邵成林

摘 要：在信息科技和社會快速發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)的高?；n案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)多元化管理的需求?；诖耍咝；n案管理人員就必須要明確在多元管理模式下基建檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、特點(diǎn)和要求，從當(dāng)前管理工作開展的困境入手，對高校基建檔案管理方法、流程進(jìn)行更新和重組，科學(xué)的引入先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，重塑工作制度，將基建檔案管理工作盡快地融入、整合到多元化的管理模式之下，循序漸進(jìn)、不斷深入的變革高?；n案管理工作，使高?；n案管理的質(zhì)量和效率得到更高的提升，并發(fā)揮好高校基建檔案信息應(yīng)有的決策支撐作用。本文首先分析了多元化管理模式下高校基建檔案管理中存在的問題，然后提出了多元化管理模式下的基建檔案管理的有效措施，希望能對高?；n案管理相關(guān)工作的開展有所助益。

關(guān)鍵詞：多元管理模式;基建檔案;管理;探析

高?；n案主要是指在高?；üこ虖捻?xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收并投入使用這一整個(gè)過程中所產(chǎn)生的真實(shí)記錄和歷史憑證，包括了項(xiàng)目立項(xiàng)及批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)文件、地勘文件、施工技術(shù)文件、施工圖、竣工圖、驗(yàn)收移交文件、造價(jià)咨詢文件、監(jiān)理文件等等。檔案的內(nèi)容較多，涉及的領(lǐng)域相對較廣，這無疑極大的提升了基建檔案管理工作的整體難度?；诖?，檔案管理人員必須要對基建工程項(xiàng)目進(jìn)行全面系統(tǒng)的了解，掌握高?；üこ桃孕７焦芸貫橹?、多方管理實(shí)體為輔、多種技術(shù)手段為支撐的多元管理模式的特點(diǎn)，結(jié)合基本建設(shè)的總體規(guī)劃和階段性目標(biāo)，對實(shí)際產(chǎn)生的基建檔案管理方法和思路進(jìn)行全面的創(chuàng)新和改革，形成高質(zhì)量的基建檔案信息資源，更好的為項(xiàng)目后續(xù)的改建、擴(kuò)建、維修、新建的決策提供真實(shí)而有效的決策輔助。

一、多元管理模式下存在的基建檔案管理問題

一是管理主體的多元化，導(dǎo)致基建檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、專業(yè)性存在問題。高校工程管理涉及校方、代建方、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、造價(jià)等多元主體，各方檔案管理專業(yè)人員的素質(zhì)不一，給工程項(xiàng)目系統(tǒng)性的檔案管理帶來了困難?，F(xiàn)階段，各管理方包括高校為了能夠最大限度的降低基建檔案管理工作的成本，往往會要求其他管理人員兼職完成檔案管理工作，并未根據(jù)具體需求來進(jìn)行檔案管理專業(yè)人才的設(shè)置。在系統(tǒng)化下的檔案管理隊(duì)伍能力無法得到提升和協(xié)作的情況之下，后續(xù)的基建檔案管理工作將會存在較多的問題。雖然現(xiàn)有的管理人員本身具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但自身的專業(yè)水平較為有限，無法解決基建檔案管理中一些具有系統(tǒng)性和結(jié)構(gòu)性的問題。此外，有些管理人員本身的基建檔案管理意識較為淡薄，習(xí)慣于以自身的經(jīng)驗(yàn)來開展相關(guān)的工作，并未根據(jù)基建檔案管理的最新標(biāo)準(zhǔn)和要求來進(jìn)行系統(tǒng)立卷、科學(xué)分類、數(shù)字化儲存保管等操作，只是隨意的進(jìn)行收集、整理和組合。當(dāng)出現(xiàn)一些突發(fā)狀況時(shí)，相關(guān)人員無法及時(shí)的根據(jù)有經(jīng)驗(yàn)來做出相應(yīng)的判斷，難以在第一時(shí)間有效的解決基建檔案管理問題。對工程建設(shè)有重要證據(jù)價(jià)值的基建檔案未能及時(shí)存檔，存檔后的基建檔案長期未進(jìn)行更新和管理。而對一些失效文件檔案又未能及時(shí)處理銷毀，這些都為基建檔案管理工作的規(guī)范化、高效化、信息化帶來了不小的阻礙。

