賀慧麗

(山西師范大學(xué)臨汾學(xué)院，山西 臨汾 041000)

0 引言

現(xiàn)階段，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用愈發(fā)普遍，也為各行各業(yè)帶來新的發(fā)展機(jī)遇。有效利用互聯(lián)網(wǎng)，可為人們的實(shí)際生活、工作生產(chǎn)等方面帶來更多便利，也為強(qiáng)化工作者的工作效率起到積極的作用?；诖?，各行各業(yè)與有關(guān)技術(shù)工作者對計算機(jī)自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)給予高度重視，并對其展開深入研究，然而，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作在實(shí)施中還存在一定的缺陷與不足，需要有關(guān)工作者對其進(jìn)行系統(tǒng)分析，才能彌補(bǔ)其中的不足。

1 辦公自動化的發(fā)展概述

1.1 第一代辦公自動化軟件系統(tǒng)

第一代辦公自動化軟件系統(tǒng)將個人電腦與辦公軟件運(yùn)用作為基本特點(diǎn)，在文件系統(tǒng)型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支持下，將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)作為存在與處理主體，重視數(shù)據(jù)的計算與統(tǒng)計環(huán)節(jié)，達(dá)到數(shù)據(jù)統(tǒng)計與文檔寫作的電子化建設(shè)，使學(xué)校辦公信息載體由紙質(zhì)介質(zhì)逐步向電子化發(fā)展，提高個體工作的自動化建設(shè)水平[1]。

1.2 第二代辦公自動化軟件系統(tǒng)

第二代辦公自動化軟件系統(tǒng)將網(wǎng)絡(luò)作為核心，把非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流或者工作流作為保存與處理主體；應(yīng)用對象—關(guān)系型數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)倉庫，突出數(shù)據(jù)的通用性與可用性特點(diǎn)[2]。基礎(chǔ)通信平臺的運(yùn)用，使通信與協(xié)調(diào)工作效率不斷提升。當(dāng)時IBM企業(yè)的CEO將其稱之為“以網(wǎng)絡(luò)為核心的計算”。

1.3 第三代辦公自動化軟件系統(tǒng)

第三代辦公自動化軟件系統(tǒng)的發(fā)展，直接與數(shù)據(jù)、信息以及知識的發(fā)展相一致，都是將網(wǎng)絡(luò)作為核心，通過對數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行提煉，使其構(gòu)成的知識內(nèi)容形成辦公自動化系統(tǒng)。

在通過這三代不同階段的發(fā)展，辦公自動化從過去數(shù)據(jù)信息處理轉(zhuǎn)變成信息處理，隨后信息處理朝向知識處理發(fā)展，學(xué)校應(yīng)用辦公自動化軟件系統(tǒng)的工作者也從傳統(tǒng)的行政人員過渡到管理人員，并進(jìn)一步延伸到學(xué)校的全體工作者。第三代辦公自動化軟件系統(tǒng)把知識管理和業(yè)務(wù)管理程序相互融合，達(dá)到知識共享與知識再利用的效果，提高學(xué)校辦公效率，有助于推動學(xué)校在知識經(jīng)濟(jì)時代中快速發(fā)展。

2 有效選取自動化辦公軟件系統(tǒng)

2.1 計算機(jī)操作系統(tǒng)方面

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公軟件系統(tǒng)是建立在計算機(jī)操作系統(tǒng)基礎(chǔ)上，當(dāng)前計算機(jī)操作系統(tǒng)主要以Windows Vista，Linux Unix等為主導(dǎo)[3]，在平臺選取中，會對網(wǎng)絡(luò)自動化辦公系統(tǒng)的軟件、硬件、實(shí)踐操作等諸多方面有一定的影響，需要對此環(huán)節(jié)加以重視。

2.2 開發(fā)工具方面

不同類型的開發(fā)工具，會對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的功能、程序、服務(wù)特征、運(yùn)作效率、實(shí)踐操作等有一定的影響，在學(xué)校常見的開發(fā)工具主要包括Lotus，Domino，Prol等。

3 計算機(jī)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的方法

3.1 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

辦公自動化主要就是公文事物內(nèi)容的有效解決與處理，為了達(dá)到自動化處理水平，需要對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的建設(shè)加以重視[4]。企業(yè)或者政府在辦公管理過程中，每日需要面對相應(yīng)的行政事務(wù)、人事關(guān)系以及個人事務(wù)處理等各項(xiàng)內(nèi)容，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建后，對實(shí)際工作者加以系統(tǒng)考量后，分類整合公文處理、檔案歸檔管控等各項(xiàng)事務(wù)內(nèi)容，以便為領(lǐng)導(dǎo)者提供有意義、有價值的信息資料。為此，在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)期間，有關(guān)工作者應(yīng)對全面考慮加以重視，才能使其工作效率進(jìn)一步提升。

3.2 分布框架結(jié)構(gòu)的建設(shè)

分布框架管控在歸檔管理中占據(jù)著主導(dǎo)地位，需要分布框架管控對不同類型文獻(xiàn)的特殊性，對其展開科學(xué)布局，使其形成相對應(yīng)的框架結(jié)構(gòu)[5]。這就需要先對不同用戶的信息展開整合，將信息傳遞方面的影響因素加以消除，根據(jù)其特點(diǎn)對接收信息展開科學(xué)管控；同時，還要重視框架結(jié)構(gòu)的建設(shè)，不但要保障信息存儲的安全性、有效性，還要對數(shù)據(jù)庫有關(guān)信息展開有效管理，為后續(xù)管理工作的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

