現(xiàn)在的實(shí)驗(yàn)室,尤其是第三方檢測實(shí)驗(yàn)室,基本都獲得了CMA和CNAS認(rèn)證認(rèn)可的資質(zhì)。根據(jù)認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則的規(guī)定,實(shí)驗(yàn)室的管理體系內(nèi)部審核通常每年進(jìn)行一次,這在《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》(CNASCL01:2018)之8.8和《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評價(jià)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)通用要求》(RB/T214-2017)之4.5.12都有明確規(guī)定。管理體系內(nèi)部審核,是一個(gè)實(shí)驗(yàn)室對其自身的質(zhì)量體系以自查的方式進(jìn)行的審核,通過檢查各項(xiàng)質(zhì)量活動是否按照質(zhì)量管理體系的規(guī)定開展,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題,從而采取糾正或預(yù)防措施,使體系不斷得到完善和改進(jìn)的重要方式。
實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)審的實(shí)施包括以下幾個(gè)方面:
根據(jù)實(shí)驗(yàn)室制定的內(nèi)審計(jì)劃,每年的內(nèi)審一般由質(zhì)量負(fù)責(zé)人進(jìn)行策劃,當(dāng)實(shí)驗(yàn)室確定了內(nèi)審的實(shí)施方案之后,成立由經(jīng)過培訓(xùn)、對評審準(zhǔn)則比較熟悉的內(nèi)審員組成的內(nèi)審組,并指定內(nèi)審組長,按計(jì)劃實(shí)施內(nèi)審工作。為了提高內(nèi)部審核的計(jì)劃性和有效性,使內(nèi)審能按策劃的方案順利進(jìn)行,要求每位內(nèi)審員事先必須根據(jù)自己負(fù)責(zé)審核的部門所涉及的要素,編制審核用的檢查表,到了實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場時(shí),可根據(jù)內(nèi)審檢查表的內(nèi)容,逐條檢查并記錄。
檢查表的內(nèi)容應(yīng)力求全面,涉及的要素涵蓋該部門的職責(zé)范圍而不疏漏。檢查表是內(nèi)審員實(shí)施內(nèi)審的重要依據(jù)之一,也是內(nèi)部審核的重要原始資料。內(nèi)審檢查表主要有以下幾個(gè)作用:
1.通過編制內(nèi)審檢查表,使審核內(nèi)容一目了然,確保每個(gè)受審核部門的要素齊全,也從另一個(gè)側(cè)面反映內(nèi)審員準(zhǔn)備充分,有計(jì)劃按步驟實(shí)施內(nèi)審工作,不打無準(zhǔn)備之杖,審核覆蓋面始終保持廣泛性和完整性。
2.確保審核計(jì)劃如期執(zhí)行,內(nèi)審員在審核過程中可以根據(jù)實(shí)際調(diào)整審核進(jìn)度,使內(nèi)審能夠按照事先設(shè)計(jì)的方案有條不紊地進(jìn)行,審核過程既緊張而又張弛有度,在預(yù)期的審核時(shí)間內(nèi)完成,同時(shí)使審核更加規(guī)范化,減少審核的隨意性和盲目性。
3.保持審核的客觀性,條件允許時(shí),內(nèi)審員應(yīng)獨(dú)立于受審核的部門,確保內(nèi)審的公平、公正、獨(dú)立、客觀。故實(shí)驗(yàn)室應(yīng)配備足夠的內(nèi)審員,有更多選擇性,避免審核過程產(chǎn)生偏見,提高審核效能。
4.確定審核思路和審核策略,讓審核突出重點(diǎn),獨(dú)具一格,提高審核的含金量,讓外審時(shí)專家無可挑剔,凸顯審核的專業(yè)性和系統(tǒng)性。
5.內(nèi)審檢查表作為內(nèi)審記錄存檔,內(nèi)審員的辛勤勞動和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍孙L(fēng)格將為實(shí)驗(yàn)室積累寶貴的財(cái)富,樹立內(nèi)審員在實(shí)驗(yàn)室中的形象和權(quán)威。
現(xiàn)場審核工作,可以充分展示內(nèi)審員的審核水平,也能夠檢驗(yàn)內(nèi)審策劃的成功與否。通過現(xiàn)場審核獲取的客觀證據(jù)和相關(guān)信息,將是評價(jià)質(zhì)量管理體系運(yùn)行有效性和充分性的重要依據(jù)。
