趙梅玲

【摘要】新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設存在重視程度不高、缺乏長遠規(guī)劃、檔案質量偏低、缺乏專業(yè)性人才等一系列問題，有效提升醫(yī)院人事檔案信息化管理工作效率與質量的基本要求，推進其信息系統(tǒng)建設與運轉需要多措并舉：轉變管理意識，構建人事檔案管理信息化制度;增加資源投入，提高信息化人事檔案的利用效率;完善人事檔案管理細節(jié)，提高人事檔案信息化管理水平;加強安全系統(tǒng)構建，有效控制人事檔案信息化管理風險;提高檔案管理人員素質，促進信息化建設工作的有序落實。

【關鍵詞】醫(yī)院;人事檔案;信息化

在各級醫(yī)院的人事組織工作中，人事檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用。比如醫(yī)院在人才招聘、崗位設置、職稱評定等工作中，需要從檔案中找到依據(jù)并予以公平、合理的安排。在紙質檔案時代，醫(yī)院人事檔案管理效率較低，檔案信息的應用價值得不到極為有效的發(fā)揮，而進入信息化時代，電子檔案逐漸替代紙質檔案，信息系統(tǒng)能夠通過智能化手段實現(xiàn)對信息的自動整合與挖掘，這對醫(yī)院的人事組織安排必然會產(chǎn)生深刻影響。當前，是我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的關鍵時期，各級醫(yī)院應充分分析新形勢下人事檔案管理信息化建設的可能性，并不斷積累信息化建設理論與實踐經(jīng)驗。

一、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的概述

信息化檔案管理是當前醫(yī)院人事管理工作改革的重點。從人事檔案管理需求來看，醫(yī)院的信息化建設主要包括以下幾點：建設電子檔案，即利用當前醫(yī)院檔案管理部門以及整個醫(yī)院信息系統(tǒng)，對人事檔案進行整合與處理，并錄入專門的系統(tǒng)平臺，作為日后調用與管理的依據(jù)，這樣則形成了數(shù)字化資源庫，并利用信息平臺實現(xiàn)對檔案信息的集中管理，有效維護人事檔案的完整性;利用系統(tǒng)平臺，形成統(tǒng)一化的檔案管理標準，便于檔案信息的傳輸與共享，提高信息交流效率;利用信息技術轉變人事檔案的存儲方式，例如將數(shù)據(jù)上傳云端，利用虛擬空間實現(xiàn)人事檔案資源管理，這樣不僅可減少檔案實際空間的占用，也確保了其在安全環(huán)境下的重復利用，從而控制醫(yī)院檔案管理的成本投入;從檔案中挖掘數(shù)據(jù)資源，形成數(shù)據(jù)分析模型，并運用到人事決策、預測、管理中來，挖掘檔案資源的應用價值。然而，目前醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設中，面臨著諸多顯而易見的問題。一是規(guī)劃不合理，人事檔案信息化建設是在醫(yī)院內部控制信息化建設中形成的，但相關調查研究結果顯示，目前只有40%左右的醫(yī)院針對人事檔案管理的信息化建設做出了系統(tǒng)明確的安排，其他醫(yī)院要么安排規(guī)劃相對片面，要么根本沒有指定規(guī)劃，而這對于人事檔案管理的信息化建設顯然是不利的。二是缺乏足夠的重視，在資金、人才、技術等方面的投入不足。在醫(yī)院的日常工作中，醫(yī)療衛(wèi)生工作相較于檔案管理工作重要的多，因此，醫(yī)院在資源配置中必然要有所偏向，將更多的資源投入到醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務水平的提升上，資金、人才、技術這三個關鍵因素的缺失，讓人事檔案的信息化建設工作始終難以落到實處。三是檔案質量偏低，不符合信息化管理要求。信息化環(huán)境下，統(tǒng)一化、標準化的信息內容才能夠保證信息的錄入、傳輸、調用。然而，目前醫(yī)院在檔案管理中缺乏統(tǒng)一認識，缺乏嚴格的檔案標準，導致人事檔案在不同環(huán)節(jié)的管理出現(xiàn)矛盾，更是對醫(yī)院之間的信息傳遞制造了阻礙，降低了檔案信息分享與利用效果。四是專業(yè)性人才不足，由于醫(yī)院管理層對人事檔案重視程度不高，在人力資源安排上也相對隨意，一些年齡偏大、工作方法陳舊的工作人員長期停留在崗位上，這些人對于信息化檔案管理的適應性不強，缺乏主動參與信息化建設的動力，從而影響了人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術的融合。

