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干部檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)探索

2020-08-09 08:50趙小芬
辦公室業(yè)務(wù) 2020年7期
關(guān)鍵詞:系統(tǒng)建設(shè)信息管理

趙小芬

【摘要】我國目前的干部檔案標準非常模糊,沒有統(tǒng)一的標準,因此我國干部檔案管理工作一直不太完善。本文以公共管理和信息管理的相關(guān)理論為指導(dǎo),指出干部檔案信息化管理模式構(gòu)建的地位和意義,分析模式構(gòu)建的機理、流程和效用。

【關(guān)鍵詞】干部檔案;信息管理;系統(tǒng)建設(shè)

對于干部檔案管理工作來說,主要負責對于干部人事相關(guān)資源的整合,并且在干部培養(yǎng)選拔考察等一系列工作當中發(fā)揮一定的作用。由于目前的社會普遍走向信息化,因此我們希望干部檔案管理工作融入一定的信息化手段,從而對干部檔案工作進行一定的升級和改變。我們可以對干部檔案工作進行分析和了解,對干部工作存在的不足和缺點進行改善和提高。當我們將先進的科學(xué)技術(shù)和我們干部檔案管理工作進行充分結(jié)合時,充分利用檔案資源有重要意義,超越了時間與空間的距離,推進干部檔案信息化的發(fā)展。

一、研究意義

對研究干部檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)工作來說,主要意義在于對我們目前的檔案配置進行一定的提升和優(yōu)化,并且把現(xiàn)如今的資源進行共享,從組織人事相關(guān)工作來說,可以提高我們工作的效率,并且使我們的檔案管理工作具有更高的科學(xué)性和技術(shù)性,對干部檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化條件來說具有重要意義。由于目前干部檔案信息管理工作處于起步階段,許多工作沒有系統(tǒng)性,對于相關(guān)的管理工作來說,存在一定的困難。因此對于加強干部檔案信息化管理模式的研究,對于提升相關(guān)工作的科學(xué)化水平具有非常重要的意義。

二、干部檔案信息化管理模式構(gòu)建面臨的問題

(一)基礎(chǔ)設(shè)施配備嚴重落后。在干部檔案管理運行工作當中,若想提升工作效率,辦公用的空間應(yīng)該寬敞。但是目前干部原始檔案存放空間非常有限,并且相關(guān)檔案的庫房面積沒有達標,由于空間的限制,大部分地區(qū)沒有獨立的管理機房,相關(guān)的設(shè)備普遍也比較老舊,大多數(shù)干部檔案的管理工作沒有實現(xiàn)信息化。對于有的地區(qū)來說,沒有為相關(guān)的工作人員提供專門的辦公室及操作間,對于獨立的電子閱檔更是極少數(shù),這樣一來,在硬件投入方面我們沒有充足的保證。雖然大部分地區(qū)提供了計算機等基礎(chǔ)的辦公設(shè)施,但是比較高性能的服務(wù)器以及專用器材仍然沒有得到具體落實,并且對于機器的升級服務(wù)更是不及時,這樣一來,會影響干部檔案管理工作的效率。

(二)信息資源建設(shè)進程緩慢。由于干部檔案工作的特殊性以及自身的敏感性,我們對于系統(tǒng)的整體構(gòu)建必須具有保密性,我們需要做好相關(guān)工作的保密工作,但是由于我們在日常工作當中沒有注重分級建設(shè),對于許多檔案的分類管理,我們會遇到一定的困難,因此我們需要完成對于工作涉密網(wǎng)絡(luò)的升級和改造。并且對于干部檔案的數(shù)字化升級過程具有一定的復(fù)雜性,我們需要通過儀器對于相關(guān)的電子設(shè)備或原始檔案進行逐條掃描和存檔,這樣一來,我們就會有信息化的數(shù)字檔案,會連同一些干部的基本信息錄入信息管理系統(tǒng),這樣一來,就會減少人力和物力的投入。但是許多地區(qū)沒有完成檔案材料的數(shù)字化建設(shè),嚴重地影響了干部檔案管理工作的效率。

