韋勇

[摘 要] 就當(dāng)前社會的主流發(fā)展模式而言，辦公室是作為企業(yè)的樞紐存在的。隨著當(dāng)前社會現(xiàn)代化水平逐漸提升，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時代背景也使行業(yè)間及行業(yè)內(nèi)的市場競爭愈發(fā)白熱化。如何使企業(yè)的樞紐最大限度發(fā)揮其實質(zhì)作用，如何提升辦公室行政管理的水平，就成了每個企業(yè)及其經(jīng)營者必須面對并要認(rèn)真解決的問題。文章就辦公室行政管理精細(xì)化的途徑展開探索，以期獲得理想的答案。

[關(guān)鍵詞] 行政管理 精細(xì)化 辦公室

中圖分類號：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

受社會發(fā)展及時代需求影響，現(xiàn)代管理理念提倡精細(xì)化管理[1]。作為企業(yè)及單位運(yùn)行運(yùn)作的重要部門，辦公室具有工作內(nèi)容繁多、工作事項復(fù)雜的特點，而辦公室在辦公過程中的精細(xì)化程度對辦公室的工作效率，乃至整個企業(yè)的科學(xué)發(fā)展都有著至關(guān)重要的影響。辦公室的行政管理實現(xiàn)精細(xì)化不僅能夠提升辦公室的工作效率，還能強(qiáng)化所屬單位各部門之間的溝通能力，幫助企業(yè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。

一、辦公室行政管理精細(xì)化概述

精細(xì)化管理脫胎于常規(guī)管理，是常規(guī)管理的進(jìn)一步發(fā)展[2]。大力推行辦公室行政管理的精細(xì)化水平，從整體上看有助于企業(yè)在日漸激烈的市場競爭中獲得足夠的競爭力，從而推動企業(yè)的發(fā)展，因此辦公室行政管理精細(xì)化也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的發(fā)展方向。辦公室行政管理精細(xì)化的本質(zhì)，是在企業(yè)各個環(huán)節(jié)的管理模式中徹底融入精細(xì)化管理的思想及科學(xué)管理的理念，并最大限度將相關(guān)管理工作精細(xì)化，以使企業(yè)整體的管理水準(zhǔn)得到階段性的提升。一旦辦公室行政管理精細(xì)化能夠在企業(yè)內(nèi)部得到有效實施，不僅能使企業(yè)的行政管理效率進(jìn)一步發(fā)展，還能在一定程度上節(jié)約企業(yè)的管理成本，促使企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)得到進(jìn)一步強(qiáng)化。

二、辦公室行政管理精細(xì)化中存在的問題

（一）管理目標(biāo)不明確

明確的管理目標(biāo)能夠使企業(yè)的管理工作行之有效，從而全面提升企業(yè)的管理水平[3]。但從現(xiàn)代社會的實際情況來看，存在相當(dāng)一部分企業(yè)在進(jìn)行管理工作時并沒有制定一個明確的目標(biāo)，在管理工作中多依靠經(jīng)驗進(jìn)行判斷或干脆以傳統(tǒng)管理模式為參照。這種情況的存在使得管理模式并不具備相應(yīng)的計劃性、組織性及實際性。除此之外，管理目標(biāo)不明確同樣造成考核制度不明確、員工績效評估與員工職責(zé)脫離，從而使員工對企業(yè)的歸屬感及職業(yè)素養(yǎng)受到了消極影響，既不利于企業(yè)的發(fā)展也不利于員工對自身的完善。

（二）管理人員職業(yè)素養(yǎng)不夠

精細(xì)化管理對相關(guān)管理人員的精細(xì)化管理意識有著較高的要求，只有具備相應(yīng)精細(xì)化管理意識的管理人員能夠針對管理工作中的不足進(jìn)行高度客觀的整改，并制定具有高度科學(xué)性及合理性的規(guī)章制度、提出相應(yīng)的指標(biāo)。實際情況卻是管理人員不具備相應(yīng)水準(zhǔn)的管理意識，在進(jìn)行管理工作的過程中往往力有不逮，導(dǎo)致企業(yè)的管理水平得不到發(fā)展，致使企業(yè)在管理成本上的支出得不到合理優(yōu)化，使企業(yè)的發(fā)展水平受到拖累。

