文·張娟

（作者單位：海南省婦女兒童醫(yī)學(xué)中心）

隨著醫(yī)改的持續(xù)推進(jìn)，公立醫(yī)院改革進(jìn)入深水區(qū)，越來越多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)開始意識(shí)到，檔案本身具有的“利用和保存價(jià)值、長遠(yuǎn)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值、情報(bào)和憑證價(jià)值”對醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)的重要性。[1]但鑒于區(qū)位、歷史因素導(dǎo)致的區(qū)域醫(yī)療體系發(fā)展不平衡，使得某些中西部地區(qū)的醫(yī)院檔案管理體系一直未得以有效建立。本文以海南省婦幼保健院為例，闡述婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理體系的創(chuàng)建路徑選擇。

一、問題分析

（一）綜合檔案管理職能缺位且館庫不合規(guī)

海南省婦幼保健院作為一所公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)，工作重心一直放在醫(yī)療質(zhì)量的提升上，而對檔案管理工作重視不夠。主要體現(xiàn)在醫(yī)院機(jī)構(gòu)設(shè)置上，一方面在醫(yī)院的機(jī)構(gòu)編制方案中，沒有專門成立檔案管理機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)檔案工作；另一方面，檔案管理職能體現(xiàn)在一級(jí)科室或二級(jí)科室的設(shè)置中。這就導(dǎo)致檔案工作既多部門管理、多部門負(fù)責(zé)，又無部門管理、無部門負(fù)責(zé)，檔案管理職能實(shí)質(zhì)嚴(yán)重缺失。從硬件方面來看，一是庫房不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)，全院只有一間庫房，不利于檔案分區(qū)存放；二是庫房位于未作承重處理的普通樓層中間部位，不符合檔案建筑設(shè)計(jì)規(guī)范要求；三是沒有配置鐵門鐵窗等必要庫房防護(hù)設(shè)備。

（二）檔案管理制度陳舊且檔案意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理制度還是十幾年前制定的，內(nèi)容老化，很多歸檔細(xì)則已有悖于最新的國家和省級(jí)檔案歸檔規(guī)定，如電子文檔管理制度缺失，設(shè)備檔案歸檔設(shè)置金額過低等。另外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對檔案關(guān)注度不夠，對檔案信息化推行動(dòng)力不足。職能部門員工對檔案收集意識(shí)不強(qiáng)，對部門檔案歸檔范圍了解不清晰明確，對檔案利用制度的執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案用后不還的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（三）檔案管理人員配置不足且素質(zhì)不高

作為擁有職工千余人的醫(yī)院，檔案管理人員明顯配置不足。一是全院未配備專職檔案管理人員；二是產(chǎn)生大量檔案的行政部門，如醫(yī)院辦公室、人力資源部、保障部、科研科、財(cái)務(wù)科等均沒有專人負(fù)責(zé)收集整理各類檔案。由于兼職檔案管理人員培訓(xùn)不到位且時(shí)常更換，導(dǎo)致人事檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案以及聲像檔案等的收集、分類、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作都處于低水平狀態(tài)，專業(yè)技術(shù)性不強(qiáng)。

二、路徑選擇

（一）完善檔案管理職能，明確檔案室功能定位

為了充分履行檔案職能，在醫(yī)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)頂層設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)將檔案室作為一個(gè)獨(dú)立的科室進(jìn)行設(shè)置。同時(shí)，要考慮到婦幼保健機(jī)構(gòu)作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)，以及后續(xù)檔案室?guī)旆窟x址，空間大小與布局，人員配備等工作的開展[2]。首先需要對擬建設(shè)的檔案室功能進(jìn)行清晰定位，即檔案室只容納行政事務(wù)性檔案，還是既包括行政事務(wù)性檔案，又包括病歷檔案等其他門類檔案。從該婦幼保健院具體情況來看，由于醫(yī)院已經(jīng)有病案室，所以檔案室職能中只包括行政事務(wù)性檔案，即主要由文書檔案、人事及專技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽(yù)類檔案以及電子類檔案組成，更利于檔案室的專項(xiàng)建設(shè)。

（二）完善檔案室硬件設(shè)施和檔案管理制度建設(shè)

硬件建設(shè)是檔案室履職的前提，要按檔案存放標(biāo)準(zhǔn)配備庫房和庫房設(shè)備。同時(shí)，要吃透國家、省級(jí)檔案制度精神，熟悉檔案行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，及時(shí)修訂、完善檔案歸檔、利用細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。

（三）完善人力資源配備，合理搭建人才梯隊(duì)