(三)管理制度尚未健全。雖然社會已經(jīng)普遍使用了信息化技術(shù),但是對于干部檔案工作來說,即使數(shù)字化技術(shù)手段已經(jīng)具有一定的水平,但是我們相關(guān)工作還沒有建立非常明確的法律法規(guī),干部檔案工作缺少相關(guān)政策的保護和支撐。由于數(shù)字檔案文件具有一定的特殊性,如果制度沒有統(tǒng)一的標準,對于信息的編寫以及輸出就會出現(xiàn)隨機性,在后期的維護管理工作當中,就會產(chǎn)生一定的麻煩,因此我們需要制定統(tǒng)一的標準來約束和要求我們的日常工作。由于數(shù)字檔案依靠于計算機技術(shù),應(yīng)用計算機技術(shù)不會對我們的原始檔案產(chǎn)生一定影響,因此許多工作人員忽略了信息的保密性,這也是目前干部檔案工作當中所存在的主要問題之一。

三、干部檔案信息化管理模式構(gòu)建對策

(一)完善干部檔案信息化管理基礎(chǔ)資源建設(shè)。為了提高干部檔案管理工作的效率,一定要保證工作中基礎(chǔ)設(shè)施的硬件要求,可以通過構(gòu)造一定的內(nèi)部局域網(wǎng)來形成信息共享的網(wǎng)絡(luò)體系。這樣一來,可以保證每個人的信息資源互通有無,并且在局域網(wǎng)內(nèi),可以保證信息傳遞當中信息的保密性;也可以建立一個功能比較完善,風險可以控制的網(wǎng)絡(luò)平臺,從而在這個網(wǎng)絡(luò)平臺上進行信息的共享。另外,我們需要一個信息化的,并且具有一定現(xiàn)代化建設(shè)的辦公設(shè)施,通過提升硬件設(shè)施來滿足人們的工作需要。需要定期升級和更新計算機電子設(shè)備以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)備,這樣才能保證工作運行的穩(wěn)定性。還可以應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè),并且通過一些技術(shù)比較先進的軟件來對信息進行分析和統(tǒng)計,可以通過一些先進的軟件來對干部檔案材料進行統(tǒng)一的整合和技術(shù)分析。

(二)構(gòu)建統(tǒng)一的信息化標準體系。為了規(guī)范干部檔案信息化建設(shè)工作,應(yīng)該建立一個科學(xué)性、統(tǒng)一性且具有一定法律效力的標準體系。在建立這個體系之前,需要充分了解各個組織以及各個部門的工作特點,并且為此提供一定的標準體系建設(shè)。這個標準體系的建設(shè)范圍應(yīng)該包括工作當中所使用的計算機掃描儀和等相關(guān)電子設(shè)備,標準體系建設(shè)不僅僅要包括相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)的標準,還應(yīng)該包括對于數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的標準,數(shù)據(jù)庫構(gòu)建標準應(yīng)該細分為許多小的模塊,分門別類對信息進行一定的標準建設(shè)。構(gòu)建統(tǒng)一的標準體系是為了方便改善,因為許多員工在工作中可能出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象。

(三)采用數(shù)字信息采集技術(shù)。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,數(shù)字信息采集技術(shù)已經(jīng)深入我們生活的方方面面,我們在提升和改善干部檔案工作的同時,應(yīng)該將數(shù)字采集技術(shù)應(yīng)用到其中。應(yīng)用此類技術(shù),可以對檔案數(shù)字進行一定的統(tǒng)計備份,并且可以對數(shù)字資源進行一定的導(dǎo)入統(tǒng)計。另外,可以開展對工作人員進行身份識別的工作,也可以通過數(shù)字信息技術(shù)來加強對于信息的保密性,并且方便了干部檔案管理工作當中的數(shù)據(jù)信息共享。將先進的科學(xué)技術(shù)和干部檔案管理工作建設(shè)相連接,實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化以及數(shù)字化,從根本上提升了檔案管理工作的操作性和效率性,是對干部檔案管理工作的升級。

四、結(jié)語

綜上所述,我們對于干部檔案管理信息化建設(shè)工作要有一定的規(guī)范,為了順利推進相關(guān)工作,應(yīng)該對于干部人事的選用制定嚴格的標準。要認識到傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作當中的不足,盡快加強干部人事檔案管理工作的信息化建設(shè),從而提高工作的效率,讓干部人事檔案真正發(fā)揮自己的作用,為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

【參考文獻】

[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇(下半月),2013(11).

[2]張力英.淺談干部人事檔案管理信息化建設(shè)[J].才智, 2012(02).

[3]管建輝.淺析人事檔案管理信息化建設(shè)[J].黨史博采(理論),2013(10).

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