文 / 崔雪微，銅陵市義安區(qū)人民法院

所謂電子政務(wù)實(shí)際上就是政府信息化，具體而言就是我國(guó)的機(jī)關(guān)單位在一些具體的政務(wù)工作中，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)或辦公自動(dòng)化的合理采用來(lái)進(jìn)行一系列的辦公活動(dòng)。而電子政務(wù)中的檔案管理工作則是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)單位政務(wù)工作中所產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行管理或較大程度的優(yōu)化及重組，并不受時(shí)間和空間的局限性面向社會(huì)及機(jī)關(guān)單位的其他部門(mén)，并進(jìn)一步的將最優(yōu)化的政務(wù)信息與相關(guān)服務(wù)提供給大眾。將電子政務(wù)系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)合理的方式進(jìn)行利用，不但能夠提升機(jī)關(guān)單位中相關(guān)政務(wù)工作的效率，還能將政務(wù)工作的成本進(jìn)行一定程度的降低，進(jìn)一步促進(jìn)政務(wù)工作的公開(kāi)、公正性。因此，我國(guó)機(jī)關(guān)單位還需根據(jù)目前形勢(shì)下的信息化需求，通過(guò)電子政務(wù)系統(tǒng)的合理利用，來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。

1 電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理現(xiàn)狀及其問(wèn)題分析

1.1 網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)方面所產(chǎn)生的問(wèn)題

通常情況下，工作效率高效且低冗余，才是我國(guó)機(jī)關(guān)單位中電子政務(wù)系統(tǒng)所需去具備的關(guān)鍵特點(diǎn)，然而，就多余重復(fù)而言，因電子檔案往往需要被進(jìn)行長(zhǎng)期且安全的保存，所以其檔案管理工作也勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)一定程度上的冗余。除此之外，在我國(guó)的很多機(jī)關(guān)單位中，數(shù)據(jù)管理權(quán)限一般多以業(yè)務(wù)部門(mén)為主，這就導(dǎo)致了檔案部門(mén)在缺乏權(quán)限的狀態(tài)下無(wú)法對(duì)其急需的檔案資料進(jìn)行及時(shí)的找尋，對(duì)檔案管理的效率造成了不利的影響。同時(shí)，還有一些電子政務(wù)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)清理時(shí)，其相關(guān)連接會(huì)出現(xiàn)較大的變動(dòng)，從而造成了歸檔過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)。

1.2 檔案管理過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)性較大

在目前形勢(shì)下的電子檔案管理過(guò)程中，常常會(huì)引起一些安全性的問(wèn)題發(fā)生，因?yàn)闊o(wú)論是電子檔案上傳還是對(duì)其進(jìn)行瀏覽，都需要在聯(lián)網(wǎng)的狀態(tài)下進(jìn)行，所以就會(huì)涉及到網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)的問(wèn)題，比如黑客入侵、病毒入侵所導(dǎo)致的檔案泄露等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。同時(shí)，還有可能會(huì)出現(xiàn)管理人員在處理檔案的過(guò)程中，技術(shù)性操作失誤、沒(méi)有明確的分工等所導(dǎo)致的檔案丟失或損壞等。除此之外，還有更多的不可控因素的突然發(fā)生，都會(huì)影響到電子檔案管理過(guò)程中的安全程度。

1.3 電子檔案管理過(guò)程中移交接所產(chǎn)生的問(wèn)題

雖然檔案管理在電子政務(wù)系統(tǒng)中都有一套具體的工作流程，但是很多時(shí)候在對(duì)電子檔案進(jìn)行移動(dòng)或交接時(shí)卻很容易有問(wèn)題產(chǎn)生。一般情況下在電子檔案移交工作開(kāi)展的過(guò)程中，因只針對(duì)部分電子檔案進(jìn)行移交，所以也造成了檔案與檔案相互間的連接無(wú)法產(chǎn)生效用，同時(shí)，再加上一些檔案管理人員的粗心，使得一些檔案在這個(gè)過(guò)程中造成了丟失。除此之外，在對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行共同的移交時(shí)，其工作效率很容易就會(huì)隨著時(shí)間的差距而大幅度降低，從而進(jìn)一步的造成了檔案管理工作成本的增加。

1.4 沒(méi)有專業(yè)團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)及資金的投入

在如今我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)不斷升級(jí)變革的背景下，還需要相關(guān)政府機(jī)關(guān)單位，能夠?qū)⒆陨頇n案管理的工作也隨之進(jìn)行較高程度的提高。但是依照目前狀態(tài)下大多數(shù)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的實(shí)際情況而言，其在電子政務(wù)系統(tǒng)的檔案管理方面，是非常缺乏資金以及優(yōu)秀人力資源的投入，所以對(duì)電子政務(wù)的相關(guān)服務(wù)工作更是造成了較為不利的影響。比如對(duì)于資金投入而言，電子檔案在電子政務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)建設(shè)時(shí)，就非常需要大量的資金來(lái)進(jìn)行維護(hù)，而人力資源的缺乏，又剛好暴露出電子檔案管理工作中實(shí)際人員配置是否具有合理性的問(wèn)題，這些因素綜合而言都會(huì)對(duì)電子檔案管理工作的質(zhì)量造成較為不利的影響。

