周果元

摘 要：人事檔案信息在人力資源管理中起著舉足輕重的作用。它為每個機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)等單位進行新生公招、工資薪酬、職業(yè)年金的測算、職稱晉升評聘、干部選拔任免管理、退休職工的養(yǎng)老退休金發(fā)放等重大事項時提供不可缺的重要依據(jù)和參考。它是人力資源管理的重要基石，也為做好人事管理工作做堅實支撐。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案材料;人事檔案信息;醫(yī)院;人力資源部;應(yīng)用

人事檔案管理的程序是檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、分類、編目、裝訂等7個環(huán)節(jié)。我們每個人在生命旅途中，都一直會與人事檔案打交道，人事檔案不僅是記載每個人的生命軌跡，見證自己的成長歷史，記錄人生節(jié)點每一次成功與勝利，一直到退休，乃至生命終結(jié);它又是醫(yī)院人事管理工作的完整記錄，是人力資源管理過程中取之不盡、用之不竭的寶貴資源。所以，加強醫(yī)院人事檔案信息管理，規(guī)范醫(yī)院人事檔案信息管理行為，使之更好地為醫(yī)院人力資源管理工作服務(wù)，但目前醫(yī)療單位人事檔案信息管理還存在居多的問題。

一、人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和存在的問題

1.人力資源管理的范圍

人力資源管理包括干部選拔任免管理、工資薪酬福利管理、職稱評聘管理、人事檔案管理等四大塊。其中，干部選拔任免管理又包括干部轉(zhuǎn)崗、提干、任免、后備人才儲備等管理;工資薪酬福利管理包括工資、職業(yè)年金、養(yǎng)老退休金等測算的管理;職稱評聘包括崗位異動、新生招聘、初中高等職稱評聘等管理。前面這三大塊管理都是以人事檔案信息為基礎(chǔ)，尤如人力資源管理好比一棟高樓大夏，人事檔案信息就是這大廈的基石，如果離開了這“基石”，這大廈就是空中樓閣、海市蜃樓，無從談起、也無法建成。

2.人事檔案信息的來源

眾所周知，人事檔案在人力資源管理中享有信息之源、萬物之首的譽稱，可見它在人力資源管理的地位是何等的重要。但是目前在醫(yī)院的人事檔案管理中存在著這樣或者那樣的問題，需要不斷的提高和改進。

那么什么是人事檔案材料呢？人事檔案信息又來自哪里呢？下面我們來一一介紹。人事檔案材料包括干部履歷表、自傳、鑒定考核考察審計等材料、學(xué)歷學(xué)位專業(yè)技術(shù)職稱評聘材料、審查工作中形成的材料、黨團組織建設(shè)工作中形成的材料、表彰獎勵材料、執(zhí)紀執(zhí)法部門形成的涉及個人材料、工資薪酬福利待遇等材料（其中又包括工資異動、招錄、聘用、調(diào)動、軍轉(zhuǎn)、任免、辭職、辭退、退休、出國（境）材料、參加會議的代表登記表等材料、合同類材料等）、其他可供參考的材料（包括體檢、證明等材料）等共10大類。人事檔案信息就來自這些最基本的、最原始的10大類材料之中。

3.人事檔案材料不及時歸檔

現(xiàn)年代公立醫(yī)院業(yè)務(wù)繁忙，人滿為患，醫(yī)務(wù)人員沒有過多的時間和精力顧及自己的人事檔案材料，思想上也不夠重視，一些基本材料不及時上交歸檔。認為自己只要會看病會診病效益好就行，人事檔案材料這都是人力資源部門的事情，與自己沒有多大關(guān)系。例如，一年一度需要及時上交歸檔案的年度考核登記表、專業(yè)技術(shù)考核登記表、工資異動審批表等材料，須不知就是這些基本的、原始的材料是自己一年辛苦工作打拼經(jīng)歷的見證者。如果沒有它們的存在，他（她）們的工齡會在退休核算時減下來的嚴重后果。

