汪分曾
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí):A 文章編號(hào):1674-1145(2020)07-093-01
摘 要 從檔案管理工作實(shí)際出發(fā),指出檔案管理工作存在的問題,談及檔案管理工作認(rèn)識(shí)。
關(guān)鍵詞 資料保管安全 檔案管理制度 檔案管理人員專業(yè)水平
在人們的思維認(rèn)識(shí)中,檔案很不起眼,認(rèn)為是一堆故紙,是毫無生機(jī),死氣老舊不入眼的東西,其實(shí)不然。人類前行,走過的足跡,形成歷史檔案,從歷史檔案中,我們方知從蠻荒到文明所經(jīng)歷的漫長歷程,以及在這長河中人物紛呈,故事精彩絕倫。正因形成了檔案,今天的我們能知道我們的祖先創(chuàng)造的輝煌與燦爛的文明。各行各業(yè)都有自己的規(guī)則與運(yùn)行法則,這都需要形成行業(yè)檔案,從而指導(dǎo)各行各業(yè)開展工作,保證各行各業(yè)有序發(fā)展。
檔案無疑是重要的,但因人們對檔案的認(rèn)識(shí)上的偏差,領(lǐng)導(dǎo)重視程度不一等原因,檔案管理上存在諸多不盡人意的地方。我們應(yīng)糾正不足,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),一路前行。
一、設(shè)立檔案專門庫房,確保資料保管安全
應(yīng)設(shè)立檔案專門庫房。檔案一般以紙質(zhì)形式存在,當(dāng)然也有影像、聲像及光盤等電子形式存在。無論是紙質(zhì)還是電子檔案,對檔案存放環(huán)境有要求,需要做到防塵、防光、防水、防火、防盜、防蟲、防鼠、防高溫等。故檔案管理需要合適的存放檔案的專門庫房,并配備相應(yīng)設(shè)備,不然,檔案可能面臨強(qiáng)光、走水、失火、潮濕、蟲蛀等危險(xiǎn),使檔案遭受不同程度破壞。
在實(shí)際檔案管理中,沒有專門的庫房存放檔案,給檔案管理造成諸多困擾。
沒有專門的庫房,遇到檔案存放環(huán)境潮濕,紙張因潮濕粘貼在一起,不可分割,要么破損,要么字跡模糊無法辨認(rèn);遇到檔案存放環(huán)境干燥,可能導(dǎo)致紙張碰觸碎裂,甚而著火,檔案付諸一炬;遇到檔案存放環(huán)境不理想,也有蟲蛀的危害,會(huì)變成粉末,最終檔案也會(huì)毀于一旦;檔案雜亂,查找不便,不能保證檔案的有效利用。檔案會(huì)出現(xiàn)多種可能不同程度毀壞,這是檔案管理人員不愿看到的事情,卻是本可避免的的事情,令人痛心的事。
二、重視檔案,推動(dòng)檔案管理有序發(fā)展
有些領(lǐng)導(dǎo)抓生產(chǎn),不遺余力,一提起檔案管理時(shí),認(rèn)為檔案嘛,實(shí)在無暇顧及,同時(shí),一副不屑表露無疑,這給檔案管理工作帶來諸多阻礙。檔案管理人員努力工作,奈何領(lǐng)導(dǎo)不重視,工作無法推行,最終檔案管理可想而知:需要檔案時(shí),檔案不曾收集,何來檔案;檔案收集了,因疏于整理,不知存于何處;收集了也知道存于何處,但雜亂無章,需要的檔案信息,不能快速有效地獲取。檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用,哪個(gè)環(huán)節(jié)沒做好,檔案管理的意義無從談起。
生產(chǎn)是根本,固然重要,但檔案也非常重要。在項(xiàng)目建設(shè)中項(xiàng)目檔案具有可操作性指導(dǎo)意義,可行性研究報(bào)告、施工圖是項(xiàng)目建設(shè)的基石;生產(chǎn)中沒有設(shè)備,生產(chǎn)無從談起,需要設(shè)備維修時(shí),檔案提供維修說明與指導(dǎo),設(shè)備維修才可進(jìn)行,否則無從下手;當(dāng)需要產(chǎn)品信息時(shí),檔案提供依據(jù),透過一件件產(chǎn)品,知道一個(gè)企業(yè)的興衰歷程、發(fā)展歷史。黨政建設(shè)時(shí),黨政檔案提供珍貴的資料,可以看到企業(yè)走過的風(fēng)風(fēng)雨雨。
檔案在企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、發(fā)展過程中有著不可忽視的作用,但在實(shí)際工作中,還需引起領(lǐng)導(dǎo)的正確認(rèn)識(shí)與重視。
