文·謝洋

（作者單位：山東省檔案館）

2019年12月，山東省檔案館順利通過“全國示范數(shù)字檔案館”測試驗(yàn)收，成為全國第二個(gè)通過“全國示范數(shù)字檔案館”測試的省級(jí)國家綜合檔案館。在整個(gè)測評(píng)過程中，原生電子檔案移交接收進(jìn)館作為數(shù)字檔案館的一項(xiàng)測評(píng)內(nèi)容，受到省檔案館“全國示范數(shù)字檔案館、室創(chuàng)建工作專項(xiàng)小組”的高度重視。筆者作為檔案接收征集工作人員，有幸參與了數(shù)字檔案館創(chuàng)建過程中原生電子檔案移交進(jìn)館工作，獲益良多。結(jié)合這次原生電子檔案移交進(jìn)館工作經(jīng)歷，筆者想對(duì)原生電子檔案概念界定、理論與實(shí)踐中產(chǎn)生的矛盾、管理重點(diǎn)以及現(xiàn)實(shí)價(jià)值做一些思考與探索。

原生電子檔案的概念產(chǎn)生時(shí)間不長，不但許多普通人對(duì)其認(rèn)知不足，就連一些專業(yè)檔案人員，都對(duì)其概念模棱兩可。更有甚者，干脆將原生電子檔案與電子檔案混為一談，直接影響到檔案規(guī)范化管理工作的準(zhǔn)確性。

實(shí)際上，“原生電子檔案”最早是為區(qū)別紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的電子檔案（也稱之為紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本）而產(chǎn)生的。隨著我國政務(wù)信息系統(tǒng)（OA）的推廣，以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作全面鋪開，電子檔案的概念逐漸清晰，參照紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的電子檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，原生電子檔案的提法因其生動(dòng)準(zhǔn)確，被越來越多的檔案專業(yè)人員所接受。但是，相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)（如GB / T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》）只對(duì)電子檔案進(jìn)行了定義，卻未對(duì)“原生電子檔案”進(jìn)行界定，以致原生電子檔案收集整理工作成為數(shù)字檔案館測評(píng)驗(yàn)收的重要內(nèi)容之后，其概念與內(nèi)涵依舊含糊不清。

定義原生電子檔案的概念之前，首先需界定其內(nèi)涵，目前主要有兩種觀點(diǎn)，其一強(qiáng)調(diào)文件產(chǎn)生的源頭特征與原創(chuàng)屬性，認(rèn)為只有機(jī)關(guān)單位自制文，包括發(fā)文與內(nèi)部文件才具備成為原生電子檔案的條件，而所有通過政務(wù)信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的電子收文，因其不具備源頭特征與原創(chuàng)屬性，不能作為原生電子檔案予以管理。第二種觀點(diǎn)則強(qiáng)調(diào)其產(chǎn)生的方式，認(rèn)為只要不是通過紙質(zhì)載體掃描形成，而是直接從信息系統(tǒng)獲取的電子文件，均可歸檔為原生電子檔案。

兩種觀點(diǎn)各有其合理之處，強(qiáng)調(diào)文件產(chǎn)生的源頭特征與原創(chuàng)屬性，其內(nèi)涵的界定更為純粹有序，移交進(jìn)館時(shí)可自動(dòng)屏蔽各種重復(fù)數(shù)據(jù)，更貼近人們的日常認(rèn)知。強(qiáng)調(diào)原生電子檔案的產(chǎn)生方式，則更方便收集與管理，無需將系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行二次分類，有助于減少檔案人員的工作量。

回顧“原生電子檔案”一詞產(chǎn)生的環(huán)境背景，顯然第二種觀點(diǎn)更符合其原始內(nèi)涵。實(shí)際上，山東省檔案館原生電子檔案接收工作，正是兼顧了以上兩種意見，以接收立檔單位的自制文為主，同時(shí)收取了部分來自政務(wù)信息系統(tǒng)的電子收文?；谝陨险J(rèn)識(shí)與實(shí)踐，我們給出原生電子檔案的定義，即具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的具有原始數(shù)字屬性的電子文件。

此前因內(nèi)涵界定不清晰，管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)不到位，原生電子檔案在各級(jí)立檔單位受到的重視程度不盡相同，給檔案館接收工作帶來較多不便。筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)立檔單位并沒有針對(duì)原生電子檔案制定收集與整理規(guī)范，運(yùn)行狀況較好的，能夠?qū)⒅瓢l(fā)電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)完結(jié)后收集刻盤歸檔保存，或者通過政務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行歸檔整理。但更多單位的管理則較隨意，紅頭、公章、字體、版式、發(fā)文稿紙、底稿、附件等均存在不完整、不規(guī)范的現(xiàn)象。直接后果就是原生電子檔案作為最原始的電子憑證，其權(quán)威性大打折扣。

