李衛(wèi)紅

摘 要 隨著社會的不斷變革和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理也隨之做出了相應(yīng)的變化。從開始的人員管理到現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理，不僅能夠整合相應(yīng)的資源，而且節(jié)省了人力物力，進(jìn)行了高效率的檔案管理。雖然企業(yè)的相關(guān)檔案不能夠直接創(chuàng)造效益，但是他在數(shù)據(jù)管理庫當(dāng)中卻起到非常重要的作用，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供巨大的潛在價值。所以本文針對如何在數(shù)據(jù)管理中結(jié)合企業(yè)檔案管理，以及企業(yè)檔案管理的價值所在展開探究。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理;數(shù)據(jù)管理;價值;影響

在企業(yè)中所有的原始資料和數(shù)據(jù)庫中的資源管理是非常重要的，也是十分有價值的，有效的管理和高效率的管理可以讓整個企業(yè)進(jìn)行良性的發(fā)展，保證了原始資料的完整度，有利于日后企業(yè)的各種發(fā)展活動。企業(yè)的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理，更是為管理工作制定了新的計劃，提出管理的新方向。

1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)管理觀念和機(jī)制不夠完善

經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展無疑對企業(yè)帶來了更多的挑戰(zhàn)，企業(yè)不僅要能夠從中發(fā)現(xiàn)自身的管理問題，更要想出一定的解決辦法來更好的完善機(jī)制。不僅要適應(yīng)當(dāng)今信息化的社會，而且要增進(jìn)和創(chuàng)新管理模式。之前的企業(yè)管理都是以人工的模式，這種模式不僅需要大量的人力物力，并且很多管理的技術(shù)也很受阻礙。企業(yè)的不斷擴(kuò)展和規(guī)模的增加，企業(yè)管理的檔案也越來越多，越來越復(fù)雜。有很多管理模式已不能滿足當(dāng)下的管理現(xiàn)狀，因此很多問題也隨之浮出水面。相關(guān)的企業(yè)在受到警示之后，也提出了一種數(shù)據(jù)化的管理方式，但是在傳統(tǒng)模式與新形式的對接當(dāng)中會出現(xiàn)很多相互轉(zhuǎn)換之間的問題。

1.2 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)不夠完整

在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的保存和原始資料的下載都需要集中的處理和傳送，這與原來的管理模式存在著根本的變化，數(shù)據(jù)化的管理模式帶來了相應(yīng)的便利，但是也需要相關(guān)的工作人員提升更多的安全意識，很多在平臺中能夠共享的數(shù)據(jù)，其中也存在著一些加密的文檔，所以保密工作和安全工作需要相關(guān)的技術(shù)人員引起重視。在網(wǎng)絡(luò)的開放系統(tǒng)中，外部人員很容易破壞企業(yè)的檔案管理工作，有時甚至?xí)霈F(xiàn)偷盜破壞等行為，嚴(yán)重干擾了完整資料的保存度。從另一方面來講，檔案的數(shù)據(jù)化管理傳播速度變快了，所以技術(shù)人員的馬虎和操作不完整都會影響資源建設(shè)和發(fā)展。外部的人員也很容易出現(xiàn)修改和盜用的現(xiàn)象，所以必須要嚴(yán)格制定信息化的數(shù)據(jù)檔案，確保檔案的完整度和安全性，如果一旦整體的管理系統(tǒng)存在不安全和不穩(wěn)定的現(xiàn)象時，將會對很多資源的完整管理面臨著威脅[1]。

