劉世強

摘 要：目前我國的圖書館主要是各高校圖書館、研究所圖書館、地區(qū)公共圖書館以及部分企業(yè)私有的圖書館，其中公共圖書館是國家為了提升國民知識水平而建立的面向廣大群眾的公共場所。檔案管理是圖書館業(yè)務中最重要的業(yè)務之一，直接關系到了圖書館的館藏運營情況，而我國擁有的圖書館數(shù)量基數(shù)大，廣大圖書館應注意檔案管理業(yè)務的加強。

關鍵詞：公共圖書館;檔案管理;強化措施

公共圖書館存在的意義宗旨是為人民服務，主要是通過向廣大人民群眾提供無償?shù)臅n案、報紙等資料，提升人民群眾的知識水平，為文明和諧社會的建設奠基基礎。因此，公共圖書館應加強對館藏資源的管理，提升大眾的閱讀興趣。筆者分析總結了近年來圖書館在檔案管理時存在的問題，以及相對應的有效的處理措施，就公共圖書館業(yè)務檔案管理的強化措施進行綜述。

一、公共圖書館業(yè)務檔案管理的意義

（一）有利于提高圖書館的檔案管理的規(guī)范性和工作效率

21世紀是信息技術的時代，這一點在圖書館管理上也有很明顯的體現(xiàn)。信息數(shù)字化管理引入圖書館檔案管理業(yè)務中，即減少了繁復冗余工作量，節(jié)約了人力資源，又提升了檔案管理的秩序，使圖書館能有條不紊的運行，增強的檔案管理業(yè)務的規(guī)范性。圖書館資源信息化還有利于各館之間的資源共享，將電子數(shù)字化圖書、檔案等資源上傳，共同構建一個依托于線上網絡電子圖書館，使珍貴的資料發(fā)揮更大的作用。信息化的檔案管理能使圖書館的管理工作變得更具規(guī)范性和操作性，能提升管理人員的工作效率和讀者的使用體驗感。

（二）為圖書館后續(xù)發(fā)展提供參考意見

在解決問題時，問題分析總結是非常重要的一個環(huán)節(jié)，關系到未來的發(fā)展方向。圖書館的管理工作也是如此，檔案管理的定期分析總結有利于管理者發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，及時進行修改，避免問題的擴大?？偨Y問題所得出的結論規(guī)律，能為檔案管理工作后續(xù)調整方向提供參考意見。此外，一個整潔、有秩序、查找方便的圖書館更受讀者們的喜愛，這也有利于提高公共圖書館在人民群眾心目中的地位，營造良好的社會形象，推動圖書館事業(yè)的良好發(fā)展。

（三）有利于圖書館館藏資源的保護

建立良好的檔案管理秩序，能更好的保護圖書館中的資源。相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息化的圖書館檔案管理工作能減少圖書來回搬移、翻找造成的磨損，有利于資源的保護。檔案管理的工作記錄也是對整個圖書館資源的整理，是一筆寶貴的經驗，對圖書館管理學的研究者具有重要實踐意義。它能給研究者提供更專業(yè)、真實的圖書館管理一線數(shù)據(jù)，而研究者得出的理論結果，能反饋回圖書館，加強圖書館管理工作的理論基礎。

二、公共圖書館業(yè)務檔案管理中存在的問題

（一）相關設施落后，檔案管理業(yè)務更新艱難

目前，全國各地的公共圖書館都在推行數(shù)字化、信息化檔案管理，但部分地區(qū)由于當?shù)亟洕南拗?，能給圖書館的財政經費較少。圖書館能購買的數(shù)字信息化相關設備有限，雖然大部分圖書館都配置了檔案室、計算機和檔案管理軟件，但在自動化方面還是和高校圖書館存在一定的差距。此外，圖書館資源共享的程度也有限，目前較先進的圖書館管內局域網建設在大部分公共圖書館內還未推行，這導致了公共圖書館現(xiàn)代化管理程度和資源共享程度滯后問題嚴重。

（二）公共圖書館業(yè)務檔案管理制度不完善，管理方式陳舊

據(jù)調查，目前在我國部分經濟不發(fā)達地區(qū)，部分公共圖書館仍未建立起一個統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度。人員的安排以及工作的分配存在不合理的地方，如檔案資料要經多人、多層手續(xù)，沒有專職的人員來管理，若這個環(huán)節(jié)中的人員出現(xiàn)的問題，將會導致整個檔案資料管理暫停，還可能引發(fā)重要文件資料的丟失和圖書堆積;有些圖書館檔案資料沒有分類存放，導致資源混亂;人員安排不合理，因為圖書館的大部分工作是機械性、重復性的工作，安排的時間和工作量沒有彈性，容易讓管理人員出現(xiàn)消極工作情緒。