例：2017年單位進行“人事檔案專項審核”時，發(fā)現(xiàn)一位中層干部參加工作時有連續(xù)5年的“停薪留職”經(jīng)歷，可是她的人事檔案里沒有任何材料痕跡能佐證她這段經(jīng)歷的存在，所以，出現(xiàn)她的工齡被減少5年的嚴重后果。這不僅導(dǎo)致她工資測算減少，還影響到她的職稱晉升評聘?？梢姡耸聶n案材料的及時歸檔可不是空口一說之詞。

4.人事檔案信息填寫的隨意性

醫(yī)院還有一部分醫(yī)務(wù)人員對人事檔案材料信息填寫也比較漠然。每次填寫信息表格材料時隨意填寫、涂改、圈化，不認真、不核對，而且填寫的信息前后不一致，這樣很容易造成人事信息不準確、不真實。

例：2017年醫(yī)院進行“專項審核”時，發(fā)現(xiàn)很多職工在填寫《干部履歷表》上的出生年月前后都不一致，陰歷陽歷相互交替出現(xiàn);參加工作時間時而填寫5月、時而填寫6月、時而填寫7月，并沒有對照自己的畢業(yè)證上的時間認真核對后再填寫;入黨時間有的是填寫“支部大會召開通過”的那一天時間，有的人卻填寫的是支部書記簽字的那天時間等等。在我們單位職工人事檔案材料里這些關(guān)鍵時間隨意填寫現(xiàn)象普遍存在。

由于自己填寫不認真，很隨意，也會給當(dāng)事人造成不可估量的損失。例：2017年單位進行“專項審核”時發(fā)現(xiàn)有位女職工，在她人生第一份歸檔材料中隨意填寫了比她自己當(dāng)時實際年齡大四歲的一個出生年月。當(dāng)時年幼無知，也未做認真核對糾正。盡管后來歸檔的多份材料都是填寫自己的實際出生年月，更正了這個“錯誤”，但是已經(jīng)于事無補。2017年“專項審核”時，不巧她又無法提供自己的出生證和原始戶籍材料證明。根據(jù)“專項審核”的程序和相關(guān)文件精神，最后認定她“檔案年齡”為第一次歸檔材料上那次她隨意填寫的出生日期。這樣將來她就要比自己實際年齡提前四年退休，她將為自己不認真填寫信息而付出沉痛的代價。

5.人事檔案信息認定時的政策把握不夠準確

不同時期、不同年代，人事檔案信息認定時的政策是不同的。就拿工齡認定和工齡測算來說吧，不同年代、不同社會背景、當(dāng)事人本身的一些特殊情況等，對工齡認定和測算的標準是不一樣的。就舉個簡單的例子來吧，文件規(guī)定2019年11月18日之前到非公有制就業(yè)的高校畢業(yè)生考錄或者招聘到機關(guān)事業(yè)單位工作的人員，她（他）們只要與用人單位簽訂勞動合同、與政府人事行政部門人才流動服務(wù)機構(gòu)辦理了人事代理手續(xù)這兩條就可以認定為工齡，其簽訂合同的時間視為“參加工作時間”;但是在2019年11月18日之后就不一樣了，除了與用人單位簽訂勞動合同外，還要有參加基本養(yǎng)老保險和基本醫(yī)療保險的記錄，其繳費年限可以合并計算為工齡，繳費啟動時間才是她（他）們的“參加工作時間”。

