潘健儀

摘 要：對于機關(guān)單位而言，基層檔案的規(guī)范化管理是新時期發(fā)展的必然需要，也是提高本單位工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)和前提?；鶎訖n案是保證機關(guān)單位真實歷史面貌、提供科學(xué)的歷史借鑒的重要內(nèi)容，也是評價機關(guān)單位工作水平效果的重要標準。在新形勢下，認真扎實的開展機關(guān)單位基層檔案管理工作是十分必要的，為此本文就檢察院基層檔案管理工作中的問題進行分析，并提出針對性的對策以供參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位;基層檔案;管理;問題;對策

對于檢察院而言，進行基層檔案管理工作就是科學(xué)、及時的對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行整理歸檔和儲存，維護檔案信息的真實和準確性，確保今后的發(fā)展有科學(xué)的依據(jù)和參考。檔案管理工作是檢察院發(fā)展的重要信息資源，將對檢察院的持續(xù)性發(fā)展產(chǎn)生直接作用。當前社會發(fā)展，時代進步，管理的理念、方法等不斷優(yōu)化，因此要結(jié)合新時期的發(fā)展需要全面重視檔案管理工作的開展。

一、基層檔案管理工作中存在的問題

1、管理制度的問題

目前，大部分機關(guān)單位都將其承擔的社會職能作為工作重點，檔案管理制度的建設(shè)被忽視，導(dǎo)致很多單位缺少完善的檔案管理制度，有些單位即使有制度，但是在具體的實施過程中也不到位，導(dǎo)致制度的限制作用缺失，影響檔案管理工作的整體效率。檔案管理制度缺失，在檔案資料的收集上、管理規(guī)定落實上都會呈現(xiàn)出問題，影響檔案管理和利用的效率。由于缺少完善的管理制度，還會出現(xiàn)工作方向性不強、人員職能劃分不到位等問題[1]，檔案資源的作用無法高效發(fā)揮。

2、人員方面的問題

在檢察院中有很多專業(yè)性較強的檔案信息，這要求管理人員也具備較高的水平。隨著精細化管理理念的推進，檔案管理工作的數(shù)量也逐漸增多，但是由于基層檔案管理人員的數(shù)量和水平有限，有些參與檔案管理工作的人員是兼職身份，缺少專業(yè)化的管理知識與技能，導(dǎo)致檔案工作無法及時有效的開展，進而對整個工作的效果產(chǎn)生影響。

3、檔案信息共享問題

對于機關(guān)單位而言，檔案管理的最終目的就是在信息需要的情況下能夠被很好的呈現(xiàn)和利用。目前，由于管理理念和技術(shù)水平的問題，檔案信息共享性不足，共享工作的進程發(fā)展比較慢。對于紙質(zhì)檔案，其在傳遞過程中存在著速度慢、損耗率高的情況，電子化檔案雖然能夠快速、反復(fù)查詢，損耗率也比較低，但是由于信息化管理水平不高，使得檔案信息的共享度也受到限制。

4、檔案信息安全問題

在檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)、計算機是工作開展必須要具備的工具，能夠極大的提高工作的效率與效果，但同時也存在著一定的安全風(fēng)險。對于紙質(zhì)檔案，其容易隨著時間的發(fā)展而出現(xiàn)物理變化，還會受到環(huán)境因素的影響，如受潮、蟲咬等，安全性不高。對于電子檔案而言，在保存過程中，其即時性不強，如果計算機出現(xiàn)故障或者遭受黑客的攻擊，文件很容易被損壞和丟失。此外，在利用網(wǎng)絡(luò)收集保存檔案信息時，不法分子可以通過網(wǎng)絡(luò)連接復(fù)制獲得重要的文件，也會威脅檔案信息的安全。

