董軍莉

【摘要】本文通過(guò)介紹企業(yè)檔案信息化資源的特征，分析影響企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)與利用的因素，研究企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)與利用。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;信息化資源;開(kāi)發(fā);利用

企業(yè)依賴檔案信息化資源更好地了解總結(jié)過(guò)去，把握好現(xiàn)在，對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)，制定企業(yè)未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。對(duì)企業(yè)來(lái)講，開(kāi)發(fā)檔案信息化資源，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式，讓其更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)文化建設(shè)提供服務(wù)，成為檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息化資源的特征

（一）內(nèi)容廣泛。企業(yè)的檔案信息資源包括管理類、科技類、會(huì)計(jì)類等多方面的信息，信息量巨大、內(nèi)容豐富多樣、涉及范圍較廣泛。

（二）專業(yè)性強(qiáng)。企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)、科學(xué)研究、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)當(dāng)中所形成的檔案信息具有檔案專業(yè)的屬性，需要在實(shí)施當(dāng)中按照檔案工作管理原則，分類進(jìn)行整理。

（三）數(shù)字化。檔案數(shù)字化水平不斷提高，檔案數(shù)字化規(guī)模不斷增加，檔案數(shù)字化加工市場(chǎng)已經(jīng)開(kāi)始逐漸建立起來(lái)，檔案數(shù)字化對(duì)象越來(lái)越豐富，不再局限于紙質(zhì)檔案，開(kāi)始擴(kuò)展到照片、音視頻等多元化的檔案數(shù)字化。

二、影響企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)與利用的因素

（一）檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用意識(shí)薄弱。企業(yè)受過(guò)去檔案管理理念的影響，檔案工作人員思想落后，認(rèn)為保管好檔案，不丟失不破損即可，工作得過(guò)且過(guò)。檔案工作人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，公司各部門(mén)提出利用申請(qǐng)之后，態(tài)度不積極，提供利用不主動(dòng)。部分檔案人員對(duì)企業(yè)檔案采取封閉策略，不允許外借原件，只是提供復(fù)印件，檔案工作處在半封閉的狀態(tài)中。受這種意識(shí)的直接影響，企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用變得更加滯后。

（二）檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用模式陳舊。大部分企業(yè)的檔案利用始終沿用過(guò)去陳舊的模式，檔案利用也只是停留在初期階段，只是提供外借檔案、閱覽檔案的服務(wù)，形式單調(diào)，較為被動(dòng)，針對(duì)檔案信息資源深入利用的手段（展覽、信息技術(shù)檢索等）更是寥寥無(wú)幾。

（三）檔案編研深度不足。企業(yè)檔案管理當(dāng)中編研工作始終是一個(gè)比較薄弱的環(huán)節(jié)，大部分企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案編研機(jī)構(gòu)和人員，檔案人員每天需要面對(duì)大量的工作，并沒(méi)有更多的精力去開(kāi)展檔案編研，造成檔案編研材料水平與質(zhì)量無(wú)法獲得提升，不能更好地為企業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理工作提供更好的服務(wù)。雖然企業(yè)具有一些編研成果，可都是領(lǐng)導(dǎo)交代的一些任務(wù)，在怎樣挖掘、開(kāi)發(fā)檔案信息化資源方面研究很少，研究?jī)?nèi)容很膚淺，造成編研成果的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和社會(huì)效益不佳、時(shí)效性不強(qiáng)，無(wú)法為企業(yè)創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。

（四）檔案管理制度有待健全。隨著企業(yè)檔案工作朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的方向快速發(fā)展，大部分企業(yè)建立了一定的檔案管理制度?？墒窃诰唧w實(shí)施環(huán)節(jié)，這些檔案管理制度卻變成了形式主義，導(dǎo)致執(zhí)行力差，無(wú)法貫徹落實(shí)。具體表現(xiàn)在管理制度不健全，管理人員操作不規(guī)范，實(shí)際效果不顯著，不利于完整收集檔案等。從而降低了企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效率。

（五）檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)低下。企業(yè)檔案工作人員偏向老齡化，大多數(shù)企業(yè)從事檔案工作的人員并未接受過(guò)專業(yè)檔案理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，甚至有些人邊做邊學(xué)，接受新事物的能力不高，不能利用新設(shè)備、新手段來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，嚴(yán)重影響檔案的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)程。

