文/江蘇護(hù)理職業(yè)學(xué)院黨政辦公室 劉月艷

從各種平臺(tái)接收到的各類文件是高校獲取黨和國(guó)家以及上級(jí)部門(mén)最新教育方針政策的最主要渠道，高校的教育教學(xué)管理等方面的重要決策部署均要以上級(jí)下發(fā)的政策文件為指引，高校的很多日常工作也都要圍繞上級(jí)部門(mén)下發(fā)的各類文件通知開(kāi)展。高校機(jī)要部門(mén)每年接收到的各類文件約兩千余份，如何在最短的時(shí)間內(nèi)將文件呈送給校領(lǐng)導(dǎo)批示，并及時(shí)交辦給相關(guān)責(zé)任部門(mén)，以最快的速度完成對(duì)文件通知的貫徹落實(shí)顯得尤為重要，而傳統(tǒng)的收文處理模式明顯已經(jīng)不能夠滿足文件高效流轉(zhuǎn)的需求。OA系統(tǒng)的使用則有效解決了這一難題，大大提高了文件流轉(zhuǎn)的速度。

一、利用OA系統(tǒng)進(jìn)行收文處理的特點(diǎn)

（一）文件流轉(zhuǎn)高效便捷。高校主要領(lǐng)導(dǎo)往往工作都很繁忙，經(jīng)常出差、外出公務(wù)或參加各類會(huì)議調(diào)研等，很少有時(shí)間在辦公室辦公，寒暑假節(jié)假日更不易找到領(lǐng)導(dǎo)簽批文件，因此，傳統(tǒng)工作模式下的文件流轉(zhuǎn)速度很緩慢。利用OA系統(tǒng)進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)則可以突破時(shí)空限制，即使領(lǐng)導(dǎo)在外公干或節(jié)假日，仍然可以通過(guò)筆記本電腦或移動(dòng)APP進(jìn)行文件的閱批，并且同一份文件可實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)在線閱批，不需要機(jī)要秘書(shū)打印紙質(zhì)文件逐一呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，這種辦公模式可以有效提高文件流轉(zhuǎn)效率，尤其是緊急文件的辦文效率。此外，通過(guò)OA系統(tǒng)，機(jī)要秘書(shū)可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示將文件在線提交給相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，部門(mén)負(fù)責(zé)人可進(jìn)行在線閱批并轉(zhuǎn)發(fā)給具體辦理人，不需要機(jī)要秘書(shū)通知部門(mén)派人到機(jī)要部門(mén)領(lǐng)取復(fù)印件，減少了機(jī)要秘書(shū)的工作量，方便了職能部門(mén)，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了真正意義上的辦公自動(dòng)化。

（二）流程化操作規(guī)范有序。傳統(tǒng)工作模式下收文處理的主要流程包括：收文登記、擬辦、閱批、交辦、反饋及歸檔等。OA系統(tǒng)在流程搭建中嚴(yán)格根據(jù)收文處理步驟設(shè)計(jì)具體流程，并且保證要素全面。文件在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時(shí)，必須在逐一完成所有流程的操作后才能進(jìn)行文件的在線歸檔。因此，采用OA系統(tǒng)進(jìn)行收文處理，每一流程的操作更加規(guī)范有序。機(jī)要秘書(shū)可隨時(shí)查看文件流轉(zhuǎn)進(jìn)度，對(duì)未及時(shí)辦理的文件進(jìn)行督辦、催辦。

二、利用OA系統(tǒng)進(jìn)行收文處理工作所面臨的困難

（一）觀念陳舊，重視不夠。很多高校領(lǐng)導(dǎo)觀念陳舊，不重視收文工作，有的高校沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的機(jī)要部門(mén)，甚至沒(méi)有配備專職機(jī)要秘書(shū)，機(jī)要秘書(shū)往往要承擔(dān)文件處理以外的很多其他行政工作。此外，很多教職工因循守舊，對(duì)采用OA系統(tǒng)進(jìn)行收文處理的優(yōu)越性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)這種新的辦公模式接受度較低，不能很好地配合OA系統(tǒng)的推廣與運(yùn)用。

（二）收文管理制度滯后。現(xiàn)有的收文管理制度均是基于傳統(tǒng)收文處理工作的，已經(jīng)不能適應(yīng)OA辦公條件下收文管理工作發(fā)生的新變化，現(xiàn)有制度的滯后性凸顯，需要進(jìn)行完善。

