王雪

摘要：隨著全球化和信息化的腳步，人們利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的手段，使生活方式和辦公方式更加便捷也更加高效，很多服務(wù)都可以足不出戶網(wǎng)上辦理，為人們的工作生活帶來了翻天覆地的變化。高校的正常運轉(zhuǎn)離不開財務(wù)報銷工作的支持，目前高校的報銷模式不斷向自助方式發(fā)展，但是距離全自助還有很大差距，尤其是在應(yīng)對突發(fā)事件時可采用的應(yīng)急機制建設(shè)方面還有所欠缺。本文旨在探索一套全自助式的財務(wù)報銷模式，用以填補高校財務(wù)報銷應(yīng)急機制的空白。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù);報銷模式;全自助

引言

國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》指出，要貫徹落實黨中央、國務(wù)院關(guān)于推進科技領(lǐng)域“放管服”改革要求，減輕科研人員負擔(dān)，充分釋放創(chuàng)新活力，為實現(xiàn)經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展、建設(shè)世界科技強國做出更大貢獻。在此背景下審視高校的財務(wù)報銷工作不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)校的科研人員在財務(wù)報銷過程中花費的精力不菲，包括財務(wù)知識儲備不足、信息獲取渠道過窄等原因，但是最主要的原因在于現(xiàn)有的報銷模式自助程度不高、標(biāo)準(zhǔn)化水平較低、應(yīng)急能力不足。在此背景下，本文通過研究如何實現(xiàn)報銷模式的全自助來提升財務(wù)報銷工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平、彌補財務(wù)報銷應(yīng)急機制，從而響應(yīng)“放管服”要求，讓財務(wù)工作充分發(fā)揮其服務(wù)職能。

一、T高校現(xiàn)行報銷模式簡述及評價

（一）現(xiàn)行報銷模式簡述

T高校目前采用投遞式報銷和現(xiàn)場報銷相結(jié)合的模式，由報銷需求方和審核處理方共同完成，辦理網(wǎng)上投遞報銷時，報銷方將原始憑證及相關(guān)附屬材料整理粘貼后，在投遞報銷系統(tǒng)填寫相關(guān)信息后生成并打印網(wǎng)上投遞報銷單，經(jīng)相關(guān)審批后，投遞至財務(wù)處指定的投遞箱中。審核處理方每日定時將投遞報銷材料從投遞箱中取出并做接單入庫處理，然后將投遞材料分配至審核制單人手中，準(zhǔn)確無誤的單據(jù)會正常制單并結(jié)算，有問題的單據(jù)做退單處理。報銷需求方人員可從網(wǎng)上投遞系統(tǒng)查詢進度。同時無法采用網(wǎng)上投遞方式辦理的業(yè)務(wù)，如校內(nèi)轉(zhuǎn)款、開具支票等業(yè)務(wù)采用網(wǎng)上區(qū)號排隊，現(xiàn)場叫號辦理的方式。

（二）現(xiàn)行報銷模式分析

1.現(xiàn)行報銷模式的優(yōu)勢分析

現(xiàn)行的報銷模式具有免排隊、省時間的優(yōu)點，大大縮短了辦事時間;結(jié)算方式均為網(wǎng)銀，減少現(xiàn)金、支票等結(jié)算方式的使用，降低了資金的持有風(fēng)險;投遞報銷單需按類別填寫，避免票據(jù)粘貼混亂;票據(jù)分類工作前置，提高制單效率;同時，減少人員聚集，降低公共衛(wèi)生安全風(fēng)險，保障師生及財務(wù)人員的身體健康。現(xiàn)有的報銷模式使得財務(wù)核算效率和服務(wù)質(zhì)量大大提升。

2.現(xiàn)行報銷模式存在的問題分析

隨著信息化和人工智能飛速發(fā)展，加之學(xué)校經(jīng)費規(guī)模龐大，師生報銷需求的猛增對報銷模式提出了更高的要求。現(xiàn)行報銷模式在取得良好的實際效果的同時也暴露了一些需要改進的問題。

