李真

摘 要：文件管理是企業(yè)管理中最重要的方面之一。企業(yè)檔案通常以文字、視聽內(nèi)容、實(shí)物等形式儲(chǔ)存，構(gòu)成企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，檔案資料的科學(xué)整理為企業(yè)的行政決策提供了可靠的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及與企業(yè)文件管理日益集成，信息環(huán)境中企業(yè)文件管理和服務(wù)模式的創(chuàng)新對(duì)于推動(dòng)和優(yōu)化企業(yè)文件管理至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;服務(wù)模式

引言：在一個(gè)新的時(shí)代，企業(yè)必須進(jìn)一步擴(kuò)大文件管理任務(wù)，以滿足時(shí)代的要求。尤其是在當(dāng)今信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，需要構(gòu)建全面的企業(yè)歸檔信息體系結(jié)構(gòu)。在實(shí)際構(gòu)建過程中可能會(huì)出現(xiàn)許多安全問題，對(duì)此研究進(jìn)行了分析并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

信息技術(shù)是當(dāng)今企業(yè)文件管理的重要組成部分。第一，這有助于提高文件安全性，將傳統(tǒng)紙面文檔轉(zhuǎn)換為電子文件，加密并備份到磁盤上，減少占用空間，通過安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，從而避免文檔丟失。第二，管理員可以減少工作量，改變傳統(tǒng)的手動(dòng)數(shù)據(jù)收集、組織和編輯模式，并通過一次數(shù)據(jù)輸入操作重新查詢。此外，信息處理有助于提高文件管理的工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件流程復(fù)雜、效率低下、容易出錯(cuò)，信息處理利用科學(xué)處理大大提高了工作效率。

二、當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題分析

（一）信息化意識(shí)薄弱，不重視推廣實(shí)踐。

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展迅速，文件內(nèi)容龐大，但文件管理信息的觀念存在缺陷，信息處理效率得不到認(rèn)識(shí)。許多管理人員只需進(jìn)行簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)輸入和傳輸，而沒有系統(tǒng)的文件管理方法。注意力不足導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)建設(shè)資金減少，對(duì)企業(yè)管理中文件信息的傳播產(chǎn)生不利影響。文件信息的創(chuàng)建不能提供所需的價(jià)值，而且會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)可用的服務(wù)能力產(chǎn)生負(fù)面影響。

（二）制度建設(shè)欠完善，管理行為不規(guī)范。

長(zhǎng)期以來，企業(yè)沒有形成長(zhǎng)期的運(yùn)行機(jī)制，這已經(jīng)成為檔案管理信息化的嚴(yán)重阻力。由于我國(guó)信息化建設(shè)起步較晚，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)模式還不夠成熟。在實(shí)際工作中，沒有有效的信息實(shí)施保障體系，也沒有統(tǒng)一規(guī)范的企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，難以滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理需求。長(zhǎng)期以來，企業(yè)沒有專門從事檔案信息管理的運(yùn)維機(jī)構(gòu)。資金、規(guī)劃和監(jiān)管得不到有效保障，導(dǎo)致信息化發(fā)展緩慢和無序。

（三）專業(yè)人才缺乏，管理水平較差。

現(xiàn)代企業(yè)文件管理人員缺乏足夠的信息，許多管理團(tuán)隊(duì)缺乏做出科學(xué)合理決策所需的專業(yè)知識(shí)。管理團(tuán)隊(duì)中的大多數(shù)員工缺乏管理信息所需的質(zhì)量。不懂、不問、學(xué)習(xí)或掌握的文件管理軟件只能執(zhí)行簡(jiǎn)單的任務(wù)，不能把現(xiàn)代設(shè)備和軟件的作用提升到科學(xué)管理的水平。這對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的信息管理應(yīng)用程序造成了嚴(yán)重影響。

