吳世芬

內(nèi)容摘要? 目前，全世界都已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，在這種形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的需求，對(duì)于檔案管理工作，其在每一個(gè)行業(yè)、每一個(gè)企業(yè)中都占據(jù)著非常重要的地位，為了進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，則應(yīng)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新與改革，從而使檔案管理體制能夠更加多樣化，適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展?；诖?，文章主要對(duì)信息時(shí)代的檔案管理體制進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞? 信息時(shí)代 檔案管理 體制 改革 創(chuàng)新

1 引言

在如今的時(shí)代發(fā)展中，信息化是其主要標(biāo)志，信息技術(shù)不僅促進(jìn)了社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而且也為人們的日常生活提供了極大的便利，為世界人民創(chuàng)造了更多的財(cái)富。雖然信息技術(shù)得到了非常迅猛的發(fā)展，但是也隨之產(chǎn)生了大量的檔案與文件，從而增加了檔案管理工作的難度，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法對(duì)其進(jìn)行管理，不僅無法滿足檔案管理工作的需求，而且也不符合時(shí)代發(fā)展的需要。所以，應(yīng)在信息時(shí)代下對(duì)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，使其能夠滿足如今時(shí)代發(fā)展的需求。

2 檔案管理體制概述

檔案是一個(gè)企業(yè)在運(yùn)行過程中非常重要的一個(gè)依據(jù)，而且其也能夠?yàn)閮?nèi)部決策的提出提供重要的憑據(jù)，所以說，檔案無論是在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)還是管理過程中都發(fā)揮著非常重要的作用。但是在實(shí)際進(jìn)行管理時(shí)，需要由專門的部門與人員進(jìn)行檔案管理工作，并且嚴(yán)格按照相關(guān)的制度與標(biāo)準(zhǔn)完成。檔案是歷史文明的產(chǎn)物，是人們過去和現(xiàn)在進(jìn)行政治活動(dòng)以及從事生產(chǎn)科學(xué)文化活動(dòng)等社會(huì)實(shí)踐直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔及提供利用的一項(xiàng)政治性、科學(xué)性、服務(wù)性、機(jī)要性的工作，所以做好檔案工作非常重要。對(duì)于檔案管理過程中所需要使用到的制度[1]，其主要指的就是由最高層管理人員所制定的一套完善的、能夠?qū)?nèi)部進(jìn)行全面管理的一種管理制度，同時(shí)，需要由所有的人員共同參與，并嚴(yán)格按照制度完成相關(guān)操作，只有這樣才能夠使檔案管理工作能有條不紊地開展。立足于檔案管理體制的本質(zhì)進(jìn)行分析，其所涉及的核心內(nèi)容，就是確保工作職能的正常發(fā)揮以及管理權(quán)力分配的合理性。

所謂檔案管理體制，其主要指的就是檔案管理工作在開展的過程中所形成的一種全方面、多方位的體系，其主要目的就是規(guī)范化開展檔案管理工作，全面地掌控各種檔案管理工作環(huán)節(jié)，從而有效地提高檔案管理工作的水平。

3 檔案管理體制現(xiàn)狀分析

我國(guó)的檔案管理事業(yè)，隨著其不斷發(fā)展，已經(jīng)在近些年來前取得了非常顯著的管理成果，但是，相比于發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理事業(yè)來說，我國(guó)的檔案管理事業(yè)依然存在一定的缺陷。比如，大多數(shù)企業(yè)在信息時(shí)代發(fā)展的今天，很多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行管理[2]，而且每個(gè)企業(yè)所采用的檔案管理方式也基本上相同。在企業(yè)的實(shí)際檔案管理工作中，主要遵循集中統(tǒng)計(jì)、分級(jí)管理、條塊結(jié)合以及企業(yè)自主四個(gè)方面的原則，而且這也是我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，雖然這種檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，但是也有非常明顯的缺點(diǎn)：一方面，集中化的檔案管理工作，主要指的就是在企業(yè)中，組建專門的檔案管理部門，由該部門對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一化、集中化且標(biāo)準(zhǔn)化的管理。采用這種統(tǒng)一管理的模式，能夠有效提高管理效果，而且這也是企業(yè)檔案管理工作中一種非常有效的管理手段，能夠更好地為企業(yè)提供管理服務(wù)，但是在實(shí)際的操作過程中，這種管理模式會(huì)在很大程度上受到企業(yè)技術(shù)水平、企業(yè)規(guī)模等多方面因素的制約和影響;另一方面，在企業(yè)的檔案管理工作中實(shí)行分級(jí)管理原則，雖然能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部開展的各項(xiàng)活動(dòng)的檔案資料進(jìn)行分級(jí)別管理，實(shí)現(xiàn)靈活管理、職責(zé)明確的管理目的，但是在實(shí)際的管理過程中，卻經(jīng)常無法構(gòu)建完善的管理模式，從而降低了管理效果。

4 信息時(shí)代下檔案管理體制的優(yōu)勢(shì)