3.3 優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)建設(shè)期間，需要對有關(guān)服務(wù)器的建立加以重視，然而為了強(qiáng)化服務(wù)器運(yùn)行效率，還要對各個部件間有關(guān)通信協(xié)議展開進(jìn)一步研究，此協(xié)議被業(yè)內(nèi)人士稱之為“MPTP”，主要提倡如何完善地構(gòu)建與維護(hù)信息資源，且在特殊狀況下，應(yīng)施加數(shù)據(jù)庫實(shí)踐操控方式[6]。與此同時，“MPTP”系統(tǒng)在不同情況下，需要將數(shù)據(jù)庫所對應(yīng)的客戶端接口進(jìn)行重新安裝，依照系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保分布框架設(shè)計與服務(wù)器相對應(yīng)，然而其系統(tǒng)本身要進(jìn)行擴(kuò)充處理，應(yīng)該在構(gòu)件庫環(huán)節(jié)中做好有關(guān)開發(fā)工作。

3.4 重視網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)

自動化不斷深入發(fā)展，工作效率的進(jìn)一步提升也成為自動化辦公系統(tǒng)的主要特征。但是在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，黑客也頻繁應(yīng)用各項(xiàng)科技手段，對各個企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密文件進(jìn)行竊取，情況嚴(yán)重時還會使企業(yè)整體計算機(jī)系統(tǒng)完全癱瘓，使企業(yè)的損失進(jìn)一步加重，為了確保計算機(jī)運(yùn)作平穩(wěn)、信息質(zhì)量安全，需要加大外部維護(hù)系統(tǒng)的建設(shè)[7]。數(shù)據(jù)庫不但要對文字信息、文件信息、多媒體數(shù)據(jù)等展開存儲管理，還要運(yùn)用新一代保護(hù)系統(tǒng)，針對選取系統(tǒng)的安全性、可靠性等多方面要加以考量。在保證信息精準(zhǔn)有效的條件下，應(yīng)該對信息系統(tǒng)的安全性加以維護(hù)，在具體的實(shí)踐操作期間，針對并不十分了解的軟件系統(tǒng)，工作者應(yīng)該杜絕應(yīng)用，謹(jǐn)慎運(yùn)用陌生軟件系統(tǒng)。另外，還要重視防火墻設(shè)計環(huán)節(jié)，如若發(fā)現(xiàn)計算機(jī)中含有異常軟件程序，需要在運(yùn)用之前對其展開安全檢驗(yàn)，避免或清除部分惡意程度的影響，提高防范工作的效果，有效規(guī)避信息外漏、系統(tǒng)癱瘓等不良情況的發(fā)生。

3.5 提高工作者信息素質(zhì)水平

針對自動化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，無論引用怎樣的技術(shù)軟件，都需要專業(yè)工作者給予相應(yīng)的支持。為了確保各項(xiàng)管理工作、監(jiān)督工作有序展開，有關(guān)工作者還要強(qiáng)化自身的技能水平與職業(yè)素質(zhì)，為企業(yè)運(yùn)作穩(wěn)定與文件數(shù)據(jù)安全奠定良好基礎(chǔ)。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)應(yīng)用較為新穎的管控技術(shù)手段與信息軟件，其自動化水平較高，為此管理工作者在實(shí)施有關(guān)管理工作過程中，應(yīng)該對其加以重視，為了促進(jìn)企業(yè)計算機(jī)辦公自動化建設(shè)效果，企業(yè)要加大對工作者網(wǎng)絡(luò)自動化實(shí)踐操作能力的培養(yǎng)教育力度，通過學(xué)習(xí)與積累，使工作者的技術(shù)監(jiān)管能力進(jìn)一步提升。

我國始終強(qiáng)調(diào)“堅持以人為本，科學(xué)發(fā)展”的建設(shè)思路，各個企業(yè)也要堅持這一思路，推動企業(yè)工作者計算機(jī)辦公會水平的提升。為此，各個企業(yè)應(yīng)該提高資源的整合力度，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，積極展開有關(guān)技術(shù)指導(dǎo)的實(shí)踐活動，促進(jìn)企業(yè)工作者與技術(shù)的協(xié)同發(fā)展。特別在知識經(jīng)濟(jì)時代大背景下，企業(yè)對高素養(yǎng)、高水平的人才需求進(jìn)一步加大，為了促進(jìn)企業(yè)高效發(fā)展，需要強(qiáng)化工作者的職業(yè)素養(yǎng)與實(shí)踐操作能力，才能促進(jìn)計算機(jī)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)水平的提升。

4 結(jié)語

綜上所述，在各類現(xiàn)代化技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的今天，人們的生活形式、工作方式發(fā)生了一定的改變，為了進(jìn)一步展現(xiàn)計算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)的作用優(yōu)勢，各個企業(yè)應(yīng)該牢牢把握時代發(fā)展的脈搏，加大網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度，提高企業(yè)競爭能力的同時，也要獲得不錯的發(fā)展空間，才能使企業(yè)長足穩(wěn)定發(fā)展。