任艷李慧玲

【摘要】事業(yè)單位是我國(guó)的行政單位，在我國(guó)社會(huì)進(jìn)步的過(guò)程中，各級(jí)行政單位起到了強(qiáng)勁的推動(dòng)作用。在事業(yè)單位的行政過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息是今后工作開(kāi)展的依據(jù)，所以，高效的文書檔案管理工作是提升單位行政效率的一種有效手段。在之前的事業(yè)單位中，由于認(rèn)識(shí)上的缺失，文書檔案管理工作中存在許多的不足，嚴(yán)重影響了這項(xiàng)工作的效果，事業(yè)單位必須要迎合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，把信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，形成新型的檔案管理模式。本文對(duì)信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);事業(yè)單位;文書檔案管理

當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)在方方面面都得到了充分的應(yīng)用，并且發(fā)揮出了良好的效果。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文書檔案管理工作是其中的重點(diǎn)工作，這項(xiàng)工作的重要性體現(xiàn)在了許多方面，如果這項(xiàng)工作出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)直接影響到事業(yè)單位的工作效果，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的服務(wù)效率也會(huì)造成嚴(yán)重影響。在信息化背景下，事業(yè)單位要在文書檔案管理中引入信息技術(shù)，利用信息技術(shù)提升事業(yè)單位的服務(wù)效率，為社會(huì)進(jìn)步提供更大的推動(dòng)力。下文對(duì)此進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述。

一、事業(yè)單位文書檔案管理存在的不足

在事業(yè)單位中，單位的行政效率是最重要的一項(xiàng)工作指標(biāo)，文書檔案管理工作在其中起到了很大的作用，但是在當(dāng)前的文書檔案管理中還存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）缺乏完善、科學(xué)的管理方式。管理工作的開(kāi)展，必須要依托于一個(gè)完善的管理制度，對(duì)于事業(yè)單位的文書檔案管理來(lái)說(shuō)也是一樣的道理。在當(dāng)前的許多事業(yè)單位中，還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，來(lái)進(jìn)行信息的記錄和存檔，把各種工作信息通過(guò)手抄的方式進(jìn)行記錄，這種文書檔案管理的方式存在許多的弊端，各種信息在手抄的過(guò)程中，非常容易出現(xiàn)各種抄寫錯(cuò)誤，而且這種抄寫的信息記錄方式，很容易因?yàn)樽舟E不清晰等問(wèn)題，造成信息辨識(shí)度降低等問(wèn)題，嚴(yán)重地降低文書檔案管理工作的開(kāi)展效果，起到了非常消極的效果。另外，許多的事業(yè)單位在文書檔案管理的過(guò)程中，缺乏一個(gè)完善的管理制度，制度中存在許多的缺失，不能對(duì)文書檔案管理工作產(chǎn)生規(guī)范的作用，這種存在漏洞的制度，會(huì)給文書檔案管理工作帶來(lái)漏洞。有一些單位在文書檔案管理過(guò)程中，認(rèn)識(shí)到了各種先進(jìn)技術(shù)的重要性，并且注重工作與技術(shù)相結(jié)合，但是由于網(wǎng)絡(luò)安全管理工作的缺失，很容易造成信息的丟失，或者被他人違法竊取，這種情況會(huì)造成非常嚴(yán)重的后果，給事業(yè)單位的工作帶來(lái)很大的威脅。

（二）管理人員能力不足。在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，管理人員的能力在其中起到了非常重要的作用。隨著社會(huì)的進(jìn)步，文書檔案管理工作也在不斷地發(fā)生變化，但是在當(dāng)前階段，許多管理人員并沒(méi)有做出相應(yīng)的改變，還是在沿用之前的管理方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種管理方式與當(dāng)前的事業(yè)單位工作需要存在不相匹配的現(xiàn)象，會(huì)嚴(yán)重地降低單位的工作效果;在一些事業(yè)單位中，由于工作人員緊缺，事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作沒(méi)有應(yīng)有的重視，讓一些其他部門的人員來(lái)兼任文書檔案管理工作，給單位帶來(lái)了非常不良的影響，很容易出現(xiàn)各種工作上的失誤。文書檔案管理工作具有一定的專業(yè)性，這種兼職的方式，很容易造成文書檔案管理中出現(xiàn)各種問(wèn)題，對(duì)事業(yè)單位會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響;當(dāng)前許多事業(yè)單位缺乏文書檔案管理人才，特別是信息化的人才，更是鳳毛麟角，信息化的文書檔案管理工作必須要依靠信息技術(shù)人才才能實(shí)現(xiàn)，這種人才的缺失，給文書檔案管理工作的信息化帶來(lái)了很大的阻礙。

