楊玉蓉

對事業(yè)單位實施檔案數(shù)字化管理的意義與作用進(jìn)行了分析，重點研究了事業(yè)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀以及亟待解決的現(xiàn)實問題。提出了有效提升檔案管理的科學(xué)性與安全性、提升檔案數(shù)字化管理人員的綜合素質(zhì)、加大對檔案管理數(shù)字化的人力物力投入等有效性策略。結(jié)論表明，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的有效策略對實現(xiàn)檔案管理的高效化、科學(xué)化水平具有重要的現(xiàn)實意義。

一、引言

檔案管理在事業(yè)單位各項管理工作中具有重要的作用，檔案的科學(xué)有效管理能夠保證單位的高效穩(wěn)定運行以及長期的發(fā)展。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的創(chuàng)新之路與必由之路。事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等提升檔案管理的科學(xué)性與有效性，同時也能夠保證檔案管理工作的安全性。檔案數(shù)字化管理推廣過程中已經(jīng)取得了顯著的成果，但是事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理依然存在一些現(xiàn)實問題，并對事業(yè)單位檔案管理工作甚至是整個工作都帶來了不利的影響。

二、事業(yè)單位實施檔案數(shù)字化管理的意義

信息時代數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展影響幾乎每一個行業(yè)，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理中效率低下、管理無序等方面的問題，提升檔案管理的科學(xué)化水平，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。事業(yè)單位是在檔案管理方面要能夠適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展需求，采用先進(jìn)的數(shù)字化管理實現(xiàn)對檔案的有效管理，對保障事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，提升事業(yè)單位的數(shù)字化管理水平具有重要的實際意義與應(yīng)用價值。

三、現(xiàn)狀分析

目前事業(yè)單位已經(jīng)在檔案管理方案大量采用了數(shù)字化的管理手段，在檔案的數(shù)字化管理方面已經(jīng)取得了實際的成效。數(shù)字化管理已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的主要手段，檔案管理數(shù)字化的理念已經(jīng)深入人心。但是從目前的整體情況來看，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理依然存在一定的現(xiàn)實問題，歸納主要有以下幾個方面。

（一）管理工作標(biāo)準(zhǔn)有待于進(jìn)一步優(yōu)化

目前事業(yè)單位在檔案管理信息化方面都進(jìn)行了有效的實踐，但是檔案管理的數(shù)字化管理化過程中缺乏科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理數(shù)字化的的管理制度沒有對數(shù)字化建設(shè)的成效、數(shù)字化的程度以及數(shù)字化管理的業(yè)績進(jìn)行明確規(guī)定與可量化的要求，在工作過程中存在工作人員工作敷衍了事的現(xiàn)象，工作過程中只對價值量高或者具有重要價值的檔案進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致的管理，檔案數(shù)字化工作整體上處于被動狀態(tài)。

（二） 檔案數(shù)字化管理的安全意識欠缺

數(shù)字化技術(shù)在大幅提升檔案管理工作效益的同時，也存在這一定的安全隱患。數(shù)字化系統(tǒng)由于是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此存在被黑客攻擊的可能與被計算機網(wǎng)絡(luò)病毒感染的可能，這些都會引起檔案信息的安全。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的很多工作人員都是非計算機相關(guān)專業(yè)人員，缺乏數(shù)字化的管理的經(jīng)驗與專業(yè)技能，信息安全意識薄弱，導(dǎo)致的檔案數(shù)字化管理過程中存在一定的風(fēng)險。

（三）檔案數(shù)字化管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理最為重要的是管理的相關(guān)工作人員，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般都是由專業(yè)的公司進(jìn)行定制，但是后期的使用與維護(hù)依然需要工作人員具有一定的數(shù)字化與信息化專業(yè)知識，并且能夠有機會進(jìn)行進(jìn)一步學(xué)習(xí)。目前事業(yè)單位的檔案管理人員由于受到編制等因素的影響，從事檔案管理工作人員的更新慢，現(xiàn)有工作人員缺乏專業(yè)化的知識與相關(guān)的工作能力，同時也缺乏系統(tǒng)的知識培訓(xùn)，專業(yè)管理人才的缺乏嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案管理信息化的實施效果。

四、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效策略

（一）完善檔案數(shù)字化管理的相關(guān)制度

制度是保證檔案數(shù)字化管理的有效保證，事業(yè)單位的實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理過程中要能夠根據(jù)本單位的實際檔案管理工作需要以及數(shù)字化水平制定切實有效的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)。在對于檔案的數(shù)字化采集、管理以及歸納等環(huán)節(jié)都要制定明確的管理制度與實施方案;對于檔案的查閱也要有嚴(yán)格的制度，形成數(shù)字化審批與不同層次的查看權(quán)限，避免信息的泄露與丟失;最后要保證信息的安全，防止出現(xiàn)數(shù)字化檔案的丟失以及信息數(shù)據(jù)杯篡改等方面問題，通過問責(zé)制度的建立，提升管理的實效性，通過制度為檔案數(shù)字化建設(shè)管理提供支撐。

（二）加大人力物力的投資，保證檔案數(shù)字化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)

檔案數(shù)字化管理是實現(xiàn)檔案科學(xué)有序的管理創(chuàng)新方式，能夠為事業(yè)單位的相關(guān)工作部門開展工作提供重要的價值，對事業(yè)單位的長期發(fā)展具有重要的意義。檔案是事業(yè)單位以及事業(yè)單位工作人員各種資質(zhì)、活動記錄等重要的相關(guān)材料，對于保證事業(yè)單位的有效管理具有重要的意義，數(shù)字化的檔案能夠及時更新，以高質(zhì)量的真實材料為相關(guān)的組織與決策提供重要的參考依據(jù)，實現(xiàn)檔案工作的價值。因此事業(yè)單位要提升對檔案數(shù)字化管理工作的重視成都，設(shè)立專項資金購買檔案數(shù)字化管理所需要的各種設(shè)備，同時也要能夠在編制可能的情況下，引入具有數(shù)字化方面知識背景的人員進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作，發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，保證檔案數(shù)字化管理的精確有效運行。

（三）提升檔案管理人員的工作能力

對事業(yè)單位檔案管理人員的管理意識、數(shù)字化能力與意識要加強培訓(xùn)，單位要組織工作人員利用業(yè)務(wù)實踐進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的能力學(xué)習(xí)，掌握利用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的知識與技能，優(yōu)化管理人員的知識結(jié)構(gòu)，滿足檔案數(shù)字化管理的工作需求。同時要采取多樣化的培訓(xùn)方式，保證培訓(xùn)的方式符合管理人員的工作特點，保證培訓(xùn)的內(nèi)容能夠滿足工作人員的崗位實際需求，可以大量采用在線課程、講座學(xué)習(xí)等方式講解檔案數(shù)字換管理的相關(guān)知識與能力，從整體上提升相關(guān)工作人員的工作能力。數(shù)字技術(shù)不斷發(fā)展，日新月異，因此事業(yè)單位的檔案管理人員的學(xué)習(xí)要突出常態(tài)化機制，堅持與時俱進(jìn)，適應(yīng)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展。

五、結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理屬于一項基礎(chǔ)性的工作，也是整個組織管理工作的關(guān)鍵組成部分。在現(xiàn)階段，要能夠認(rèn)清事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，完善檔案數(shù)字化管理制度，加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備， 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理打下堅實的基礎(chǔ)。（作者單位：中共揚州市江都區(qū)委黨校）