（1）責(zé)任不清，易丟單

現(xiàn)行的投遞式報銷模式下，經(jīng)辦人會將投遞單據(jù)投入到財務(wù)處定點設(shè)置的投遞箱中，每天定時由財務(wù)人員取出，這個過程中，投遞人是否真正投遞很難確認，經(jīng)常出現(xiàn)投遞人聲稱已經(jīng)投遞，但遲遲未被處理的情況，通常此類情況經(jīng)過認真翻找都能找到，且?guī)缀醵际怯捎诮?jīng)辦人遺忘或補手續(xù)并未投遞，但由于沒有責(zé)任劃分憑證，難以區(qū)分保管責(zé)任。

（2）溝通不暢，效率低

投遞報銷模式下報銷人與審核人見面機會減少，報銷人只需要將單據(jù)投入投遞箱就可以離開，但是卻造成了溝通成本增加，加劇了信息不對稱，以前面對面就能解決的問題如簽字蓋章不全，缺少說明文字等情況，在現(xiàn)有的報銷方式下可能需要報銷人多跑一趟財務(wù)處才能解決。

（3）口徑不一、難滿意

財務(wù)處負責(zé)審核制單的財務(wù)工作人員較多，年齡跨度也很大，且受教育水平和經(jīng)驗不同也導(dǎo)致了核算中的口徑不一致，這種現(xiàn)象會令前來報銷的師生經(jīng)常一頭霧水，不知道該聽從誰的建議，進而對財務(wù)部門產(chǎn)生不信任和不安全感，大大降低了他們對財務(wù)服務(wù)的滿意度。

（4）應(yīng)急不足、響應(yīng)慢

作為學(xué)校運轉(zhuǎn)的重要一環(huán)，現(xiàn)行的報銷模式表現(xiàn)出應(yīng)急機制缺乏，應(yīng)對能力不足的問題，比如，現(xiàn)行投遞方式只在工作時間才能進行投遞，而科研人員忙于自身工作，常常在下班后發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錯過投遞時間。另外，一些突發(fā)情況導(dǎo)致人員不能聚集時，財務(wù)報銷工作只能暫停。

二、全自助式財務(wù)報銷模式探索

（一）全自助式報銷模式的必要性

高等院校作為國家人才培養(yǎng)、科研攻關(guān)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的重要陣地，是國家的重要智庫，是國家為實現(xiàn)經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展、建設(shè)世界科技強國的重要保障。學(xué)校全體師生開展教學(xué)、組織科研都離不開必要的經(jīng)費支出，這些都離不開財務(wù)報銷工作，然而現(xiàn)行的報銷模式標(biāo)準(zhǔn)化水平不高，應(yīng)急機制不足，也就產(chǎn)生了師生報銷需求劇增與財務(wù)服務(wù)能力不足的矛盾。因此，高校財務(wù)部門利用各類信息化手段，配備相關(guān)硬件設(shè)施，探索一套既能提升現(xiàn)有工作水平又能用于應(yīng)急響應(yīng)并切實可行的、全自助的財務(wù)報銷模式勢在必行。

（二）全自助式報銷模式流程設(shè)計

目前，我國很多高校都推出了自助投遞報銷模式，該模式以網(wǎng)上投遞報銷模式為基礎(chǔ)發(fā)展而來，以自助投遞機為主要工具，實現(xiàn)了24小時的自助投遞，大大提升了報銷人員投遞時間的靈活性，無論財務(wù)人員是否上班，都可以隨時進行投遞。與此同時，投遞動作發(fā)生的同時，自助投遞機會出具投遞接收憑證，單據(jù)保管責(zé)任移至財務(wù)部門，這樣就避免了責(zé)任劃分不清造成的丟單現(xiàn)象，使投遞報賬模式前進了一大步。但是這種模式仍然無法做到完全的自助報銷，因此還需要進一步探索。

