摘 要：信息化技術(shù)的發(fā)展使得高速公路建設(shè)項目發(fā)生了一些變化，檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。改變傳統(tǒng)模式，利用新型的技術(shù)實現(xiàn)檔案的收集與整理能夠有效地提升辦公效率，實現(xiàn)高速公路檔案管理的信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路;檔案管理;收集整理;信息化

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高速公路建設(shè)項目的檔案管理工作模式也變成了信息化管理。由于高速公路建設(shè)項目的檔案管理具有以下特點：工作量巨大、種類繁多，而且時間跨度較大，因此在收集和整理會計檔案時，要運用新型的科學技術(shù)進行精確的、完整的、有效地管理檔案資料，才能在一定程度上保證高速公路的日常運行和維護工作。會計檔案的收集和整理具有重要的作用，相關(guān)的工作人員要盡可能的保證會計檔案的原始性和具體內(nèi)容。但是在高速公路在運行時具有一定的復雜性，和不可控性，因此可能會造成在收集和整理檔案信息出現(xiàn)一些誤差，再加上許多檔案管理員的思維模式還沒有徹底轉(zhuǎn)變過來，對檔案收集和整理工作不夠重視，導致收集和整理會計檔案的流程較為繁瑣、沒有效率。通過分析會計檔案的收集和整理工作的要求，對檔案管理進行優(yōu)化和完善，并提出提高管理檔案水平的解決措施。

1 高速公路建設(shè)項目會計檔案收集和整理的嚴格要求

高速公路的會計檔案具有重要的社會價值，而且具有很強的時效性，因此在收集和整理檔案時，要嚴格按照規(guī)范進行整理，才可以滿足會計工作的實時要求。由于高速公路建設(shè)是一項復雜且龐大的項目，因此涉及的檔案資料很多，時間跨度大，所以在收集和整理高速公路的會計檔案時，要注意效率和檔案的質(zhì)量。

1）針對整理材料的嚴格要求。收集、整理高速公路的會計檔案過程中，要注意信息資料的完整性和真實性，時效性和系統(tǒng)性，并確保該信息資料準確無誤。另外，每一份信息資料所需要的的辦理程序也要完整，檔案管理部門最后所保存的資料也必須是原件，千萬不能弄虛作假。除此之外，檔案管理部門需要收集和整理的資料，需要和生產(chǎn)該資料的其他各個部門完成工作后所生產(chǎn)的紙質(zhì)版資料是相符合的，最好是原件和復印件都保存。

2）針對收集整理材料的質(zhì)量要求。高速公路建設(shè)項目的檔案管理人員需要的資料必須真實有效，還能夠反應各個部門的信息，時間和事件、會議等檔案也要按照原來的樣子保持與維護，檔案管理部門需要將這些資料檔案原封不動的繼續(xù)保存下來，盡可能延長檔案的使用期限。針對那些比較重要，且后續(xù)還有可能用到的檔案也要進行附件保存，并把原件和復印件分別裝訂成冊后共同保存。在管理檔案時，工作人員要根據(jù)以往的工作經(jīng)驗和當前的具體情況對檔案進行優(yōu)化管理，不斷更新管理制度和管理模式。檔案的工作人員在收集和整理檔案資料的過程中，要本著負責任的態(tài)度，制定相應的檔案管理分類指標，并且按照嚴格的工作流程，盡可能確保檔案信息的可靠性，考慮到當下的具體多項指標，以及檔案信息化管理的發(fā)展趨勢，制定相應的檔案管理制度，并按照該制度遵循、執(zhí)行。與此同時，高速公路的會計檔案管理要對各個流程進行詳細的解說與說明，明確各個負責人的責任與義務(wù)，工作職責落實到每個工作人員。另外，要注意對檔案管理人員進行定期的專業(yè)技術(shù)培訓，加強培訓力度，并督促他們參與到數(shù)據(jù)的分析、預測環(huán)節(jié)當中，盡可能的保證檔案管理工作向現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。

2 提高高速公路建設(shè)檔案管理的水平

1）加強檔案管理的重要性認識。由于高速公路建設(shè)檔案涉及很多的單位部門，且時間跨度大，加上很多人認為應該把更多的精力放在建設(shè)項目中，沒有對檔案資料的收集和整理工作引起足夠的重視，所以首先要提高工作人員對檔案管理重要性的認識，還要強化他們的檔案管理意識，檔案整理要實時跟進建設(shè)項目工程，工程建設(shè)到哪里，檔案資料就要做到哪里。在這種情況下，涉及的各個部門的工作人員才有可能認識到檔案工作的重要性，才能對高速公路工程建設(shè)起到監(jiān)督作用，提高檔案的質(zhì)量。另外，工作人員也要不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)知識，提高檔案管理的意識，加強各部門之間的協(xié)調(diào)能力，對檔案管理具有重要的意義。

