李瑞珍 烏蘭察布市人口和計(jì)劃生育藥具管理中心

從刀耕火種到蒸汽時(shí)代再到網(wǎng)上沖浪，每一次技術(shù)的進(jìn)步都是一場(chǎng)巨大的變革。進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)以來(lái)，人民對(duì)物質(zhì)生活水平的要求越來(lái)越高，也對(duì)社會(huì)生活的各個(gè)方面提出了更大的挑戰(zhàn)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，一些舊有的觀念和技術(shù)跟不上時(shí)代的潮流，正在被時(shí)代慢慢拋棄。新技術(shù)、新理念為社會(huì)生活注入了活力，為人們生活辦公創(chuàng)造了便利。計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展催生出檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)，目前檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用在社會(huì)生活的各個(gè)角落。它在事業(yè)單位人事檔案管理方面的應(yīng)用極大地提高了檔案管理的效率，推進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用的現(xiàn)狀

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用意味著某一領(lǐng)域技術(shù)的變革，事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的應(yīng)用伴隨著很多問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在是檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)推廣應(yīng)用的阻礙，也是下一步檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)用中應(yīng)該解決的問(wèn)題。

（一）檔案管理的技術(shù)和設(shè)備落后

技術(shù)和設(shè)備是檔案數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，由于檔案數(shù)據(jù)化技術(shù)發(fā)展還不夠成熟，導(dǎo)致需要的設(shè)備比較昂貴，再加上事業(yè)單位投入有限，造成設(shè)備落后的情況。檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)更新?lián)Q代比較快，這就導(dǎo)致了事業(yè)單位對(duì)于新技術(shù)的學(xué)習(xí)跟不上發(fā)展的節(jié)奏，管理技術(shù)落后于人事檔案管理的需求。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，很多事業(yè)單位對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)和設(shè)備的投入是一次性的，設(shè)備老舊，技術(shù)落后，影響了檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。

（二）缺乏有效的工作量化標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前事業(yè)單位等推進(jìn)數(shù)據(jù)化建設(shè)的形勢(shì)下，很多單位對(duì)檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)日益重視，但并沒(méi)有真正仔細(xì)討論過(guò)檔案數(shù)據(jù)化管理做到哪種程度，也沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)化管理工作進(jìn)行量化管理。沒(méi)有一個(gè)明確的要求和管理規(guī)范讓相關(guān)管理人員十分被動(dòng)，部分工作人員在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化管理過(guò)程中，存在人浮于事的現(xiàn)象，工作效率低下，錯(cuò)漏百出。除此之外，部分事業(yè)單位并沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，檔案管理工作是由其他工作人員兼任，檔案管理工作不規(guī)范，職責(zé)不明確。

（三）檔案數(shù)據(jù)化管理安全意識(shí)不到位

在事業(yè)單位的人事檔案管理過(guò)程中，檔案文件有保密等級(jí)，分秘密、絕密等，有許多文件是需要保密的。然而在實(shí)際管理過(guò)程中，部分工作人員安全意識(shí)不到位，將許多需要保密的人事檔案文件上傳到計(jì)算機(jī)。檔案數(shù)據(jù)化管理雖然能夠極大地提高檔案管理工作的效率，但將檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理上傳于網(wǎng)絡(luò)，會(huì)產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。大部分事業(yè)單位電腦連接的是局域網(wǎng)，仍有一部分連接的是公共網(wǎng)絡(luò)，這些上傳到網(wǎng)絡(luò)上的保密檔案一旦被泄露，會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。除此之外，網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵也將威脅到檔案文件的安全。

（四）檔案數(shù)據(jù)化管理人員素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)化管理工作是由管理人員參與建設(shè)和完善的，高素質(zhì)的管理人才對(duì)人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)必不可少。隨著檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，事業(yè)單位對(duì)管理人才的需求缺口更大。但當(dāng)前形勢(shì)下，由于事業(yè)單位編制等影響，從事檔案數(shù)字化管理的人員專業(yè)素質(zhì)不能夠適應(yīng)職位的要求，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

二、新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用的必要性

（一）檔案管理數(shù)據(jù)化使檔案信息搜集更方便，信息更全面及時(shí)

傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作在信息搜集過(guò)程中容易受到各種因素的影響。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不重視，沒(méi)有建立相應(yīng)的完善的管理機(jī)制，使檔案信息的搜集工作不規(guī)范，再加上部分事業(yè)單位人事檔案管理人員不是專業(yè)人員，專業(yè)化程度不夠，使得檔案信息搜集不全面。除此之外，人事檔案信息的搜集工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，反映事業(yè)單位人事管理的一切變化，而傳統(tǒng)的人事檔案管理無(wú)法做到根據(jù)實(shí)際人事變化情況更新信息，一般情況下是半年或者一年才更新一次，人事檔案管理工作效率低下。在當(dāng)前形勢(shì)下，事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)頻繁，人員規(guī)模擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人事檔案管理面對(duì)日益增多的人事檔案信息已經(jīng)無(wú)法進(jìn)行有效的管理，應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)是必然的選擇。

