舞弊，不將重要的機(jī)密泄露給不利的人，特別是可能造成重大威脅的人。對(duì)于電子檔案，在使用前，明確電子檔案的使用須知，并且嚴(yán)格遵守，對(duì)于絕密的檔案，更要加強(qiáng)檔案保密的等級(jí)，不隨便借閱，若需要使用，應(yīng)該與相關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)，登記，辦理相關(guān)的手續(xù)，才可以借閱。

二、檔案保管利用中保密工作所存在的問題

（一）檔案保管制度不健全

在現(xiàn)如今，人們漸漸意識(shí)到檔案的重要性，但是實(shí)際上對(duì)于檔案的保管依然存在著漏洞。一些基礎(chǔ)條件比較薄弱的單位、企業(yè)，不能較好地落實(shí)檔案庫(kù)房的“十防”管理工作。由于紙質(zhì)版檔案的特殊性，保管就需要特別注意。如果紙質(zhì)版檔案在潮濕的地方儲(chǔ)存會(huì)造成發(fā)霉、文字模糊現(xiàn)象，會(huì)影響檔案的使用；如果不能將檔案分門別類的存放，可能導(dǎo)致檔案保管不完善。在提供利用的時(shí)候，不能及時(shí)找到，會(huì)浪費(fèi)大量地時(shí)間和精力，影響工作效率。除此以外，檔案保管要注意保密性，做好保密措施，庫(kù)房管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)管措施，可以通過監(jiān)控設(shè)備，人員的監(jiān)督，定期查看等一些措施，來降低風(fēng)險(xiǎn)，健全檔案的庫(kù)房管理制度。

（二）網(wǎng)絡(luò)的安全性存在問題

網(wǎng)絡(luò)的問世，改變了人類生活。人們可以進(jìn)行網(wǎng)上學(xué)習(xí)，工作，交往，購(gòu)物等等活動(dòng)。網(wǎng)絡(luò)在為人們的生活、工作提供便利的同時(shí)，也潛藏著巨大的安全隱患。一些不法分子通過網(wǎng)絡(luò)收集人們的個(gè)人信息，進(jìn)行倒買倒賣個(gè)人信息的非法交易，以此來獲取暴利。還有一些黑客可能會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)來偷盜重要的信息。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)安全問題越發(fā)的嚴(yán)峻，大數(shù)據(jù)就是通過信息軟件，來對(duì)個(gè)人進(jìn)行分析，就拿淘寶來說，在你瀏覽這個(gè)東西的時(shí)候，后臺(tái)就已經(jīng)可以分析出你的喜好，大致可以接受的價(jià)格范圍，買這件商品的可能性，淘寶就會(huì)推薦諸如此類的商品，來供你挑選，目的就是擴(kuò)大消費(fèi)，其實(shí)，這間接性的在讀取個(gè)人的隱私。所以，對(duì)于電子檔案的使用，存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

三、檔案保管利用中保密問題的解決措施

（一）落實(shí)高校相關(guān)檔案專業(yè)的建立

國(guó)家建立高校，就是能源源不斷的向社會(huì)輸入優(yōu)秀人才，國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在二十世紀(jì)七十年代就率先認(rèn)識(shí)到，國(guó)家的發(fā)展離不開人才，人才就像是肥料，中國(guó)的發(fā)展就像是大樹，肥料越優(yōu)質(zhì)，大樹才能茁長(zhǎng)成長(zhǎng)。才能枝繁葉茂，頂天立地。只有重新拾起高考制度，中國(guó)才有新的希望。在社會(huì)發(fā)展的今天，高校與社會(huì)緊密的聯(lián)系，通過了解社會(huì)，國(guó)家的需要，高校能建立相關(guān)的專業(yè)，從而培養(yǎng)相關(guān)的人才，為社會(huì)主義建設(shè)做貢獻(xiàn)。在得知社會(huì)需要檔案人才各大高校開設(shè)了相關(guān)的檔案管理專業(yè)，主要學(xué)習(xí)研究檔案文獻(xiàn)資料的收集、保管以及方法。它要求學(xué)生能夠培養(yǎng)記錄、邏輯分析能力，隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步，檔案在向著電子化、自動(dòng)化方向發(fā)展。隨之就需要高校師生轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式，以數(shù)字管理方式為主，相對(duì)應(yīng)提高軟件的編程能力，為適應(yīng)社會(huì)的需要。

