邢曉玲

【摘要】績(jī)效管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，建立與醫(yī)療行業(yè)相適應(yīng)的薪酬考核體系，也是公立醫(yī)院改革過程中的新課題。本文通過分析職能科室績(jī)效考核存在的問題，介紹了檔案管理在職能科室績(jī)效考核中的運(yùn)用，通過檔案管理的方法在職能科室績(jī)效考核取得的成效，以及借助信息系統(tǒng)有效提高績(jī)效考核檔案的使用效率，拓寬績(jī)效考核結(jié)果的使用范圍，調(diào)動(dòng)行政職能人員的工作積極性，促進(jìn)醫(yī)院管理水平提升。充分證明開展借助檔案管理手段，探索建立科學(xué)的行政職能科室績(jī)效考核的理論研究是十分必要的。

【關(guān)鍵詞】公立醫(yī)院;職能科室;績(jī)效考核;檔案管理

健全績(jī)效考核制度是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要任務(wù)，績(jī)效管理是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要內(nèi)容。公立醫(yī)院由于存在內(nèi)部崗位眾多、分工復(fù)雜、缺乏專業(yè)管理部門、缺少考核信息系統(tǒng)等諸多因素，常常存在考核指標(biāo)設(shè)置不合理、考核過程不公平、考核檔案不完整、檔案應(yīng)用不充分等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致績(jī)效考核難以起到調(diào)動(dòng)職工積極性，無法起到引領(lǐng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的作用。如何建立與醫(yī)療行業(yè)相適應(yīng)的薪酬考核體系，也是公立醫(yī)院改革過程中的新課題?？?jī)效考核檔案，是在績(jī)效考核管理過程中產(chǎn)生的具有參考價(jià)值的歷史記錄。職能科室是醫(yī)院管理的執(zhí)行者，能否高質(zhì)有效地開展管理工作，是確保醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。但是由于其崗位工作的特性，相較臨床、醫(yī)技、藥劑、護(hù)理等崗位而言，崗位工作存在不易量化、職責(zé)模糊等特點(diǎn)，往往成為醫(yī)院績(jī)效考核工作的難點(diǎn)和盲區(qū)。實(shí)踐證明，在職能科室績(jī)效考核過程中，考核檔案的建立和管理，發(fā)揮了重要作用。重視職能科室績(jī)效考核檔案的管理，不僅能對(duì)行政工作做出客觀評(píng)價(jià)，有助于調(diào)動(dòng)職能科室工作積極性，提升工作績(jī)效，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，優(yōu)化管理流程。近年來，筆者所在醫(yī)院對(duì)以往職能科室績(jī)效考核進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)存在的弊端，運(yùn)用檔案管理的方法，建立醫(yī)院職能科室績(jī)效考核體系，取得一定成效，現(xiàn)將結(jié)果及體會(huì)報(bào)告如下。

一、職能科室績(jī)效考核存在的問題

（一）職能科室績(jī)效考核指標(biāo)未個(gè)性化，缺乏公平性。在醫(yī)院傳統(tǒng)績(jī)效分配考核體系中，由于職能科室的崗位工作難以量化，工作質(zhì)量不易做出客觀評(píng)價(jià)，簡(jiǎn)單使用“勞動(dòng)紀(jì)律、任務(wù)完成及時(shí)性、工作滿意度”等通用指標(biāo)考核，考核形式多為“減分制”。但由于崗位的特殊性，黨委辦、退管辦、監(jiān)察室等科室常常得分較高，而醫(yī)務(wù)科、質(zhì)控科由于受到與臨床、患者交流等諸多因素的影響，往往得分不高，導(dǎo)致影響考核公平性。

（二）職能科室績(jī)效考核指標(biāo)未關(guān)聯(lián)化，缺乏有效性。醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略，需要通過績(jī)效考核手段引導(dǎo)實(shí)現(xiàn)。但傳統(tǒng)績(jī)效考核多是針對(duì)臨床科室設(shè)置，例如控費(fèi)指標(biāo)、合理用藥、學(xué)科發(fā)展等，而職能科室是管理性崗位，醫(yī)院戰(zhàn)略較難在短期的（例如月度）績(jī)效考核指標(biāo)中體現(xiàn)，而中長(zhǎng)期（例如年終）績(jī)效分配，因?yàn)榉峙鋾r(shí)期的特殊性，常常重分配輕考核，甚至不考核。由于職能科室績(jī)效考核缺乏具體化、科學(xué)化的醫(yī)院戰(zhàn)略標(biāo)指標(biāo)，導(dǎo)致職能科室難以提高醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展方向的認(rèn)識(shí)，未能及時(shí)采取有效管理措施，從而無法形成全院合力。

