賀迎暉

摘 要：文書檔案價(jià)值鑒定是文書檔案管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，通過對(duì)文書檔案內(nèi)容、來源、時(shí)間、完整等方面進(jìn)行價(jià)值鑒定，以決定存毀，及留存時(shí)間長(zhǎng)短等。本文在分析了文書檔案價(jià)值鑒定原則、方法基礎(chǔ)上，針對(duì)文書檔案價(jià)值鑒定難點(diǎn)，提出全過程、全環(huán)節(jié)、全生命周期做好文書檔案鑒定對(duì)策，對(duì)做好文書檔案價(jià)值鑒定具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案價(jià)值鑒定;問題

文書檔案是機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位在行政管理過程中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案總稱。包括決定、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。文書檔案涉及面廣、類型多樣、內(nèi)容龐雜，需要通過對(duì)文書檔案內(nèi)容、來源、時(shí)間、完整等方面進(jìn)行價(jià)值鑒定，以決定存毀，及留存時(shí)間長(zhǎng)短等。

1 文書檔案價(jià)值鑒定原則

1）全面原則。“全面原則”，包括文書檔案價(jià)值鑒定需要從文書檔案形成時(shí)間、內(nèi)容信息等不同方面、不同層次進(jìn)行系統(tǒng)價(jià)值分析;把握文書檔案資料間的關(guān)聯(lián)性，既包括與已鑒定的文書檔案間的關(guān)聯(lián)性，也包括非鑒定文書檔案間的關(guān)聯(lián)性，還包括文書檔案滿足社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的某一方面現(xiàn)實(shí)需要的價(jià)值判斷等等。

2）歷史原則。“歷史原則”，是將所要鑒定的文書檔案放至歷史發(fā)展進(jìn)程之中，采用唯物主義歷史觀進(jìn)行價(jià)值鑒定。文書檔案承載著不同時(shí)期重要?dú)v史信息，反映歷史上曾經(jīng)發(fā)生的具體事情，需要用歷史的眼光去判斷存毀及留存時(shí)間長(zhǎng)短等。

3）發(fā)展原則?！鞍l(fā)展原則”，無論是文書檔案鑒定方法，還是鑒定內(nèi)容，以及鑒定標(biāo)準(zhǔn)和要求都是不斷發(fā)展變化著的，這就要求從事文書檔案價(jià)值鑒定應(yīng)用發(fā)展的觀點(diǎn)與研判文書檔案價(jià)值，既要認(rèn)識(shí)到眼前的價(jià)值，也要從社會(huì)發(fā)展的視角預(yù)測(cè)其未來產(chǎn)生新價(jià)值的可能性。

總之，文書檔案價(jià)值鑒定應(yīng)以辯證唯物主義和歷史唯物主義思想為指導(dǎo)，兼顧全面、歷史、發(fā)展的原則，充分認(rèn)識(shí)和評(píng)估文書檔案價(jià)值，提出具體鑒定結(jié)果，夯實(shí)文書檔案歸檔工作基礎(chǔ)。

2 文書檔案價(jià)值鑒定因素

1）來源。從文書檔案來源，即“形成者”這一因素鑒定文書檔案價(jià)值，作出存毀決定。本機(jī)關(guān)單位形成的文書檔案價(jià)值要高于外單位形成的文書檔案，有上下級(jí)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部關(guān)系文書檔案價(jià)值要高于非上下級(jí)機(jī)構(gòu)內(nèi)部關(guān)系文書檔案。

2）內(nèi)容?！皟?nèi)容”因素是文書檔案價(jià)值鑒定的首要考慮因素，通常從文書檔案內(nèi)容的“重要性”和“獨(dú)特性”兩個(gè)方面作出鑒定結(jié)論。所謂“重要性”通常指反映機(jī)關(guān)、事業(yè)單位主要業(yè)務(wù)工作的文書檔案價(jià)值要高于一般性、事務(wù)性工作形成的文書檔案。所謂“獨(dú)特性”則是指反映機(jī)關(guān)、事業(yè)單位中新經(jīng)驗(yàn)、新政策、新成果，以及反映行業(yè)特點(diǎn)類文書檔案具有重要保存價(jià)值。

3）名稱。“名稱”也是判斷文書檔案價(jià)值的又一重要因素，不同名稱的文書檔案具有不同的性質(zhì)及價(jià)值用途，也反映出文書檔案承載著的歷史或現(xiàn)實(shí)價(jià)值。如，“命令”“紀(jì)要”“決定”類文書檔案往往反映的記掛、事業(yè)單位的重要政策，其價(jià)值要顯著高于一般事物性文件，如“通知”“報(bào)告”類文書檔案。

4）文本?！拔谋尽笔侵改撤N文件。一份文件從撰稿、印制過程中會(huì)產(chǎn)生出草稿、草案、定稿等不同形式的文本。文本不同，其形成時(shí)間、格式及價(jià)值都有著明顯的差異通常正式文本價(jià)值要高于一般性文本，法規(guī)性、重要性文本的形成過程都應(yīng)納入歸檔收集范疇。

