鄢俊波

Abstract： For overseas refining and chemical projects， procurement management as an intermediate part of the project， the importance is self-evident. Therefore， professional and efficient procurement cost control will be helpful to save investment and improve the benefits of the contractor. The author of this paper summarizes some ways of procurement cost control based on the procurement experience of overseas refining and chemical projects.

關(guān)鍵詞：海外;煉化工程項目;采購;成本控制;質(zhì)量

0? 引言

海外大型煉化工程項目通常采用EPC總承包模式，總包商負責項目的設(shè)計、采購和施工等環(huán)節(jié)。在實際的執(zhí)行過程中，采購成本約占項目投資的50～60%，采購管理作為項目的中間環(huán)節(jié)，發(fā)揮了承上啟下的作用，同時制約著設(shè)計和施工。因此，專業(yè)高效的采購成本控制有助于節(jié)約投資和提高總包商的效益，是項目成功的關(guān)鍵所在。

1? 采購成本控制的概念

1.1 項目采購的定義

項目采購是指工程項目設(shè)備和材料的采購，是從項目組織外獲得項目建設(shè)所需的貨物和相關(guān)服務（合稱產(chǎn)品）的過程。主要包括制定采購計劃、采買、催交、檢驗、物流運輸、單證付款、現(xiàn)場材料管理等環(huán)節(jié)。在海外煉化工程項目前期的投標階段，長周期關(guān)鍵設(shè)備及材料等重要物資的預詢價和大件運輸?shù)穆房币彩琼椖壳捌诓少徆ぷ鞯闹匾獌?nèi)容之一。

在項目的執(zhí)行過程中，項目組可以提前策劃規(guī)避一些潛在風險，嚴控控制相關(guān)環(huán)節(jié)，將采購成本控制在預算范圍內(nèi)，從而來保證項目的整體盈利。

1.2 采購成本的定義

項目采購總成本是項目所有采購標的物的成交價格及相關(guān)業(yè)務活動中所產(chǎn)生的費用總和，主要包含采購直接成本和間接成本。直接成本主要指采購物資的價格和相關(guān)服務的費用，間接成本主要包含進度成本、質(zhì)量成本、作業(yè)成本、維持成本和資金成本等。

2? 海外煉化工程項目采購成本控制的原則

采購成本控制絕不只是簡單的削減成本，而是一項系統(tǒng)工程。單純地削減采購成本會帶來很多的風險，如質(zhì)量風險、及時供貨風險、技術(shù)風險等。

項目采購的基本目標和目的是：“以合適的價格、采購合適的數(shù)量、合適的質(zhì)量的物料，并在合適的地點和合適的時間交付?！?海外煉化工程項目采購的成本控制也遵循“五個合適”（即5R）：

①合適的質(zhì)量。設(shè)備材料的規(guī)格、等級或材質(zhì)是決定其價格的主要因素，因此設(shè)計人員在設(shè)備選型、材料選擇過程中要樹立費用觀念，滿足技術(shù)規(guī)格和用戶的要求即可，避免過度設(shè)計。

②合適的數(shù)量。做好前期的采購策劃，打包采購，將相同或類似物資合并為一個合同，獲得最好的合同價格，減少合同數(shù)量，節(jié)約采購管理的人工時，降低項目采購的成本。積極與設(shè)計部門溝通，使用合理的材料用量，將材料余量控制在最小，避免浪費。

③合適的地點。執(zhí)行海外項目采購，可以合理利用其他外幣對美元的匯率變化來選擇制造商，從而降低采購費用。如允許使用國內(nèi)廠商，要考慮潛在制造商的工廠與項目所在國的相對位置，以減少物流等相關(guān)費用。大件設(shè)備的運輸，要提前做好道路勘察，如不具備運輸條件的，需要提前規(guī)劃，現(xiàn)場進行預制和組焊。

④合適的時間。在項目初期，與設(shè)計、施工和項目組積極溝通，制定采購計劃，避免出現(xiàn)錯項和漏項;對于影響整個項目進度的長周期和關(guān)鍵設(shè)備，要利用一切條件，盡早的跟潛在的供貨商進行技術(shù)澄清，提前下單，以保證項目的進度;同時，地下管網(wǎng)和需要提前預制等影響前期施工的材料也需要提前下單準備;通用材料和施工輔材，盡量就地采購。

