米熱瓦提·包拉提

【摘 要】隨著現(xiàn)代科技水平的不斷發(fā)展，高科技開(kāi)始應(yīng)用于很多領(lǐng)域。目前，在我國(guó)事業(yè)單位的檔案信息化管理中，科技就發(fā)揮了相當(dāng)重要的作用。檔案管理對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展與運(yùn)行有相當(dāng)重要的作用，需要事業(yè)單位高層管理者的關(guān)注與重視。我國(guó)檔案的現(xiàn)行處理方式在某些方面還存在一些問(wèn)題，本文將就我國(guó)目前的事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展方面展開(kāi)討論與分析。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)與發(fā)展

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程加快，致使需要整理存檔的資料也日益增多。檔案對(duì)于發(fā)展的意義重大，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的最終決策、人才的培養(yǎng)與考核都有著十分重要的作用，無(wú)法高效整理這些資源與檔案，會(huì)直接阻礙工作的順利開(kāi)展。隨著信息化建設(shè)的步伐不斷加快，將信息化技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案整理歸納工作，能夠更快更好地處理問(wèn)題，提升檔案管理的工作效率。

1 檔案管理的信息化

1.1檔案的內(nèi)涵

檔案，就是一種記載事物的載體。具體來(lái)說(shuō)，就是在社會(huì)生產(chǎn)生活的活動(dòng)中所形成的一些具有保存價(jià)值的材料。一言以蔽之，就是一種歷史記錄。在中國(guó)歷史上存在很多檔案，比如現(xiàn)存的一些歷史價(jià)值極高的文獻(xiàn)資料。我國(guó)現(xiàn)存最古老的檔案，就是我們?nèi)穸际煜さ囊环N文字——甲骨文。甲骨文記載了商周時(shí)期的很多歷史事件，這就是一種最簡(jiǎn)單的檔案，它是以文字的形式承載的。目前，也有很多檔案是以磁帶、光盤(pán)、錄像或是視頻記載的，都屬于檔案。事業(yè)單位的檔案管理，不僅僅是為了保存資料，而且為在保存下來(lái)的資料中尋求經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，并給事業(yè)單位的發(fā)展予以一定的幫助，進(jìn)而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

1.2檔案管理的信息化

隨著科技的發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)目前的檔案管理也進(jìn)入了信息化時(shí)代。所謂信息化，就是指事業(yè)單位對(duì)檔案的整理、收集、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、保存、管理以及應(yīng)用等等一系列程序的實(shí)施，都將通過(guò)現(xiàn)行的高科技來(lái)控制與實(shí)施。這在目前來(lái)說(shuō)，是一件極其普遍的事情。在我國(guó)其他的社會(huì)行業(yè)內(nèi)，信息化管理早已成為屢見(jiàn)不鮮的事實(shí)[1]。盡管在事業(yè)單位的檔案管理中信息化的實(shí)施發(fā)揮了相當(dāng)重要的作用，但是目前仍然存在一系列問(wèn)題，亟須引起相關(guān)部門(mén)與企業(yè)的重視，盡快提出合理、科學(xué)的解決方案。

2 當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案的信息化管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息化的設(shè)備缺乏

事業(yè)單位檔案的信息化管理需要非常先進(jìn)的科技設(shè)備。只有擁有先進(jìn)的信息化設(shè)備，才能更好地對(duì)信息資料進(jìn)行收集與整理。因此，在購(gòu)買(mǎi)檔案管理所需的信息化設(shè)備時(shí)，需要采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)之前就做好必要的前提準(zhǔn)備，要對(duì)所選購(gòu)的設(shè)備相當(dāng)熟悉。目前，在各單位的設(shè)備采購(gòu)中，就存在諸多問(wèn)題。一方面，采購(gòu)人員對(duì)所需購(gòu)買(mǎi)的設(shè)備不熟悉，因此可能會(huì)影響購(gòu)買(mǎi)回來(lái)的信息化設(shè)備的質(zhì)量。另一方面，主要因?yàn)檫@些設(shè)備的費(fèi)用過(guò)高，而單位內(nèi)部在采購(gòu)環(huán)節(jié)所準(zhǔn)備的預(yù)備資金往往所占比例較少。因此，造成了目前設(shè)備嚴(yán)重不足的問(wèn)題，有的單位即使擁有設(shè)備也往往不是市場(chǎng)上最先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，很難滿(mǎn)足檔案信息化管理的需要。

2.2 檔案管理不統(tǒng)一

在現(xiàn)行階段，我國(guó)各大單位的檔案管理都存在這樣一個(gè)問(wèn)題，就是相關(guān)部門(mén)對(duì)管理工作沒(méi)有制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)矩不成方圓，沒(méi)有既定的檔案管理工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化以及標(biāo)準(zhǔn)化，管理深層次的工作就不能順利開(kāi)展。目前我國(guó)檔案管理的信息搜集、整理以及利用的能力都比較差，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，整理以前煩瑣的檔案工作，對(duì)在職人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)，而檔案管理工作不統(tǒng)一，影響目前我國(guó)的檔案信息化管理。

