周瑩

[摘要]現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍越發(fā)廣泛，特別是在企業(yè)的檔案管理上深得各公司的喜愛(ài)，同時(shí)，它讓各公司的辦事水平及效率越來(lái)越高，在各領(lǐng)域上的地位也是不容小覷的。對(duì)于電網(wǎng)公司而言，檔案是記載本公司重要數(shù)據(jù)資料的載體，更是企業(yè)進(jìn)行管理的基本手段，通常情況下人工管理方式難免會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，這也要求我們要轉(zhuǎn)變檔案管理的模式。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，將信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，這種形式下檔案管理與紙質(zhì)檔案管理有很大的差異性，采用電子化的管理方式更具有便捷、效率高、共享性強(qiáng)等方面的優(yōu)勢(shì)，本文主要從電網(wǎng)公司電子化檔案管理的優(yōu)勢(shì)入手，分析現(xiàn)今電子化檔案管理將面臨的一系列問(wèn)題，并探究解決的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]檔案;電子化管理;對(duì)策

傳統(tǒng)的檔案管理工作操作復(fù)雜繁瑣且工作量大，并且對(duì)于其質(zhì)量也是很難把握的，無(wú)形中給予了檔案管理人員很大的負(fù)擔(dān)，也不利于檔案的查詢(xún)與利用。近些年互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，也加速了檔案管理電子化的進(jìn)程，在電網(wǎng)公司檔案管理中也有了更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理的電子化顧名思義就是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案資料等進(jìn)行收集整理加工，為其建立個(gè)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供相關(guān)的檢索功能，根據(jù)目前的形勢(shì)來(lái)看，電子化管理的方式已成為必然發(fā)展的趨勢(shì)，其不僅能提高檔案管理的效率，更能減少人工管理的成本，減輕員工的工作壓力，隨時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行更新，安全性保障力度更大。尤其是在現(xiàn)如今高速發(fā)展的社會(huì)，檔案數(shù)量增加較快，采用電子化管理的優(yōu)勢(shì)也會(huì)更加明顯，但檔案電子化管理也存在部分問(wèn)題，需根據(jù)電網(wǎng)公司實(shí)際情況去討論。

一、檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

首先，在檔案的電子化管理過(guò)程中，很明顯的感受就是管理操作上相比以往方便許多，管理較為便利，檔案的內(nèi)容也可以通過(guò)多種形式去保存下來(lái)，在錄入的過(guò)程中節(jié)約了時(shí)間成本，避免了人工錄入會(huì)犯的錯(cuò)誤，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作更能做到隨時(shí)隨地。其次，公司檔案通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式去進(jìn)行電子化的處理，便于后期的查閱與檢索，也減少了查閱的時(shí)間，提高了效率，這樣在尋找檔案資料時(shí)就不會(huì)因?yàn)榈攸c(diǎn)受限而無(wú)法查閱了，隨時(shí)都可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)登錄平臺(tái)查閱。最后，充分利用電子化的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，避免了因檔案資料丟失而無(wú)法查閱資料的尷尬問(wèn)題，電子化管理的安全系數(shù)及保密性極高，也不會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生任何影響，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)設(shè)定權(quán)限，在很大程度上提升了安全性[1]。當(dāng)然，電子化的檔案管理在儲(chǔ)存上及共享性上的時(shí)間更長(zhǎng)，它一般采用磁盤(pán)進(jìn)行儲(chǔ)存，儲(chǔ)存空間及時(shí)間是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。

二、電網(wǎng)公司檔案電子化管理存在的問(wèn)題

（一）思想意識(shí)上的認(rèn)識(shí)不足

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)相關(guān)檔案資料也在不斷增長(zhǎng)，對(duì)檔案資料的管理難度也會(huì)加大，檔案電子化的管理是新形勢(shì)下的必經(jīng)之路。但由于電網(wǎng)公司部分檔案管理部門(mén)的員工對(duì)于其管理的電子化缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致其認(rèn)知水平還很低，且對(duì)于檔案電子化管理的理解也非常片面，認(rèn)為其可靠性很差，極度依賴(lài)計(jì)算機(jī)，如若計(jì)算機(jī)出問(wèn)題，檔案資料就會(huì)丟失，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)較高。同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員在思想意識(shí)上對(duì)其的重視度不夠，認(rèn)為建設(shè)電子化管理平臺(tái)成本高，投入資金看不到回報(bào)，這些在思想上認(rèn)識(shí)不足的表現(xiàn)極大地阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

