宗璐璐

摘 要： 本文首先闡述了風電企業(yè)檔案形成特點，接著分析了保證風電工程檔案質(zhì)量優(yōu)良率的措施，最后對建立風電工程檔案數(shù)字化，提高檔案查閱速度和利用率進行了探討。

關(guān)鍵詞： 風電企業(yè);檔案管理

【中圖分類號】F426.61 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.277

引言：電氣工程檔案管理的最終目標是滿足各部門信息資源的需求和利用，這將加快工程竣工文件的查詢和借閱，使業(yè)務(wù)人員能夠更快地訪問和使用所需的竣工文件。高質(zhì)量的文件服務(wù)需要豐富的技術(shù)資源。不斷提高風電工程文件管理的基本功能，不斷改進電子文件質(zhì)量，確保信息資源的完整性、準確性、邏輯性、安全性和可用性，是建設(shè)優(yōu)質(zhì)風電工程、安全運行風電場、快速優(yōu)質(zhì)提供檔案服務(wù)、發(fā)揮工程檔案服務(wù)生產(chǎn)運行、實現(xiàn)工程檔案價值的重要前提。

1 風電企業(yè)檔案形成特點

風力發(fā)電廠通常有多個場站，分布在不同行政區(qū)域，為了適應(yīng)當?shù)匦姓?quán)力，我國國有電力公司的組織結(jié)構(gòu)通常是一個多品牌團隊。傳統(tǒng)發(fā)電廠通常集成在只有一個法人主體的地理區(qū)域中，但是，風電場通常具有多個法人實體、不同的管理模式、與多個稅務(wù)機關(guān)簽訂的合同以及多個法人實體生成的文件。與傳統(tǒng)的單一供電企業(yè)文件責任者與傳統(tǒng)發(fā)電企業(yè)僅為一個公司不同，看上去象是多個全宗的檔案管理，但實體組織為單個全宗。這樣，風力發(fā)電公司的文件被劃分為比電力、水、原子能等由不同公司生產(chǎn)的傳統(tǒng)電力公司高一級的類別。但是，不同公司的文件被視為同一類別中的平行關(guān)系，而不是前者，而是文件內(nèi)容，按組件管理文件時，不同的導體會區(qū)分這些文件。為該類建立分類關(guān)系后，風力發(fā)電企業(yè)的文件管理可以實施多種行業(yè)標準，以避免文件分類發(fā)生沖突。

2 保證風電工程檔案質(zhì)量優(yōu)良率的措施

2.1 工程前期準備工作

工程文件管理組織的創(chuàng)建是保證工程文件質(zhì)量的組織保證，風電場工程開工前，施工單位應(yīng)成立項目管理領(lǐng)導小組，建立三級文件管理網(wǎng)絡(luò)，為項目文件和項目的同步開發(fā)奠定基礎(chǔ)。文件管理領(lǐng)導團隊應(yīng)包括物資、計劃和財務(wù)等多個領(lǐng)域。此外，還應(yīng)明確各參建單位工程檔案管理人員職責，在此基礎(chǔ)上，可以利用QQ和微信等手段建立三級檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，方便相互溝通協(xié)調(diào)，建立快速高效的垂直管理體系。

2.2 事前控制是工程檔案質(zhì)量優(yōu)良的基礎(chǔ)

（1）機構(gòu)建設(shè)是工程檔案質(zhì)量預(yù)防性控制的重要因素，工程施工開始時，施工管理部門應(yīng)制定風力發(fā)電設(shè)施建設(shè)檔案管理和風力發(fā)電設(shè)施數(shù)字化檔案管理實施細則。該細則應(yīng)明確建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的職責分工，詳細規(guī)定編制完成文件的范圍和要求。負責項目施工的單位工程師能夠了解系統(tǒng)要求，并為今后的工作促進統(tǒng)一標準的實施;（2）加強對參建單位非全時工作人員的培訓，解釋檔案管理要求，積極控制文件來源，確保檔案質(zhì)量，為工程可研、初設(shè)、招投標、合同、竣工圖等項目文件的收集奠定堅實的基礎(chǔ);（3）在編制招標文件（詢價）和簽署設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同協(xié)議時，應(yīng)界定特別條款，規(guī)定提交相關(guān)竣工文件的要求和責任。項目文件的收集、整理和按時歸檔移交受合同條款的保障。

