程軍玲

[摘 要] 文秘作為現(xiàn)代企事業(yè)單位的一個(gè)重要崗位，在企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中不可或缺，因此文秘的各項(xiàng)能力培養(yǎng)受到了越來(lái)越多企事業(yè)單位的重視。對(duì)于文秘工作來(lái)說(shuō)，行政管理能力的出色發(fā)揮能夠加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，讓企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能，不同部門(mén)的人員正是通過(guò)文秘作為紐帶來(lái)加強(qiáng)溝通交流。基于此，通過(guò)對(duì)新時(shí)期文秘行政管理能力的分析，文章提出一些培養(yǎng)措施，希望給相關(guān)人員提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 新時(shí)期 文秘 行政管理能力 培養(yǎng) 分析

中圖分類號(hào)：F406.17 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文秘工作在企事業(yè)單位中能起到一種承上啟下的作用，使得企事業(yè)單位內(nèi)部信息的溝通和交流速度明顯加快，同時(shí)促進(jìn)企事業(yè)單位制度的完善，提高工作效率。因此，需要重視新時(shí)期文秘行政管理能力的培養(yǎng)，強(qiáng)化文秘工作的服務(wù)意識(shí)，讓文秘在工作中更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)結(jié)員工，有效增強(qiáng)企事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，因此，對(duì)新時(shí)期文秘行政管理能力培養(yǎng)的策略進(jìn)行分析，有著重要的研究?jī)r(jià)值。

一、文秘工作特征

文秘工作大都沒(méi)有一種具體的描述，在不同情況下會(huì)產(chǎn)生一種不同的指代，包括文秘崗位和文秘工作人員等。文秘工作具有多種特征，具體來(lái)說(shuō)主要有著以下特征：

首先，文秘是企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行溝通和交流的一個(gè)橋梁，在工作開(kāi)展過(guò)程中有非常強(qiáng)的協(xié)調(diào)性。文秘的工作事務(wù)在企事業(yè)單位內(nèi)部往往是公開(kāi)的，是企事業(yè)單位事務(wù)溝通的重要橋梁；其次，文秘工作在具體開(kāi)展過(guò)程中雖然等同于文員工作，但是具有一定的書(shū)面性特征。這種書(shū)面性特征是指文秘需要在工作中掌握一定的書(shū)寫(xiě)規(guī)則，比如，能夠擬寫(xiě)一些專業(yè)的合同，對(duì)一些企事業(yè)單位的專業(yè)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)能夠形成書(shū)面表達(dá)，這種文秘的特征剛好體現(xiàn)了文秘的職業(yè)化；再次，文秘工作有著溝通性的特征，文秘在工作中不僅要掌握相應(yīng)的書(shū)寫(xiě)規(guī)則，同時(shí)還需要熟練掌握與人溝通交流的技巧，比如，文秘一般都有著良好的口頭表達(dá)能力和口頭交流能力?？傊?，只有對(duì)文秘工作特征進(jìn)行充足了解，才能對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)進(jìn)行全面分析。

二、文秘行政管理能力培養(yǎng)的必要性

培養(yǎng)文秘的行政管理能力，對(duì)每個(gè)企事業(yè)單位的發(fā)展都有著重要意義，應(yīng)是每個(gè)企事業(yè)單位重視且掌握的事務(wù)。首先，經(jīng)過(guò)對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，可以讓文秘在工作中熟練地應(yīng)用各種工作技巧，提高文秘工作和溝通的效率。在行政管理能力培養(yǎng)的過(guò)程中，能夠顯著提高文秘的自身素質(zhì)，讓文秘不再是文員的另一種稱呼，從事的也不再是一些非常基礎(chǔ)的工作，對(duì)文秘個(gè)人的發(fā)展有著重要意義[1]。其次，通過(guò)對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，可以加強(qiáng)文秘的服務(wù)理念。由于文秘工作內(nèi)容往往十分復(fù)雜，要有較好的耐性，所以一些文秘人員因?yàn)槿蝿?wù)復(fù)雜在工作過(guò)程中服務(wù)意識(shí)欠缺，為了完成工作或者是提高工作效率沒(méi)有對(duì)工作對(duì)象傾注更多的耐心和責(zé)任意識(shí)。而在行政管理能力提高以后，文秘人員的服務(wù)意識(shí)就會(huì)得到明顯加強(qiáng)，企業(yè)內(nèi)部之間也會(huì)更加協(xié)調(diào)，提高文秘的個(gè)人工作能力。最后，文秘行政管理能力的培養(yǎng)往往會(huì)從理論及實(shí)踐等多個(gè)角度來(lái)對(duì)有關(guān)人員的語(yǔ)言能力進(jìn)行培養(yǎng)，這是加強(qiáng)行政管理能力培養(yǎng)重要性的體現(xiàn)。