人事檔案信息的準確性又無時不刻與工資、獎金、職業(yè)年金、年休假，甚至退休后養(yǎng)老退休金多少的發(fā)放等緊緊相連呢？做各種信息認定的檔案管理員如果不把政策吃透、弄懂，或者一知半解的話，很容易給我們的職工帶來嚴重的后果。例：今年10月我提了在2015年4月就已經(jīng)退休了的老院長檔案，為其辦理養(yǎng)老退休金，到人社廳去審核審批他的人事檔案，其中人社廳審批的同志就把他的工齡核減下來有7.5年之多。原來認定他工齡的工作人員未把當(dāng)時的政策吃透、弄懂，參加工作時間認定錯誤，測算后的工齡就沒有那么長。老院長原來認為自己的工齡長，職稱級別高，退休后養(yǎng)老金肯定會很高，結(jié)果讓他空歡喜一場。

二、人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的作用

1.能夠提高醫(yī)院人力資源管理效率

人事檔案信息管理工作的有效開展，能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員提供良好的決策依據(jù)，以此來有效促進醫(yī)院人才隊伍專業(yè)素質(zhì)得以有效提升，從而真正讓醫(yī)院人力資源管理效率得到有效提升。人事檔案信息之中本身就涉及到較多醫(yī)院職工情況，如其思想道德素養(yǎng)、學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力等等，這些信息的存在就能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員工作安排提供有效依據(jù)，以此來保障工作任務(wù)分配合理性，從而有效發(fā)揮出每一個職工的優(yōu)勢，真正讓每一位職工都能夠各得其所、各盡其才，從而最大化提升醫(yī)院人力資源管理效率。

2.為人才職稱評定提供依據(jù)

人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用作用還表現(xiàn)為其能夠為醫(yī)院人才職稱評定工作提供重要依據(jù)這一點上。人事檔案信息管理工作實施過程中，自然能夠?qū)⒚總€職工真實學(xué)歷有效記錄在案，這能為人力資源管理部門提供鑒定材料，以此來有效保證醫(yī)院人力資源管理職稱評定工作的順利實施，從而有效促進醫(yī)院發(fā)展。

3.促進人力資源管理制度優(yōu)化

人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用作用除了上述幾點之外，還體現(xiàn)在其能夠促進人力資源管理制度優(yōu)化與完善。之所以會如此，是因為人力資源管理人員在應(yīng)用人事檔案信息的時候，會基于此來分析醫(yī)院人力資源特征，然后再基于實際需求制定出相應(yīng)的管理與優(yōu)化制度，這樣自然能夠有效提升整個醫(yī)院發(fā)展效率與品質(zhì)。除此之外，醫(yī)院人力資源管理過程中，管理人員也可以依賴于人事檔案信息來直接對醫(yī)院人才管理體系進行優(yōu)化，進而最大程度促進醫(yī)院人力資源管理工作的順利實施與開展。

三、提升人事檔案信息管理在醫(yī)院人力資源管理水平的策略

1.提供準確、真實的人事檔案信息

人事檔案信息在人力資源管理中發(fā)揮著非常重要作用，其準確性、真實性無不牽動著每一個職工的每一根神經(jīng)？所以，人事檔案管理員必須遵循“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進必審”、“誰管理、誰把關(guān)、誰考察、誰審核、誰簽字、誰負責(zé)”為原則，進行人事檔案專項審核。信息錄入時一定以“專項審核”后的信息為基礎(chǔ)，對照每個職工各種資質(zhì)證書、學(xué)歷學(xué)位、各種任免文件、職稱聘文等再次進行核對，確保信息全面、準確、真實、安全。

2.加強人事檔案信息電子化管理在人力資源中的作用

在社會不斷發(fā)展期間，醫(yī)院發(fā)展規(guī)模也有了明顯擴大，并且還因此而延伸出了大量的人事檔案資料，這也加大了人事檔案管理人員工作量、提高了工作要求。這種情況下傳統(tǒng)的管理模式明顯無法滿足新時代背景下提出的新要求。近幾年電子檔案逐漸興起，但是在各醫(yī)療單位的應(yīng)用還不是十分的廣泛。人事檔案信息電子化管理優(yōu)點是便于信息隨時閱讀、隨時提起、隨時傳遞、隨時匹配、隨時打印、隨時保存，而且查閱快、提起快、保存更方便。它的高效、快捷、方便、安全等是紙質(zhì)檔案無法做到的，它與紙質(zhì)檔案配合，相互補充達到完美無缺，極大程度上滿足了人力資源管理者的需求。所以，加強人事檔案信息電子化管理是非常有必要的。