三、企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新策略探討

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)。

在信息環(huán)境中，企業(yè)必須實(shí)施嚴(yán)格的管理安排，以促進(jìn)嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)電影管理的各個(gè)方面，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件管理和服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新。為此，企業(yè)應(yīng)開發(fā)一個(gè)定制的文件管理系統(tǒng)來設(shè)置文件管理，明確定義文件管理流程以及從創(chuàng)建文件信息到保存和使用文件到使用文件的各個(gè)部分的任務(wù)。只有這樣，才能確保文件管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化。此外，在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)整合控制和監(jiān)獄系統(tǒng)，并通過科學(xué)監(jiān)督，確保每一節(jié)的任務(wù)能夠按規(guī)定的順序執(zhí)行，特別是在使用重要文件信息方面，并確保文件管理中出現(xiàn)錯(cuò)誤的人承擔(dān)必要的責(zé)任，使有關(guān)人員按正確的順序行事。

（二）建立起檔案管理信息系統(tǒng)。

當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)的擴(kuò)散和規(guī)模越來越大，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的變化，有必要通過相應(yīng)地改進(jìn)傳統(tǒng)的文件管理模型來改進(jìn)企業(yè)的信息基礎(chǔ)設(shè)施，從而提高文件管理的有效性。為此，企業(yè)必須建立適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)管理系統(tǒng)，作為傳統(tǒng)紙面文檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。在保存過程中，管理人員和技術(shù)人員必須在將相關(guān)信息保存到數(shù)據(jù)庫之前對(duì)其進(jìn)行分類。建立信息管理系統(tǒng)需要嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，因?yàn)椴⒎撬腥硕寄芊奖愕卦L問滿足公司實(shí)際需求的文件系統(tǒng)，有些人需要特定的帳號(hào)和密碼才能訪問配置文件信息，而且每次訪問數(shù)據(jù)時(shí)都需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行完整的記錄。未經(jīng)許可不得使用專用磁盤對(duì)。此外，企業(yè)需要設(shè)置一名IT工程師，定期審查文件管理系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)的運(yùn)行，并根據(jù)組織的具體要求更新系統(tǒng)，以獲得強(qiáng)大的文件管理支持。

（三）重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程

文件管理任務(wù)主要包括數(shù)據(jù)收集、組織和使用領(lǐng)域，企業(yè)需要這些領(lǐng)域來創(chuàng)建文件管理信息，以優(yōu)化這些任務(wù)，重新組織業(yè)務(wù)流程，并將文件業(yè)務(wù)引向影響信息活動(dòng)的方向。第一，優(yōu)化信息收集。在收集信息資料時(shí)，員工必須利用企業(yè)信息系統(tǒng)，處理任務(wù)并將其劃分為部門，部門經(jīng)理必須通過信息管理系統(tǒng)上傳信息資料，以便及時(shí)接收和收集信息資料。二、優(yōu)化文件信息的結(jié)構(gòu)調(diào)整。檔案管理員必須集中管理檔案資訊，根據(jù)檔案資訊對(duì)其進(jìn)行分類和分類，并設(shè)定不同的資料夾以進(jìn)行保留，以避免資料遺失并建立備份。清除檔案資訊后，檔案管理員必須根據(jù)檔案所屬部門、檔案類型以及建立檔案的時(shí)間等特性，個(gè)別輸入資料，并設(shè)定適當(dāng)?shù)陌踩詸?quán)限，以增強(qiáng)檔案資訊的安全性。第三：審查分析資料。檔案管理員會(huì)定期檢查設(shè)定檔資訊，并及時(shí)連絡(luò)相關(guān)部門確認(rèn)及處理設(shè)定檔資訊，以確保設(shè)定檔資訊的完整性與有效性，借此向企業(yè)決策者通報(bào)遺失資訊等問題。最后：優(yōu)化配置文件信息的使用。提取配置文件信息時(shí)，必須聯(lián)系文件服務(wù)器以填寫內(nèi)容、目的、責(zé)任人等。此外，提取文件信息時(shí)需要相應(yīng)的權(quán)限，以防止共享和丟失文件信息。

結(jié)束語：總體而言，信息環(huán)境中的文件管理和服務(wù)創(chuàng)新對(duì)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展具有重要影響?，F(xiàn)代企業(yè)通過在多層信息環(huán)境中重新定義文件管理和服務(wù)的重要性，利用了文件管理和服務(wù)的優(yōu)勢(shì)。

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