何雪晴

摘要：明確了檔案信息化建設(shè)的必要性后，無論是事業(yè)單位還是企業(yè)，都應(yīng)迎合時(shí)代發(fā)展，滿足行業(yè)運(yùn)行需要，在檔案信息化建設(shè)方面傾注更多的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)克服信息化建設(shè)過程中可能會(huì)遇到的細(xì)節(jié)建設(shè)力度不足、高精尖人才匱乏、集約化程度不夠高、信息資源開發(fā)力度不夠大等問題，注重對(duì)信息化檔案工作的優(yōu)化與革新，配合適宜的措施與方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);數(shù)據(jù)管理

引言

信息時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)工作必須具備較強(qiáng)的時(shí)效性、先進(jìn)性，能夠打破信息資源利用的時(shí)間與空間限制，在信息平臺(tái)上完成數(shù)據(jù)信息的收集整理、儲(chǔ)備以及共享工作，保證能夠減輕檔案信息管理人員的任務(wù)負(fù)擔(dān)，并給用戶提供更好的信息資源應(yīng)用體驗(yàn)。與此同時(shí)，相關(guān)技術(shù)人員還要加緊對(duì)檔案信息化管理的建設(shè)力度，保證構(gòu)建出一個(gè)更為便利、科學(xué)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)生態(tài)系統(tǒng)。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）檔案數(shù)字化基本要求

對(duì)檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)，是我國(guó)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理工作的基本要求，因?yàn)椴捎眉垙埖姆绞綄?duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)備，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的資源，在信息的整理與儲(chǔ)備上，也會(huì)耗費(fèi)大量的人力與物力。因此，對(duì)檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展的需要。與此同時(shí)，我國(guó)數(shù)字化檔案管理工作的全面落實(shí)，有助于構(gòu)建我國(guó)政治服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和文件性檔案信息系統(tǒng)，加速我國(guó)檔案信息全面與深度開發(fā)。

（二）社會(huì)發(fā)展需要

與傳統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)管理方式相比，新型的檔案信息化建設(shè)工作的開展迎合了現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)過程中的數(shù)據(jù)建設(shè)管理模式也更加先進(jìn)、更為便利，能夠減輕信息資源管理工作人員的任務(wù)負(fù)擔(dān)，并能夠給用戶提供更好的服務(wù)，因此，這些優(yōu)勢(shì)都是傳統(tǒng)信息管理方式無法比擬的。

（三）早期信息化技術(shù)發(fā)展不足，環(huán)境差

與西方國(guó)家相比，我國(guó)信息化技術(shù)的起步較晚，因此，加快信息化建設(shè)以及各行業(yè)與信息技術(shù)的融合力度，有助于我國(guó)在與其他國(guó)家的國(guó)際對(duì)接過程中擁有更多話語權(quán)，占據(jù)更為有利的地位。

二、檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)管理問題

（一）細(xì)節(jié)建設(shè)力度不夠

部分企業(yè)或事業(yè)單位的信息化檔案資源在實(shí)際應(yīng)用過程中僅能發(fā)揮最基本的功能，相關(guān)細(xì)節(jié)功能不僅無法深入挖掘并進(jìn)行發(fā)揮，甚至根本沒有細(xì)節(jié)功能。檔案信息資源的使用者在行使使用權(quán)時(shí)，由于不能獲得良好的用戶體驗(yàn)，致使一些用戶對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的大范圍開展一無所知，甚至根本不認(rèn)同檔案信息化建設(shè)工作能夠有效提升自己的檔案信息使用體驗(yàn)。所以，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都必須注重收集用戶的信息化檔案資源的使用體驗(yàn)反饋并及時(shí)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與功能優(yōu)化，提升信息化建設(shè)水平，全面滿足用戶的使用需求。

（二）高精尖人才匱乏

由于高精尖技術(shù)人才的缺乏，無論是事業(yè)單位還是企業(yè)，信息化檔案資源的管理與價(jià)值開發(fā)工作落實(shí)成效都受到了較大影響。因此，高精尖信息技術(shù)人才的培養(yǎng)迫在眉睫，但問題是很多事業(yè)單位或企業(yè)管理者并未對(duì)此項(xiàng)問題進(jìn)行重視，致使在人才培養(yǎng)層面存在資源投入力度不足、目標(biāo)不夠明確等問題。

（三）集約化程度不夠高

集約化程度較低問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一是用戶在對(duì)檔案信息進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，由于信息化檔案系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置存在問題，致使無法及時(shí)搜索到自己想要了解的內(nèi)容或相關(guān)信息。另一方面，是檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新過慢，因此在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)，流程步驟較為繁雜，拖慢了信息化檔案工作的落實(shí)效率。

三、檔案信息化優(yōu)化的有效路徑

（一）加大網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，為了讓數(shù)據(jù)管理水平得到提升并加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化管理力度，檔案管理工作人員首先要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作進(jìn)行重視，并加大力度完善基礎(chǔ)設(shè)施，如軟硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)掃描儀等。相關(guān)單位或是企業(yè)還必須加大資金投入的力度，保證檔案部門數(shù)字化規(guī)劃更為全面，因?yàn)橛匈Y金的支持，信息化、數(shù)字化管理水平也得到大幅提升。

