張雪

摘 要： 實(shí)行檔案數(shù)字化管理，有利于保護(hù)原始紙質(zhì)檔案，提高檔案查詢利用的效率和準(zhǔn)確性，發(fā)揮國(guó)土資源檔案的利用價(jià)值、憑證價(jià)值和查詢價(jià)值，提高國(guó)土資源部門(mén)的形象。隨著土地檔案信息的不斷豐富，檔案數(shù)字化在帶來(lái)便利的同時(shí)，也暴露出一些不容忽視的問(wèn)題，需要我們高度重視。準(zhǔn)確把握檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)注意的問(wèn)題，有針對(duì)性地采取措施，共同推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，已成為當(dāng)前土地管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。

關(guān)鍵詞： 國(guó)土檔案;數(shù)字化;管理;研究

【中圖分類(lèi)號(hào)】P273 ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）13-0012-01

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)

1.1 建設(shè)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)體系。各級(jí)國(guó)土資源部門(mén)檔案管理數(shù)字化建設(shè)始終存在系統(tǒng)性差異，不斷探索，建立切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)體系，為后續(xù)數(shù)字工程打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。國(guó)土資源部在信息檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)體系的建立就像樹(shù)的樹(shù)干和人的脊梁，是管理數(shù)字化、智能化、技術(shù)化的前提和基礎(chǔ)。因此，建立一個(gè)基于它的標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)體系和信息管理平臺(tái)已成為數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分。

1.2 建設(shè)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要載體。借助這一媒介，我們可以實(shí)現(xiàn)信息資源的傳遞和共享。在信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)之前，有必要對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)水平有一個(gè)初步的了解。一級(jí)的主要目的是推廣普及，即利用調(diào)查掌握的國(guó)土資源數(shù)據(jù)和建設(shè)用地比例，促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，有利于檔案管理的規(guī)范化、合理化。因此，國(guó)土資源管理部門(mén)首先要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)相關(guān)資源信息進(jìn)行錄入和分類(lèi)。不僅如此，為了實(shí)現(xiàn)推廣普及，還應(yīng)該建立一個(gè)有利于地方辦公服務(wù)和公眾監(jiān)督的檔案管理網(wǎng)站。二是建設(shè)國(guó)土資源管理部門(mén)內(nèi)部局域網(wǎng)，利用局域網(wǎng)的便利性和安全性，更好地輔助管理工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)各級(jí)土地管理部門(mén)的信息共享。三是檔案管理的數(shù)字化。在數(shù)字化階段，利用多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理和分類(lèi)。既有利于長(zhǎng)期保存，又便于操作。

2 國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1 檔案種類(lèi)多樣化。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和國(guó)土資源開(kāi)發(fā)的實(shí)際需要，國(guó)土資源檔案數(shù)量呈大幅增長(zhǎng)趨勢(shì)，有大量的文字檔案、電子檔案、圖片檔案、規(guī)劃財(cái)務(wù)檔案、地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃?rùn)n案，建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)理檔案、資產(chǎn)管理檔案等。國(guó)土資源業(yè)務(wù)種類(lèi)繁多，業(yè)務(wù)檔案類(lèi)型多樣，以文本檔案管理為主。很多檔案資源如果不及時(shí)管理，就會(huì)積累越來(lái)越多，這就增加了以后檔案管理的難度，如土地利用現(xiàn)狀調(diào)查、城鎮(zhèn)地籍調(diào)查、登記發(fā)證等，只有及時(shí)做好國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理工作，才能有效地滿足檔案利用的實(shí)際需要。

2.2 軟硬件基礎(chǔ)薄弱。近年來(lái)，隨著國(guó)土資源業(yè)務(wù)信息化進(jìn)程的加快，國(guó)土資源檔案管理的軟硬件投入不斷增加。建立了信息中心，建立了礦業(yè)權(quán)數(shù)據(jù)庫(kù)、土地利用總體規(guī)劃和地質(zhì)災(zāi)害點(diǎn)分布等數(shù)據(jù)庫(kù)，并將日常業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)及時(shí)發(fā)送到服務(wù)器，為數(shù)字化管理奠定了一定的基礎(chǔ)。但與數(shù)字化管理的實(shí)際需要相比，還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，如檔案庫(kù)房面積普遍不足，除紙質(zhì)檔案外，涉及數(shù)字化管理設(shè)備的機(jī)房、倉(cāng)庫(kù)面積較少，計(jì)算機(jī)數(shù)量少，服務(wù)器容量小，影響檔案數(shù)字化管理的效率。國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理專(zhuān)用軟件應(yīng)用較少。國(guó)土資源數(shù)字化管理的軟硬件短板已成為制約數(shù)字化發(fā)展的重要因素。