（三）管理過程中的量化方式科學(xué)性差

管理過程中缺乏相應(yīng)的科學(xué)量化方式是管理效率低下的主要原因。具體表現(xiàn)為以下三個方面：其一是管理人員對不同崗位的特點及性質(zhì)了解程度不夠，導(dǎo)致制定的量化標(biāo)準(zhǔn)不具備良好的針對性，甚至量化評價標(biāo)準(zhǔn)脫離實際情況；其二是管理人員對員工綜合能力及職業(yè)素養(yǎng)了解不充分，在區(qū)分員工能力、績效及品行上多表現(xiàn)為重績效，輕品行，過分注重績效則使得員工的品行缺乏合理的管束；其三是在設(shè)計相應(yīng)量化標(biāo)準(zhǔn)時沒有結(jié)合企業(yè)的實際情況，致使相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定不全面、存在漏洞，為員工的投機(jī)取巧行為留下隱患，導(dǎo)致量化考核完全起不到應(yīng)有的作用。

（四）員工職業(yè)素養(yǎng)不足

員工職業(yè)素養(yǎng)不足主要體現(xiàn)在員工技術(shù)能力不夠及職業(yè)責(zé)任缺失兩方面。受傳統(tǒng)管理模式看重績效的帶動，員工在實際工作中只以績效為唯一目標(biāo)，忽略除績效外的其他因素，導(dǎo)致針對客戶的接待及其他服務(wù)流于形式，這種現(xiàn)象也從側(cè)面印證了員工職業(yè)責(zé)任的缺失。另外，由于過于執(zhí)著獲得高績效，員工對自己技術(shù)能力的強(qiáng)化也不夠重視，這必將導(dǎo)致員工的技術(shù)能力會逐漸跟不上時代的發(fā)展，漸漸顯露出能力不足的弊端。

此外，過于注重績效的傳統(tǒng)管理模式催生了員工之間的惡性競爭，在實際工作中缺少了應(yīng)有的合作與交流，致使相應(yīng)員工缺乏應(yīng)有的團(tuán)隊意識，使辦公室行政管理精細(xì)化的實施難度上升，從而導(dǎo)致企業(yè)的業(yè)務(wù)水平停滯不前。

三、辦公室行政管理精細(xì)化的途徑

（一）強(qiáng)化相應(yīng)管理意識

為使辦公室行政管理工作實現(xiàn)精細(xì)化，就需要在不同環(huán)節(jié)及部門之間達(dá)成協(xié)同與配合的意識，這就意味著不同部門與崗位上擔(dān)任不同職能的員工需要在彼此間建立良好的協(xié)同化意識[4]；還要具備應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)化意識，在控制成本的前提下提升精細(xì)化管理工作的效率；另外，在辦公室行政管理工作中應(yīng)當(dāng)加入標(biāo)準(zhǔn)化的概念，以傳統(tǒng)管理模式為參照，對已有工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的更改與完善，確保新工作標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)謹(jǐn)與合理；為了適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，辦公室行政管理工作可采用流程化的管理理念，區(qū)分并理順各項任務(wù)及工作之間應(yīng)有的順序，使各個環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)具有高度科學(xué)性的有機(jī)連接。通過對以上管理意識的強(qiáng)化，實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化。