（二）配合建設(shè)高素質(zhì)信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)

在信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)上，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都必須對(duì)此項(xiàng)工作的傳統(tǒng)觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，引入先進(jìn)的硬件設(shè)備后，保證信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)水平能夠得到提升，朝著高素質(zhì)建設(shè)目標(biāo)前進(jìn)。與此同時(shí)，還要配置專業(yè)的信息化技術(shù)操作人員，對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的相關(guān)工作開展保駕護(hù)航。信息技術(shù)專業(yè)人才的引進(jìn)上，要注意采用高薪酬、大晉升空間等福利進(jìn)行人才的保留，防止出現(xiàn)較大幅度的崗位流失率。同時(shí)，還要配合計(jì)算機(jī)技術(shù)復(fù)合型人才，為讓其價(jià)值全面發(fā)揮，還要注意在管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)與建設(shè)上賦予其職權(quán)，加大培養(yǎng)檔案信息管理員工素質(zhì)和技術(shù)，培養(yǎng)出更多的專業(yè)性強(qiáng)、能力大的復(fù)合型人才。

（三）建立檔案管理網(wǎng)站開發(fā)數(shù)據(jù)資源庫

為了讓檔案數(shù)據(jù)資源背后的價(jià)值得到深度開發(fā)，保證信息資源的使用用戶能夠依據(jù)自身需要進(jìn)行查詢與利用。企業(yè)或事業(yè)單位必須配合內(nèi)部檔案管理網(wǎng)站或數(shù)據(jù)庫，及時(shí)將檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分類整理并保證用戶在使用信息數(shù)據(jù)時(shí)能夠及時(shí)查詢到或調(diào)取出來，而檔案網(wǎng)站對(duì)外開放的方式還能夠直接滿足用戶的檔案咨詢服務(wù)需要，企業(yè)或事業(yè)單位必須及時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)化，而后對(duì)其分類整理，傳輸?shù)綑n案網(wǎng)站或數(shù)據(jù)庫中。

（四）提升信息化檔案安保水平

為保證檔案信息化工作落實(shí)的成效，檔案信息的安保工作同樣非常重要，應(yīng)得到相關(guān)工作人員的重視并注重配合適宜的手段，對(duì)數(shù)據(jù)格式的檔案信息進(jìn)行價(jià)值挖掘與激發(fā)，在相關(guān)工作的組織落實(shí)過程中，崗位職責(zé)人員必須要在這個(gè)過程中保證數(shù)據(jù)的安全，因?yàn)閿?shù)字形式的檔案信息與紙質(zhì)檔案的管理模式完全不同，因此在安全措施對(duì)應(yīng)上也完全不同，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案相比，安全維護(hù)層面潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)更多，因此需要付出的精力更大、安全措施需要更為健全，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，在相關(guān)工作的組織落實(shí)過程中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作人員必須對(duì)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)密鑰設(shè)置，數(shù)據(jù)管理者或使用者只能通過密碼進(jìn)行賬戶登錄的方式，查看、使用自身具備查看與使用權(quán)限的數(shù)據(jù)信息部分。與此同時(shí)，為了防止數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)丟失或殘缺的情況，還需建設(shè)備份系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)較為重要、保密級(jí)別較高的檔案信息進(jìn)行備份，防火墻以及查毒系統(tǒng)也需得到配置，通過相應(yīng)的信息加密技術(shù)對(duì)信息化檔案資源進(jìn)行科學(xué)保護(hù)。

（五）健全信息化發(fā)展保障

為了讓信息化檔案系統(tǒng)能夠在用戶或檔案信息管理工作人員的手中發(fā)揮出更強(qiáng)大的資源價(jià)值或?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，事業(yè)單位或企業(yè)必須對(duì)信息化檔案進(jìn)行專崗技術(shù)人員以及專項(xiàng)資金的配置給予信息化，為檔案信息管理工作更多的保證。與此同時(shí)，還必須重視信息化檔案數(shù)據(jù)的作用或價(jià)值維護(hù)，定期開展資源的整理與分類操作。

結(jié)語

在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理時(shí)，管理工作人員必須注重提升網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度，養(yǎng)成良好的信息收集與技術(shù)學(xué)習(xí)習(xí)慣，保證在自身崗位職責(zé)的發(fā)揮過程中具備更強(qiáng)的問題處理素質(zhì)，為事業(yè)單位或企業(yè)提供高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)保障。與此同時(shí)，還要配合建立檔案管理網(wǎng)站開發(fā)數(shù)據(jù)資源庫，重視信息化檔案信息的安保水平提升，為數(shù)據(jù)形式的檔案信息進(jìn)行更為全面的保護(hù)。最后，健全檔案數(shù)據(jù)信息化處理系統(tǒng)，以期獲得更高的數(shù)據(jù)信息化管理工作落實(shí)水平。

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