三、健全檔案管理制度,嚴(yán)格按檔案管理制度執(zhí)行
每個(gè)單位的檔案室,對下轄的各個(gè)部門的檔案管理工作,具有指導(dǎo)作用,因此,每個(gè)單位的檔案室相對其行業(yè)特色都會(huì)下發(fā)檔案管理規(guī)定,規(guī)范檔案管理工作,推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。各單位根據(jù)建設(shè)、生產(chǎn)等需要,下發(fā)了供貨商資料歸檔規(guī)定、竣工資料歸檔規(guī)定、產(chǎn)品檔案歸檔規(guī)定、檔案借閱制度管理規(guī)定等相關(guān)資料歸檔規(guī)定,指導(dǎo)單位各級(jí)各部門的資料管理工作。
檔案管理制度健全,卻沒有按規(guī)定執(zhí)行,在檔案管理工作中時(shí)有發(fā)生。比如,下發(fā)至各部門的《設(shè)備檔案歸檔管理規(guī)定》,規(guī)定了如何組卷,采用什么表格樣式,紙張、檔案盒,甚至相關(guān)設(shè)備應(yīng)提供的檔案等,詳盡而科學(xué)。但部門檔案管理人員及設(shè)備廠家不看,檔案歸檔形式不合規(guī)定;項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)人員也未嚴(yán)格把關(guān),提交的設(shè)備檔案不齊全,這給檔案接收工作造成困難,也給今后檔案使用造成困擾。下發(fā)了《竣工檔案歸檔管理規(guī)定》,有時(shí)結(jié)果也是一樣。各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,否則,如一紙空文,形同虛設(shè)。
在檔案管理中,要求借閱檔案時(shí),需簽借閱單,但沒有辦理簽單手續(xù)的事,也屢見不鮮,結(jié)果是不能馬上歸還,又沒簽單,檔案沒個(gè)出處。借閱人因沒簽單無負(fù)擔(dān),時(shí)間久了,無依據(jù),檔案員苦苦追索,無結(jié)果,最終會(huì)導(dǎo)致檔案丟失。在檔案管理工作中,最頭疼的問題是,檔案借閱后,長期不歸還,打電話無果,當(dāng)面催還無果。這里還涉及到一個(gè)問題,借閱檔案的人通常不是自己要用檔案的人,用檔案的人一般不借閱,由他人代勞。這樣,檔案管理員、借閱人、檔案使用者脫節(jié),檔案歸還無約制,阻滯檔案管理工作。
在今后的資料管理工作中,應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行檔案室下發(fā)的各項(xiàng)檔案歸檔管理規(guī)定,提升檔案室的統(tǒng)籌作用、指導(dǎo)作用。
四、提升專業(yè)水平,增強(qiáng)責(zé)任心,提升工作高度
目前,檔案室的員工所學(xué)專業(yè)大多并非檔案專業(yè),都是因工作需要從其他崗位調(diào)過來的。當(dāng)然,檔案管理工作本身也有自己的職業(yè)傳承,相信有一定職業(yè)素養(yǎng)的員工都能做好。但作為員工,本著“做一行愛一行”的原則,內(nèi)心也希望能進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),希望自己的工作更科學(xué)更有效。為此,各單位安排檔案管理人員參加檔案管理培訓(xùn),但培訓(xùn)的內(nèi)容僅限于理論,對檔案管理工作具體實(shí)踐作用不大。因此,希望相關(guān)部門進(jìn)行培訓(xùn)前進(jìn)行調(diào)查研究,根據(jù)檔案管理人員的困惑,擬出課題,有針對性進(jìn)行培訓(xùn),讓相關(guān)檔案管理人員互相交流,相互切磋。理論指導(dǎo)實(shí)踐,通過培訓(xùn)解決工作中的疑惑,提升專業(yè)水平,讓我們的工作更快速更科學(xué)更有效,從而推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展,提升檔案管理工作高度。
我們對檔案,要提升認(rèn)識(shí)高度,檔案與公司建設(shè)、生產(chǎn)、黨建等密切相關(guān),我們要重視檔案,科學(xué)、規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作。