劉樂梅

摘要：本文針對(duì)企業(yè)實(shí)際采購(gòu)訂單管理的流程，分別介紹了訂單跟蹤管理以及訂單使用管理的主體內(nèi)容，在訂單跟蹤管理中對(duì)合同執(zhí)行前、執(zhí)行過程中以及執(zhí)行后的訂單跟蹤管理提出了具體優(yōu)化建議，在訂單使用管理中提出了保證采購(gòu)訂單和付款憑證透明度的4點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：采購(gòu);訂單管理;跟蹤管理;使用管理

采購(gòu)訂單管理是指企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)行情，企業(yè)的需求計(jì)劃和實(shí)際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實(shí)可行的采購(gòu)訂單計(jì)劃，并下達(dá)至訂單部門執(zhí)行，在執(zhí)行的過程中要注意對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤，以使企業(yè)能從采購(gòu)環(huán)境中購(gòu)買到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門和需求部門輸送合格的原材料和備品備件等。采購(gòu)訂單管理對(duì)于一個(gè)公司來說占據(jù)著重要的地位，可以說采購(gòu)訂單管理的好壞直接影響了公司的效益，特別是對(duì)于大宗實(shí)體型采購(gòu)的公司而言。采購(gòu)訂單管理主要包括采購(gòu)訂單的跟蹤管理以及采購(gòu)訂單的使用管理，以下分別從上述兩方面內(nèi)容出發(fā)，對(duì)采購(gòu)訂單管理各環(huán)節(jié)提出管理建議。

1.采購(gòu)訂單的跟蹤管理

采購(gòu)訂單跟蹤是采購(gòu)人員的重要職責(zé)，訂單跟蹤的目的有三個(gè)：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會(huì)產(chǎn)生矛盾，突出地表現(xiàn)為由于各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺貨、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購(gòu)人員能力的關(guān)鍵指標(biāo)。訂單的跟蹤管理包括合同執(zhí)行前、合同執(zhí)行中以及合同執(zhí)行后的跟蹤。

1.1合同執(zhí)行前訂單跟蹤

訂單人員在完成訂單合同之后，要及時(shí)了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時(shí)簽返訂單合同。在采購(gòu)環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨(dú)家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時(shí)可能會(huì)遇到因?yàn)楦鞣N原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應(yīng)商按時(shí)返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確;如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，可以在采購(gòu)環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時(shí)存檔，以備后查。

1.2合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤

訂單實(shí)際作業(yè)階段的第一項(xiàng)工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

（1）嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備商品的詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。不同種類的商品，其準(zhǔn)備過程不同?？傮w上可分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品、產(chǎn)品規(guī)格書規(guī)定的商品，存在著加工過程的周期長(zhǎng)，變化多的特點(diǎn)。對(duì)于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。另一類是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過程，周期短。對(duì)這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對(duì)關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（2）緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢(shì)。如果因市場(chǎng)原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應(yīng)馬上與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時(shí)可幫助供應(yīng)商解決疑難問題。有時(shí)市場(chǎng)需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時(shí)間，或終止本次訂單操作，如遇爭(zhēng)端情況，買賣雙方按照合同約定解決，如合同未涉及相關(guān)內(nèi)容，買賣雙方協(xié)商解決爭(zhēng)端。

（3）控制好商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)。商品到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對(duì)國(guó)內(nèi)供應(yīng)商來說一般是企業(yè)倉(cāng)庫，對(duì)境外交貨則是買賣雙方約定交付港口。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在發(fā)貨前會(huì)將貨物單據(jù)掃描件發(fā)送給訂單人員，訂單操作者應(yīng)按照原先所下的訂單對(duì)到貨的物品、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始辦理清關(guān)手續(xù)。境外的結(jié)算付款方式通常是電匯、信用證或電匯和信用證按比例結(jié)合支付，訂單人員按照合同約定付款方式安排付款手續(xù)。

1.3合同執(zhí)行后訂單跟蹤

應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。供應(yīng)商收到本次訂單的貨款既表示該訂單執(zhí)行完畢，如果供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會(huì)影響企業(yè)信譽(yù)。商品在使用過程中，可能會(huì)出現(xiàn)問題，偶發(fā)性的小問題可由采購(gòu)人員聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問題由技術(shù)人員解決。

2.采購(gòu)訂單的使用管理

當(dāng)前采購(gòu)訂單的使用管理一般是ERP系統(tǒng)或者Excel在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行管理。在原件上簽字并蓋章后寄回買方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從法律上來講，發(fā)送訂單的采購(gòu)部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個(gè)重要組成部分。

采購(gòu)部門將一訂單原件或復(fù)印件送達(dá)財(cái)務(wù)部門（例如應(yīng)付賬款），提出需求的部門接收并進(jìn)行交易。采購(gòu)部門通常保留有幾份訂單的原件及相關(guān)憑證，為保證采購(gòu)訂單和付款憑證的透明度，企業(yè)應(yīng)采取以下建議措施：

（1）財(cái)務(wù)部門能夠得知未來的支付條件，同時(shí)還持有一份訂單原件或復(fù)印件，以便貨款到期時(shí)對(duì)付款進(jìn)行核對(duì);（2）采購(gòu)訂單應(yīng)有訂單編號(hào)以便相關(guān)部門備案;（3）運(yùn)輸部門知曉交貨要求，針對(duì)每一次交貨安排承運(yùn)人或使用公司內(nèi)部運(yùn)輸。（4）訂單將在所有的部門長(zhǎng)期有效，直到買方公司確認(rèn)貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。

參考文獻(xiàn)：

[1]《采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理 采購(gòu)成本控制和供應(yīng)商管理實(shí)踐》，柳榮，P325，2018