陳阿南

摘?要：目的：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化辦公成了新的辦公趨勢和行政事業(yè)的改革路線。我國的司法行政工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理變革。但是在實(shí)際的改革過程中，現(xiàn)有的司法行政工作中的檔案管理也暴露出管理制度落后，管理模式不匹配和管理壓力過大的問題。本文主要對司法行政工作中的檔案管理和數(shù)字化檔案管理進(jìn)行解析，同時(shí)講解數(shù)字化檔案管理的具體運(yùn)用方法。

關(guān)鍵詞：司法行政?數(shù)字化?檔案管理

中圖分類號：G270.7;D926.1??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

隨著電子信息技術(shù)的逐步發(fā)展，社會正在逐步地進(jìn)行轉(zhuǎn)型。而檔案工作也需要和社會發(fā)展相匹配。在新形勢下，檔案管理工作有著新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也對檔案工作提出了更高的要求。在新的社會形勢下，如何做好檔案管理工作的數(shù)字化，信息化，強(qiáng)化數(shù)字化檔案在司法行政工作中的運(yùn)用效果，反哺司法行政工作，提升整體工作效率。已經(jīng)成了一個(gè)亟待解決的問題。

一、司法行政工作中的檔案管理特征

司法檔案主要是將具有利用價(jià)值的訴訟文書和聲像材料進(jìn)行集中保管。并且現(xiàn)有司法檔案都是在司法機(jī)關(guān)的活動(dòng)中形成的。對于司法檔案的特性，主要有以下幾點(diǎn)。一是嚴(yán)肅性，司法檔案是對司法過程和司法結(jié)果的公正記錄，同時(shí)包含了司法人的詳細(xì)身份信息。因此，司法檔案也如同司法機(jī)關(guān)一樣，具有嚴(yán)肅性。二是專業(yè)性，司法檔案的記錄過程包含了司法人員進(jìn)行訴訟的全過程，在司法工作的開展中使用也很頻繁。對于其他的司法人員的工作開展具有借鑒作用。三是隱私性，司法檔案中包括了當(dāng)事人的個(gè)人隱私和存在的犯罪行為細(xì)節(jié)?；趯Ξ?dāng)事人的基本隱私權(quán)利的保護(hù)，司法檔案也應(yīng)該具備一定的保密性和隱私性。正是由于司法檔案的這些特性，導(dǎo)致了司法檔案需要更高要求的檔案管理。現(xiàn)階段司法檔案一般是通過行政司法機(jī)關(guān)單獨(dú)管理。通過強(qiáng)化檔案管理，也可以推動(dòng)司法行政單位工作效率和工作質(zhì)量的提升，在新時(shí)期的社會發(fā)展過程中具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容

數(shù)字化檔案管理是伴隨著社會電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展而誕生出來的檔案管理手段。能夠?qū)?shù)據(jù)、文本、影像、語音等內(nèi)容通過數(shù)字化處理后，統(tǒng)一存放在具備檢索功能的信息庫中。通過將文本檔案數(shù)字化，可以將原有的紙質(zhì)文件進(jìn)行資源的整合，通過數(shù)據(jù)庫可以將大量的司法檔案進(jìn)行儲存，同時(shí)在有查閱需求的時(shí)候，只需要進(jìn)行關(guān)鍵詞或日期搜索就能很方便的獲取信息?？s短的原有的查詢步驟，同時(shí)節(jié)約了人工，提升了整體的工作效率。所以，數(shù)字化檔案管理必將成為檔案管理的下一步發(fā)展方向。

三、數(shù)字化管理的作用

1.提升檔案管理工作效率

數(shù)字化管理可以將檔案文件通過數(shù)字化處理后存儲，通過系統(tǒng)內(nèi)部的分類進(jìn)行歸檔。通過影像文件等方式，更好地還原當(dāng)時(shí)場景，確保了文件內(nèi)容的真實(shí)性。同時(shí)，在司法人員需要查閱文件時(shí)，可以通過簡單的關(guān)鍵詞或時(shí)間檢索就可以得出具體文件。極大地提高的司法人員的查詢效率。同時(shí)，讓司法檔案能夠?qū)崿F(xiàn)真正地永久保存，突破了物理材料的限制。使司法文件從文件實(shí)體轉(zhuǎn)化為信息載體。

