崔立瓊 郭慧敏

摘要：2020年3月，財(cái)政部印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)），文件對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證在報(bào)銷、入賬、歸檔的同時(shí)要保留電子數(shù)據(jù)提出要求。針對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證在入賬歸檔過程中存在的問題，本文先從財(cái)政部6號(hào)文出臺(tái)的背景和意義進(jìn)行討論，對(duì)制度實(shí)施后如何妥善保存電子會(huì)計(jì)憑證并建立電子會(huì)計(jì)憑證與相關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系及財(cái)務(wù)管理信息化下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐提出幾點(diǎn)合理化建議。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)憑證;入賬歸檔;問題探討

一、財(cái)政部6號(hào)政策出臺(tái)的背景和意義

隨著信息化技術(shù)和電子商務(wù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的電子化應(yīng)用越來越普及，國(guó)家也陸續(xù)出臺(tái)了一系列的政策措施及管理辦法。首先在2012年8月份，國(guó)家檔案局頒布了《電子檔案移交與接收辦法》（國(guó)檔〔2012〕7號(hào)），財(cái)政部在2013年1月份發(fā)布了《關(guān)于推進(jìn)財(cái)政票據(jù)電子化改革的方案》（財(cái)綜〔2012〕104號(hào)），并在此文件的背景下開始試行財(cái)政票據(jù)電子化工作。2015年5月國(guó)務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟(jì)動(dòng)力的意見》（國(guó)發(fā)〔2015〕24號(hào)），文件中提到要逐步推進(jìn)電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案的使用，并完善相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)章制度。2015年12月財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了第79號(hào)令《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，文件首次承認(rèn)了電子會(huì)計(jì)憑證的法律效力，這在會(huì)計(jì)檔案管理上是具有里程碑意義的。自此以后，國(guó)家各大部委都開始積極推進(jìn)電子票據(jù)的試行工作。比如國(guó)家稅務(wù)總局從2015年開始推行增值稅電子普通發(fā)票，運(yùn)行至今也相對(duì)成熟。但是電子票據(jù)在給我們提供了便利性的同時(shí)也具備諸多隱患，比如消費(fèi)者可以自行多次重復(fù)打印電子發(fā)票，并且取消了以前的物理防偽性能，這就導(dǎo)致電子發(fā)票無論在紙張上還是效果上都和傳統(tǒng)的發(fā)票存在很大差異，辨別發(fā)票的真?zhèn)我苍黾恿穗y度，同時(shí)增大了票據(jù)重復(fù)報(bào)銷的可能性，造成虛假發(fā)票入賬等不當(dāng)行為，不利于單位的財(cái)務(wù)核算和管理。針對(duì)上述問題，2020年3月財(cái)政部印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)），通知對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的定義為單位從外部接受的電子形式的各類會(huì)計(jì)憑證，包括電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會(huì)計(jì)憑證。同時(shí)提出了單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。本文針對(duì)上述問題重點(diǎn)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷、入賬、歸檔等問題進(jìn)

行探討。

二、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案歸檔中存在的主要問題

會(huì)計(jì)檔案不僅是單位財(cái)務(wù)工作的重要組成部分，更是匯總了一個(gè)單位所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的核算資料。我們可以從一個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案資料中了解到單位整個(gè)年度甚至是連續(xù)多個(gè)年度的一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。會(huì)計(jì)檔案資料也是很多單位財(cái)務(wù)稽查、審計(jì)專項(xiàng)檢查等重要工作開展的重要材料和依據(jù)。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在年度終了的時(shí)候，可以由本單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后編制移交清冊(cè)交至本單位的檔案部門統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)資料的檔案工作在整個(gè)會(huì)計(jì)管理流程中處于最后收尾階段，往往容易被忽視。在一個(gè)會(huì)計(jì)周期中，年初設(shè)賬，年中記賬，年終結(jié)賬，年末編制各類財(cái)務(wù)報(bào)表，會(huì)計(jì)資料歸檔工作不被重視，會(huì)計(jì)人員只能在以后年度中斷斷續(xù)續(xù)完成會(huì)計(jì)資料整理、裝訂、歸檔等工作。實(shí)際工作中由于會(huì)計(jì)資料歸檔工作不及時(shí)，滯后拖延情況是比較嚴(yán)重的，往往因?yàn)闅w檔不及時(shí)存在被毀損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