（三）職能科室績(jī)效考核指標(biāo)未數(shù)據(jù)化，缺乏客觀性。由于職能科室工作數(shù)量、質(zhì)量難以通過客觀數(shù)據(jù)體現(xiàn)，因此績(jī)效考核指標(biāo)的設(shè)置缺乏科學(xué)性，沒有設(shè)定客觀數(shù)據(jù)作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)為簡(jiǎn)單表述。導(dǎo)致職能科室在履職過程中，存在目標(biāo)不明確現(xiàn)象。考核結(jié)果多數(shù)是通過醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人以及臨床科室等評(píng)價(jià)產(chǎn)生，受到人為主觀因素的影響較大，考核結(jié)果缺乏公平性。

（四）職能科室績(jī)效考核未溝通反饋，缺乏公開性。醫(yī)院在前期設(shè)置職能科室績(jī)效考核指標(biāo)時(shí)，沒有經(jīng)過充分的討論論證，導(dǎo)致指標(biāo)設(shè)置不合理。考核過程中，一般采用追溯性考核方法，考核周期結(jié)束時(shí)，由于考核雙方缺乏溝通交流，同時(shí)針對(duì)存在異議的考核結(jié)果，沒有建立完善的反饋復(fù)議制度，導(dǎo)致被考核人對(duì)考核結(jié)果不認(rèn)同或是被動(dòng)接受，并沒有從考核結(jié)果不佳的處罰中發(fā)現(xiàn)管理工作中的問題，反而出現(xiàn)怨言甚至消極怠工現(xiàn)象，最終使得績(jī)效考核難以實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)職工積極性的作用。

（五）職能科室績(jī)效考核檔案未系統(tǒng)化，缺乏實(shí)用性。由于職能部門績(jī)效考核存在以上幾點(diǎn)問題，因此考核結(jié)果往往績(jī)效分配時(shí)單次使用，之后不再系統(tǒng)收集管理，更加難以進(jìn)一步分析運(yùn)用于各類優(yōu)秀評(píng)選，在職稱晉升、干部選拔時(shí)，也無法提供客觀考評(píng)依據(jù)，導(dǎo)致職能科室的績(jī)效考核管理，在實(shí)際運(yùn)用中喪失價(jià)值。

二、檔案管理在職能科室績(jī)效考核中的運(yùn)用

（一）完善績(jī)效考核組織機(jī)構(gòu)，健全績(jī)效考核制度。成立院、科二級(jí)績(jī)效考核組織，采用集體討論形式進(jìn)行評(píng)價(jià)考核。醫(yī)院績(jī)效考核小組（由院長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，全體院領(lǐng)導(dǎo)組成），負(fù)責(zé)制定績(jī)效考核制度及考核流程、設(shè)置科室績(jī)效考核指標(biāo)、績(jī)效考核評(píng)價(jià)、考核結(jié)果審核確認(rèn)、考核檔案的查閱審批等。醫(yī)院績(jī)效考核小組下設(shè)考核辦，負(fù)責(zé)績(jī)效考核的組織實(shí)施、績(jī)效考核結(jié)果的收集匯總、考核信息的公示反饋、考核檔案的保管與調(diào)閱，同時(shí)兼具督導(dǎo)職能，對(duì)醫(yī)院重點(diǎn)工作事項(xiàng)，定期追蹤評(píng)價(jià)。修訂醫(yī)院考核制度，對(duì)職能科室績(jī)效考核的責(zé)任部門、考核流程、檔案管理（包含歸檔內(nèi)容、建檔方法、查閱辦法）等作出規(guī)定。每月舉行職能科長(zhǎng)述職會(huì)，會(huì)后醫(yī)院績(jī)效考核小組根據(jù)考核指標(biāo)，結(jié)合述職報(bào)告、重點(diǎn)工作督導(dǎo)結(jié)果，對(duì)職能科室工作逐一進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。職能科室內(nèi)部成立科室績(jī)效考核小組，按設(shè)置好的科室崗位及個(gè)人考核指標(biāo)，以醫(yī)院績(jī)效考核小組的考核結(jié)果為依據(jù)，做出科室內(nèi)部崗位及個(gè)人的二次績(jī)效評(píng)價(jià)。