3.加強人事檔案管理員信息化和檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)

在醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)過程中，既要提高人事檔案管理人員的信息化理論知識和實際操作能力，又要加強管理人員的人事檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。針對目前人事檔案管理人員對信息系統(tǒng)、電子設(shè)備、電子表格、計算機、數(shù)據(jù)庫等操作能力低的情況下，需要開展專項培訓(xùn)活動，幫助檔案員充分了解人事檔案數(shù)據(jù)庫、信息管理系統(tǒng)等操作方法;同時還要加強檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，充分掌握人事檔案管理每一個環(huán)節(jié)要點，做到及時歸檔、精準鑒定、保持整潔、分類明確、編目清晰、裝訂整齊。

4.完善醫(yī)院人事檔案管理工作制度

完善人事檔案管理工作制度是醫(yī)院人事檔案管理工作順利實施的基礎(chǔ)與前提，做好這一項工作，一方面不僅能夠直接對醫(yī)院人事檔案管理工作進行約束，另一方面還能有效為人事檔案管理工作人員提供強有力的規(guī)范與指導(dǎo)。為此，醫(yī)院在發(fā)展過程中一定要及時完善醫(yī)院人力資源管理工作制度，結(jié)合人力資源管理現(xiàn)狀與特征來及時完善相關(guān)制度體系，如人事檔案資料收集整理制度、人事檔案信息化管理制度、人事檔案歸納細則等等，這樣檔案管理人員自然能夠結(jié)合相關(guān)制度標準來合理展開工作，確保工作的合理性與有效性。在這一過程中需要注意，在制度完善的時候一定要加強與各個科室工作人員之間的交流與溝通，認真聽取基層醫(yī)護人員工作意見，然后以此來提升制度完善與合理性。

5.確保人事檔案工作內(nèi)容、章程辦法與標準的嚴謹規(guī)范度

現(xiàn)如今，我國醫(yī)院人事檔案管理工作在實施過程中依然還是存在著各種各樣不規(guī)范的操作行為，如人事檔案信息資料填充不夠完整、檔案信息隨意改動、格式不夠規(guī)范、更新與補充不夠及時等等，這種情況下人事檔案信息自然會出現(xiàn)失真、流失等情況。因此，要想及時優(yōu)化人事檔案管理工作，還需要對人事檔案管理工作內(nèi)容、章程辦法與標準進行嚴格的規(guī)范。在工作期間及時整理完善人事檔案管理工作內(nèi)容，對醫(yī)院內(nèi)部員工相關(guān)人事信息定期進行采集，而且在采集的時候一定要確保資料填寫完整與規(guī)范程度，后期則需要做好補充與優(yōu)化工作，盡可能避免因為人為因素而引發(fā)的管理不當(dāng)?shù)葐栴}。

四、結(jié)束語

人事檔案信息是一個人在成長道路上留下一串串“腳印”，是對個人能力以及綜合素質(zhì)進行評判的有力證據(jù)，也是兌現(xiàn)各種福利待遇不可缺少的重要依據(jù)。醫(yī)院既是一個嚴肅嚴謹?shù)墓卜?wù)場所，又是高層次人才聚集如云的地方。做好人事檔案信息管理，既是提高人力資源在醫(yī)院管理中地位的堅實后盾;又是激發(fā)醫(yī)務(wù)人員為患者服務(wù)熱情的催發(fā)劑;更是提升醫(yī)院在社會中美譽度的護航標，為更好的服務(wù)于臨床醫(yī)務(wù)人員打下堅實的基礎(chǔ)。

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（作者單位：湖南省婦幼保健院）