以目前的會(huì)計(jì)檔案管理模式來看，事業(yè)單位傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，單據(jù)、憑證、賬簿等數(shù)量巨大，每年都會(huì)增加大量的會(huì)計(jì)紙質(zhì)單據(jù)，這給檔案部門在存儲(chǔ)上、管理上都帶來了巨大壓力。而在后期審計(jì)和稽查的時(shí)候，常因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案數(shù)量巨大，檢索困難，需要復(fù)印和拍照的原件瑣碎繁多，若在科研項(xiàng)目和大型基建項(xiàng)目審計(jì)過程中，跨越周期往往較長(zhǎng)，給工作帶來了較大的不便。而電子會(huì)計(jì)憑證的出現(xiàn)恰恰是解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)憑證歸檔的弊端，并推進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展。

三、規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷、入賬及歸檔的實(shí)現(xiàn)

路徑

如何妥善保存電子票據(jù)并建立其與會(huì)計(jì)憑證的關(guān)聯(lián)性、并實(shí)現(xiàn)與會(huì)計(jì)檔案的相互檢索將是我們工作的難點(diǎn)，可根據(jù)各單位的實(shí)際情況分以下兩種情況實(shí)現(xiàn)：

（一）已經(jīng)實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷方式的單位

網(wǎng)上報(bào)銷是當(dāng)前信息時(shí)代下的新生事物，可在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)隨時(shí)填報(bào)、上傳單據(jù)、及時(shí)審批、自動(dòng)生成憑證等功能，真正地實(shí)現(xiàn)不見面辦公，節(jié)約報(bào)賬成本、提高報(bào)賬效率，尤其對(duì)提高行政事業(yè)單位的預(yù)算執(zhí)行率來說，無疑是個(gè)很有利的條件。已經(jīng)實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷的單位，可以在填寫網(wǎng)上報(bào)銷單據(jù)的同時(shí)將電子票據(jù)作為附件以“.pdf或.jpg”等格式上傳，并在生成會(huì)計(jì)憑證的同時(shí)關(guān)聯(lián)報(bào)銷單據(jù)和電子票據(jù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證和電子票據(jù)的相互檢索。

（二）采用傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷方式的單位

相較于網(wǎng)上報(bào)銷，傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)銷方式在電子會(huì)計(jì)憑證的保存上要稍顯復(fù)雜。若是單位規(guī)模小、業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單、單據(jù)量不大的情況下，可由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行收集，單獨(dú)儲(chǔ)存，可將文件命名為“憑證號(hào)+單據(jù)號(hào)”，增強(qiáng)檢索功能，年度完成后刻錄光盤歸檔。但對(duì)于工作量大的單位來講，這種由人工收集并逐個(gè)定義保存明顯不切實(shí)際，建議聯(lián)系外部軟件開發(fā)商，專門開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)用于上傳、保存、查詢、歸檔等管理?？刹捎靡欢ǖ年P(guān)聯(lián)方式查詢到該電子票據(jù)，如正向關(guān)聯(lián)：可根據(jù)憑證后面的發(fā)票號(hào)、票據(jù)號(hào)等查詢到該電子版;也可完全關(guān)聯(lián)：即報(bào)銷人員將電子票據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)會(huì)收到系統(tǒng)反饋的一個(gè)編碼，該編碼根據(jù)一定的規(guī)則命名，在本年度內(nèi)具有唯一性和確定性，隨后會(huì)計(jì)人員在記賬的同時(shí)通過增加輔助核算項(xiàng)將該編碼錄入核算系統(tǒng)內(nèi)，通過此過程實(shí)現(xiàn)相互檢索，完全關(guān)聯(lián)。上述方法都可采用一定的控制手段來保證電子版票據(jù)得以保存，比如在記賬憑證保存的同時(shí)有提示框彈出上傳票據(jù)幾張等。

四、執(zhí)行新政策可能會(huì)面臨的困難及建議

電子票據(jù)的推廣及電子會(huì)計(jì)憑證的入賬、歸檔都是國(guó)家全面推行財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)程中所面臨的必要階段，更是對(duì)單位和個(gè)人提出了更高的要求。