（二）檔案管理數(shù)據(jù)化使檔案管理工作更簡(jiǎn)便，智能化突出

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，事業(yè)單位經(jīng)歷了許多的變革，各事業(yè)單位職責(zé)變化，人事調(diào)動(dòng)頻繁，人事招聘、培訓(xùn)和管理工作日益繁雜。在這樣的情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，檔案數(shù)據(jù)化成為解決這個(gè)問(wèn)題的唯一選擇。檔案管理數(shù)據(jù)化可以建立一個(gè)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存巨量的檔案信息，根據(jù)制定的管理程序進(jìn)行人事檔案管理工作。在進(jìn)行人事檔案管理工作的過(guò)程中，各單位可以共用一個(gè)管理系統(tǒng)，將日常人事檔案管理工作變成一個(gè)統(tǒng)一的整體，事業(yè)單位人員的考勤、調(diào)動(dòng)、信息建檔、檔案查詢等等一系列的工作能夠進(jìn)行便捷的管理，節(jié)省了大量的人力物力，管理過(guò)程智能化突出。

（三）檔案管理數(shù)據(jù)化使檔案存儲(chǔ)更加安全，成本大幅度降低

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是通過(guò)紙質(zhì)媒介來(lái)進(jìn)行管理的，檔案信息記錄在紙上，然后通過(guò)歸檔、整理、裝訂、等一系列程序進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)。在這樣的情況下，紙質(zhì)檔案容易受到潮濕環(huán)境的影響而受損，在調(diào)閱等過(guò)程中還需要注意火災(zāi)、盜竊、損毀等因素的影響，檔案的安全性得不到保障，存儲(chǔ)的成本居高不下。檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)的應(yīng)用可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)大量的檔案信息，將檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，這樣大幅度減少了人事檔案管理的人力物力資源浪費(fèi)，還減少了成本的支出。存儲(chǔ)的檔案經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)化加工，可以針對(duì)檔案的加密等級(jí)進(jìn)行加密，獲得一定權(quán)限的人員才可以調(diào)閱相應(yīng)權(quán)限的檔案，大大加強(qiáng)了人事檔案的保密工作，防止秘密文件泄露。檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)的應(yīng)用使事業(yè)單位人事檔案得以長(zhǎng)久的保存，便捷的管理安全地存儲(chǔ)。

（四）檔案管理數(shù)據(jù)化可以提高檔案利用價(jià)值，變被動(dòng)為主動(dòng)

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中，對(duì)于檔案的利用僅限于必要時(shí)候的查詢，幾乎沒(méi)有其他的利用方法，對(duì)檔案信息的利用率低下，在這樣的情況下，大部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理觀念是需要的時(shí)候能夠找到，不丟失不損壞即可，檔案自身的價(jià)值沒(méi)有進(jìn)行深入挖掘。檔案管理數(shù)據(jù)化可以將很多工作變得簡(jiǎn)單有效，以招聘為例，事業(yè)單位招聘人員需要對(duì)崗位、技能等進(jìn)行限制，在傳統(tǒng)的人事管理模式中，這個(gè)工作將十分復(fù)雜。而在檔案管理數(shù)據(jù)化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位可以在系統(tǒng)中設(shè)置好需要限制的信息，比如工作年限、性別、年齡、政治面貌、技能等級(jí)等等，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的篩選，選擇合適的人員進(jìn)行下一步的考察，大大加快了招聘進(jìn)程，減少了人力資源的浪費(fèi)。除此之外，在進(jìn)行社會(huì)科學(xué)研究的時(shí)候，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息可以進(jìn)行有效地利用，信息的搜集檢索和處理工作變得更加快捷，研究結(jié)果會(huì)更加全面真實(shí)。

結(jié)束語(yǔ)：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新的技術(shù)正在快速出現(xiàn)，每一種新技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展都伴隨著老的技術(shù)的落伍。檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)代替了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過(guò)程中人力物力的支出。然而任何一項(xiàng)事物都有兩面性，檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)在當(dāng)前實(shí)際生活中的應(yīng)用還存在很多問(wèn)題，技術(shù)和設(shè)備落后、檔案管理安全意識(shí)不到位、檔案管理人員素質(zhì)不夠等，這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)據(jù)管理技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，給一些事業(yè)單位帶來(lái)困擾?，F(xiàn)代事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的重視，結(jié)合自身實(shí)際解決檔案數(shù)據(jù)化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，切實(shí)推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的應(yīng)用和創(chuàng)新，推動(dòng)辦公自動(dòng)化、數(shù)據(jù)化的進(jìn)程。