2.提升檔案的經(jīng)濟(jì)效益

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于需要滿足社會大眾對于檔案查詢的需求，因此需要耗費(fèi)更多的人工和費(fèi)用來維持檔案管理工作的正常開展，這也導(dǎo)致了司法單位的行政支出成本的增加。而采用數(shù)字化檔案管理的方式進(jìn)行管理，可以有效地降低人力成本和辦公成本。同時(shí)也能將原有的檔案存儲空間進(jìn)行重新規(guī)劃。節(jié)約了大量的場地使用費(fèi)用和人力資源費(fèi)用。整體而言提升了檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。

3.提升了檔案的使用效率

傳統(tǒng)檔案以文本形式進(jìn)行存儲，由于查找過程復(fù)雜，檔案數(shù)量過多也造成了司法人員查詢檢索的困難程度，導(dǎo)致很多檔案的使用率過低。而進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理模式，可以通過將數(shù)字化信息檢索的方式進(jìn)行檔案的查詢、司法人員只需要在數(shù)據(jù)庫的搜索引擎中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞就可以完成所有的有關(guān)司法檔案的查閱，大大地提升了司法檔案的使用效率。

四、數(shù)字化檔案管理的實(shí)際應(yīng)用

1.建立完善的數(shù)字化檔案管理制度

為了促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的順利開展，首先需要有完善的制度進(jìn)行行為引導(dǎo)和約束。司法檔案具備特殊性，很多檔案都是不能公開的，需要進(jìn)行檔案的保密。在進(jìn)行數(shù)字化處理后，需要著重注意檔案的安全性工作，避免出現(xiàn)檔案流出的情況出現(xiàn)。采用多重防火墻聯(lián)合多級權(quán)限的方式進(jìn)行安全性保障。對司法檔案文件的錄入、歸檔、儲存、查詢、導(dǎo)出都需要有專門的制度進(jìn)行行為引導(dǎo)和約束，確保當(dāng)事人的隱私權(quán)。

2.構(gòu)建良好的硬件支持系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理的載體是電子硬件。為了提升數(shù)字化管理的綜合能力，首先需要有良好的硬件系統(tǒng)的支持。包括對系統(tǒng)的性能需求，還要求具有高可靠性，保證司法檔案不遺失。同時(shí)針對保密性要求，需要對部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)隔離。確保數(shù)據(jù)的安全性。整個(gè)系統(tǒng)還需要具備常規(guī)的通用接口，在方便進(jìn)行硬件升級的同時(shí)，方便維修。

3.運(yùn)用子系統(tǒng)滿足不同需求

為了提升司法信息的查詢和處理效率，在原有司法檔案的基礎(chǔ)上可以通過構(gòu)建不同的子系統(tǒng)來滿足不同部門的使用需求，為司法案件的辦理提供及時(shí)有效的查詢渠道。讓案件辦理過程盡量透明化和公開化。通過信息檢索系統(tǒng)，可以幫助辦案人員和司法人員通過關(guān)鍵詞和相關(guān)性進(jìn)行檢索，提高了查詢效率的同時(shí)，信息的展示也更加全面。

結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的司法檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足司法行政的工作需求了。為了提升工作效率，降低工作成本，必須要進(jìn)行司法檔案管理的電子化，通過掃描錄入等方式，將紙質(zhì)檔案等內(nèi)容儲存到硬盤中。通過專有的信息檢索系統(tǒng)和安全系統(tǒng)，在保證檔案安全的同時(shí)提升了工作效率和檔案使用價(jià)值。所以，司法行政部門需要及時(shí)進(jìn)行電子化司法檔案制度的改革，進(jìn)行硬件系統(tǒng)的建設(shè)，通過信息庫提高行政效率，降低工作成本。

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