在現(xiàn)場審核中,內(nèi)審員既要按要素嚴(yán)格要求,又要客觀公正以確保審核的公平和審核的質(zhì)量。一名優(yōu)秀的內(nèi)審員可運(yùn)用各種審核方法和技巧,通過與受審部門負(fù)責(zé)人及部門相關(guān)人員的交談、查閱文件、現(xiàn)場查驗(yàn)等方法,收集符合或不符合的客觀證據(jù),并做好現(xiàn)場記錄。對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的不合格事實(shí)要做到有理有據(jù),使受審核者心服口服,并得到受審部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn),最后經(jīng)內(nèi)審組成員充分討論,盡可能統(tǒng)一意見,形成共識,最終確定不符合項(xiàng)。向相關(guān)部門發(fā)出《內(nèi)審不合格報(bào)告》,并提出糾正措施和整改期限。
內(nèi)部審核工作完成之后,應(yīng)由內(nèi)審組長編制內(nèi)審報(bào)告。一份完整的內(nèi)審報(bào)告是建立在全面、深入、細(xì)致審核的基礎(chǔ)上,對該次內(nèi)審情況的總結(jié),它也將作為管理評審的輸入資料。每次內(nèi)審只有做好充分的準(zhǔn)備工作,由熟悉業(yè)務(wù)的內(nèi)審員,按照一定的流程,充分運(yùn)用各種審核技巧,才能發(fā)現(xiàn)和收集足夠的證據(jù)。
通過內(nèi)審及不合格項(xiàng)的整改,是不斷完善質(zhì)量管理體系、提高質(zhì)量管理水平的有效途徑。
對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng),責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行原因分析,并落實(shí)整改措施加以糾正。內(nèi)審員繼續(xù)對責(zé)任部門進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證,整個(gè)內(nèi)審活動中的文件、記錄、報(bào)告包括糾正措施的內(nèi)容、實(shí)施結(jié)果的有效性均應(yīng)記錄并存檔。內(nèi)部審核報(bào)告及糾正措施等應(yīng)提交最高管理者作為管理評審的輸入資料。
縱觀實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)審工作,往往存在一些問題。實(shí)驗(yàn)室由于是自己審自己,加上有的領(lǐng)導(dǎo)只重視經(jīng)濟(jì)效益,忽視了內(nèi)審工作的重要性,其嚴(yán)肅性和客觀性大打折扣。
1.內(nèi)審策劃不全面,沒有覆蓋所有要素。依據(jù)評審準(zhǔn)則,內(nèi)審上至最高管理者、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人,下至各業(yè)務(wù)部門、辦公室或業(yè)務(wù)辦都應(yīng)該列入內(nèi)審的范圍,然而大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室在策劃時(shí)往往考慮不周,審核的部門不全面,最常見的是缺少對最高管理者的審核,認(rèn)為下級審核上級不恰當(dāng)或有膽怯心理,沒人敢負(fù)責(zé)這方面的審核,即使審核也不知道應(yīng)該從哪里入手,致使最高管理者的職責(zé)是否履行缺乏證據(jù)和內(nèi)容;或者行政后勤也脫離了受審核的部門,認(rèn)為跟管理體系沒有多大關(guān)系,或是認(rèn)為輔助部門不用審核,只審核技術(shù)部門等等。
2.內(nèi)審組成員缺乏進(jìn)一步的培訓(xùn),策劃者沒有創(chuàng)新意識,未能與時(shí)俱進(jìn),每到內(nèi)審的時(shí)候關(guān)起門來閉門造車,導(dǎo)致內(nèi)審工作千篇一律,一套方案走天下,多年來一直都是那套內(nèi)審方案和檢查表,缺乏新意。
3.內(nèi)審員的整體素質(zhì)和水平有待進(jìn)一步提高。內(nèi)審員由于對準(zhǔn)則的理解存在差距,往往不能做出正確的判斷。另一方面,內(nèi)審是實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部自己的審核,被審核者往往不夠重視,認(rèn)為內(nèi)審就是挑毛病,是麻煩事而不予配合,致使內(nèi)審無法正常進(jìn)行,問題也就始終沒有得到解決,在外審時(shí)反復(fù)出現(xiàn)類似的不符合項(xiàng)。
(轉(zhuǎn)自《質(zhì)量與認(rèn)證》)