2.3 事中控制是工程檔案質(zhì)量優(yōu)良的重要保證

（1）制度建設(shè)是工程檔案質(zhì)量事前控制的重要環(huán)節(jié)。施工初期，建設(shè)單位制定《風力發(fā)電工程建設(shè)項目檔案管理實施細則》和《風力發(fā)電工程數(shù)碼照片檔案管理辦法》，組織項目建設(shè)參建單位的檔案人員學習、了解制度要求，便于今后工作中統(tǒng)一標準的實施;（2）培訓是達成工程檔案管理共識的重要渠道。通過各種形式和渠道開展參建單位檔案人員專業(yè)培訓，提高對施工單位檔案和施工人員的檔案認識;建立協(xié)作共享小組，分享文件管理經(jīng)驗，避免錯誤問題重復發(fā)生，提高文件工作人員的技能和水平;（3）現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)了技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，提高了工程文件的檢索成功率和利用率。使用電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)在線處理，電子文檔管理系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)直接對接，實現(xiàn)在線歸檔，為工程項目文件全過程管理奠定良好的基礎(chǔ);（4）為項目文件建立定期進度跟蹤系統(tǒng)。施工監(jiān)理遵守風電企業(yè)技術(shù)檔案規(guī)范（組織工程文件的規(guī)范），定期檢查施工文件的完整性、系統(tǒng)性和準確性，并與工程進度保持一致，確保工程文件與進度同步。

2.4 事后控制是提高工程檔案質(zhì)量優(yōu)良的必要手段

（1）針對竣工文件整理和現(xiàn)場施工不同步、不及時的問題，檔案部門及時與工程部溝通，通過與工程技術(shù)專業(yè)人員和設(shè)備廠家的配合，每月定期對參建單位進行檔案管理檢查。施工單位應(yīng)聘請一名經(jīng)驗豐富的文件架構(gòu)師，提供全面的作業(yè)流程說明，以提高施工單位文件的質(zhì)量和現(xiàn)狀;（2）工程竣工時，檔案工作人員積極參與驗收竣工工作，必須及時編制相關(guān)竣工文件，逐步提高工程檔案質(zhì)量。

3 建立風電工程檔案數(shù)字化，提高檔案查閱速度和利用率

信息建設(shè)的快速發(fā)展極大地便利了工程文件管理，利用檔案管理等信息軟件，將各階段生成的檔案文件按照一定的規(guī)則進行整理，建立一套索引齊全的參考體系。根據(jù)風電檔案分類規(guī)則、檔案敘詞表等相關(guān)內(nèi)容，結(jié)合檔案整理實踐，形成樹形結(jié)構(gòu)的標準化信息。在風電項目施工的每個階段，同步將電子文件輸入信息系統(tǒng)，完善文件條目著錄項信息，通過不同著錄項可對文件進行多種方式的排序，以簡化傳統(tǒng)的手動分類和創(chuàng)建測試時的邏輯連接。直接解決了工作和計算機刷新以及檢索大型文件的問題，通過企業(yè)計劃，工程和制造部門可以訪問其計算機上的設(shè)計文件和圖紙，從而減少了借用工作量、縮短了查詢時間并優(yōu)化了文件訪問。

結(jié)束語：通過對風電工程項目的有效控制，風電工程項目逐步得到了專業(yè)人員的一次性引導和認證，風電場投產(chǎn)后，運行人員通過查詢工程檔案，熟悉和掌握風電場設(shè)施設(shè)備的性能和運行規(guī)律，保證了風電場的正常運行，使工程檔案對企業(yè)的正常運行和業(yè)務(wù)發(fā)展起到有效的保障作用。

參考文獻

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