（二）結(jié)合醫(yī)院戰(zhàn)略，設(shè)置個(gè)性化考核指標(biāo)。醫(yī)院績(jī)效考核小組通過充分調(diào)研，根據(jù)各職能科室的崗位工作，結(jié)合醫(yī)院戰(zhàn)略、年度目標(biāo)和中長(zhǎng)期規(guī)劃，分別設(shè)置考核指標(biāo)。1.考核指標(biāo)按月度考核和年度考核分別設(shè)置。年度績(jī)效考核指標(biāo)在月度考核的基礎(chǔ)上形成。月度考核中已經(jīng)落實(shí)獎(jiǎng)懲的條款，原則上年度考核時(shí)不考核或只做獎(jiǎng)勵(lì)性條款，同時(shí)增設(shè)年度目標(biāo)達(dá)成、360度評(píng)價(jià)、上級(jí)主管部門檢查結(jié)果等指標(biāo)。2.考核指標(biāo)中通用類指標(biāo)占30%，個(gè)性化指標(biāo)占70%。通用類指標(biāo)包括科室黨建、廉政建設(shè)、勞動(dòng)紀(jì)律、科室文化等。個(gè)性化指標(biāo)針對(duì)職能科室具體工作職責(zé)制定，但不提倡面面俱到，以重點(diǎn)工作為核心，設(shè)置8-10個(gè)為宜，過多則會(huì)造成無法聚焦、重點(diǎn)迷失的現(xiàn)象。3.考核指標(biāo)做到標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化。每一條考核指標(biāo)均采用客觀性數(shù)據(jù)化要求，明確得分扣分以及加分細(xì)則，盡可能避免考核中的人為因素，既便于職能科室管控，又增加考核的公正性。4.考核指標(biāo)權(quán)重分配科學(xué)化。個(gè)性化考核指標(biāo)，根據(jù)職能科室工作職責(zé)的重要程度，科學(xué)分配指標(biāo)權(quán)重。涉及醫(yī)院戰(zhàn)略、年度目標(biāo)和中長(zhǎng)期規(guī)劃中的重要工作事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)作為關(guān)鍵績(jī)效考核指標(biāo)，占較高權(quán)重。從而提升職能科室對(duì)重點(diǎn)工作的重視度，不斷改進(jìn)管理措施，保障醫(yī)院的總體目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。5.考核指標(biāo)采用獎(jiǎng)懲并存的形式。對(duì)于違背考核目標(biāo)的非期望行為和結(jié)果進(jìn)行懲罰性扣分。管理結(jié)果超預(yù)期目標(biāo)或者獲得上級(jí)肯定及嘉獎(jiǎng)，給予按細(xì)則加分，以資鼓勵(lì)。最終總得分以90分為界限，90分以上給予加分，反之則減分。避免了以往考核中存在的“多做多錯(cuò)”現(xiàn)象，保證考核的公平性。

（三）考核前后充分溝通，建立反饋制度。院級(jí)、科級(jí)績(jī)效考核小組在每年年初設(shè)置科室及個(gè)人績(jī)效考核指標(biāo)后，提供1周的公示討論期，期間科室及個(gè)人可以提出修改意見及建議。在每次績(jī)效考核結(jié)束后，考核結(jié)果公示1周，若對(duì)考核結(jié)果存在異議，被考核科室可以在公示期內(nèi)申請(qǐng)書面復(fù)議。通過必要的溝通交流，保證績(jī)效考核的公開公平公正，避免處罰帶來負(fù)面情緒，促使被考核人反省工作中存在的問題，實(shí)現(xiàn)通過績(jī)效考核促進(jìn)工作的目的。

（四）引進(jìn)績(jī)效考核信息系統(tǒng)，檔案電子化?？?jī)效考核牽涉到醫(yī)院每一名職工，月度、年度均要進(jìn)行，日積月累，造成醫(yī)院的績(jī)效考核檔案數(shù)量龐大，單靠人工，難以實(shí)現(xiàn)查閱、統(tǒng)計(jì)、分析。2014年，醫(yī)院引進(jìn)績(jī)效考核電子信息系統(tǒng)，院、科績(jī)效考核小組根據(jù)各自權(quán)限，在年初設(shè)置不同科室、不同崗位的績(jī)效考核指標(biāo)，被考核人可以隨時(shí)登陸查閱，了解考核要求、提出修改意見（公示期內(nèi)），制定管理方案及工作計(jì)劃。在考核周期結(jié)束（月度、年度），院、科考核小組及時(shí)在信息系統(tǒng)中錄入考核結(jié)果，向被考核人公示。在年終評(píng)比、職稱晉升、外出培訓(xùn)等需要時(shí)，醫(yī)院管理部門可以對(duì)考核檔案，根據(jù)相應(yīng)需求進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、比較、分析，極大地提升工作效率，推進(jìn)績(jī)效考核檔案的開發(fā)使用。

三、總結(jié)

建立符合行業(yè)特點(diǎn)的績(jī)效薪酬制度，是深化公立醫(yī)院改革的重要要求。績(jī)效分配和績(jī)效考核又是薪酬管理制度的核心所在。行政職能科室的績(jī)效考核，是企事業(yè)單位的普遍難點(diǎn)，能夠通過總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，得出規(guī)律性的成果，形成理論性研究，顯得至關(guān)重要。通過檔案管理的方法，可以顯著提升醫(yī)院職能科室績(jī)效考核的公平性、有效性、客觀性、公開性，借助信息系統(tǒng)，進(jìn)一步提高績(jī)效考核檔案的使用效率，拓寬績(jī)效考核結(jié)果的使用范圍，充分行政職能人員的工作積極性，促進(jìn)醫(yī)院管理水平提升。因此開展借助檔案管理手段，探索建立科學(xué)的行政職能科室績(jī)效考核的理論研究也就十分必要，希望能對(duì)公立醫(yī)院績(jī)效考核體系建設(shè)和改革提供借鑒作用。

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