二、基層檔案管理問題的有效解決對策

1、進一步強化和完善檔案管理制度

一項工作的開展是離不開完善的制度作保障的，這也是工作開展的標準要求。對于檔案管理工作而言，需要按照規(guī)范化的原則進行，如授權(quán)審批、不相容職務(wù)分離等，使檔案管理工作更加有序，避免檔案管理工作中出現(xiàn)漏洞，滿足機關(guān)單位的管理需要。檔案管理制度的建設(shè)是持續(xù)、長期的工作，目前使用的管理制度一般是雙軌制管理[2]，也就是電子檔案與紙質(zhì)檔案在文件流轉(zhuǎn)中同時存在，能夠很好的發(fā)揮二者的優(yōu)勢，提高管理的整體效果。但也需要注意這一制度在資源、人力上的浪費。所以隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，要努力實現(xiàn)單軌制的檔案管理制度建設(shè)，利用電子文件的方法對檔案信息進行管理。

2、強化檔案管理人員水平

新時期，為使基層檔案管理工作獲得新的發(fā)展，就需要有較高素質(zhì)水平的檔案管理隊伍作為前提，保證其對黨忠誠，樂于奉獻、敢于擔當，提高檔案管理工作的高效性。積極加強機關(guān)單位管理人員的政治引導(dǎo)，使其牢記檔案工作的政治性、政策性，堅實黨的領(lǐng)導(dǎo)，對黨忠誠，并將其落實到具體工作中。同時，要具有奉獻精神，能夠在工作中不計較得失和代價[3]，注重奉獻，能夠在平凡的崗位中譜寫出絢麗的樂章。工作中要以事業(yè)為重，如果是工作需要的，要勤懇，不能因為個人私事影響工作效果。此外，在工作中要嚴格依據(jù)相關(guān)標準開展，保證制度的嚴格落實，注重精細化的管理。

3、完善檔案信息共享機制

在機關(guān)單位的檔案管理工作中，對檔案信息進行管理主要是為了利用，在領(lǐng)導(dǎo)決策中有科學(xué)的依據(jù)。為此要建立科學(xué)有效的信息共享機制，同時提供完善的技術(shù)支持。檔案信息共享主要是為電子檔案服務(wù)的，利用服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)終端建立云儲存平臺，并對披露內(nèi)容、權(quán)限等級進行設(shè)置，保證各部門都能夠在極短的時間內(nèi)查詢自己需要的信息，同時注重相關(guān)制度的建立，對文檔的流轉(zhuǎn)進行控制，避免信息被盜用或者泄露。

4、提高檔案信息的安全性

在基層檔案管理過程中，信息安全性是極為重要的，為提高檔案信息的安全性，需要做好兩個方面的工作。第一，要避免出現(xiàn)過失泄密的問題，這需要強化檔案管理人員的素質(zhì)水平，使其能夠嚴格按照保密制度以及管理要求、通過專業(yè)化的方法開展檔案管理。第二，要做好安全防范工作。對于紙質(zhì)檔案，要加強檔案室的建設(shè)，設(shè)置鐵門、鐵窗、鐵皮柜，安裝監(jiān)控系統(tǒng)實現(xiàn)全天候監(jiān)測，定期對檔案的保存情況進行檢查。對于電子檔案，要建立防火墻，及時更新病毒庫，做好網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)控，使檔案信息的安全防控能力得到強化。

結(jié)束語

總而言之，對于機關(guān)單位基層檔案管理工作而言，為實現(xiàn)良好的管理效果，避免管理問題出現(xiàn)，就需要從多個方面入手，更新檔案管理的理念，完善檔案管理的相關(guān)制度要求，提高檔案管理人員的整體水平，發(fā)揮人力資源優(yōu)勢，積極落實信息共享機制和安全防護機制，保證基層檔案管理工作的效果順利實現(xiàn)。

參考文獻

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[2]武月慶.事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與對策[J].中外企業(yè)家，2019（24）：104-105.

[3]武立文.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策簡析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（20）：18-19.

（作者單位：廉江市人民檢察院）