二、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的策略

（一）轉變管理意識，構建人事檔案管理信息化制度。新形勢下管理者應當對信息化檔案工作的轉型與創(chuàng)新給予足夠重視，主動學習國內外信息化管理經(jīng)驗，樹立信息化管理理念，從宏觀層面推動醫(yī)院內部管理制度的調整與優(yōu)化，以便充分適應信息時代對醫(yī)院人力資源管理提出的新要求。檔案管理制度建設是各項工作有序進行的保障，醫(yī)院應以國家相關政策為指導，從制度上做出安排，確保各項資源的合理投入，利用已經(jīng)存在的信息系統(tǒng)平臺構建科學發(fā)展規(guī)劃，從長期、短期等多個層面推進信息化管理制度的有序建設;在制度的落實過程中，管理層應當深入研究當前醫(yī)改新趨勢，把握信息化人事檔案管理的新特征，提高信息化檔案管理制度的執(zhí)行效果，促進人事檔案信息資源的有效挖掘;提高信息安全管理意識，明確制度規(guī)范在風險管理中的意義，統(tǒng)一醫(yī)院檔案管理標準，針對信息安全建立風險控制機制，完善風險管理規(guī)范，以確保人事檔案在存儲、利用過程中的完整性和安全性。

（二）增加資源投入，提高信息化人事檔案的利用效率。醫(yī)院應從軟硬件兩個層面入手，打造全方位、立體化的檔案管理模式，以實現(xiàn)對人事檔案的高效、安全管理，提高檔案資源的利用效率。目前，相關部門頒布的《全國檔案系統(tǒng)信息化建設實施綱要》對于醫(yī)院的人事檔案信息化管理做出了明確指導，醫(yī)院應結合《綱要》內容，開列硬件采購清單，如電腦、復印機、速印機等，為人事檔案的信息化轉型奠定堅實的物質基礎;醫(yī)院應根據(jù)全面性與動態(tài)性原則，完善軟件系統(tǒng)，結合醫(yī)院員工管理構建系統(tǒng)功能，對考勤輪班、人工成本管理、人力資源管理、人員招聘等形成數(shù)據(jù)信息，并納入檔案，依托軟件平臺分析對個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力等進行整合，形成更具參考意義的檔案資源。此外，管理者還應通過分析數(shù)據(jù)的關聯(lián)性，將人事檔案作為醫(yī)護人員職業(yè)素養(yǎng)評價的重要標準，根據(jù)大數(shù)據(jù)分析，組織醫(yī)護人員進行衛(wèi)生技術考核，形成醫(yī)德醫(yī)風檔案等等，依靠信息化人事檔案打造高素質的醫(yī)療衛(wèi)生服務隊伍。

（三）完善人事檔案管理細節(jié)，提高人事檔案信息化管理水平。新形勢下，醫(yī)院的人事檔案不再是存在于檔案室的靜態(tài)資源，而是與員工的日常工作密切相關的信息內容。因此，醫(yī)院應將人事檔案的信息化建設與日常工作流程相結合，將員工的工作過程納入系統(tǒng)平臺中來，以形成更加細致、完善的檔案信息，從而為大數(shù)據(jù)的開發(fā)與運用提供支持。例如，在各科室醫(yī)護人員輪班考勤的過程中，醫(yī)院可以采用智能化手段，利用專業(yè)軟件定制考勤方案，通過不同的日期、為醫(yī)護人員一鍵添加“白班、晚班、休息”的規(guī)則，并導入排班表，利用更加多元化的方式提高考勤的靈活性與實效性;在績效管理中，系統(tǒng)軟件則可以充分結合不同科室、不同崗位的醫(yī)護人員設置差異化的績效考核方案，充分體現(xiàn)醫(yī)護人員的工作價值，驅動醫(yī)護人員在醫(yī)療衛(wèi)生服務中持續(xù)保持積極向上的心態(tài)，并將考核結果錄入檔案，成為其發(fā)展的依據(jù);利用移動云平臺，對醫(yī)院工作人員的工作交接、轉調、晉升、離崗等作出靈敏反應，確保人力資源管理效率，提高管理工作質量。