（二）綜合量化與細(xì)化展開管理工作

傳統(tǒng)管理模式中最大的缺陷之一，就是根據(jù)以往的管理經(jīng)驗或由管理人員自行發(fā)揮進(jìn)行管理工作。以以往經(jīng)驗為參照意味著會逐漸落后于時代的發(fā)展，個人發(fā)揮則因為主觀性過強(qiáng)而往往具有高度不確定性，對管理工作應(yīng)有的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性的考量則不足。綜合以上內(nèi)容來看，這種辦公室的管理模式往往較為模糊，在實現(xiàn)行政管理的實效性上也具有很大不足。為了使辦公室管理具備更高的實效性，以及管理工作的相關(guān)流程更加清晰、明了，就需要針對已有情況展開對管理內(nèi)容細(xì)化及量化的工作。

管理內(nèi)容的細(xì)化是指根據(jù)具體工作內(nèi)容及工作性質(zhì)，將工作任務(wù)細(xì)分為多個部分的過程，該方式強(qiáng)化了對細(xì)節(jié)及局部的掌握，從而使工作人員提升了對整體工作的認(rèn)識與理解，用在行政管理工作中就是對考核流程及相應(yīng)工作步驟進(jìn)行詳細(xì)的拆分，針對每個環(huán)節(jié)制定精確的標(biāo)準(zhǔn)；量化是指對不同崗位及其應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行量的考核，崗位的工作量完成與否都要根據(jù)實際情況進(jìn)行量化，從而提升工作效率及工作的透明程度。

（三）建立相應(yīng)的制度

精細(xì)化管理能為企業(yè)發(fā)展及提升員工業(yè)務(wù)水平帶來相應(yīng)的積極影響，但管理工作必須要制訂相應(yīng)的制度，因此要實現(xiàn)精細(xì)化管理，就必須重視對精細(xì)化管理制度的制訂。同時，制訂精細(xì)化管理制度的目的之一，就是讓員工在進(jìn)行相應(yīng)工作時，具備精細(xì)化思考的能力，從而使精細(xì)化的理念融入員工的思想中，使員工在工作出現(xiàn)問題時能夠精確找出自己出問題的環(huán)節(jié)，并針對性地進(jìn)行整改。對辦公室行政管理實現(xiàn)精細(xì)化而言，除了要制定相應(yīng)的精細(xì)化管理制度，還要確保相應(yīng)制度能夠長期有效地進(jìn)行，以使員工具備相應(yīng)的意識。從這里可以看出實現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化是一個長久的過程，需要相關(guān)管理人員根據(jù)實際情況進(jìn)行制度的調(diào)整，總結(jié)相應(yīng)工作經(jīng)驗以促進(jìn)辦公室管理人員水平的提升，來實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的目標(biāo)。

（四）強(qiáng)化企業(yè)的文化建設(shè)

優(yōu)良的企業(yè)文化能夠激發(fā)員工在工作中的積極性，也使員工在工作過程中對企業(yè)產(chǎn)生更強(qiáng)烈的歸屬感，從而主動強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)；反過來，一個擁有高水平職業(yè)素養(yǎng)，對企業(yè)有強(qiáng)烈歸屬感的員工也能為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值，完善企業(yè)原有的企業(yè)文化。因此在實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的過程中，應(yīng)當(dāng)將這一部分工作內(nèi)容加入企業(yè)文化的建設(shè)，使員工在工作過程中體會到企業(yè)文化積極、具有吸引力的一面，對精細(xì)化產(chǎn)生更高程度的認(rèn)可，從而為辦公室行政工作精細(xì)化打下良好的員工基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

對于現(xiàn)代企業(yè)的辦公室行政管理工作而言，實現(xiàn)精細(xì)化是順應(yīng)時代發(fā)展的要求，也是企業(yè)謀求自身發(fā)展目標(biāo)的必經(jīng)之路。辦公室行政管理的精細(xì)化能使企業(yè)節(jié)省在管理方面的成本支出，還能使企業(yè)的崗位及人員配置得到最大限度的優(yōu)化，在提升工作效率的同時，也為其他工作的開展奠定了良好的基礎(chǔ)。綜合上述情況來看，實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化能使企業(yè)在當(dāng)下的激烈競爭中保持高水準(zhǔn)競爭力，以謀求更長遠(yuǎn)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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