2 電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理現(xiàn)狀的有效改進(jìn)方式

2.1 檔案管理相關(guān)制度的加強(qiáng)與完善

在我國(guó)目前的電子政務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)重視對(duì)檔案管理工作預(yù)防措施的有效開(kāi)展，從而進(jìn)一步的保障了面對(duì)電子檔案管理過(guò)程中所出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)的解決能力。所以，就需政府機(jī)關(guān)單位能夠建立起更加完善且健全的電子檔案管理制度。并且，通過(guò)這個(gè)過(guò)程，還可以從根本上規(guī)范電子檔案的相關(guān)開(kāi)展，促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作有章可循，并對(duì)其每個(gè)工作環(huán)節(jié)的控制也能夠更加精準(zhǔn)和便捷。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位在建立電子檔案管理制度時(shí)，還需要有針對(duì)性的，去參考實(shí)際的情況來(lái)進(jìn)行制度的完善，并對(duì)其管理體系也要進(jìn)行最大程度的健全，確保管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，以及電子檔案管理工作具體流程的明確性，從而進(jìn)一步的加強(qiáng)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作的科學(xué)合理性。

2.2 降低管理風(fēng)險(xiǎn)提升安全保障性

對(duì)于電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的相關(guān)工作而言，其無(wú)論是內(nèi)部所造成的風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，還是外部出現(xiàn)了安全隱患，都需要政府機(jī)關(guān)單位能夠進(jìn)行最佳的安全保障工作來(lái)規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，從而將其安全性進(jìn)行進(jìn)一步的提升。首先，為了更好的應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，電子檔案管理技術(shù)的加強(qiáng)是最為首要的任務(wù)，相關(guān)檔案管理的工作人員還需對(duì)目前狀態(tài)下電子檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行具體的分析，只有對(duì)機(jī)關(guān)單位原有的管理系統(tǒng)進(jìn)行深入的了解，才能研發(fā)出既符合自身特點(diǎn)且更加適用于當(dāng)下需求的管理系統(tǒng)，同時(shí)，還需將真實(shí)有效的殺毒、備份及加密等軟件設(shè)置在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，避免因病毒與黑客入侵所導(dǎo)致的檔案泄露等問(wèn)題發(fā)生，促進(jìn)管理系統(tǒng)安全性能的大幅度提升。除此之外，機(jī)關(guān)單位還需對(duì)檔案管理部門(mén)的相關(guān)工作人員開(kāi)展一系列的安全培訓(xùn)，使得管理人員能夠在往后的管理工作中，將具有風(fēng)險(xiǎn)性的問(wèn)題進(jìn)行了解、安全技能進(jìn)行掌握，從而更好的保障管理人員在問(wèn)題發(fā)生時(shí)應(yīng)急處理能力的有效提升。

2.3 為檔案管理水平的提高進(jìn)行資金的投入

現(xiàn)階段的政府機(jī)關(guān)單位還需在電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理相關(guān)工作的具體實(shí)施階段，樹(shù)立起自身信息化建設(shè)重要程度的正確觀念，注重自主研發(fā)與創(chuàng)新技術(shù)的合理運(yùn)用，從而將管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的改進(jìn)加完善。所以，管理人員還需對(duì)管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行細(xì)心地改進(jìn)，比如在電子檔案進(jìn)行加密、上傳的過(guò)程中隨時(shí)備份，或定期更新病毒庫(kù)等，都有助于電子檔案管理工作的具體實(shí)施。然而，無(wú)論是提高管理水平還是加強(qiáng)管理人員技術(shù)，都需要機(jī)關(guān)單位給予其部門(mén)一定程度的資金投入，才能從根本上去保障電子檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

2.4 電子檔案管理工作中移交接流程的規(guī)范

對(duì)于電子檔案管理工作中的移交接環(huán)節(jié)而言，還需相關(guān)管理人員把每次移交接時(shí)所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，從而更好的得出一套相對(duì)應(yīng)的解決措施。同時(shí)在以此為基礎(chǔ)的前提下，將紙質(zhì)檔案與電子檔案的移交進(jìn)行區(qū)分，并根據(jù)其特點(diǎn)采用不同的方式進(jìn)行歸檔。除此之外，還需嚴(yán)格的確認(rèn)移交過(guò)程中的檔案是否是最原始的，從而更好的去避免數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題的出現(xiàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著近些年來(lái)我國(guó)電子政務(wù)體統(tǒng)的不斷變革，我國(guó)機(jī)關(guān)單位中的諸多業(yè)務(wù)也在隨之持續(xù)的產(chǎn)生著變化，尤其對(duì)于工作流程、現(xiàn)有的檔案以及文件等信息的制定管理都產(chǎn)生了極大的變化，促使機(jī)關(guān)單位的案管理工作隨時(shí)都會(huì)面臨諸多的管理相關(guān)問(wèn)題的挑戰(zhàn)。所以，在檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展中，檔案管理的相關(guān)人員更應(yīng)把控好每個(gè)階段與環(huán)節(jié)的相關(guān)工作，從而進(jìn)一步的促進(jìn)了電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。