由于醫(yī)院尚未建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，可以考慮通過聘請退休檔案專家或外院經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理者作為顧問指導(dǎo)檔案管理工作。同時(shí)，從行政職能科室內(nèi)部抽調(diào)人手，盡快組建綜合檔案室。通過院外專家的傳幫帶，盡快上手，早日啟動(dòng)檔案管理工作。此外，在行政職能科室設(shè)置固定的兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔、移交工作。為了穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，對兼職檔案管理員在年度考核和職稱晉升時(shí)予以加分激勵(lì)。

（四）檔案內(nèi)部整理與檔案服務(wù)外包結(jié)合并行

醫(yī)院檔案種類繁多，不同類別檔案有不同的整理規(guī)范，因此需要對不同類別的檔案加以甄別、分類整理。由于檔案室的人員配置有限，千人以上的醫(yī)療單位檔案室只配備1-2個(gè)全職檔案管理人員。為了對長期混亂失序狀態(tài)下的檔案進(jìn)行搶救性保護(hù)，有必要對部分類別檔案進(jìn)行外包服務(wù)，通過購買社會(huì)服務(wù)，邀請專業(yè)的檔案公司來進(jìn)行統(tǒng)一整理，例如基建檔案和設(shè)備檔案。但是，對于人事檔案以及涉及到全省婦女兒童關(guān)鍵信息的特色文書檔案，則應(yīng)盡量使用內(nèi)部人員整理方式。二者并行，可以有效促進(jìn)醫(yī)院檔案工作發(fā)展。

（五）提升檔案意識(shí)，培養(yǎng)檔案素養(yǎng)

目前，全國開設(shè)檔案學(xué)或圖書館學(xué)專業(yè)的高校不多，所以檔案管理人員主要靠單位自己培養(yǎng)。除了老帶新外，還要依托培訓(xùn)。從培訓(xùn)內(nèi)容看，一是加強(qiáng)檔案室從業(yè)人員的政治素質(zhì)培訓(xùn)，包括服務(wù)意識(shí)和保密意識(shí)；二是對檔案管理員提供檔案素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，對兼職檔案管理員進(jìn)行相應(yīng)的存檔規(guī)范培訓(xùn)。從培訓(xùn)途徑看，一是實(shí)體培訓(xùn)，即為全職檔案管理員提供國家級(jí)或省級(jí)檔案部門組織的各類專業(yè)培訓(xùn)，再由全職檔案管理員組織對院內(nèi)行政人員的檔案管理培訓(xùn)；二是利用網(wǎng)課等形式進(jìn)行網(wǎng)上培訓(xùn)；三是從實(shí)踐中求真知。一方面向在檔案管理方面走在前列的部門取經(jīng)，另一方面在實(shí)際檔案整理中學(xué)習(xí)研究、發(fā)現(xiàn)問題、討論問題、解決問題。

（六）按重點(diǎn)、分模塊有序推進(jìn)各專項(xiàng)檔案整理

由于婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案整理是一個(gè)從無到有的過程，所以所有類別的檔案整理不可能一蹴而就。基于此，醫(yī)院應(yīng)該制定一個(gè)檔案推進(jìn)計(jì)劃，有重點(diǎn)、分模塊地有序推進(jìn)檔案整理工作。一是首先確保人事檔案和專技檔案的整理。因?yàn)檫@兩種檔案職工利用率最高，職稱晉升、入編、調(diào)動(dòng)、退休、三甲評(píng)審等都需要，同時(shí)與職工的關(guān)系也最緊密。二是加強(qiáng)文書檔案的整理。院史的編撰以及每年度上級(jí)主管部門的檢查考核監(jiān)督都離不開文書檔案，重要性不言而喻。作為婦幼保健機(jī)構(gòu)特色的全省婦女兒童數(shù)據(jù)管理，以及全省性大型項(xiàng)目進(jìn)展要單獨(dú)立卷，保密處理。三是設(shè)備檔案和招投標(biāo)檔案需要同步進(jìn)行，因?yàn)檫@兩種檔案有交叉和相互重疊部分。四是電子文件的歸檔跟隨醫(yī)院OA系統(tǒng)流程同步進(jìn)行，確保電子檔案的及時(shí)可溯。五是與時(shí)俱進(jìn)，適時(shí)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

隨著醫(yī)改的持續(xù)推進(jìn)，“互聯(lián)網(wǎng)+”在醫(yī)療行業(yè)的深入發(fā)展，醫(yī)院的管理模式進(jìn)入到一個(gè)嶄新時(shí)代。婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，乘勢而上，在完成基本的體系建構(gòu)后，充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的思維，優(yōu)化檔案資源，提升檔案資源的便捷性、安全性和服務(wù)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的新突破。