三、企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)與利用研究

（一）增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)。為了保證企業(yè)檔案信息化資源高效開(kāi)發(fā)和利用，需要讓企業(yè)人員充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要意義。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息化水平直接影響企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力與企業(yè)發(fā)展速度。企業(yè)檔案管理人員要將宣傳工作做到位，讓全體人員真正意識(shí)到企業(yè)檔案信息資源是重要的企業(yè)財(cái)富，能夠給企業(yè)提供更多的有效幫助，明確企業(yè)檔案信息化資源給企業(yè)未來(lái)發(fā)展帶來(lái)的積極指導(dǎo)作用。充分調(diào)動(dòng)起員工的工作積極性，要讓他們?cè)诠ぷ鞒霈F(xiàn)困難時(shí)能積極利用檔案信息資源尋求解決方法，真正靈活運(yùn)用檔案信息化資源。

（二）建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案提供服務(wù)的速度要求更快，對(duì)檔案信息量的需求也更大，對(duì)企業(yè)收集檔案信息資源的方式方法也出現(xiàn)了改變，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的信息進(jìn)行管理成為不可或缺的重要措施。推行現(xiàn)代化檔案管理工作，計(jì)算機(jī)是必備的。檔案工作需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加快推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享是現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)，檔案管理現(xiàn)代化作為檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要時(shí)期，我們應(yīng)以檔案管理現(xiàn)代化為切入點(diǎn)，深入高效開(kāi)發(fā)檔案信息資源，讓企業(yè)員工能夠利用企業(yè)局域網(wǎng)來(lái)查找檔案信息資源，利用企業(yè)局域網(wǎng)為企業(yè)各個(gè)部門(mén)提供及時(shí)精準(zhǔn)的服務(wù)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立沖破時(shí)空和地域的限制，讓使用者更快捷地利用檔案信息資源，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，促進(jìn)檔案事業(yè)快速發(fā)展，推動(dòng)檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)利用工作進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)檔案編研工作。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，人們對(duì)信息的需求與日俱增，不但要求信息內(nèi)容全面準(zhǔn)確，而且查找方便快捷。檔案編研工作是開(kāi)發(fā)檔案館藏信息資源的重要方法，檔案的編研成果也是檔案信息資源的有效來(lái)源。檔案編研工作把檔案信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)，從傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┚C合檔案信息的高水平服務(wù)。檔案經(jīng)過(guò)編研、采集、分析、加工、整合制作成為檔案信息成品，為企業(yè)提供多方位服務(wù)，讓使用者能夠直接獲取信息，不但節(jié)約了信息查詢的時(shí)間，而且提高了工作效率。所以，一定要加強(qiáng)編研工作的力度，提高檔案編研水平，以編研工作為中心。那么，怎樣才能真正做到以編研為中心呢？首先，做好基礎(chǔ)工作，做好對(duì)檔案接收和征集的工作，豐富檔案館藏信息。檔案館藏信息缺乏，即便開(kāi)發(fā)手段再先進(jìn)，也無(wú)法開(kāi)發(fā)出適合企業(yè)需求的檔案信息資源。其次，緊握發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)合作，樹(shù)立起超前服務(wù)與主動(dòng)參與的服務(wù)意識(shí)。檔案部門(mén)要將企業(yè)工作人員的需求選定為編研課題內(nèi)容，根據(jù)課題內(nèi)容針對(duì)性進(jìn)行檔案編研。最后，深化編研程度，提高編研質(zhì)量水平。檔案部門(mén)需要有效提高檔案編研成果的質(zhì)量，開(kāi)發(fā)出具有高價(jià)值、能為現(xiàn)實(shí)工作提供指導(dǎo)意義的編研成果，始終堅(jiān)持以企業(yè)需求為指導(dǎo)思想，以滿足人員利用為需求原則，編出高質(zhì)量深層次的成果，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)助力，讓檔案編研工作始終保持活力。