二、提升事業(yè)單位文書檔案管理效果的建議

（一）改觀傳統(tǒng)的觀念。在信息化背景下，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的重視程度，積極地把文書檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，形成信息化的文書檔案管理模式，提升事業(yè)單位的工作效率，充分地發(fā)揮出事業(yè)單位的職能作用，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。在我國(guó)的許多事業(yè)單位中，文書檔案都是以紙質(zhì)媒介的方式存在的，這樣的情況給檔案的存儲(chǔ)工作帶來(lái)了許多的問(wèn)題，隨著事業(yè)單位工作量的增加和時(shí)間的推移，信息的數(shù)量會(huì)逐漸地增加，往往要浪費(fèi)大量的空間來(lái)完成檔案的存儲(chǔ)，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展會(huì)造成非常不利的影響，如果檔案占據(jù)了大量的空間，會(huì)造成事業(yè)單位空間緊張的情況。而信息技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理的應(yīng)用有效地解決了這個(gè)問(wèn)題，電子檔案是以數(shù)據(jù)信息的方式存在的，存儲(chǔ)起來(lái)非常的方便，只需要一個(gè)容量足夠大的移動(dòng)硬盤就可以完成事業(yè)單位文書檔案的存儲(chǔ)工作，而且相比于傳統(tǒng)的檔案管理，這種信息存儲(chǔ)的方式速度更加的快捷，出錯(cuò)的概率非常低，對(duì)空間的要求非常低，而且這種存儲(chǔ)的方式可以有效地避免檔案的損壞和丟失，在檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中，可以進(jìn)行備份，復(fù)制一份同樣的檔案信息，這樣即使移動(dòng)硬盤丟失或者是損壞了，也不會(huì)對(duì)事業(yè)單位的工作造成嚴(yán)重的損失。事業(yè)單位必須要認(rèn)識(shí)到信息化文書檔案管理模式的重要性，管理人員要積極引入信息技術(shù)，并且要對(duì)當(dāng)前的文書檔案管理制度不斷地進(jìn)行完善。增加在文書檔案管理中的資金投入，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的重要作用，減少人工勞動(dòng)力的投入，同時(shí)，提升文書檔案管理的效率和精準(zhǔn)性，利用高效的文書檔案管理工作來(lái)提升事業(yè)單位的工作效率。

（二）加強(qiáng)信息人才的培養(yǎng)。文書檔案管理的信息化，需要專業(yè)的信息技術(shù)人才才能得以實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，要把信息技術(shù)人才的引入作為事業(yè)單位中的重點(diǎn)工作，通過(guò)人才隊(duì)伍的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，提升檔案管理的效果。對(duì)于在崗的文書檔案管理人員，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)工作，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提升他們的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，也要在培訓(xùn)的過(guò)程中，加入大量的信息技術(shù)內(nèi)容，提升他們的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)量;事業(yè)單位要加強(qiáng)人才的引入工作，通過(guò)事業(yè)招聘或者定向培養(yǎng)的方式，吸引更多的人才進(jìn)入事業(yè)單位，打造一直具有高水準(zhǔn)的管理隊(duì)伍，利用信息技術(shù)人才的專業(yè)能力，建立一個(gè)信息化的管理平臺(tái)，事業(yè)單位可以把各種檔案信息都發(fā)布到這個(gè)信息平臺(tái)中，這樣可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的信息共享，通過(guò)這樣的方式，人們?cè)谵k理相關(guān)業(yè)務(wù)的時(shí)候，可以在一個(gè)部門進(jìn)行辦理，不需要為了驗(yàn)證各種信息往返于多個(gè)部門之間，可以達(dá)到精簡(jiǎn)事業(yè)單位工作程序的效果;信息技術(shù)人才還需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，避免信息的泄露。通過(guò)高端人才的引入，來(lái)提升事業(yè)單位文書檔案管理的效果。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)是當(dāng)代影響力最大的技術(shù)，在社會(huì)進(jìn)步過(guò)程中起到了非常大的推動(dòng)作用。給許多行業(yè)都帶來(lái)了改變。在信息化背景下，作為我國(guó)重要的行政機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位的相關(guān)工作也要做出相應(yīng)的改變。事業(yè)單位管理人員必須要對(duì)先進(jìn)的技術(shù)給予高度的重視，加強(qiáng)信息技術(shù)的引入，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化的文書檔案管理，提升管理的效果，為我國(guó)的社會(huì)進(jìn)步作出積極的貢獻(xiàn)。

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