除原生電子檔案的規(guī)范性與完整性的問題，還有一個(gè)更大的理論與實(shí)踐悖論橫亙?cè)跈n案工作者面前，那就是原生電子檔案與紙質(zhì)歸檔文件難以統(tǒng)一的問題。專業(yè)檔案從業(yè)者都知道，我國對(duì)紙質(zhì)檔案的管理有著嚴(yán)格的規(guī)范與要求，編碼蓋章各有標(biāo)準(zhǔn)，成為一份完整檔案的組成部分。但因應(yīng)用軟件系統(tǒng)以及文件制發(fā)方式不同，許多單位的原生電子檔案本身即存在紅頭與公章的缺失現(xiàn)象，其屏幕視覺展現(xiàn)，往往與紙質(zhì)檔案存在重大差異，更可能缺少紙質(zhì)檔案具備的完整的檔號(hào)章、發(fā)文稿紙（收文處理單）、底稿、附件等，使原生電子檔案與紙質(zhì)檔案在完備性及嚴(yán)謹(jǐn)性上存在巨大落差，也直接影響今后檔案進(jìn)行單套制管理。

新修訂的《檔案法》規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)載體具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！北M管我國以法律的形式承認(rèn)了電子檔案的法律效力，但是，當(dāng)一份不規(guī)范不完整的電子檔案呈現(xiàn)在面前時(shí)，它是否可以承擔(dān)起與規(guī)范完整的紙質(zhì)檔案相同的法律效力？歸檔保存的大量原生電子檔案價(jià)值又體現(xiàn)在何處？

顯然，原生電子檔案規(guī)范化管理的重點(diǎn)，應(yīng)落在電子檔案的規(guī)范性與完整性上面。一份既規(guī)范又完整的原生電子檔案，才可作為具有法律效力的電子憑證。要解決其規(guī)范性與完整性的問題，只有從電子文件產(chǎn)生的源頭（包括信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與電子文件起草）抓起，強(qiáng)調(diào)并重視“前端控制”的理念。

所謂“前端控制”，就是用檔案思維提前介入文件的形成、流轉(zhuǎn)和歸檔等各個(gè)階段，建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、互為保證的運(yùn)行模式和保障體系，并把文件生命周期各個(gè)階段的管理要求貫徹在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中，以維護(hù)文件的規(guī)范性與完整性。原生電子檔案的前端控制，應(yīng)在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段引入專業(yè)檔案思維，統(tǒng)籌考慮電子文件組件、排序、分類及元數(shù)據(jù)收集工作，在電子文件起草與制發(fā)階段，完善其符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案屬性，從而避免數(shù)據(jù)歸檔階段信息不完整，格式不統(tǒng)一，檔案組件無法按規(guī)范排序的問題。

從技術(shù)層面上講，只要解決了“前端控制”的管理問題，原生電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一是可以實(shí)現(xiàn)的。但目前的現(xiàn)狀是，政務(wù)信息系統(tǒng)（OA）公文制發(fā)與檔案信息系統(tǒng)（DA）多有脫節(jié)，政務(wù)系統(tǒng)開發(fā)人員對(duì)檔案的理解往往流于表面，而檔案信息系統(tǒng)（DA）開發(fā)者無法觸及到政務(wù)系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，導(dǎo)致現(xiàn)行各機(jī)關(guān)單位的原生電子檔案如不進(jìn)行數(shù)據(jù)二次轉(zhuǎn)換與處理，根本無法達(dá)到數(shù)字檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)與要求。

筆者經(jīng)過梳理與歸納，總結(jié)原生電子檔案前端控制要素，應(yīng)該包括以下內(nèi)容，即檔案元數(shù)據(jù)、歸檔標(biāo)識(shí)、排序標(biāo)識(shí)、分類代碼、統(tǒng)計(jì)頁數(shù)、簽批稿紙、文件組件等。要求數(shù)據(jù)歸檔的同時(shí)，能夠自動(dòng)轉(zhuǎn)換為國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的雙層PDF電子原文，并且在文件相應(yīng)位置生成檔號(hào)章與電子頁碼。這樣，紙質(zhì)檔案可以通過原生電子檔案打印而來，徹底解決紙質(zhì)檔案與原生電子檔案背離的問題。

原生電子檔案概念產(chǎn)生的時(shí)間雖短，但其具有紙質(zhì)檔案及紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本無法比擬的優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在，一是在全文檢索領(lǐng)域，原生電子檔案的文字識(shí)別準(zhǔn)確率百分之百，徹底解決掃描電子檔案識(shí)別亂碼與人工校勘問題；二是原生電子檔案的數(shù)字屬性，高度契合大數(shù)據(jù)時(shí)代信息分析的需要，可為檔案大數(shù)據(jù)挖掘開辟全新的天地；三是原生電子檔案在存儲(chǔ)、讀取、利用等方面便捷高效，有利于檔案信息的分享與傳播；四是原生電子檔案充分適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸與數(shù)據(jù)共享的要求，滿足單位無紙化辦公的需要；五是原生電子檔案可更便捷地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份與還原，杜絕檔案資料因過度利用而導(dǎo)致?lián)p毀遺失的可能。

基于以上原因，原生電子檔案的收集與整理工作理應(yīng)受到所有檔案部門的高度重視。作為專業(yè)檔案從業(yè)者，我們?cè)谶@一領(lǐng)域的探索與研究應(yīng)該不斷深入下去。