三、文秘行政管理能力培養(yǎng)的策略

（一）加強(qiáng)理論培訓(xùn)，注重績(jī)效考核

首先在文秘行政管理能力的培養(yǎng)策略上，需要加強(qiáng)培養(yǎng)文秘人員的理論知識(shí)，只有文秘掌握豐富的行政管理理論知識(shí)，才能更好地投入到工作中。在理論培訓(xùn)上，可以采用課堂式教學(xué)培養(yǎng)的方式，通過(guò)一些課件和專業(yè)教學(xué)的方式，講解一些行政管理知識(shí)，加深文秘人員對(duì)行政管理知識(shí)的印象。在這種理論培訓(xùn)的過(guò)程中，可以采用一種崗位交叉輪換培養(yǎng)的方式進(jìn)行理論教學(xué)。在企事業(yè)單位中挑選一些有著豐富行政管理經(jīng)驗(yàn)和行政管理知識(shí)的人員，對(duì)文秘人員進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)。在培養(yǎng)過(guò)程中制定出針對(duì)文秘人員的責(zé)任制度以及獎(jiǎng)懲制度，來(lái)增強(qiáng)培養(yǎng)人員的教學(xué)培訓(xùn)熱情和文秘人員的學(xué)習(xí)積極性，對(duì)于增強(qiáng)企事業(yè)的整體實(shí)力有重要作用。而為了強(qiáng)化整個(gè)行政管理知識(shí)培養(yǎng)過(guò)程中的實(shí)效性，還需要注重整體的理論考核，在文秘知識(shí)培訓(xùn)工作完成以后，需要將這種文秘人員的考核結(jié)構(gòu)和個(gè)人績(jī)效直接掛鉤，從而督促文秘人員在實(shí)際培訓(xùn)過(guò)程中能夠保持一種積極性，并且采取相應(yīng)的激勵(lì)措施，對(duì)考核結(jié)果表現(xiàn)優(yōu)秀的文秘人員給予一定的物質(zhì)或者是精神獎(jiǎng)勵(lì)。這種激勵(lì)機(jī)制和考核結(jié)果的督促，往往更能強(qiáng)化整體文秘理論知識(shí)的培訓(xùn)效果，為文秘人員的行政管理能力培養(yǎng)奠定理論基礎(chǔ)[2]。

（二）注重能力提升，建立實(shí)踐平臺(tái)

提升企事業(yè)單位文秘人員的行政管理能力，除了要加強(qiáng)理論方面的知識(shí)考核以外，同時(shí)也應(yīng)該注重文秘人員行政管理實(shí)踐能力的提升，只有文秘人員將自身掌握的行政管理知識(shí)落到實(shí)處，才能為企事業(yè)單位的發(fā)展做出實(shí)際貢獻(xiàn)。在這種能力提升上，文秘人員應(yīng)該將行政管理知識(shí)和自身的日常工作深度結(jié)合起來(lái)。比如，在接受理論知識(shí)培訓(xùn)后立即將所學(xué)的知識(shí)運(yùn)用到工作中去，堅(jiān)持理論和實(shí)踐齊頭并進(jìn)，能夠取得更好的培養(yǎng)效果。此外，在實(shí)踐能力提升的過(guò)程中，需要建立文秘實(shí)踐平臺(tái)，為文秘人員之間的實(shí)踐和溝通交流提供機(jī)會(huì)，使文秘人員吸收和借鑒行政管理能力實(shí)踐中的長(zhǎng)處，有助于文秘隊(duì)伍整體行政管理能力的提升。由企事業(yè)單位一些行政管理能力比較出眾的人員組成評(píng)估小組，對(duì)文秘人員的實(shí)踐能力進(jìn)行評(píng)估指導(dǎo)，有效提升文秘的實(shí)踐能力。企事業(yè)單位內(nèi)部可以以文秘實(shí)踐能力為導(dǎo)向，定期舉辦相應(yīng)的實(shí)踐能力比賽，通過(guò)實(shí)踐對(duì)比讓文秘人員在了解自身不足的前提下，有針對(duì)性地提高自身實(shí)踐能力，充分調(diào)動(dòng)文秘人員的積極性，這對(duì)于文秘個(gè)人成長(zhǎng)尤為關(guān)鍵[3]。

