徐娟

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）03-119-01

摘 要 在我國很多企業(yè)辦公室的辦公日常中，關于公文的處理一直有著一些問題，這些問題對辦公室處理公文有著較大影響，效率一直難以提高，影響了上級領導的指示傳達和落實，給企業(yè)帶來了經(jīng)濟效益的損害。我們針對目前國內(nèi)企業(yè)辦公室公文處理中存在的問題進行入手分析，提出一些提高企業(yè)辦公室公文處理工作效率的措施，希望能夠?qū)ζ髽I(yè)的工作效率和服務水平有一定提高作用。

關鍵詞 企業(yè)辦公室 公文處理 工作效率

不同領域中的企業(yè)辦公室的公文格式和公文處理方式都有著一定差異，公文有著自身的特殊性，所以一定要對公文處理工作進行重視。能否對公文進行科學及時的處理，會對企業(yè)執(zhí)行上級指示和前景發(fā)展有很大影響，要先從目前多數(shù)企業(yè)處理公文的問題入手，進行詳細分析，再提出對企業(yè)辦公室工作效率提高行之有效的手段，形成一個較為完善的公文處理流程，從而對有關的辦公室工作人員有一定幫助。

一、目前我國企業(yè)辦公室處理公文時存在的問題

（一）公文處理的流程存在問題

很多企業(yè)在對公文進行處理時都存在著一些問題，由于傳統(tǒng)思維模式和工作方式的限制，導致了在新時代背景下處理公文也比較僵化和死板，這是我國企業(yè)處理公文的一個關鍵問題。公文的處理有著一套完善的流程，從公文簽收到公文的登記拆封，再到指派人員負責，其次是實際落實，最后是歸檔。歸檔指的是按照科學流程處理后的公文，要按照時間等一定標準分類歸檔，由檔案部門負責管理和保存。在對公文進行處理的過程中，要根據(jù)不同公文的不同特點進行處理，及時的將文件進行傳達和指派，很多企業(yè)都容易忽視對公文的督辦環(huán)節(jié)，造成了公文落實出現(xiàn)延誤的問題，并且還存在著公文落實后不能及時歸檔，出現(xiàn)紕漏等問題。很多企業(yè)在處理公文的流程上還比較僵化，不能夠和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展接軌，影響了企業(yè)的工作效率和服務質(zhì)量。

（二）公文書寫沒有規(guī)范性

將公文書寫進行規(guī)范是公文的一個基本前提。公文的書寫格式是有著自身的獨特要求的，但是很多辦公室在對公文進行處理時都沒有考慮到這一點，經(jīng)常會出現(xiàn)公文書寫不規(guī)范的問題，不能夠按照一定要求和標準進行書寫，對辦公室工作效率產(chǎn)生影響。公文主要有單位、原由、文種這幾種要素構成。在對公文進行擬題時，要首先說明具體單位，其次要將敘述事情的原由表明，最后要將公文的文種進行確定。

二、提升企業(yè)辦公室公文處理工作效率的方法

（一）將辦公室公文處理人員的專業(yè)素養(yǎng)進行提升

首先要以人為本，我們要明確一點，對公文處理效率的最直接影響因素就是負責公文處理的工作人員，這些工作人員的素質(zhì)會對公文處理的質(zhì)量和效率產(chǎn)生決定性影響，所以要將企業(yè)辦公室公文處理人員的綜合素質(zhì)的專業(yè)素養(yǎng)進行提高。要對工作人員的政治素質(zhì)進行側(cè)重提升，組織定期培訓活動，將工作人員的理論知識進行豐富，提高理論水平，充分宣教愛崗敬業(yè)精神。在提高工作人員的道德品質(zhì)水平時，可以建立適當?shù)馁p罰機制，而且辦公室文員接觸領導層的機會比較多，可以由領導人員對其進行考驗和審核，保證辦公人員的思想素質(zhì)過硬，道德品質(zhì)優(yōu)異。在平時的工作過程中，要時刻保持工作積極性和工作熱情，求真務實、不搞形式主義和表面功夫，腳踏實地的進行公文處理工作[1]。

（二）將公文處理制度體系進行完善

只有建立一套完善的企業(yè)辦公室公文處理制度體系，才能夠從根本上解決企業(yè)中存在的公文處理問題。在進行具體規(guī)劃時，可以參考《中華人民共和國國家行政機關公文處理格式》，建立一套符合國家有關要求和標準的公文處理體系。不管是國家部門，還是省市單位下發(fā)的文件報告，都應該由一個辦公室負責全面接收和管理，將文件發(fā)放做到統(tǒng)一規(guī)劃，不能夠越級進行文件傳送。對于公文倒流的原因和危害要充分認識，如果出現(xiàn)，要立即采取一定的補救手段，盡可能避免出現(xiàn)倒流文件。對文件進行傳送時要注意，一定要采取輻射式模式，充分保障傳輸文件時的科學性和時效性。要結合不同單位的實際情況，來制定有針對性的公文處理體系，必要時可以適當刪減。

（三）將公文處理的流程進行創(chuàng)新

創(chuàng)新公文處理流程，首先就要將工作內(nèi)容進行創(chuàng)新。隨著時代的進步和市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的競爭壓力逐漸變大，深化企業(yè)內(nèi)部結構改革，將公文處理流程進行簡化和完善是一個增加企業(yè)核心競爭力的關鍵步驟。通過對公文處理流程進行“抽絲剝繭”，取其精華，能夠大幅減少公文處理所需要的時間，讓上級的指示傳達和落實更加具有時效性，提高企業(yè)的服務質(zhì)量和工作效率，從而全面保證公文處理的工作質(zhì)量，對于企業(yè)未來的發(fā)展有著關鍵意義。其次要加強對公文處理形式的創(chuàng)新，加強對公文批示工作的監(jiān)督，在對文件進行收辦的過程中，要盡可能保證當天內(nèi)完成指派工作，送批轉(zhuǎn)辦文件時要以最快速度交付領導，有需要傳閱的公文要隨簽隨傳。

三、結語

企業(yè)辦公室的公文處理水平會對企業(yè)上級領導的指示和命令執(zhí)行產(chǎn)生很大影響，在企業(yè)的長期發(fā)展中扮演著一個十分重要的角色。目前我國企業(yè)辦公室在處理公文時會出現(xiàn)書寫不規(guī)范，處理流程缺少一定科學性時效性的問題，但是這些都是可以得到解決的，通過將辦公室有關人員的專業(yè)素養(yǎng)進行提高，建立健全一套完善的公文處理制度體系，將公文處理的工作流程進行完善和適當簡化，從而使企業(yè)公文處理的規(guī)范性和科學性有大幅提高，保證企業(yè)辦公室的工作效率和工作質(zhì)量。

參考文獻：

[1]嚴勁芬.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（5）：127.