⑤合適的價格。提高費用估算的精度，在不斷完善自身價格庫信息的基礎(chǔ)上，同時加強對市場價格信息的收集和整理，分析價格曲線，以便在合同談判中獲得最好的報價。所謂的價格的合理性，不是單純的追求價格最低，這樣不利于保障供應的安全和質(zhì)量，可能導致合同無法順利的執(zhí)行。采購的目標是在規(guī)定的預算范圍內(nèi)，綜合考慮其他費用，以獲得最佳的效益。

3? 海外煉化工程項目采購成本控制的方式

3.1 采購管理

在項目前期，項目經(jīng)理需要挑選一批素質(zhì)過硬的人員來組建采購團隊。同時，從規(guī)章制度和工作流程等方面加強管理，確保能夠高質(zhì)高效的完成項目的采購工作，更好的服務于項目。

3.1.1 優(yōu)秀的采購團隊

優(yōu)秀的采購團隊是執(zhí)行好項目采購工作的首要條件。在項目策劃前期，要根據(jù)項目預計采購設(shè)備材料的種類和數(shù)量，總部和現(xiàn)場要配置合理的采買人員及催交、檢驗、物流及單證人員。在項目執(zhí)行過程中，采購團隊的人員需要保持相對穩(wěn)定，人員的頻繁變動對于采購工作的順利開展極為不利。采購人員至少應具備以下能力：

①外語表達和讀寫能力;

②國際貿(mào)易知識和實際的采購經(jīng)驗;

③最好具備一定的技術(shù)專業(yè)背景。

3.1.2 完善的規(guī)章制度和合理的程序文件

項目初期，采購經(jīng)理就應該結(jié)合公司的采購規(guī)章制度和總承包合同的要求（業(yè)主規(guī)定），組織編寫本項目的采購執(zhí)行計劃、采購管理程序、采購催交程序、采購檢驗程序和廠商數(shù)據(jù)手冊等相關(guān)采購程序文件，并報采購部、項目組、項目管理公司（如有）和業(yè)主審批（如需要）審批，以便讓項目的采購工作在完善的規(guī)章制度下進行，發(fā)揮采購人員的主觀能動性，獲得供貨商最好的交貨期和價格，節(jié)約采購成本。

3.2 合適的供應商

選擇合格的供應商對于控制采購成本是非常重要的。項目執(zhí)行過程中，一般有以下幾種方式：①海外業(yè)主/最終用戶提供的供應商名單（AVL，Approved Vendor List）;②總包商推薦的補充供應商名單，這些供應商不在AVL里，需要做“資格預審”，待業(yè)主/最終用戶審批后方可使用;③業(yè)主沒有供應商名單，需要總包商提供，并報業(yè)主/最終用戶審批后方可使用。

從控制采購成本的角度來講，選擇供應商應注意以下幾點：

①對于業(yè)主提供了的供應商名單，采購團隊應當在項目前期，積極與業(yè)主負責供應商管理的負責人溝通，并盡快提交補充的供應商名單（和總包商合作較多，但不在AVL里）和相關(guān)資格預審文件供業(yè)主審批，以便在項目執(zhí)行過程中獲得最有競爭力的價格和交貨期。

②在滿足技術(shù)要求的情況下，商務評標要全面考慮供應商的綜合實力，如制造能力、質(zhì)量管理體系、項目供貨業(yè)績、財務經(jīng)營情況等，減少后期合同執(zhí)行的風險。同等條件下，優(yōu)先選擇項目所在國的供應商。

③從資產(chǎn)的生命周期的角度看，其使用期內(nèi)每個階段都有相關(guān)的成本：采購;送貨、安裝和“試運行”;制造商的售后支持;運行成本（用戶培訓、消耗品、能源等）;常規(guī)維護保養(yǎng)、維修和定期檢修或升級;退役（停止運行）;棄置。因此，在分析供應商報價的過程中，除了設(shè)備材料的價格外，要全面評估供應商的開試車備品備件、首次填充和現(xiàn)場服務費用及費率標準，綜合選擇最優(yōu)的供應商。另外，本著對業(yè)主負責的精神，有時候業(yè)主/最終用戶也會做相關(guān)要求，對于關(guān)鍵的備品備件的價格、兩年的備品備件的價格和后期維修服務的費率，要求供應商提供相應的價格有效期，這些都應該作為評估供應商需要考慮的因素。