（三）工作定位劃分，明確文秘職能

企事業(yè)單位文秘的行政管理能力培養(yǎng)，還需要從企事業(yè)出發(fā)，對(duì)文秘工作進(jìn)行一種重新定位，將企事業(yè)單位文秘和文員區(qū)分開(kāi)來(lái)，也是行政管理能力的培養(yǎng)的重要內(nèi)容。企事業(yè)單位需要明確文秘的職能，主要需要做好兩個(gè)方面：一是要賦予文秘人員一定的行政管理權(quán)限，在文秘所在的單位，要明確文秘的具體崗位職能，在滿足相關(guān)條件下確保文秘人員可以行使行政管理權(quán)限，組織一些行政管理工作。比如，召開(kāi)相應(yīng)的專題會(huì)議、開(kāi)展工作分工、實(shí)施專項(xiàng)問(wèn)題整改等，這些都是文秘人員行政管理能力實(shí)施的重要方向。通過(guò)賦予這種職能，可以讓文秘在管理權(quán)限實(shí)施和實(shí)際工作當(dāng)中提高自身的行政管理能力。二是設(shè)定出一種文秘行政管理績(jī)效獎(jiǎng)，對(duì)于日常工作中表現(xiàn)良好，并且起到了良好行政管理能力的文秘人員，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，幫助文秘人員在職能行使上更加積極，達(dá)到良好的培養(yǎng)效果。

（四）注重經(jīng)驗(yàn)共享交流

在企事業(yè)單位文秘的行政管理能力培養(yǎng)上，還需要在企事業(yè)單位內(nèi)部建立起一種經(jīng)驗(yàn)共享的交流機(jī)制。比如，企事業(yè)單位可以利用一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過(guò)一些QQ群、微信群等加強(qiáng)文秘人員之間的聯(lián)系，共同分享一些行政管理經(jīng)驗(yàn)。文秘不僅可以交流自己的學(xué)習(xí)困惑，同時(shí)可以互相分享一些學(xué)習(xí)技巧，讓企事業(yè)單位文秘人員能夠共同學(xué)習(xí)，讓文秘在這也在經(jīng)驗(yàn)共享交流機(jī)制下能夠?qū)W到更多的知識(shí)，通過(guò)溝通和幫助對(duì)于文秘的行政管理能力培養(yǎng)有著積極意義[4]。此外，為了讓文秘在行政管理能力培養(yǎng)過(guò)程中能夠進(jìn)行更廣泛的經(jīng)驗(yàn)交流和學(xué)習(xí)，企事業(yè)單位還需要舉辦各種各樣的活動(dòng)，幫助文秘行政提高管理能力。比如，舉辦一些行政管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)、經(jīng)驗(yàn)分享講座以及行政管理業(yè)內(nèi)的人才演講等活動(dòng)，讓文秘的行政管理知識(shí)面和實(shí)踐水平得到進(jìn)一步增強(qiáng)，對(duì)于文秘的行政管理能力培養(yǎng)也有著重要作用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文秘作為企事業(yè)單位內(nèi)部不可或缺的工作崗位，做好文秘的行政管理能力培養(yǎng)對(duì)于文秘的工作效率、書(shū)寫(xiě)效率以及服務(wù)意識(shí)的提高有著重要作用。因此，需要通過(guò)加強(qiáng)理論知識(shí)、實(shí)踐能力培養(yǎng)、工作職能劃分以及經(jīng)驗(yàn)機(jī)制交流等各種形式，切實(shí)提高文秘人員的行政管理能力，讓文秘工作有一個(gè)更可期的未來(lái)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]陳武元，胡科.“雙一流”建設(shè)背景下的高校行政管理人員能力提升研究[J]. 現(xiàn)代大學(xué)教育，2018（3）：79-85.

[4]朱垠彥.教學(xué)秘書(shū)在新時(shí)期高校教學(xué)管理工作中的能力培養(yǎng)[J].各界，2017（12）：49-50.