（一）單位層面要保證硬件的到位并針對(duì)軟件進(jìn)行開發(fā)

在一些“重業(yè)務(wù)，輕財(cái)務(wù)”的傳統(tǒng)思想主導(dǎo)下，一些單位沒有對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)引起足夠的重視，沒有為一線財(cái)務(wù)人員創(chuàng)造高效、便捷的工作條件，不利于工作的推行，因此單位提出了更高的要求。比如采購(gòu)票據(jù)掃描設(shè)備、及時(shí)更新和維護(hù)服務(wù)器，并建立配套的身份認(rèn)證及防火墻，防止數(shù)據(jù)丟失及財(cái)務(wù)秘密泄露，從而滿足改革的基本要求。

（二）新挑戰(zhàn)下對(duì)財(cái)務(wù)人員的要求

一改往日傳統(tǒng)報(bào)銷的方式，新形勢(shì)下要求財(cái)務(wù)人員對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷、電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)憑證歸檔等新生事物快速適應(yīng)，及時(shí)應(yīng)對(duì)，改變固有工作模式，尋找最符合新要求的工作方式。

（三）新政策下要求業(yè)務(wù)人員更多關(guān)注

業(yè)務(wù)人員不僅要學(xué)習(xí)網(wǎng)上報(bào)銷的填報(bào)，上傳單據(jù)和附件，更要關(guān)注到電子發(fā)票的取得、存儲(chǔ)和檢索，這對(duì)業(yè)務(wù)人員來說是要求也是壓力，更加需要財(cái)務(wù)人員對(duì)新政策的解讀和宣傳，爭(zhēng)取更廣大業(yè)務(wù)人員的理解和支持。

（四）加快建設(shè)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，深度開發(fā)系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)模塊

聯(lián)系軟件開發(fā)商，補(bǔ)充和完善會(huì)計(jì)處理信息化全流程中的缺失與不足，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中各個(gè)模塊關(guān)鍵信息的勾稽關(guān)系，比如網(wǎng)上報(bào)銷模塊、合同管理模塊、工資管理模塊、銀企直聯(lián)模塊、納稅管理模塊等。盡早實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)憑證的全面信息化管理，減少手工操作環(huán)節(jié)、降低人工錄入的錯(cuò)誤率，提高財(cái)務(wù)信息的利用率。

五、財(cái)務(wù)管理信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐的建議

（一）重視會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)

要自上而下提高會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)，不僅是從人力物力及財(cái)力上給予支持，更要在思想和理念上轉(zhuǎn)變意識(shí)，改變以往會(huì)計(jì)檔案僅是歸檔了事的固有思維，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案加以利用，擴(kuò)大會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用范圍。

（二）建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)延伸至與會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的對(duì)接

將會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)作為一個(gè)財(cái)務(wù)工作的結(jié)尾，檔案管理工作的起始，深度掌握全流程及后續(xù)應(yīng)用，將財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員、檔案管理人員、審計(jì)人員等設(shè)置為不同的權(quán)限應(yīng)用在對(duì)應(yīng)的場(chǎng)景內(nèi)，設(shè)置財(cái)務(wù)人員管理權(quán)限如上傳附件、保存檔案、查詢憑證、歸檔;設(shè)置業(yè)務(wù)人員權(quán)限為調(diào)取資料、圖像、音頻數(shù)據(jù)等;設(shè)置檔案管理人員權(quán)限為接收、管理、查閱、銷毀等;設(shè)置審計(jì)人員權(quán)限為查閱、快速信息檢索、對(duì)比分析等。深層次發(fā)掘財(cái)務(wù)信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，信息互通，不僅給基層單位在科學(xué)化決策、精細(xì)化管理上提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，更是全面推進(jìn)了信息化檔案管理工作的推進(jìn)。

六、結(jié)語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代、人工智能大發(fā)展的今天，會(huì)計(jì)這個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)也面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，我們不僅要享受著新技術(shù)帶來的便利，更要轉(zhuǎn)變身份，創(chuàng)新管理模式、推陳出新、構(gòu)建信息化財(cái)務(wù)管理模式，深層次提高財(cái)務(wù)工作效率，發(fā)揮財(cái)務(wù)工作的最大價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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