張小磊

摘要：通過商務信息數(shù)據(jù)庫的建立及實踐，減少合同包、減少工作接口;提前化解索賠產(chǎn)生因素及合同雙方爭議。從而達到降低工程成本、管理成本、優(yōu)化工期，加快工程進度的目的。

關(guān)鍵詞：商務信息;數(shù)據(jù)庫;建立

一、引言

合同管理人員整合合同簽訂和執(zhí)行的過程中數(shù)據(jù)，并建立合同計劃、執(zhí)行統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫及時反饋于實際工作將合同包劃分、合同采購計劃進展、重點商務事項進展（合同變更、爭議）、工作指令、索賠等相關(guān)事宜大數(shù)據(jù)化。

合同計劃、執(zhí)行統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫建立后，已在項目建設過程中得到了良好的實踐。通過對數(shù)據(jù)統(tǒng)計、科學的分析，減少工作接口、合同爭議、索賠事件、員工工作量、管理成本等，有效的推進工程進度。

隨著項目的推廣，這些數(shù)據(jù)的累積，在將來一定能發(fā)揮更好的作用。

二、商務信息數(shù)據(jù)庫的實踐

（一）合同采購計劃及進展數(shù)據(jù)統(tǒng)計及整合

1 立項及合同包劃分數(shù)據(jù)統(tǒng)計

通過對立項及合同包劃分數(shù)據(jù)的統(tǒng)計整合及分析，發(fā)現(xiàn)了同類立項及合同包，多次重復出現(xiàn)在采購計劃中。及時反饋、統(tǒng)一采購，一次性解決需多次采購的項目。

2 合同編制責任制

通過對合同爭議項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計整合分析，發(fā)現(xiàn)多數(shù)合同爭議項是由于合同中專業(yè)術(shù)語解釋有爭議，合同人員解釋不了，又找不到當時編制合同的專業(yè)人員。將此信息反饋到合同管理中后，引入合同編制責任制。

在合同編制過程中加入“合同文本編制單”并作為合同簽訂過程的必須的書面文件，根據(jù)合同的內(nèi)容和專業(yè)將合同的章節(jié)分別由不同專業(yè)的人員進行專業(yè)的編制，使合同各條款責任制。在合同執(zhí)行過程中解釋各相關(guān)條款，減少合同爭議事件，有效的推進工程進度。

3 通過數(shù)據(jù)整合反應并編制出通用合同模板

通過分析數(shù)據(jù)庫反應出合同評審時間長且編制人員與評審人員重復工作。將此信息反饋到合同管理中。

措施為：建立合同條款模板化減少工作量，通過將合同分類編制出不種種類的合同模板，從而減少工作量。有效降低相關(guān)人員工作量及合同評審環(huán)節(jié)的時間。

（二）重大商務事宜進展及處理數(shù)據(jù)統(tǒng)計及整合

通過對重大商務事宜進展及處理數(shù)據(jù)的統(tǒng)計整合及分析并及時反饋至實際工作中，對后續(xù)合同接口、合同爭議、合同變更等工作提供了極大的幫助。

1 建立合同變更數(shù)據(jù)庫

合同管理人員將引起的合同變更事宜數(shù)據(jù)進行了統(tǒng)計、建庫、分析。在此過程中，歸納出合同變更的原因主要有：在大金額合同設計文件不全時簽訂包干價且包干價范圍指向不明、原合同簽訂時對合同周期預估過短、原合同范圍太小，不能包括全部工作等。

2 建立合同爭議數(shù)據(jù)庫

建立重大商務事宜數(shù)據(jù)庫并即時進行進展跟蹤，通過歸納分析合同爭議等重大商務事項的產(chǎn)生原因主要有：合同在條件不成熟的情況下簽訂、合同條款描述不清晰、合同雙方對條款解理有爭議、乙方故意混淆概念爭取利益、乙方無理取鬧以工程進度相關(guān)威脅產(chǎn)生等。

針對以上情況，首先在合同簽訂過程中避免出現(xiàn)以上情況;然后對商務爭議事項進行分類，統(tǒng)一回復口徑，即：以合同原則為判斷依據(jù)而非視涉及金額大小為判斷條件;最后需在服務現(xiàn)場工程的情況下對商務爭議進行快、否、緩的不同處理方式。通過一系列的處理減少商務爭議事宜、節(jié)約了成本、有效了推進了工程進展。

（三）合同執(zhí)行管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計及整合

1 建立合同支付及資金需求數(shù)據(jù)庫

支付前一月需要根據(jù)工程進度上報資金需要計劃以保證資金的順利支付及工程進度。但實際的工程是非常復雜的，完成工程量很難準確估量，這樣就造成了很多麻煩。

經(jīng)過對以往數(shù)據(jù)進行分析，發(fā)現(xiàn)了本合同工程進度的周期性的規(guī)律及常見影響因素?；旧蠈崿F(xiàn)的資金計劃與合同支付的無縫對接，更好的服務了工程進度。

2 建立合同索賠及反索賠數(shù)據(jù)庫

如從某合同索賠相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計中，就能如實的反應并指導后續(xù)工作。

某合同共發(fā)生索賠事件128項， 其中：

涉及現(xiàn)場供電原因引起索賠15件;

涉及設計變更及圖紙升版及設計開口項的91件;

涉及現(xiàn)場工作接口事宜原因19件。

但是從數(shù)據(jù)能反應出：當?shù)毓╇娗闆r形勢嚴峻和設計變更較多。通過分析并在后續(xù)的工作中，充分重視和解決，這些原因產(chǎn)生的索賠也是在逐年遞減的。

3 建立合同保函移交及返還數(shù)據(jù)庫

合同中的保函以履約保函、預付款保函居多。在實際的合同執(zhí)行過程中，由于部分合同周很長，會出現(xiàn)保函已過期但經(jīng)辦人未發(fā)現(xiàn)的情況。

通過建立保函相關(guān)信息數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)計保函相關(guān)信息及時提醒經(jīng)辦人保函日期，降低了人為操作中的風險，從而減少合同管理風險和財務風險。

4 建立合同水、電信息數(shù)據(jù)庫

通過統(tǒng)計自項目成立至今的水、電數(shù)據(jù)，目前可掌握整個項目施工各階段所需的生活、生產(chǎn)水、電用量。為后續(xù)類似工程費用測算、施工提供了數(shù)據(jù)支持。

5 建立合同獎罰款信息數(shù)據(jù)庫

安全、質(zhì)量罰款統(tǒng)計內(nèi)容包括編號、時間、受罰單位、處罰金額、處罰原因、處罰依據(jù)、經(jīng)辦人員等。

通過分析處罰原因、時間、單位的共性，對經(jīng)常出現(xiàn)的情況進行有針對性的提前預防、宣貫、培訓，極大的降低了處罰的次數(shù)和金額。

三、結(jié)語

自建立商務信息數(shù)據(jù)庫以來，通過統(tǒng)計整合合同數(shù)據(jù)、系統(tǒng)的分析并及時的反饋到合同管理及工程管理的實際工作中，降低了合同管理及工程管理的風險、節(jié)約成本的同時服務于工程進度、為后續(xù)工程的合同管理及工程管理提供了可參考的數(shù)據(jù)

參考文獻：

[1] 邢莉燕，陳起俊. 合同管理的注意事項. 北京：中國電力出版社，2009

[2] 冉永年.項目管理中的合同治理與關(guān)系治理〔D〕.中山大學，2009.

[3] 李川.建設工程合同管理績效評價與分析〔D〕.清華大學，2012.

[4] 張小勇.企業(yè)內(nèi)部控制中的風險評估研究[J].交通財會，2003