2.3 專(zhuān)業(yè)化人才缺乏。國(guó)土資源部門(mén)業(yè)務(wù)多，人員緊缺，從事國(guó)土資源檔案管理的人員很少。有的是從鄉(xiāng)鎮(zhèn)等基層國(guó)土部門(mén)借調(diào)過(guò)來(lái)的。具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的管理人員少，難以滿足國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理對(duì)數(shù)字化、信息化的技術(shù)要求。在推進(jìn)國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)人才短缺已成為一個(gè)重要制約因素。

3 國(guó)土管理檔案數(shù)字化建設(shè)策略

3.1 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。土地管理檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)為依托，其基本功能包括信息傳遞、信息交換、信息共享等，因此，為了提前構(gòu)建土地管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可分為以下幾點(diǎn)：推廣網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)。我國(guó)土地管理系統(tǒng)建設(shè)了土地管理信息系統(tǒng)，包括土地規(guī)劃、土地利用、遙感動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)等信息，還為每個(gè)部分建立了地籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)、補(bǔ)充耕地信息模塊等，為項(xiàng)目調(diào)查軟件、數(shù)據(jù)等管理軟件提供了相應(yīng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)軟件等土地管理部門(mén)要提高這些系統(tǒng)軟件的利用率，做好推廣工作，制定統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮網(wǎng)管平臺(tái)的效能。

3.2 數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，國(guó)土部門(mén)的層次差異較大。很多基層部門(mén)還處于探索的初級(jí)階段，使用的方法也不盡相同。因此，有必要建立一個(gè)規(guī)范化的系統(tǒng)，這也是土地檔案數(shù)字化建設(shè)的基本條件。在實(shí)踐過(guò)程中，數(shù)字技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，同時(shí)兼顧系統(tǒng)管理，確保標(biāo)準(zhǔn)體系平臺(tái)的可操作性和實(shí)用性。

3.3 建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)和官網(wǎng)。建立檔案網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站的建設(shè)可以讓政府有關(guān)部門(mén)和公眾在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上查詢相應(yīng)的檔案信息和新出臺(tái)的政策法規(guī)。土地檔案管理部門(mén)還可以在官方網(wǎng)站上展示土地管理、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和土地利用的成果。為提高信息共享水平，需要將官方網(wǎng)站與地方政府網(wǎng)站、公共網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)，提高資源利用率。

3.4 文件收集和新技術(shù)研發(fā)。在信息時(shí)代，數(shù)字檔案在未來(lái)檔案館中的比重將越來(lái)越高。過(guò)去，各部門(mén)只移交紙質(zhì)文件和紙質(zhì)文件目錄，各部門(mén)可以實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件的雙重歸檔制度，但會(huì)大大增加檔案管理的工作量。因此，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)直接收集和整理文件信息，利用軟件自動(dòng)生成文件格式，一鍵完成電子文件制作。如果有紙質(zhì)文件作為存根，電子文件可以直接打印成紙質(zhì)文件。此外，數(shù)字化管理平臺(tái)應(yīng)不斷發(fā)展和豐富其功能。因此，將新技術(shù)、新方法融入檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，經(jīng)歷一系列由簡(jiǎn)單到復(fù)雜、由少到多的過(guò)程，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)。如單一數(shù)據(jù)庫(kù)向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)連接建立分布式數(shù)據(jù)庫(kù)組，可以大大提高數(shù)字化系統(tǒng)的效率。

結(jié)束語(yǔ)

國(guó)土資源管理部門(mén)是保障我國(guó)城市規(guī)劃和社會(huì)建設(shè)發(fā)展的重要部門(mén)，有利于我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)改善和現(xiàn)代環(huán)境建設(shè)。因此，保證國(guó)土資源檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性和實(shí)時(shí)共享就顯得尤為重要。信息時(shí)代的到來(lái)，決定了國(guó)土資源檔案信息數(shù)字化勢(shì)在必行。傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)無(wú)法與社會(huì)的快速發(fā)展相銜接。只有構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)，才能有效提高檔案管理效率，保證檔案管理質(zhì)量，深化檔案信息的應(yīng)用和挖掘，國(guó)土資源管理部門(mén)應(yīng)采取相應(yīng)對(duì)策，確保數(shù)字建設(shè)的良性發(fā)展，為國(guó)家今后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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