2企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理的價值分析

2.1 提高經(jīng)濟(jì)效益

很多事情有利也有弊，是相輔相成的，企業(yè)檔案管理的工作也是一樣。雖然目前還存在著很多不一樣的困難，但是總體來講，企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)管理有著更大的發(fā)揮價值。做好檔案管理工作，可以提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對于企業(yè)來說，經(jīng)營的主要目的是獲得利益，經(jīng)濟(jì)效益好，則意味著企業(yè)經(jīng)營水平高，反之則意味著經(jīng)營水平低。通過做好檔案管理工作，可以將企業(yè)運(yùn)用的知識資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，從而幫助企業(yè)獲得更多的收益。在不斷的鍛煉和磨合中，技術(shù)人員能夠相應(yīng)的學(xué)習(xí)，相關(guān)的職業(yè)道德水準(zhǔn)和技能發(fā)展水平，在信息化的時代中，從數(shù)據(jù)的管理模式中能夠增進(jìn)自身的服務(wù)意識，并且提高服務(wù)技能。只有將企業(yè)的管理進(jìn)行數(shù)據(jù)化，才能夠從側(cè)面潛移默化的提升技術(shù)人員的職業(yè)水平，提高創(chuàng)新意識和服務(wù)意識，在開放性的平臺中，不斷地采用新的邏輯思維方式來看待問題，這也大大節(jié)省了管理時間，節(jié)約了經(jīng)營成本，為企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 整合并利用了相關(guān)檔案資源

企業(yè)相關(guān)的檔案管理是為了更好的服務(wù)，很多管理的檔案并不是為了收納，而是要對相關(guān)的有用的信息進(jìn)行整合，并且進(jìn)行開發(fā)。在數(shù)據(jù)化的檔案分析中，能夠更有效地增進(jìn)資源之間的整合，這無疑是面對企業(yè)發(fā)展的管理工作中最好的保障。所以在進(jìn)行檔案的信息化管理時，首先要整合相關(guān)的資源信息庫，企業(yè)的其他部門在調(diào)取檔案時，能夠第一時間找到自己想要的信息。整合之后，在企業(yè)發(fā)展和資料收集的過程中，能夠根據(jù)資源共享所帶來的便利，更進(jìn)一步方便地將檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和記錄。這不僅有效地減少了人員的安排，而且在數(shù)據(jù)化的管理過程中，能夠隨時隨地的對相關(guān)的檔案進(jìn)行追蹤式的排查和數(shù)字化的管理。在現(xiàn)實的問題中，特別容易出現(xiàn)的一個問題是，有些原始資料和檔案整理已經(jīng)頗有年頭，如果想要重新使用，再拿出來也許信息是不完整的，也很容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。但是在信息化的檔案管理中，就不會出現(xiàn)此類的問題，因為會在記錄時將相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的管理，電子版的檔案更容易和方便儲存和監(jiān)管。

2.3 強(qiáng)化了企業(yè)檔案管理的建設(shè)

歸檔和整理制度是企業(yè)中必不可少，也是非常重要的制度。企業(yè)在經(jīng)營活動中，每一個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的資料。作為參與經(jīng)營活動的管理人員應(yīng)當(dāng)時刻收集保留這些有價值的原始材料，當(dāng)作企業(yè)的寶貴財富。在日常的檔案管理以及相關(guān)技術(shù)研究的諸多方面都需要有明確的建設(shè)機(jī)制。每一份檔案都需要標(biāo)注日期以及分類，生產(chǎn)技術(shù)方面的管理檔案需要標(biāo)注名稱和日期。若將檔案看成企業(yè)的重要資產(chǎn)，則企業(yè)管理者對于檔案管理工作需要給予應(yīng)有的重視。檔案是企業(yè)最寶貴的知識財產(chǎn)，加強(qiáng)檔案管理，從而實現(xiàn)知識資產(chǎn)的增值。從硬件設(shè)備到軟件系統(tǒng)，都需要根據(jù)新時期的檔案管理工作開展的需要來提供支持，檔案管理水平才能夠上一個臺階。所以企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)化的管理為原來的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提出了更新更準(zhǔn)確的要求[2]。

3結(jié)束語

企業(yè)是資源的管理者，不僅需要內(nèi)部人員相互配合，相互制約，相互統(tǒng)一，也需要基層協(xié)調(diào)配合。企業(yè)要利用現(xiàn)代科技實現(xiàn)其真正的價值，要對相關(guān)檔案技術(shù)管理提出更多的新的要求，只有足夠的了解情況，才能實現(xiàn)工作進(jìn)度和服務(wù)平臺的整體性和統(tǒng)一性。不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任和服務(wù)的范圍，使企業(yè)和管理得到有序的發(fā)展。推動互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展開拓不同人員的思維，在檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域能夠做出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，對于現(xiàn)存的管理模式進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

[1] 關(guān)允靜.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析[J].中外企業(yè)家，2020（10）：142-143.

[2] 李霞.新時代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略分析[J].城建檔案，2020（3）：62-63.