二是管理技術(shù)手段的多元化，使工程項(xiàng)目檔案在管理的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性和銜接性上產(chǎn)生了問題。有的管理方基建檔案管理工作方法仍然是原始的，以傳統(tǒng)人力管理和紙質(zhì)檔案為主，不能及時(shí)地結(jié)合當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)來進(jìn)行調(diào)整和適應(yīng);有的管理方雖然有了先進(jìn)的信息化管理設(shè)備和手段，但由于管理人員不能熟練地進(jìn)行操作和應(yīng)用，先進(jìn)的設(shè)備和手段成了擺設(shè)和負(fù)擔(dān);加之，多方管理主體利用的信息手段、管理軟件不統(tǒng)一，各自為政，使得完整的一個(gè)工程項(xiàng)目檔案變得零零散散，直接導(dǎo)致了基建檔案管理的系統(tǒng)性不強(qiáng)、銜接不緊密、查詢不便、利用效率低下的問題。

此外，各管理方缺乏創(chuàng)新、一成不變的基建檔案管理制度，對高?；n案管理工作的發(fā)展也造成一定程度的影響與制約。

二、多元化管理模式下的基建檔案管理的有效措施

1.全面提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

在開展基建檔案管理系統(tǒng)工作之前，各管理方需要對管理人員的民族、年齡、興趣、能力、素養(yǎng)等進(jìn)行全面的了解，掌握管理人員在基建檔案管理過程當(dāng)中的缺陷和劣勢。立足于基建檔案管理實(shí)際的需求，利用傳統(tǒng)媒體和新媒體相結(jié)合的方式來進(jìn)行基建檔案系統(tǒng)管理思維和多元管理模式的宣傳，引導(dǎo)每一個(gè)管理人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就積極參與其中，全面加深管理人員對相關(guān)工作的認(rèn)知和理解，以便于促使其形成較為系統(tǒng)的管理理念和思想。另外，全面了解基建檔案管理的周期和工作人員的工作時(shí)間安排的情況下，圍繞不同階段的基建檔案管理主題和要求。以多元管理理念為依托，聘請?jiān)诨n案管理取得突出成或具有較高的專家和管理人員，到內(nèi)部開展與之有關(guān)的主題講座。引導(dǎo)每個(gè)管理人員積極的進(jìn)行參與，就基建檔案管理中存在的一些問題，和其進(jìn)行面對面的溝通和交流，充分的借助權(quán)威力量來解決實(shí)際的檔案管理問題和難題。

另外，各管理方可與城建檔案行政管理部門及其業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，為每一個(gè)管理人員規(guī)劃和設(shè)計(jì)出一個(gè)個(gè)性化的基建項(xiàng)目管理理論和技能培訓(xùn)方案，并在培訓(xùn)內(nèi)容當(dāng)中適當(dāng)增加與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的政治、經(jīng)濟(jì)、法律、設(shè)計(jì)、信息技術(shù)、行業(yè)規(guī)范、從業(yè)規(guī)范等內(nèi)容，系統(tǒng)提升管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)素養(yǎng)。也可以對基建檔案管理過程當(dāng)中人員應(yīng)具備的能力和素養(yǎng)進(jìn)行了解，在培訓(xùn)項(xiàng)目當(dāng)中增加職業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任意識，黨風(fēng)廉政、專業(yè)精神等有關(guān)的培訓(xùn)，從不同的維度和層次來對現(xiàn)有的基建檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，使其具備能夠符合多元管理模式下的工作開展的資質(zhì)和素養(yǎng)。此外，各管理方可利用各種渠道來招納一些具有較高專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)從業(yè)人員，也可以和一些優(yōu)秀的高校、高職，或優(yōu)秀的管理人才培養(yǎng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行形成合作關(guān)系，及時(shí)的獲取具有較高專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的基建檔案管理人才。對符合要求人員的從業(yè)資質(zhì)進(jìn)行全面的檢測，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行崗前培訓(xùn)，并不定期的進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和綜合考核，以便管理人員能夠快速的適應(yīng)各類工程項(xiàng)目的基建檔案管理工作，提高經(jīng)濟(jì)效益。