（三）檔案管理人員專業(yè)知識儲備不充分，安全問題成隱患

圖書館的人員是根據(jù)國家相關職業(yè)規(guī)定進行招聘的，在專業(yè)知識上不能進行特別的挑選，不能找出在某個領域具有突出能力的人員。再加之圖書館工作看似簡單實則復雜瑣碎，很多人員都是身兼數(shù)職，這就導致了管理人員不能完全集中，全心全力的投入到檔案管理工作中去，容易在工作中存在疏忽。此外，圖書館的管理系統(tǒng)較為簡單，這就容易使圖書館的信息化資源、電子資源數(shù)據(jù)等容易丟失，給信息化檔案管理工作增加難度。

三、公共圖書館業(yè)務檔案管理強化措施

（一）加強公共圖書館檔案管理的數(shù)字化建設

為適應當今時代的發(fā)展，更好的融入21世紀這個信息時代，公共圖書館管理員應向專業(yè)人員請教，加強自身的數(shù)字化信息化建設，完善信息檔案管理系統(tǒng)，更好的為人民群眾服務。加強現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)庫的建立，完善資源共享平臺的建設，讓圖書館跟上時代的步伐，這不僅僅是一個圖書館進步，這是整個圖書館管理行業(yè)的進步。在推進信息化的同時，也要注意信息安全化的問題，管理人員實行專人專職專責，每次登入系統(tǒng)是要進行身份驗證，每次信息更新時要進行異地數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失。檔案也要更加詳細仔細的進行分類，每分檔案可擁有多個身份標簽，減小圖書檢索時的難度。這些措施都是為了促進圖書館管理工作的進步，讓檔案管理完整、清晰、規(guī)范、易查找，更好的滿足社會全方面的需要。

（二）完善公共圖書館檔案管理工作的制度

工作管理制度對于一個公司、一個集體來說是非常重要的。俗語說“磨刀不誤砍柴工”，當擁有一個良好、健全的管理制度時，管理工作變得井井有條，各個環(huán)節(jié)清晰明了，當發(fā)生問題時能及時察覺并改正。除此外，要建立統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，首先要明確人員的部署、分工。將傳統(tǒng)的分散制度改為專人專職，以檔案分類為界限進行工作分配，并落實好責任的劃分以及獎懲條件，減少未來員工間的矛盾。職位晉升與實際管理成果掛鉤，促進管理人員的積極性，讓他們能放更多的注意力到檔案管理上，只有與切身利益相關了，才會積極主動的去提升自己。并且，有基層崗位工作的經歷，在領導指揮時才能更加準確、切實的選擇發(fā)展方向，真正意義上的促進圖書館的發(fā)展。

（三）加強公共圖書館檔案管理人員的專業(yè)技能培訓

公共圖書館業(yè)務檔案管理應定期聘請專業(yè)人員對圖書館管理人員進行專業(yè)培訓，加強員工的計算機技能、信息化系統(tǒng)使用、檔案管理等職業(yè)技能培訓，能對相關儀器設備有深入的了解，保證儀器設備日常的正常工作和定期的維護工作，發(fā)現(xiàn)問題時能積極參與解決問題。定期開展講座，加強檔案管理人員圖書館學、管理學等相關專業(yè)理論知識的學習，再與實際相結合，聯(lián)合運用。與其他圖書館開展檔案管理工作經驗分享會，向優(yōu)秀的人學習相關知識。積極接納圖書管理專業(yè)學生實習，實現(xiàn)共同進步。

結語

圖書檔案管理是一個與時俱進的工作，公共圖書館檔案管理不僅僅是管理圖書資料的收集，還有更深層次的安排和管理。且圖書館日常工作任務龐大，事情瑣碎，需要有統(tǒng)一的管理制度和良好的秩序，工作任務交接到位，及時更新數(shù)據(jù)庫信息等。時代在進步，檔案管理也需要與時俱進，促進公共圖書館業(yè)務檔案管理信息化，對多方面都是有利的，因為公共圖書館存在的目的與意義就是為人民服務，提升國民知識水平。因此，對檔案管理員的專業(yè)知識水平和職業(yè)技能有較高的要求，需要他們不斷學習進步，提高職業(yè)素養(yǎng)，提升圖書館的工作秩序。

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