（四）加強安全系統(tǒng)構建，有效控制人事檔案信息化管理風險。信息安全是信息化建設工作中的一個關鍵性問題。醫(yī)院的人事檔案管理涉及員工的隱私，保密工作由此顯得更加重要。醫(yī)院在人事檔案信息化管理中，一方面應加強制度建設，利用制度安排提高相關人員的責任意識，切實落實信息安全管理責任，根據(jù)制度運行實現(xiàn)對人事檔案的保密與維護，杜絕信息丟失、泄密等問題;另一方面則應加強信息系統(tǒng)的建設與管理，提高系統(tǒng)自身抵御風險的能力，例如在系統(tǒng)登錄時利用唯一的用戶名和密碼，驗證登錄者身份，建立多層級備份機制，在系統(tǒng)故障時實現(xiàn)自動備份，避免人事檔案的丟失，確保用戶數(shù)據(jù)能夠迅速恢復且不被第三方截獲，系統(tǒng)采用SLL體結構對數(shù)據(jù)傳輸進行加密，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性，構建網(wǎng)絡監(jiān)控系統(tǒng)，對網(wǎng)絡設備的運行狀況進行實時監(jiān)控，以確保能夠針對信息安全問題即時作出警示，制定多層次、全方位的防毒策略;在維護和使用過程中，將管理員的系統(tǒng)功能維護和系統(tǒng)功能維護相分離，管理員能夠在后臺維護檔案管理所有功能模塊，但是在前臺只能根據(jù)授權情況維護部分功能模塊等等。只有如此，才能更好地保證人事檔案安全，提高信息資源利用價值。

（五）提高檔案管理人員素質，促進信息化建設工作的有序落實。優(yōu)質人才是現(xiàn)代社會發(fā)展中的必要因素。新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理面臨著信息化轉型，而人才在這一過程中的重要性是不言而喻的。因此，醫(yī)院在人事檔案管理過程中，應當加強工作人員的素質培養(yǎng)。首先，加強對檔案管理人員專業(yè)技術和理論知識的構建，結合信息化管理要求提高其專業(yè)素質，尤其強調其信息整合、挖掘與利用的能力。其次，注重對人力資源管理人員的培訓，根據(jù)人事檔案信息內容對醫(yī)院的人事安排進行規(guī)劃，并針對檔案信息管理利用效果構建績效管理機制，利用績效考核調動員工的積極性。

三、結語

綜上所述，信息化是當前醫(yī)院人事檔案管理轉型與創(chuàng)新發(fā)展的基本趨勢，更加準確、有效的信息化管理制度不僅能夠推進人事檔案管理從紙質向數(shù)字化的轉型，更能夠促進醫(yī)院的整體信息化發(fā)展。目前各級醫(yī)院在人事檔案信息化建設中已經(jīng)取得了初步成績，但同時也存在著諸如重視程度不高、缺乏長遠規(guī)劃、檔案質量偏低、缺乏專業(yè)性人才等一系列問題，使得醫(yī)院在管理工作中難以最大化實現(xiàn)信息化轉化。針對此，本文從多角度入手，圍繞著提升人事檔案信息化管理工作效率與質量的基本要求，就推進信息系統(tǒng)的建設與運轉，切實提升醫(yī)院信息化管理水平作了相關論述，以期能為今后的相關研究和實踐工作提供一定的啟示，并就教于諸位方家。

【參考文獻】

[1]翟晶，王忠.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設探究[J].醫(yī)學教育管理，2016（05）.

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