如今，隨著科學(xué)技術(shù)水平的快速提升，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域與各個(gè)行業(yè)中，這也進(jìn)一步促進(jìn)了現(xiàn)代化信息基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的壯大與發(fā)展，在促進(jìn)其發(fā)展的同時(shí)，也使各個(gè)行業(yè)在工作、管理以及實(shí)際運(yùn)行過程中產(chǎn)生了大量的電子類型文檔，而且，這些文檔中所包含的信息價(jià)值與信息量也都非常巨大，在這種情況下也增加了檔案管理工作的難度，并且要求檔案管理工作人員必須要將具有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理與留檔[3]，但是，因?yàn)闄n案信息的數(shù)量非常巨大，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案信息管理機(jī)制明顯不適用于大量電子類型檔案的管理與留檔中，所以，應(yīng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，而計(jì)算機(jī)技術(shù)下的檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作有非常大的區(qū)別，這樣不僅會(huì)提高對(duì)檔案管理工作人員的要求，同時(shí)也為檔案管理工作帶來了更加高難度的挑戰(zhàn)，檔案管理工作人員只有積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念與相關(guān)的操作技巧，才能夠全面滿足信息時(shí)代下對(duì)檔案管理機(jī)工作的需求。

4.1 彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制中的不足與漏洞

雖然我國(guó)的檔案管理機(jī)制在經(jīng)過不斷的發(fā)展后已經(jīng)得到了全面的完善，但是卻依然存在一些隱患與不足之處，其主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，無論是檔案管理的內(nèi)容還是數(shù)量都呈現(xiàn)為大規(guī)模的上漲趨勢(shì)，在這種情況下也導(dǎo)致檔案管理的工作量有所增加，加之各種新媒介與新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，如何合理的利用這些新技術(shù)為檔案管理工作提供方便成為檔案管理工作中所迫切需要解決的問題之一;另一方面，因?yàn)橐恍┎环ǚ肿拥乃叫?，盜竊檔案信息的現(xiàn)象層出不窮，“如何利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的安全性”也成為檔案管理工作人員所需要解決的問題，對(duì)于這些問題來說，其主要由以下兩個(gè)因素所引起，第一，傳統(tǒng)的檔案管理工作中，無論是實(shí)際的管理效率還是管理能力都存在一些安全隱患，而且其已經(jīng)無法滿足當(dāng)代社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的需求，無法與大量檔案管理工作相適應(yīng)。第二，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，大多數(shù)都以紙質(zhì)版檔案管理方式為主要的工作模式，但是在信息時(shí)代快速發(fā)展的背景下，這種檔案管理工作模式則顯得力不從心，很難適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作模式，嚴(yán)重地影響了現(xiàn)代化檔案管理工作的質(zhì)量與工作效率。

因此，在新的時(shí)代中，應(yīng)合理利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，使檔案管理工作能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)信息技術(shù)也可以全面彌補(bǔ)與完善傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足之處，真正地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、多樣化的檔案管理機(jī)制。

4.2 信息化檔案管理工作機(jī)制與時(shí)代發(fā)展潮流相符合

檔案管理不僅能夠起到記錄各種事件發(fā)生、發(fā)展與結(jié)束的具體情況的作用，而且也能夠起到信息追溯的作用，這對(duì)保護(hù)我國(guó)各個(gè)時(shí)期的歷史文明有非常明顯的價(jià)值，而且這也是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。同時(shí)，檔案管理工作也可以為其他行業(yè)工作的開展提供有效的原始信息資料，從而為我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)提供原始資料與憑證。換而言之，為了能夠促進(jìn)各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，使其各項(xiàng)任務(wù)能夠順利完成，檔案管理必不可少，這不僅僅是必然的發(fā)展趨勢(shì)，而且也是符合時(shí)代發(fā)展潮流的重要舉措，只有充分的檔案管理機(jī)制的價(jià)值發(fā)揮出來，才能夠推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行更好的規(guī)劃與避免。

4.3 有利于檔案信息資源的開發(fā)

檔案作為各種信息的主要載體，在檔案中記載著非常豐富的信息數(shù)據(jù)，如果能夠?qū)n案中所記錄的信息進(jìn)行充分、合理的利用，就會(huì)對(duì)社會(huì)的發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用，這也是在信息時(shí)代下對(duì)檔案管理工作所提出來的必然要求。在檔案信息資源的開發(fā)過程中，應(yīng)先利用信息技術(shù)提高檔案信息的獲取能力，使檔案信息更加豐富，能夠有效地提高檔案的利用效率與存取效果。其次，應(yīng)提高對(duì)檔案信息的處理水平，檔案種類非常豐富，管理起來難度比較大，而利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行篩選，則能夠有效地提高檔案信息的利用效率。最后，應(yīng)合理地利用各種檔案信息管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行整理與歸類，這樣也能夠提供檔案信息管理的效率與水平。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案資源作為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展、提高市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)效益的重要資源，應(yīng)在信息時(shí)代下，創(chuàng)新檔案信息管理機(jī)制，從而有效地提高檔案信息資源的利用效率與管理效率，確保檔案信息能夠真正地發(fā)揮出自身的作用與價(jià)值。

（作者系廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司廣韶分公司 工作人員）

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