（三）宣傳培訓(xùn)不到位。由于缺少全覆蓋的宣傳培訓(xùn)，目前在很多高校只有機(jī)要秘書(shū)、少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)及教職工能夠掌握OA系統(tǒng)的操作方法，而大多教職工尤其是年齡較大的教職工不愿使用、不會(huì)操作，或者操作不熟練、不規(guī)范，導(dǎo)致文件超時(shí)辦理超時(shí)反饋、甚至不辦理、無(wú)反饋等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響文件的正常流轉(zhuǎn)。此外，機(jī)要秘書(shū)的專業(yè)化水平不高，缺少專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)。機(jī)要秘書(shū)大多半路出家，非專業(yè)出身，工作缺乏規(guī)范，專業(yè)化水平有待提高。

（四）保密意識(shí)淡薄。機(jī)要秘書(shū)收到的文件主要有兩類，一類是普通文件，這部分文件占絕大多數(shù)；一類是涉密文件，包括從郵政機(jī)要通信、機(jī)要局以及政務(wù)內(nèi)網(wǎng)等渠道收到的機(jī)要文件，這部分文件雖數(shù)量不多，但是往往包含重要涉密信息。在OA辦公條件下如何處理好涉密文件，這是一個(gè)需要引起足夠重視的問(wèn)題。在實(shí)際工作中，泄密事件時(shí)而發(fā)生，這主要是由于機(jī)要秘書(shū)及相關(guān)人員保密意識(shí)淡薄、保密知識(shí)匱乏，在涉密文件處理中出現(xiàn)違規(guī)操作所致。涉密工作人員的違規(guī)操作（主要是將密級(jí)文件亂存、亂發(fā)于內(nèi)部網(wǎng)計(jì)算機(jī)中）是涉密文件安全管理中最大的問(wèn)題。

（五）OA系統(tǒng)的功能開(kāi)發(fā)不夠。文件在OA系統(tǒng)中的無(wú)障礙流轉(zhuǎn)要建立在技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)中收文流轉(zhuǎn)所有流程的精心搭建基礎(chǔ)上，只有流程搭建得好，文件才能夠在系統(tǒng)中順利地流轉(zhuǎn)。此外，OA系統(tǒng)流程模塊的搭建并不是一勞永逸的，要根據(jù)實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)的新問(wèn)題及新需求進(jìn)行不斷改進(jìn)與完善，實(shí)現(xiàn)功能的持續(xù)優(yōu)化，而目前高校購(gòu)買(mǎi)的OA系統(tǒng)搭建服務(wù)往往是一次性服務(wù)，缺少后續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)及功能更新等服務(wù)。

三、關(guān)于在OA辦公條件下如何做好收文處理工作的幾點(diǎn)思考

（一）設(shè)立機(jī)要部門(mén)，配備專職機(jī)要秘書(shū)。高校收文處理是一項(xiàng)嚴(yán)肅而重要的工作，應(yīng)建立專門(mén)的機(jī)要部門(mén)，與辦公室其他業(yè)務(wù)工作進(jìn)行分離（包括辦公場(chǎng)所的分離），并配備專職機(jī)要秘書(shū)專門(mén)負(fù)責(zé)文件的處理工作，以保證文件的快速高效流轉(zhuǎn)，防止泄密事件的發(fā)生。

（二）完善相關(guān)制度。OA辦公條件下收文處理工作在流轉(zhuǎn)過(guò)程、歸檔方式等方面都發(fā)生了一些新的變化，而原有收文管理制度主要是針對(duì)傳統(tǒng)模式下的收文處理工作，已不能適應(yīng)這些新變化，應(yīng)該對(duì)文件流轉(zhuǎn)制度、涉密文件管理制度、文件歸檔制度等進(jìn)行修訂與完善，以規(guī)范新形勢(shì)下的收文處理工作，解決OA辦公模式下收文處理工作中出現(xiàn)的一些新問(wèn)題。

（三）加大宣傳培訓(xùn)力度。高校相關(guān)部門(mén)應(yīng)面向全校組織分類別全覆蓋的宣傳培訓(xùn)：對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行個(gè)性化一對(duì)一培訓(xùn)；對(duì)普通教職工采用開(kāi)展講座、分發(fā)OA系統(tǒng)使用手冊(cè)等方式進(jìn)行宣傳培訓(xùn)，通過(guò)組織形式多樣的宣傳培訓(xùn)改變教職工的陳舊觀念，使其熟練掌握OA辦公系統(tǒng)的操作，以保證文件的正常流轉(zhuǎn)。