（四）完善管理制度。現(xiàn)如今單純依賴主管部門(mén)為企業(yè)檔案工作實(shí)施行政手段，進(jìn)行宏觀管理的體制，已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期的要求。其作為計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步完善，企業(yè)已成為獨(dú)立的市場(chǎng)主體，企業(yè)的所有制、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)開(kāi)始變得多樣化，檔案行政管理部門(mén)過(guò)去的管理方法、理念和體制已與當(dāng)前企業(yè)追求高效益的目標(biāo)、全新的運(yùn)行機(jī)制產(chǎn)生矛盾。因此，需要進(jìn)一步完善管理制度。首先，在影響檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的諸多因素當(dāng)中，人是最重要因素，人的積極主動(dòng)性的發(fā)揮關(guān)鍵在于制度，所以創(chuàng)新挖掘檔案管理人員潛力的制度非常關(guān)鍵。其次，對(duì)企業(yè)檔案文化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化。組織檔案工作人員參與到檔案論壇、檔案知識(shí)競(jìng)賽等群眾性的文化活動(dòng)當(dāng)中，通過(guò)各種激勵(lì)方式，凝聚檔案人員的智慧，激發(fā)檔案人員的工作熱情，促使檔案人員將時(shí)間與精力投入到開(kāi)發(fā)與利用檔案信息化資源當(dāng)中去，更充分地發(fā)揮出自身的作用。最后，推行檔案工作目標(biāo)考核制度。對(duì)檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)理論定期進(jìn)行考核，推廣年終測(cè)評(píng)制度，利用考試、考核的方法，敦促檔案工作人員不斷努力學(xué)習(xí)新知識(shí)。只有提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)，才能更好地適應(yīng)企業(yè)檔案信息化資源開(kāi)發(fā)利用的全新要求。

（五）提高檔案人員水平。企業(yè)要為檔案工作人員提供定期培訓(xùn)，檔案工作人員通過(guò)培訓(xùn)、自學(xué)、經(jīng)驗(yàn)分享等方式，不斷提高自身的工作水平。首先，充分做好檔案利用服務(wù)的準(zhǔn)備。檔案利用服務(wù)的準(zhǔn)備分為以下兩部分：第一，檔案工作人員要及時(shí)掌握企業(yè)發(fā)展具體情況、了解干部職工的需求，明確工作方法以及工作目的，提高檔案信息資源利用的針對(duì)性。第二，規(guī)范整理檔案，完整收集檔案信息，準(zhǔn)確劃分保管期限，做好科學(xué)編目，方便檢索。伴隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的科學(xué)研究、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理得到進(jìn)一步拓展，企業(yè)檔案的范圍變得越來(lái)越廣泛，比如企業(yè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)所形成的核心與關(guān)鍵技術(shù)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中產(chǎn)權(quán)變化、資產(chǎn)評(píng)估、合同協(xié)議等文件材料，都要及時(shí)進(jìn)行歸檔。只有將檔案基本工作做到位，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用質(zhì)量才會(huì)進(jìn)一步提高。其次，樹(shù)立起檔案利用服務(wù)至上的思想。檔案工作屬于服務(wù)工作，把為企業(yè)職工提供檔案利用作為檔案工作人員的義務(wù)。把被動(dòng)工作方法變?yōu)橹鲃?dòng)，更新傳統(tǒng)檔案管理的觀念，在進(jìn)行專題研究的基礎(chǔ)上，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，盡最大可能滿足利用者，解決利用者的問(wèn)題。最后，掌握專業(yè)化的能力。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)具有較強(qiáng)服務(wù)性、技術(shù)性、科學(xué)性的工作，需要檔案工作人員具備非常專業(yè)的理論知識(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。所以檔案工作人員要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素養(yǎng)，提高對(duì)檔案信息資源的敏銳程度，提高自我文字表達(dá)水平，不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，熟練掌握各種計(jì)算機(jī)及辦公軟件等設(shè)備的操作技能技巧。由于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期積累、及時(shí)更新的過(guò)程，所以檔案工作人員隊(duì)伍要保持長(zhǎng)久的穩(wěn)定性。檔案作為非常重要的一項(xiàng)信息資源，只有將資源轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際的生產(chǎn)力，提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，才能充分凸顯出檔案信息資源的價(jià)值所在，檔案工作人員要保持充分的責(zé)任感和使命感，努力做好檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)利用工作，發(fā)揮檔案在科研生產(chǎn)當(dāng)中的強(qiáng)大作用，為企業(yè)健康發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

綜上所述，檔案事業(yè)要想獲得發(fā)展，檔案工作要想開(kāi)創(chuàng)新局面，就要做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，將原本枯燥的檔案管理工作變得充滿活力，深入挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，給企業(yè)發(fā)展提供助力的同時(shí)，也讓檔案工作本身充滿生機(jī)。

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