3.3 采購合同

采購合同是買方和賣方執(zhí)行采購活動的基礎(chǔ)，設(shè)定了關(guān)系雙方的角色、權(quán)利和義務。對于控制采購成本而言，應注意以下幾點：

3.3.1 附件

采購合同除了合同正文條款和價格清單外，還包含了一系列附件，這些也是合同的重要組成部分。重要附件包含了技術(shù)協(xié)議（含請購單）、包裝規(guī)定、箱單、現(xiàn)場技術(shù)服務要求和供應商文件規(guī)范等。

3.3.2 合同條款

①供貨范圍。對于某些設(shè)備尤其是撬裝類設(shè)備，為了避免雙方由于對供貨范圍的理解不同，導致現(xiàn)場到貨出現(xiàn)問題，需要在合同簽訂前將雙方的供貨范圍界定清楚，一般技術(shù)協(xié)議中會有明確的說明，可以通過圖表（在PID上加注釋）或者文字（會議紀要）的方式加以描述。

②價格分析表/價格清單等。為了避免在主合同執(zhí)行過程中，由于設(shè)備材料的數(shù)量發(fā)生變化導致出現(xiàn)增補和變更的時候仍執(zhí)行主合同的單項價格，合同文本中除了列明總價外，還需要提供價格分析表/價格清單、開車備品備件清單和現(xiàn)場服務費率及培訓費率，并注明單項價格在項目機械竣工期內(nèi)保持不變;對于一些關(guān)鍵設(shè)備，有些業(yè)主/最終用戶會有特殊要求，比如對于關(guān)鍵備品備件、兩年備品備件和現(xiàn)場服務費率及培訓費率的有效期有要求。

③罰款。罰款包含遲交罰款和性能不達標罰款，但是一般都有上限。其中遲交罰款又分為文件（影響返條件）的遲交和交貨期的遲交。懲罰并不是目的，但是罰款必不可少，遲交會造成現(xiàn)場窩工和工程進度的滯后，導致各項成本的增加。合同文本中的罰款條例對供應商也是一種約束，總包商也不能放松催交的力度，因為如果出現(xiàn)遲交貨的情況，往往對于總包商的損失遠大于對于供貨商的罰款。

④質(zhì)保期。采購合同文本中的質(zhì)保期條款往往要遵循總包商與業(yè)主/最終用戶簽署的總包合同的質(zhì)保期條款。通常情況下總包合同中的質(zhì)保期是大于供貨商的標準質(zhì)保期，這個時候就需要在詢價文件中特別注明，并與供應商協(xié)商溝通，規(guī)避風險。

3.4 質(zhì)量管理

質(zhì)量管理也是項目管理的重要組成部分，包括質(zhì)量控制和質(zhì)量保證兩個方面。海外業(yè)主/最終用戶對于質(zhì)量管理非常重視，通常都有嚴格的質(zhì)量管理體系，總包商需要參照業(yè)主的質(zhì)量管理體系要求編制項目的質(zhì)量管理程序，對項目的質(zhì)量和成本負責?？偘绦枰盐蘸觅|(zhì)量和成本這兩者間的平衡，以最小的成本投入來實現(xiàn)規(guī)定的質(zhì)量要求。要做好采購質(zhì)量成本的控制，應該根據(jù)業(yè)主/最終用戶的質(zhì)量管理要求，結(jié)合設(shè)備和材料關(guān)鍵性，制定合理的檢驗等級并報業(yè)主批準，避免出現(xiàn)過度檢驗的情況，造成浪費。

4? 結(jié)語

海外煉化工程項目，采購管理貫穿始終，必須根據(jù)項目的特點，提前做好采購策劃，提高采購管理的能力，控制好采購成本，從而為項目的整體盈利奠定基礎(chǔ)。

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