（二）技術(shù)性能有待加強(qiáng)

在檔案電子化管理的過(guò)程中關(guān)于技術(shù)方面的問(wèn)題，相關(guān)管理人員通常會(huì)在安全性與保密性上有所憂慮，電網(wǎng)公司的檔案資料是非常重要的，無(wú)論采用何種方式去管理檔案都必須要考慮其安全性與保密性。雖然采用電子化管理模式提升了工作效率，實(shí)現(xiàn)了資源共享，但也無(wú)形中加大了安全風(fēng)險(xiǎn)的系數(shù)，而信息資料的安全都要依靠強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。當(dāng)然，在電子化的管理中更依賴(lài)硬件，而電網(wǎng)公司也要配置性能較高的硬件設(shè)備，更好的服務(wù)器與交換機(jī)，但就目前的情況而言，其技術(shù)性能還是有待加強(qiáng)的。

（三）法制建設(shè)及管理標(biāo)準(zhǔn)混亂

國(guó)內(nèi)關(guān)于檔案管理相關(guān)的法制建設(shè)還不完善，無(wú)法滿足現(xiàn)今檔案電子化管理的需求，法律效力問(wèn)題也未能得到很好的解決。在檔案查詢(xún)使用的過(guò)程中一般會(huì)出現(xiàn)管理違法的情況，卻得不到及時(shí)的處理，檔案泄密在一定程度上也減弱了電子化管理的規(guī)范性[2]。由于檔案管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，在管理建設(shè)的同時(shí)勢(shì)必會(huì)考慮檔答用的標(biāo)準(zhǔn)，方便更好的錄入信息，但國(guó)內(nèi)的檔案電子化管理發(fā)展時(shí)間較短，電網(wǎng)公司相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也較為混亂，使得檔案管理發(fā)展受阻。

三、電網(wǎng)公司檔案電子化管理對(duì)策

（一）加大重視檔案電子化管理力度

電網(wǎng)公司檔案電子化管理與建設(shè)需要本公司領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要相關(guān)管理人員改變對(duì)其的認(rèn)識(shí)，清楚地明白電子化管理對(duì)于檔案而言的重要性，只有如此才能更好地推進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。由于電網(wǎng)公司的檔案也會(huì)面臨各種困難，像自然災(zāi)害或人為損害等，為了更好的保證檔案資料的安全，公司應(yīng)將電子化管理提升到更高層次的水平，突破舊有的方式去創(chuàng)新檔案管理的手段。當(dāng)然，電網(wǎng)企業(yè)不僅要重視檔案電子化的管理，還需投入技術(shù)資源加大管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升整體的管理水平。

（二）提升專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平

電網(wǎng)公司在對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理時(shí)，需不斷培養(yǎng)各部門(mén)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，讓他們?cè)谑炀氄莆占夹g(shù)的運(yùn)用時(shí)，以滿足現(xiàn)今公司對(duì)技術(shù)管理的要求與條件，各信息之間相互銜接，防止出現(xiàn)脫節(jié)等情況，這樣在管理電子檔案時(shí)也少了約束，更好地適應(yīng)電子化管理。同時(shí)，電子化管理離不開(kāi)成熟的系統(tǒng)與專(zhuān)業(yè)的技術(shù)，技術(shù)保證是支撐檔案進(jìn)行電子化管理的前提，除此之外，各管理部門(mén)也要加大對(duì)技術(shù)平臺(tái)系統(tǒng)的資金投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施的技術(shù)性能及質(zhì)量，讓技術(shù)更加趨向全面性。

（三）完善相關(guān)法律制度及管理建設(shè)

為了保證電網(wǎng)公司檔案電子化管理更加規(guī)范，相關(guān)部門(mén)應(yīng)完善有關(guān)檔案管理的法律制度，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)工作。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理員工要嚴(yán)格遵守法律規(guī)范去工作，結(jié)合實(shí)際管理中存在的漏洞予以修正，確保檔案管理的高效進(jìn)行。法律制度的健全是提高管理建設(shè)的前提，電網(wǎng)公司要結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際情況去有針對(duì)性的制定實(shí)施，充分保證電子檔案的法律效力與地位是現(xiàn)今公司應(yīng)不斷努力的方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]周永莉.電網(wǎng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)研究[J].信息周刊，2018，2（13）：1-1

[2]黃彩霞.電網(wǎng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及優(yōu)化措施[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018，30（35）：171-171.