基于實際財務(wù)報銷工作，新的全自助式報銷流程可以設(shè)計如下：首先，實現(xiàn)全自助報銷必須配備自助投遞收單機，在自動收單的同時出具用于明確責(zé)任劃分的收單證明，確保單據(jù)一旦投遞，保管責(zé)任則由報銷人轉(zhuǎn)移至財務(wù)處，這樣做可以根本上避免由于責(zé)任不清造成的丟單問題。下一步由財務(wù)部門派專人收單并消毒，在投遞單據(jù)物流管理系統(tǒng)中進行分單后，進行審核制單處理。審核無誤的報銷單據(jù)會進行資金結(jié)算，最后報銷完畢的相關(guān)材料進行會計檔案的歸檔管理。若審核過程中出現(xiàn)問題，則需要將報銷材料退回給報銷人或由報銷人補充材料，可以通過自助方式取回退票或補充材料，財務(wù)人員按每日指定時間統(tǒng)一放置退票或收取補充材料，同時再做消毒處理。這樣的流程可以使得財務(wù)報銷更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、安全化。

三、實現(xiàn)無接觸報銷的必要條件

（一）配備相關(guān)硬件，保障自助服務(wù)

全自助式報銷模式既能在平時提升審核效率，保證單據(jù)安全，又能在特殊時期發(fā)揮作用，保證報銷工作順利進行，要想實現(xiàn)全自助報銷模式，就必須將所有的人際間的物理交接節(jié)點加以梳理，利用現(xiàn)有的信息化手段和方法進行管理和數(shù)據(jù)記錄。經(jīng)過梳理發(fā)現(xiàn)，在財務(wù)報銷過程中分別在單據(jù)投遞、退單領(lǐng)取、補充材料環(huán)節(jié)會產(chǎn)生人員間的材料交接，這些環(huán)節(jié)都可以利用現(xiàn)有的自助設(shè)備完成，因此自助投遞、領(lǐng)取退單、補充材料以及材料消毒設(shè)備必不可少，同時為防止責(zé)任劃分不清，應(yīng)采取相應(yīng)措施加以保障，例如可以讓報銷人在投遞、領(lǐng)取、補充材料時掃描二維碼并填寫相關(guān)信息如材料張數(shù)、金額等后生成交接單據(jù)以便清晰劃分責(zé)任，并利用攝像監(jiān)控技術(shù)加以佐證。這些自助設(shè)備的配備不僅能在特殊時期發(fā)揮重要作用，還可以在平時節(jié)約人力資源，解放財務(wù)人員的勞動力。

（二）完善內(nèi)部管理，推行“首接負責(zé)制”

“首接負責(zé)制”是指財務(wù)審核人員從接收到報銷單據(jù)起至完成報銷結(jié)算前，對該單據(jù)存在的任何財務(wù)報銷問題有指導(dǎo)義務(wù)，修改后符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)應(yīng)由第一次接收該單據(jù)的審核人員辦理完成。這一制度在已有的自助報銷模式中起到了良好的作用，在全自助式報銷模式中，首接負責(zé)制的意義更加重大，全自助的報銷模式旨在引入質(zhì)量管理理念，用標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式根本提升財務(wù)工作質(zhì)量，可以完全省去報銷人和審核人的面對面接觸，因此一份單據(jù)由一個財務(wù)人員從頭至尾進行接收—指導(dǎo)—辦結(jié)就可以完成，可以提升財務(wù)人員的制單效率，避免由于反復(fù)投遞、反復(fù)審核造成的時間浪費，也避免了報銷人往返奔波造成的時間浪費和財務(wù)審核人員報銷口徑不一致帶來的矛盾，在全自助式模式下，全面嚴(yán)格推行“首接負責(zé)制”更是避免單據(jù)丟失、推諉扯皮的重要手段。

（三）統(tǒng)一報銷口徑，制定“只跑一次清單”