5）時(shí)間。“時(shí)間”也是文書檔案價(jià)值鑒定的重要參考性因素之一。通常。文書檔案產(chǎn)生的時(shí)間越久，所保存下來的數(shù)量會(huì)越少，在價(jià)值上也顯示的更為珍貴。如，機(jī)關(guān)、事業(yè)單位機(jī)構(gòu)剛設(shè)立時(shí)保存下來的文書檔案價(jià)值較高，也是展現(xiàn)其形成的歷史標(biāo)志，具有重要保存價(jià)值。

3 文書檔案價(jià)值鑒定難點(diǎn)

文書檔案價(jià)值鑒定是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、重要性工作，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的頒布和實(shí)施，為文書檔案鑒定提供了根本遵循，也使文書檔案價(jià)值鑒定更加科學(xué)化、規(guī)范化。但，目前文書檔案價(jià)值鑒定工作還存在一些難點(diǎn)，需要在鑒定過程中積極對(duì)待，認(rèn)真解決。

1）數(shù)量龐大。文書檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常行政管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文件資料。文書檔案包括制發(fā)通知、決定、函、請(qǐng)示等各種文書，還包括單位年度工作計(jì)劃、總結(jié)，經(jīng)驗(yàn)材料等等，每年由此產(chǎn)生的需要?dú)w檔前進(jìn)行價(jià)值鑒定文書檔案成千上萬份，鑒定工作花費(fèi)周期長(zhǎng)、難度大。

2）程序復(fù)雜。由于文書檔案主要采用的是案卷裝訂模式，既有子母卷小卷皮，也有厚卷兩大類。在文書鑒定環(huán)節(jié)一旦發(fā)現(xiàn)某一不符合歸檔要求的文件時(shí)，后續(xù)處理手續(xù)繁瑣。包括拆卷、檔號(hào)調(diào)整和檢索工具調(diào)整等，流程多，鑒定工作要求高。如，拆卷后剔除無需歸檔文件的，又需要重新抄寫卷內(nèi)目錄，重新組卷;調(diào)整保管期限的，又需要重新編排檔號(hào)等。

3）標(biāo)準(zhǔn)差異。與科技檔案、專業(yè)檔案鑒定相比，文書檔案內(nèi)容雜、涉及面廣，價(jià)值確定難度大，文書檔案鑒定主要依據(jù)《文書檔案保管期限表》《歸檔文件整理規(guī)則》《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，但在具體文書保管期限劃分過程中還存在規(guī)定不夠明確、具體，實(shí)際操作難度大等。

4 文書檔案價(jià)值鑒定對(duì)策

文書檔案鑒定貫穿于收集、歸檔、到期環(huán)節(jié)等，關(guān)乎文件能否轉(zhuǎn)化為檔案，以及到期檔案是否需要銷毀或繼續(xù)留存等，做好文書檔案鑒定工作意義重大。應(yīng)堅(jiān)持從全過程、全環(huán)節(jié)做好文書檔案價(jià)值鑒定：

1）收集節(jié)點(diǎn)。文書檔案收集環(huán)節(jié)的價(jià)值鑒定重點(diǎn)是要做好全面地前端鑒定。所謂全面，就是要從文書檔案前的文件形成者、使用者及檔案管理者三個(gè)方面，按照文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好文書檔案價(jià)值鑒定，以作出“應(yīng)歸檔”或“無需歸檔”的結(jié)論。文件制作者、使用者要擁有一定的檔案意識(shí)和知識(shí)儲(chǔ)備，就文件資料是否需要?dú)w檔作出初步判斷。檔案管理者要利用其掌握的專業(yè)知識(shí)，深入文件制作一線做好指導(dǎo)，并加蓋歸檔印章，做好歸檔標(biāo)記。做好文件歸檔的前端控制，才能有效確保收集環(huán)節(jié)文件價(jià)值鑒定的準(zhǔn)確性和全面性，確保文件資料應(yīng)檔盡檔。

2）歸檔節(jié)點(diǎn)。文書檔案進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)的價(jià)值鑒定，需要依據(jù)文書檔案性質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)作出相應(yīng)的鑒定結(jié)論。符合文書檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)的，予以接收，反之，則要求整改后再歸檔或剔除。應(yīng)嚴(yán)格按照《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)和要求，首先確定文件是否屬于歸檔范疇，是否符合立卷標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容是否完整，移交手續(xù)是否完備，并要同步做好密級(jí)、價(jià)值鑒定和電子文件的技術(shù)鑒定等，歸檔環(huán)節(jié)鑒定的重點(diǎn)是要把好檔案質(zhì)量關(guān)和數(shù)量關(guān)。

3）到期節(jié)點(diǎn)。文書檔案保管期限屆滿前需要對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，以作出延長(zhǎng)保管期限、解密降密或銷毀決定。需要從歷史、發(fā)展的視角，既要對(duì)文書檔案的現(xiàn)有價(jià)值進(jìn)行鑒定，也要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，既要考慮文書檔案形成機(jī)關(guān)的價(jià)值，也要把握文書檔案對(duì)其他部門或人員的價(jià)值。根據(jù)鑒定，以決定到期檔案或未到期但失效檔案是否延長(zhǎng)保管期限;保密檔案到期作出降密還是解密決定。到期檔案鑒定應(yīng)由檔案管理部門邀請(qǐng)文書檔案形成者及利用者共同參與;經(jīng)鑒定后需要銷毀的文書檔案，應(yīng)及時(shí)銷毀，優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)。

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