此外，要通過(guò)培訓(xùn)提高機(jī)要秘書(shū)的能力水平。新形勢(shì)下的收文處理工作對(duì)機(jī)要秘書(shū)提出了更高的要求：首先，機(jī)要秘書(shū)要改變傳統(tǒng)工作思維模式，熟練掌握OA系統(tǒng)的操作流程。機(jī)要秘書(shū)是利用OA系統(tǒng)進(jìn)行收文處理工作中的重要環(huán)節(jié)，需要第一時(shí)間將收到的文件進(jìn)行在線登記并流轉(zhuǎn)給部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)流轉(zhuǎn)給相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)，需要隨時(shí)關(guān)注文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行及時(shí)的歸檔。其次，機(jī)要秘書(shū)需要掌握在OA辦公條件下如何做好文件的歸檔和保密工作。OA辦公條件下，除涉密文件外，幾乎所有文件（包括郵寄件、傳真件）都要通過(guò)OA進(jìn)行流轉(zhuǎn)，對(duì)于這些文件應(yīng)該如何進(jìn)行歸檔，目前還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。機(jī)要秘書(shū)要能夠創(chuàng)新工作方法，靈活采用最有效最合理的歸檔方法。要能夠在使用OA辦公系統(tǒng)的同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，做好保密工作，確保工作中不發(fā)生泄密事件。此外，機(jī)要秘書(shū)還要具備一定的政治素養(yǎng)、政策水平和溝通協(xié)調(diào)能力。機(jī)要秘書(shū)在收到文件之后不能不加甄別直接上傳OA系統(tǒng)，而是要先閱覽全文，判斷是否與本校有關(guān)、應(yīng)該哪個(gè)部門(mén)落實(shí)等，這樣才能在擬辦階段給本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)做參謀，才能在校領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)批示后判斷有無(wú)錯(cuò)批的現(xiàn)象，保證文件得到準(zhǔn)確無(wú)誤的落實(shí)。要做好與職能部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)工作，適時(shí)提醒督促相關(guān)部門(mén)及辦理人員及時(shí)地辦理文件，以保證上級(jí)文件通知得到較好的貫徹落實(shí)。因此，高校要重視對(duì)機(jī)要秘書(shū)的培訓(xùn)，為其提供校外培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)，使其專業(yè)化水平得到提高，以適應(yīng)崗位工作要求。

（四）做好涉密文件處理工作。由于辦公自動(dòng)化設(shè)備和智能手機(jī)的廣泛應(yīng)用，必然增加了新的泄密途徑。機(jī)要秘書(shū)必須要增強(qiáng)保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)保密法律法規(guī)與知識(shí)的學(xué)習(xí)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，不能在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)或者未采取保密措施的有線和無(wú)線通信中傳遞國(guó)家秘密。機(jī)要秘書(shū)在收文處理工作中要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，堅(jiān)持“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”的原則。本文討論的利用OA系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)的文件僅限普通文件，涉密文件仍需按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行流轉(zhuǎn)，以確保涉密信息不泄密。

（五）做好文件的督辦與歸檔工作。在OA辦公條件下，機(jī)要秘書(shū)將文件上傳至系統(tǒng)流轉(zhuǎn)后，并非已完成本職工作，而是要時(shí)刻關(guān)注文件流轉(zhuǎn)的狀態(tài)，通過(guò)電話等方式提醒、督促相關(guān)辦理部門(mén)和具體辦理人員按時(shí)完成文件的辦理，以達(dá)到文件流轉(zhuǎn)的最終目的。

此外，在OA辦公條件下，收到的電子文件不需要打印出來(lái)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)文件（除涉密文件外）也都是掃描成電子文件在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，這種情況下如何做好文件的歸檔工作值得深入探究。根據(jù)收文處理工作實(shí)際，我們認(rèn)為應(yīng)該采用靈活的文件歸檔模式：1.通過(guò)OA流轉(zhuǎn)的文件進(jìn)行電子歸檔；2.緊急情況下進(jìn)行傳統(tǒng)手工流轉(zhuǎn)的文件和必須走紙質(zhì)流轉(zhuǎn)程序的所有涉密文件進(jìn)行紙質(zhì)化存檔。

（六）加強(qiáng)OA系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)與維護(hù)。OA系統(tǒng)的功能在建成之后要根據(jù)實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)的新問(wèn)題及使用者產(chǎn)生的新需求進(jìn)行不斷改進(jìn)與完善，而機(jī)要秘書(shū)只是OA系統(tǒng)收文處理功能的使用者，往往不具備這方面的專業(yè)技術(shù)與能力，需要高校信息技術(shù)部門(mén)提供技術(shù)支持，也可通過(guò)購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的方式加強(qiáng)對(duì)OA系統(tǒng)功能模塊的不斷開(kāi)發(fā)與完善以及系統(tǒng)的日常維護(hù)與安全防護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在OA辦公條件下做好高校收文處理工作是一個(gè)值得探討的問(wèn)題。高校要加強(qiáng)機(jī)構(gòu)建設(shè)、制度建設(shè)，加大培訓(xùn)力度和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)力度；高校機(jī)要秘書(shū)要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高專業(yè)水平。