財務(wù)審核人員由于教育程度、經(jīng)驗積累、業(yè)務(wù)理解、年齡層次各有不同，會產(chǎn)生報銷口徑不一致的情況，影響制單效率，也降低了師生的信任感和滿意度。對此，可以采用“一次報銷成功清單”的標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量管理手段加以優(yōu)化。報銷中發(fā)生退單的情況大多是一些瑣碎的問題，如審批手續(xù)不全、附加材料補全等，財務(wù)部門經(jīng)過匯總分類，可以制作出一個“只跑一次清單”，在報銷人填寫網(wǎng)報手續(xù)后自動生成并與報銷單一同打印出來，要求報銷人投遞之前進行自查，這樣就可以大大減少因低級錯誤造成的退單。

（四）暢通師生信息獲取渠道，推出智能客服系統(tǒng)

全自助式的報銷模式減少了報銷人員向財務(wù)人員咨詢的機會和渠道，必然會造成溝通不暢，因此只能更多地依靠撥打辦公電話咨詢，但是由于日常辦公時間有限以及咨詢?nèi)藬?shù)過多會造成電話占線，給咨詢帶來極大困難，令師生求助無門;同時，接聽大量重復(fù)的咨詢電話也會嚴(yán)重影響財務(wù)人員的工作效率，財務(wù)人員通常是白天忙忙碌碌，工作成效卻不明顯，時間都消耗在重復(fù)解答疑問上，日常的核算工作還需要加班加點才能完成。因此，推出基于微信公眾號或電話智能導(dǎo)航系統(tǒng)的智能財務(wù)咨詢平臺十分必要。財務(wù)工作人員可以將出現(xiàn)頻率較高的咨詢問題分類匯總并不斷補充，上傳至智能咨詢系統(tǒng)，這樣的智能財務(wù)咨詢系統(tǒng)能做到全天候不排隊，隨問隨答不占線，從而保證咨詢渠道暢通，也能把財務(wù)人員從簡單重復(fù)的問答中解放出來。

（五）加快審批速度，推行電子流轉(zhuǎn)審批

在報銷過程中，按照傳統(tǒng)的審批方式，至少需要負責(zé)人、經(jīng)辦人、驗收人三個人分別簽字，而且還要加蓋單位公章，如果遇到負責(zé)人出差或不在等情況，審批流程所需時間就會更長，在審批環(huán)節(jié)中造成報銷周期的被迫延長，平時只是造成報銷較慢，但是遇到經(jīng)費結(jié)題、出版時間局促等特殊事項，就要求報銷快速完成。在信息化手段的幫助下，目前學(xué)校很多審批事項已由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)審批方式，審批人只要能上網(wǎng)就可以隨時隨地審批并快速流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)，提升了審批速度。財務(wù)報銷的審批應(yīng)借助相關(guān)流轉(zhuǎn)審批經(jīng)驗，推行財務(wù)報銷電子審批。

結(jié)語

時代的飛速前進對各行各業(yè)都提出了更高的要求，高校作為國家實現(xiàn)科教興國和人才強國戰(zhàn)略的重要陣地，承擔(dān)著重要的責(zé)任。財務(wù)工作作為高校正常運轉(zhuǎn)必不可少的一環(huán)，更應(yīng)該不斷探索新的模式以便不斷適應(yīng)高校的發(fā)展。全自助報銷模式既能有效地節(jié)約人力成本，助推學(xué)校行政管理能力的內(nèi)涵式發(fā)展，又能彌補應(yīng)急機制的空白，從根本上提升學(xué)校師生的滿意度。

參考文獻：

[1]李利.試論高校自助投遞式報銷存在的問題與對策[J].會計師，2019（22）：63–64.

[2]邵瓊.信息化背景下關(guān)于改善高校網(wǎng)上自助報銷模式的探討[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2019（11）：70–71.

[3]劉艷紅.高校財務(wù)服務(wù)工作中現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用思考[J].中國中小企業(yè)，2019（08）：182–183.

[4]祝紅霞.“最多跑一次”在高校財務(wù)中的探索與實踐[J].教育財會研究，2019，30（04）：28–31.