2）建立完善的檔案接收和管理機制。高速公路建設(shè)項目復雜繁瑣，因此檔案的數(shù)量巨大，檔案的移交程序也比較復雜，在移交檔案時，數(shù)量龐大，而且速度較慢。所以檔案管理工作人員在移交程序之前，做好準備，估測大致的檔案數(shù)量，并準備足夠的空間儲存這些檔案，保證移交后的檔案能夠及時入庫。由于檔案數(shù)量多，所以工作人員要嚴格按照要求，控制檔案室的溫度和濕度，并做好防蟲、防盜、防高溫等工作，盡可能減緩檔案的老化時間[1]。其次還要實行檔案的查閱、借閱管理制度，按照相關(guān)的規(guī)定嚴格執(zhí)行，保證檔案的安全性。

3）加強檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理部門可以利用信息技術(shù)對檔案資料實行信息化管理，提高會計檔案的收集和整理的效率，將會計檔案通過不同的類別進行分類，并建立相應的目錄，對于查閱和檢索具有重要的作用，逐步實現(xiàn)高速公路會計檔案的信息化管理。根據(jù)不同的高速公路建設(shè)項目，建立合適的、科學的檔案管理系統(tǒng)，將所有檔案分類整理并添加目錄，錄入相應的內(nèi)容，簡潔方便，方便查閱檢索，而且電子化的檔案管理攜帶方便，便于儲存。

3 高速公路檔案管理信息化的建設(shè)流程

1）建立檔案管理機構(gòu)。高速公路建設(shè)項目的檔案收集和整理的工作量大、范圍廣、時間緊，所以要建立專門的檔案管理機構(gòu)提高會計檔案的收集整理效率。首先，增加投入資金購置檔案管理設(shè)備，建立完善的檔案管理機構(gòu)，實行責任到人的制度，落實每個責任人的責任和義務(wù)，制定詳盡的檔案管理流程和計劃，這是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

2）制定詳細的考核制度和管理制度。高速公路檔案的收集工作大致分為以下幾個流程：紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子檔案歸整、檔案保密協(xié)議、檔案管理系統(tǒng)線上平臺建設(shè)、檔案管理績效評估、檔案審核制度以及檔案設(shè)備的維護與保養(yǎng)等等[2]，這些流程要求會計檔案管理人員對檔案管理工作引起足夠的重視，并在較短的時間內(nèi)制定合理的、科學的相關(guān)制度，提高檔案收集和整理的效率，發(fā)揮信息化檔案管理系統(tǒng)的價值。

3）增加檔案設(shè)備，監(jiān)理檔案管理系統(tǒng)。依靠信息技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，并制定相應的檔案管理模式，在一定程度上能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集整理工作的信息化。另外，還要加大投入資金，增加檔案管理設(shè)備，比如：電腦、掃描儀、打印機、憑證裝訂機等等。

4）明確數(shù)字化檔案的類別。高速公路檔案涉及多方面，所以為了方便查閱，需要對這些檔案進行類別分類，首先把會計檔案的紙質(zhì)版通過掃描儀轉(zhuǎn)成電子版，再把會計檔案按照不同的類別進行分類，并著錄，錄入相應的內(nèi)容，不僅方便查閱和檢索，也方便檔案管理人員收集和整理，還可以提高工作人員的管理效率，充分發(fā)揮電子檔案的價值。

4 結(jié)語

科學技術(shù)的不斷發(fā)展，使得我們的社會生活更加的方便快捷。在高速公路建設(shè)項目會計檔案的收集和整理的過程中，使用現(xiàn)代科學技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，不僅可以解決高速公路會計檔案數(shù)量龐大的難題，也方便檔案管理人員的后續(xù)工作，對于查閱、檢索的人來說也比較方便。實現(xiàn)檔案收集和整理的信息化，在一定程度上提高了檔案管理的效率，滿足了日益增長的檔案信息的需求。與此同時，提高會計檔案管理人員對檔案資料的重視程度，對于提高檔案收集和整理工作效率具有一定的重要作用，定期對工作人員進行專業(yè)培訓，才能更好的實行檔案管理。

參考文獻

[1]吳超.高速公路建設(shè)檔案管理淺析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（05）：74-75.

[2]茅敏.高速公路建設(shè)項目檔案精細化管理實踐探討[J].城建檔案，2019（03）：78-79.

作者簡介

楊娜（1970-），滿族，云南省大理市，助理館員，大專。