2.3 檔案信息化管理人員的專(zhuān)業(yè)水平較低

事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，在主觀因素上，最需要檔案管理人員整體素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化。管理人員要對(duì)檔案的管理工作流程相當(dāng)熟悉，能夠操作先進(jìn)技術(shù)參與管理工作的新設(shè)備。但目前存在的一個(gè)比較嚴(yán)重的問(wèn)題就是檔案管理工作人員自身素質(zhì)不高，知識(shí)層次較低，缺乏專(zhuān)業(yè)的技能水平，在很大程度上制約我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展與進(jìn)步[2]。

3 關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)設(shè)備更新

技術(shù)企業(yè)要加大對(duì)技術(shù)的更新與開(kāi)發(fā)。基于目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化必然要逐漸進(jìn)步發(fā)展。因此，企業(yè)要抓住此次機(jī)遇，重點(diǎn)加大技術(shù)的更新與進(jìn)步，為現(xiàn)行檔案管理工作的信息化實(shí)施提供先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，不斷補(bǔ)充與完善企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展。

3.2 建立完善的事業(yè)單位檔案信息化管理制度

3.2.1 建立檔案管理制度

沒(méi)有既定的檔案管理工作的規(guī) 范化、統(tǒng)一化以及標(biāo)準(zhǔn)化，深層次的管理工作就不能開(kāi)展。因此，科學(xué)化的管理對(duì)事業(yè)單位的信息化管理有非常重要的作用。所以，事業(yè)單位要建立完善的管理制度體系，建立各項(xiàng)管理工作的規(guī)章制度。比如，要運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立電子文件的歸檔制度以及科學(xué)合理的流程審批制度。同時(shí)，對(duì)檔案的歸檔要先容它價(jià)值再歸檔。

3.2.2 建立賞罰制度

事業(yè)單位要根據(jù)工作人員的績(jī)效來(lái)考核。要在事業(yè)單位內(nèi)部建立相應(yīng)的賞罰制度。對(duì)待工作認(rèn)真，沒(méi)有操作失誤的工作人員，應(yīng)該給予一定的鼓勵(lì)與表?yè)P(yáng)。而對(duì)那些工作態(tài)度不認(rèn)真，因嚴(yán)重的操作失誤而造成事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益損失甚至是人員傷亡事件的人員，除了應(yīng)負(fù)的法律責(zé)任外，還要接受單位的批評(píng)，以達(dá)到管理的目的。

3.3 培訓(xùn)人才隊(duì)伍

檔案管理工作的人員，自身的素質(zhì)不高，知識(shí)層次不高，缺乏專(zhuān)業(yè)的技能水平，在很大程度上制約檔案的信息化管理的良性發(fā)展與進(jìn)步。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)在職人才隊(duì)伍的培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)水平與自身素質(zhì)。事業(yè)單位可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的教師，在單位內(nèi)部開(kāi)展相關(guān)的專(zhuān)題講座。除此之外，也應(yīng)該開(kāi)展對(duì)在職工作人員的實(shí)習(xí)培訓(xùn)，充分利用各種積極有效的教學(xué)資源，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)與鍛煉[3]。

3.4 加強(qiáng)管理人員的安全技術(shù)以及安全意識(shí)

對(duì)于事業(yè)單位檔案的管理，除了管理制度的規(guī)范，設(shè)備技術(shù)的更新外，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員安全管理意識(shí)的宣傳。信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位使用多媒體技術(shù)對(duì)員工進(jìn)行灌輸教育、導(dǎo)入培訓(xùn)、廣而告知，從而形成濃厚的輿論氛圍。員工目前普遍存在的僥幸心理、自負(fù)心理、投機(jī)心理、浮躁心理以及麻痹心理等等消極因素，都需要及時(shí)排解與消除。事業(yè)單位要加強(qiáng)安全管理意識(shí)的宣 傳，使員工在參與中潛移默化地接受新的安全價(jià)值觀，并逐漸用以指導(dǎo)自己的行動(dòng)。

3.5 管理者要重視信息技術(shù)的管理與系統(tǒng)安全

信息化時(shí)代的發(fā)展，使信息技術(shù)充斥在我們社會(huì)生活的方方面面。隨著我們對(duì)信息技術(shù)信賴(lài)程度的加強(qiáng)與使用頻率的提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也頻繁發(fā)生。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，就目前來(lái)看，存在很多的隱患問(wèn)題。主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身存在諸多的不安全因素，加上一些人為的、故意的網(wǎng)絡(luò)攻擊，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題較多。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位將信息化應(yīng)用于檔案管理工作是非常符合當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展潮流與趨勢(shì)的。對(duì)相關(guān)單位的管理工作來(lái)說(shuō)也是一次極為重要的突破與進(jìn)步。因此，為確保今后事業(yè)單位的檔案信息化管理工作順利進(jìn)行，必須要打造一個(gè)良好的檔案工作氛圍，從各個(gè)角度去完善其發(fā)展缺陷與不足，確保檔案管理信息化發(fā)展順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]王小紅. 淺析事業(yè)單位檔案管理信息化的有效建設(shè)策略[J]. 經(jīng)營(yíng)管理者，2017，（8）：273.

[2]王俊. 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J]. 智庫(kù)時(shí)代，2018，（48）：42-43.

[3]彭媛媛. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018，（22）：69.