（二）創(chuàng)新檔案保管方式，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理

檔案管理對(duì)于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、大中小型企業(yè)以及上百所科研機(jī)構(gòu)來說，都是重要的。但是，不是所有的企業(yè)，單位都實(shí)行統(tǒng)一化管理模式，可以根據(jù)企業(yè)，單位實(shí)際情況，來創(chuàng)新檔案保管方法，從而更好的實(shí)現(xiàn)保密效果。就精準(zhǔn)管理而言，可以借鑒鎮(zhèn)海市首創(chuàng)的”啄木鳥”三色碼系統(tǒng)，就是根據(jù)三種不同的顏色，來區(qū)別每一位居民的健康檔案，開啟健康檔案信息化質(zhì)量?jī)?nèi)控時(shí)代，這種方法改變了原有人工抽樣檢查健康檔案信息登記，彌補(bǔ)了原有方式存在的漏洞，這樣方法節(jié)約了時(shí)間，簡(jiǎn)化了不必要的麻煩，企業(yè)，單位可以根據(jù)具體的檔案管理中存在的問題，改進(jìn)傳統(tǒng)的方式，單一的軟件控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量管理內(nèi)控精準(zhǔn)化管理全覆蓋。

（三）權(quán)衡好檔案利用與保密之間的關(guān)系

在傳統(tǒng)觀念的影響下，大部分人存在著這樣的觀念，檔案的保密比檔案利用更加重要。其實(shí)不然，若是因?yàn)闄n案很重要，不允許人使用，那么檔案的存在就沒有必要了，不能發(fā)揮其自身的價(jià)值，對(duì)于人們來說，就是廢紙。檔案保管利用過程中，一方面保管人員的監(jiān)察要到位，另一方面就要求使用者在使用的過程中遵守規(guī)章制度，不將檔案中涉及到的秘密隨意的傳播，不做違反法律法規(guī)的事情。在使用完后，使用者應(yīng)該如實(shí)的反映檔案現(xiàn)存的情況，并且應(yīng)該作出相應(yīng)的保證，不將檔案的內(nèi)容告知給他人，保守秘密。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督管理措施

對(duì)于檔案保管利用中保密問題的研究，可以通過加強(qiáng)軟件的安全等級(jí)，可以請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的人才利用水印功能等功能，對(duì)檔案加密，除此之外，檔案的保管人員，為了不讓檔案落入非法人的手中，在人們使用之前，就要登記個(gè)人的信息，例如，身份證號(hào)，因?yàn)樵趯?duì)于每個(gè)人來說，身份證是一個(gè)人所存在的代表，是獨(dú)一無二，無法代替的。這樣人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)世界里可以合法使用，既切實(shí)保障了檔案的安全。也減少網(wǎng)絡(luò)帶來的隱患。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，還應(yīng)該建立健全相關(guān)的法律制度，來規(guī)范人們的行為。這樣即使出現(xiàn)了相關(guān)的問題，也有法可依。

四、結(jié)語

檔案保管利用中保密問題是事關(guān)重大的，關(guān)乎整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)于檔案的保管人來說，要時(shí)時(shí)謹(jǐn)記職業(yè)準(zhǔn)則，提高自身素質(zhì)，做到合理合法監(jiān)督，不從中謀取私利。對(duì)于使用者來說，要規(guī)范自己的行為，提高認(rèn)知能力，不做違反法律的事情，盡最大的努力，為社會(huì)奉獻(xiàn)出自己的一份力。只有雙方共同協(xié)商，共同努力，才能將檔案發(fā)揮出最大的效用，為人類更好的謀福利。